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Access
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos.
Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes
datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente,
direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente
forman un registro.
Ejemplo
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una
empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo
Nombre
Apellidos
Direccin
C.P.
Registro1
Luis
GrandeLilos
C/Germanas,23
46723
Registro2
Marta
FranDardeno
C/Mayor,34
46625
Registro3
Francisco
JuanLpez
C/Valle,56
46625
Registro4
Mara
HuescaBuevo
C/Franciscano,67
46521
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin
personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener
todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseado para la
introduccin, visualizacin y modificacin de los datos
de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se
utilizan tienen la forma de fichas de datos.
Informes
Un informe es el objeto de Access diseado para dar
formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados
de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma
impresa.
Rejilla de datos
Ayuda
Fichas General y
Bsqueda
Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.
Fichas General y Bsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.
Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de
qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud mxima
de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres.
Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao
9999.
Definir campos
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al
pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato.
Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la
tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro
al cual identifica.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes
pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
Practica 1: Crear BD
1. Abrir Access
2. Si no aparece a la derecha el panel de tareas, abre el men Archivo y elige la opcin
Nuevo o bien haz clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.
3. Haz clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas.
4. Aparecer el cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de
datos.
5. Guardar en la carpeta Mis documentos
6. En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro
archivo, Clases.
7. Haz clic sobre el botn Crear.
8. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.mdb, pero que de
momento est vaca.
Crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser Alumnado y la otra Cursos.
Tabla Alumnado.
Haz clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana Base de datos
estando seleccionado el objeto Tablas.
Escribe los siguientes campos: