Business Operating Policy &

Procedure
Creacion de Requisicines
(PR)

Procedimiento operativo estndar

Procurement
Latam Ariba Processes
1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia en el proceso
de creacin de requisiciones (PRs) utilizando el sistema de comprador de Ariba.
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
PR = Purchase Requisition
BU = Business Unit
3.

PROCEDIMENTOS

Los procedimientos descritos a continuacin aplican para el proceso de creacin de

requisiciones (PRs) en el sistema de comprador de Ariba.
Cuando un usuario crea una solicitud, el usuario en cuyo nombre se realiza la solicitud
entrar en el flujo de aprobacin como aprobador.

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3.1 SOBRE EL PROCEDIMIENTO
a) Ariba
En la pantalla principal de Ariba, en crear seleccione la solicitud de compra.

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En la pantalla de creacin de requisicin, aadir el ttulo de la solicitud, ya que este ttulo es
importante para el usuario identificar su solicitud ms tarde.
Entonces, Ariba ofrece la opcin de crear solicitud de compra en representacin de otra persona. Para
hacerlo, simplemente haz clic en "en representacin de" y seleccionar en quien ser realizada esta
solicitud.

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Haga clic en buscar ms y busque el usuario deseado.

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El sistema de comprador de Ariba ofrece la opcin de buscar por el nombre, ID de usuario y la unidad
de negocio (BU). Una vez que ha encontrado el usuario, haga clic en seleccionar para continuar con el
proceso de creacin de la solicitud, revisar si es un pago a un HCP o al gobierno y dar clic en
siguiente.

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Al dar clic en siguiente, aparecer la siguiente pantalla, ingresar a crear un articulo por encargo.

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Es importante revisar:
Si se compra un material o un servicio.
Seleccionar el proveedor correcto (se despliega la lista y se busca por nombre o codigo de
ariba y se selecciona).
Agregar el codigo de mercancia (si se tiene duda consultar con el dpto de compras).
El metodo de transmision del pedido debe quedar en fax/email con esto se garantiza el envio
automatico de la orden de compra en el momento de su generacion.
Los incoterms siempre seran costo, seguro y flete.
Si la PR se prepara por material, revisar el numero de unidades requeridas.
Ingresar el precio que aparece en la cotizacion antes de impuestos (con decimales si hay
lugar).
Es importante que la cotizacion este igual a la PR

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Al verificar que todo este en orden dar clic en ACEPTAR.

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Seleccionar la fecha requerida (dia requerido para prestacion del servicio o entrega del
material), Ademas seleccionar y editar la linea o lineas (una por una).

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Al ingresar a editar la linea, agregar centro de costos (quien asumira la compra), cuenta,
subcodigo (suministra Diego aristizabal de cuentas por pagar), planta (siempre sera CODC01),
dar clic en please validate accounting values, para verificarlas.
Seleccionar la misma fecha seleccionada anteriormente y si hay comentarios ingresarlos.

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Adjuntar los soportes necesarios para que pase los flujos de aprobacion, entre estos soportes
deben estar: Correo directo del proveedor con la cotizacion adjunta (no forward) y la
aprobacion del gerente respecto a la compra.
Es importante agregar todos los soportes existentes para la misma (ECAR y demas), esto con el
fin de no reprocesar la PR.

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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
Finalmente se hace una verificacin general y se da clic en enviar, en ese momento se ir al
flujo de aprobacin de los involucrados.

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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
Dar clic en ver, all se podr observar el flujo de aprobacin por el que debe pasar la PR
para la generacin de la orden de compra.

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Todas la personas deben aprobar la PR para que se pueda generar la orden de compra, cuando sea
necesario aprobar llegara al email del usuario un correo de Ariba solicitando la misma.

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Como aprobar un pedido de
compra

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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia y aprobacin
del proceso de requisiciones de compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba.
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
PR = Purchase Requisition
3.

PROCEDIMENTOS

Los procedimientos descritos a continuacin aplican para la aprobacin de requisiciones

de compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba.

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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) Ariba
En la Pgina principal del sistema de comprador de Ariba hay un rea de tareas por hacer donde los
usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualizacin y
aprobacin.
Para aprobar dar clic en Aprobar.

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Puede acceder a la informacin en la solicitud y confirmar que todos los datos estn de
acuerdo con lo deseado.
Haga clic en detalles para ver todos los datos de la solicitud.
Tambin tenga en cuenta el flujo de aprobacin donde es posible comprobar quines
son los responsables de aprobacin, y quien ya aprob o no la
solicitud.
Si es necesario agrega comentarios o adjunta archivos.
Despus de toda la informacin confirmada, haga clic en aprobar.

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En Ver lista en la Pgina principal del sistema es posible observar todos los documentos
que estn pendientes.
Haciendo clic en aprobar pendientes documentos para su aprobacin.

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Puede ver la informacin en la PR, como cdigo, fecha, solicitante, estado, nombre y total.
Para hacer la aprobacin seleccione la PR que debe aprobarse y haga clic en aprobar.
El sistema permite aprobar ms de un PR a la vez, seleccionar todas las bandas que se
quieren aprobar y a continuacin, haga clic en aprobar.

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Para comprobar todos los datos de la solicitud, antes de la aprobacin de la PR, haga clic
en PR para visualizarla
.

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Nuevamente es importante verificar la informacin en la solicitud y confirmar si realmente
debera ser aprobada.
Los campos "Agregar comentarios" y "Agregar archivos" puede utilizarse si es necesario.
Despus de analizar y comprobar que todo es apropiado, haga clic en aprobar.

