USMP

PROF: Pedro Lpez Richter

Pautas para la Redaccin

del Informe de Auditora

Contenido del programa

Objetivos de los informes de auditora

Principios bsicos de redaccin
Sugerencias sobre el estilo de redaccin
Defectos que deben evitarse en la redaccin
Estructura de los informes
Otros aspectos a tener en cuenta para la
confeccin del informe
2

1. Objetivos de los informes

GENERALES

Informar: dar a conocer lo importante (positivo

y negativo), con una comprensin fcil y rpida
Persuadir: convencer acerca de los hallazgos
detectados y las recomendaciones propuestas
Obtener resultados: habilidad para promover
accin, es decir obtener el compromiso de
implantar las recomendaciones, para reducir
riesgos y prevenir problemas

1. Objetivos de los informes

ESPECFICOS

Con respecto a cada hallazgo, debemos

preguntarnos:
- qu necesita saber mi destinatario?
- porqu? para qu? cundo? cmo?....
necesita esa informacin
- hay algo que creo necesario comunicar y a
mi destinatario no le interesa?
4

2. Principios bsicos de redaccin

a.

Precisin

b.

Sntesis

c.

Simplicidad

d.

Correccin gramatical
5

2.a. Precisin
Motivos de Imprecisin
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Utilizacin de palabras o expresiones imprecisas

Empleo de trminos desconocidos para el
destinatario
Uso de palabras fuera de su significado real
Construccin sintctica incorrecta o dudosa
Prrafos extensos o imprecisos
Uso indebido de los signos de puntuacin
6

Utilizacin de palabras o
expresiones imprecisas

Ejemplo:
El control interno vigente es deficiente por la
carencia de verificaciones cruzadas.
- Cules verificaciones?
- Qu importancia tienen?

Empleo de trminos
desconocidos para el destinatario

Ejemplo:
La renuncia del empleado responsable de la
tarea y la inexistencia de un back-up
adecuado, dificulta seriamente el know-how
del sistema.

Uso de palabras fuera de su

significado real

Ejemplo:
Dicho funcionario demostr ser muy
meticuloso en su gestin.

Prrafos extensos o imprecisos

Ejemplo:
Un incremento en los precios, originado en
una mejora en la calidad de los artculos,
determinar una reaccin del mercado
consumidor.
- Reaccin favorable o negativa?

10

Uso indebido de los signos de

puntuacin

Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el

rico aburrido, la amenidad de tu conversacin;
el pobre, tu dinero.

Todo hombre que te busca va a pedirte: algo,

el rico aburrido; la amenidad de tu
conversacin, el pobre; tu dinero.

11

2.b. Sntesis

Las oraciones y prrafos cortos son preferibles

a) acortan la comunicacin entre el escritor y el
lector
b) reducen el riesgo gramatical
Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo
resulta cortado, pobre y montono.
Usando nicamente oraciones largas, la lectura
sera confusa y fatigante.
Una buena tcnica es combinarlas unas con
otras, en forma equilibrada.
12

2.c. Simplicidad

Significa escribir en forma fcil y llana, no

rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones
complicadas o simplemente llamativas.
El estilo ms apropiado es el conocido como
coloquial, es decir el utilizado en una
conversacin formal ante superiores
jerrquicos, funcionarios desconocidos o en una
exposicin pblica
13

2.d. Correccin gramatical

Significa utilizar las palabras y formas

gramaticales correctas.
Esta habilidad se adquiere a travs de la
educacin formal recibida as como los
estudios o esfuerzos personales.
Ms all de eso, ante la duda estn los
recursos del diccionario o la posibilidad de
repasar las estructuras gramaticales.
14

3. Sugerencias sobre el estilo de

redaccin
a.
b.
c.
d.
e.

Ordenamiento
Las palabras
Las oraciones
Nexos gramaticales
Los prrafos

15

3.a. Ordenamiento

Elegir un esquema o diseo adecuado y

mantenerlo

Organizar los prrafos, manteniendo una

debida secuencia en las ideas expresadas

16

3.b. Las palabras

Asegurarse de su significado
Omitir palabras innecesarias
Elegir trminos claros y sencillos
Evitar la jerga tcnica innecesaria
No utilizar frases de tipo clis
Utilizar palabras concretas
Evitar las frases rebuscadas
17

3.c. Las oraciones

Premisas
Preferir las proposiciones cortas
Evitar las frases incidentales, es decir aquellas
que se intercalan para aclarar. De emplearlas,
ubicarlas preferentemente entre comas, antes
que entre parntesis o guiones
Emplear los adjetivos con cuidado
Controlar la correcta ubicacin de los signos de
puntuacin
18

3.c. Las oraciones

Premisas
Colocar el nfasis en la primera o ltima
parte de la oracin
Descartar el uso de signos de exclamacin o
interrogacin
Agrupar las expresiones de igual sentido
Evitar el empleo de oraciones negativas
innecesarias, de expresiones ambiguas y de
frases vacilantes o sin vigor
19

3.d. Nexos gramaticales o conectores

Son las palabras que sirven para conectar

dos oraciones o prrafos, indicando la
relacin entre los mismos y permitiendo
una organizacin coherente y una
cohesin sintctica del texto

20

Nexos gramaticales: causa

Por esta razn

Porque
Por lo antedicho
Por lo que antecede
Como
Puesto que
Debido a
21

Nexos gramaticales: consecuencia

Por lo tanto
Por lo antes dicho
Por consiguiente
Consecuentemente
Por lo expuesto
En atencin a lo expuesto
En consecuencia
Dado que
De acuerdo con
22

3.e. Los prrafos

Pautas

Construir prrafos utilizando oraciones

separadas por punto y seguido
Incluir en la primer oracin la idea principal
Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2
oracin de un prrafo y del 2 prrafo de un
texto
23

4. Defectos que deben evitarse en

la redaccin

Exageracin

Uso de palabras emocionales

Indefinicin

24

Exageracin
Ejemplo:
Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocara un irreparable y
alarmante perjuicio al organismo, con el
consiguiente deterioro de la imagen local,
regional y nacional del ente.
Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocara un perjuicio al
organismo, con el consiguiente deterioro de su
imagen.
25

Uso de palabras emocionales

En vista de los repetidos actos de deslealtad

comercial en que ha incurrido maliciosamente el
mencionado agente, que hasta el presente
haba recibido todo tipo de consideracin y
atento servicio por parte de nuestro organismo ,
el suscripto considera ineludible proceder a
imponer una sancin correctiva al causante ,
eliminndolo de nuestro registro de proveedores
y procediendo a dar a conocer a la cmara
respectiva la decisin tomada.
26

Indefinicin

De todo lo expuesto, el suscripto se permite

informar a esa superioridad que, en caso de
considerarlo conveniente y econmico,
podra procederse a contratar los servicios
del citado proveedor o de quien se resuelva
en definitiva (texto indefinido).
De lo expuesto, el suscripto informa que
pueden contratarse los servicios del citado
proveedor (texto definido).
27

5. Estndares de calidad del

informe

Directo
Sucinto
Apropiado
Persuasivo
Constructivo
Orientado a resultados
Atractivo
Oportuno
28

Estndares

Directo: incluir
- las conclusiones al principio
- los puntos principales en primer lugar
- la idea principal al comienzo
Sucinto:
- detalle limitado
- seleccionar los tems de mayor importancia
- incluir los datos de respaldo en forma sumaria
- utilizar un estilo conciso
29

Estndares

Apropiado:
- considerar los intereses de los destinatarios
- seleccionar el tono de escritura adecuado
Persuasivo:
- respaldar las conclusiones en forma
terminante
- incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las
observaciones
- cuantificar el impacto
30

Estndares

Constructivo:
- balancear lo positivo y lo negativo
- incluir las causas de los problemas (no
solamente los sntomas)
- de corresponder, destacar las acciones
gerenciales encaradas
Orientado a resultados:
- incluir recomendaciones especficas y
mensurables
- proponer soluciones prcticas y orientadas a la
accin
31

Estndares

Atractivo:
- incluir un informe ejecutivo para la direccin
- utilizar un formato profesional
- emplear secciones breves y claramente
identificables
Oportuno:
- presentacin inmediata
- de ser aplicable, anticipar un informe parcial
- definir estndares de tiempo y respetarlos
estrictamente
32

6.

Cmo atraer la atencin del

destinatario?

Considerar el rol del destinatario

Fijar la conclusin directamente
Disear aperturas para guiar al lector
Escribir concretamente y en forma descriptiva
Elegir la informacin de mayor inters para el
lector

33

Considerar el rol del destinatario

Muchas veces, el auditor redacta su informe sin

pensar que no ser ledo por otro auditor.
Para obtener un producto de calidad, debemos
ponernos en los zapatos del lector,
considerando el inters el destinatario.
La lgica investigativa del auditor es distinta de
la lgica informativa que necesita el lector.
Menor nfasis en el alcance y mayor en el
efecto y la recomendacin
34

Considerar el rol del destinatario

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Quin leer el informe?

Cul es su responsabilidad respecto de la
materia examinada?
Qu autoridad tiene para tomar decisiones
acerca de los temas informados?
Cul es su conocimiento respecto de la
materia examinada?
Necesita informacin detallada o resumida?
En qu aspectos se debe poner nfasis y
cules pueden soslayarse?
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Fijar la conclusin directamente

El informe ms eficiente es aquel que contesta

el objetivo de la auditora en su primer prrafo.
- evitar las introducciones innecesarias.
- limitar la cantidad de informacin de soporte y
la descripcin de procedimientos
Para ello, deberamos preguntarnos:
El lector entender los trminos utilizados?
Qu explicacin necesita el lector?
Cunta informacin quiere?
36

Disear aperturas para guiar al lector

Es posible guiar al lector utilizando subttulos,

diferentes tipos de letras y otros recursos
para destacar lo ms importante.
Las oraciones de apertura, tanto en la
conclusin como en cada observacin,
pueden guiar al lector expresando los puntos
ms importantes.
37