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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a) Ariba
En el siguiente paso, si la necesidad se presenta, existe la opcin de aadir comentarios visibles o no al
proveedor. Haga clic en Aceptar para aprobar la solicitud.

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Como Denegar un pedido de
compra

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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia para denegar
requisiciones de compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba.
2. DEFINICIONES Y SIGLAS
PR = Purchase Requisition
3.

PROCEDIMENTOS

Los procedimientos descritos a continuacin aplican a la denegacin de requisiciones de

compra (PR) en el sistema de comprador de Ariba.

Procedimiento operativo estndar

Procurement
Latam Ariba Processes
3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) Ariba
En la Pgina principal del sistema de comprador de Ariba hay un rea de tareas por hacer donde los
usuarios pueden encontrar los documentos ms recientes que estn pendientes para su visualizacin y
aprobacin.
Para Denegar dar clic en Aprobar.

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Latam Ariba Processes

Puede acceder a la informacin en la solicitud y confirmar si realmente debe ser

denegada.
Haga clic en detalles para ver todos los datos en la solicitud.
Tambin tenga en cuenta el flujo de aprobacin donde es posible comprobar quines
son los responsables de aprobacin, y quien ya aprob o no la
solicitud.
Si es necesario, aadir comentarios o adjuntar archivos. Para denegar una solicitud es
de gran importancia incluir la razn por la que est negando esta peticin.
Despus de analizar toda la informacin y verificando que hay algo que no es
apropiado, haga clic en denegar.

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Latam Ariba Processes

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Procurement
Latam Ariba Processes
En Ver lista en la Pgina principal del sistema es posible observar todos los documentos
que estn pendientes.
Haciendo clic en aprobar pendientes documentos para su aprobacin.

Procedimiento operativo estndar

Procurement
Latam Ariba Processes
Puede ver la informacin en la PR, como cdigo, fecha, solicitante, estado, nombre y total.
Para hacer la denegacin seleccione el PR que debe denegarse y haga clic en Denegar.
El sistema permite denegar ms de un PR a la vez, debe seleccionar todas las PRs que se
quieren denegar y a continuacin, haga clic en Denegar.

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Latam Ariba Processes
Para comprobar todos los datos de la solicitud, antes de la denegacin de la PR, haga clic
en PR para visualizarla
.

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Latam Ariba Processes

Es importante verificar la informacin en la solicitud y confirmar si realmente debera ser

denegada.
Para denegar la solicitud, es importante introducir la razn por la que est negando esta
peticin. Los campos "agregar comentarios" y "Agregar archivos" puede ser utilizado para
este propsito.
Despus de que toda la informacin es analizada y verificando que hay algo que no es
apropiado, haga clic en denegar

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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a) Ariba
En el siguiente paso, si la necesidad se presenta, existe la opcin de aadir comentarios visibles o no al
proveedor. Haga clic en Aceptar para denegar la solicitud.

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Ausencia temporal / Delegar
autoridad

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1. OBJETIVO
Definir procedimientos a llevarse a cabo por Johnson & Johnson Colombia y el proceso de
ausencia temporal en Ariba para los usuarios que tengan la intencin de salir de la
compaa (vacaciones, viajes, cursos, etc.) permitiendo que su delegado en Ariba pueda
aprobar las requisiciones (PR), esto para la optimizacin del proceso de aprobacin de las
CRs/PRs.
DEFINICIONES Y SIGLAS
CRs = Check Requisitions
ID = Identification
3.

BU = Business Unit
PRs = Purchase Requisitions

PROCEDIMENTOS

Los procedimientos descritos a continuacin aplican a los procesos de ausencia temporal

en el sistema de Ariba

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3.1 SOBRE EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO
a) Ariba
En la pantalla principal de la Ariba seleccione Preferencias y elegir delegar autoridad.

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En este siguiente paso podr seleccionar a la persona que delegar para aprobar sus
requisiciones, el perodo y la razn. Si usted prefiere seguir recibiendo notificaciones por
correo electrnico sobre las solicitudes de aprobacin, debe dejar seleccionada la opcin
continuar notificando por email sobre las solicitudes de aprobacin.

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Haga clic en buscar ms para ver las opciones de bsqueda proporcionadas por el sistema.

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Puede realizar una bsqueda para nombre real, ID y BU.

Elija qu campo utilizara para realizar la bsqueda.
Introduzca el valor deseado y haga clic en buscar.
Haga clic en seleccionar para confirmar la seleccin del usuario.

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Rellene los campos fecha de inicio y fecha final de la delegacin.
Haga clic en estos campos y seleccione las fechas deseadas.

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Luego, introducir el motivo de esta delegacin y si desea recibir por correo electrnico las
notificaciones de aprobacin de sistema.
Haga clic en siguiente para continuar con el proceso.

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Como la imagen de abajo, podemos ver el flujo de aprobacin. En el caso de esta peticin, hay
no hay aprobaciones requeridas.
Si desea insertar cualquier aprobador por el perodo de ausencia haga clic en agregar aprobador
y haga clic en siguiente.

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Verifique que toda la informacin sea correcta, si no haga clic en atrs, pero si est todo OK,
haga clic en enviar.

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Le aparecer la siguiente pantalla.

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3.2 AL FINAL DEL PROCESO
a) Ariba
Para utilizar el Ariba, pero sin desactivar la ausencia temporal ni la delegacin de autoridad, el
usuario deber iniciar sesin y ver la siguiente pantalla.

As que haga clic en continuar utilizando la delegacin de autoridad, pero si quiere

desactivar la ausencia temporal y detener la delegacin de autoridad, haga clic en dejar de
utilizar la delegacin de autoridad.

Thank You!
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