Escribir concretamente y en forma

descriptiva

Evitar frases que no aportan informacin:

- Durante nuestra revisin de los registros de
solicitudes, se comprob que los procedimientos
utilizados necesitan mejorarse.
- Los registros de asistencia no son controlados
adecuadamente.
- Existe alguna debilidad en la documentacin de
prstamos.
- La documentacin de las operaciones necesita
mejoras
38

Elegir la informacin de mayor

inters para el lector

Para definir el tipo de informacin a incluir en

el informe, es conveniente responder a las
siguientes preguntas:
- Cun significativo es el hallazgo?
- Cmo es la reaccin del lector? (receptivo o
reticente)
- A quin se quiere lograr atencin? (nivel
poltico o nivel gerencial)
- Cmo describira al lector a quien se quiere
influir? (sensitivo o duro)
39

7.

Pautas para aumentar el potencial

del informe
(para obtener resultados)

Describir y cuantificar las observaciones

Mostrar el efecto desde el punto de vista
de la autoridad superior
Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones

40

7.1. Describir y cuantificar las

observaciones

Incluir evidencia objetiva

Evitar la exageracin o indefinicin de los
hechos
Incluir las causas, independientemente de los
sntomas
Cuantificar la magnitud del problema

41

7.1. Ejemplos de cuantificacin

Nmero o porcentaje de tems con excepciones

- basados en muestras
- basados en el total del universo
Valor monetario de los tems con excepciones
- valor en pesos
- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)
Nmero o valor monetario de la variable
- diario
- mensual
Comparacin de los resultados con un estndar
42

7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales)

y Beneficios

Problema: falta de base en una contratacin

Efecto Real o Potencial: sobreprecio
Beneficios: ahorro de dinero
Problema: falta de especificaciones tcnicas o
pedidos de cotizacin
Efecto Real o Potencial: sobreprecio, colusin
de intereses, baja calidad de los bienes
Beneficios: precio ms bajo (a igual calidad) o
mejor calidad (por igual precio).
43

7.3. Utilizar un estilo que reduzca las

objeciones

1.

2.

Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que

existen otros puntos de vista o atenuantes.
Ejemplos:
Mientras algunas solicitudes requerirn ms de
60 das para su procesamiento, un 75% se
pueden resolver en 15 das
Se necesitar un incremento temporal del
personal para superar el atraso, pero luego la
dotacin puede volver a la cantidad actual.
44

8. Pautas para redactar una

conclusin efectiva

Contestar el objetivo de la auditora

Elegir la informacin de soporte ms
concreta
Utilizar un tono apropiado y consistente
Balancear lo positivo y lo negativo
Ofrecer perspectiva
Incluir la respuesta de la Direccin
45

8.1. Contestar el objetivo de la auditora

La conclusin debe responder el objetivo de la

auditora en forma directa.
Una buena conclusin es la que contesta el
objetivo de la auditora en su primer prrafo
Cuando la auditora incluya mltiples objetivos,
la conclusin debe referirse a cada uno de ellos.
En estos casos, la conclusin puede ser dividida
en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un
prrafo para cada uno de los objetivos de la
auditora.
46

8.2. Elegir la informacin de soporte

ms concreta

De la opinin general sobre el objetivo de la

auditora, se debe pasar a la informacin de
soporte que la sustenta.
La opinin debe estar respaldada en hechos,
ejemplos o comparaciones que la sustenten .
En la informacin de soporte se debe:
- utilizar un lenguaje claro
- evitar los trminos ambiguos o generalistas
- evitar el exceso de calificativos.
47

8.3. Utilizar un tono apropiado y

consistente

Los resultados de nuestra revisin indican que

la condicin en que se desarrollan las
operaciones son buenas. No obstante,
detectamos que algunas reas necesitan
atencin. Es necesario intensificar el esfuerzo
para reconciliar algunas cuentas. En el proceso
de pagos se debe implantar un control
automatizado y el control de supervisin debe
mejorarse. Adems, las cuentas en suspenso
necesitan atencin.
48

8.4. Balancear lo positivo y lo negativo

Si para responder al objetivo de la auditora se

obtienen algunos resultados positivos y otros
negativos, se debe distribuir su incidencia en
forma balanceada al escribir la conclusin.
Muchas veces, se sobrecarga un lado de la
conclusin, dndole poco espacio al otro.
Las ideas ms importantes deben ocupar lugares
destacados dentro del informe. En la conclusin,
la idea a enfatizar debe colocarse en el primer
prrafo.
49

8.5. Ofrecer perspectiva

Los resultados de la auditora sern difciles de

interpretar, si no estn contextualizados y slo
consisten en una lista de problemas.
Se puede brindar perspectiva describiendo el
efecto global de los principales hallazgos,
incluyendo comparaciones significativas o
identificando posibles causas.
Puede compararse la gestin respecto de la
ltima auditora, comentar las acciones
tomadas sobre las recomendaciones anteriores,
etc.
50

8.6. Incluir la respuesta de la Direccin

Adems de la opinin del auditado, incluida

en cada uno de los hallazgos, es conveniente
exponer dentro de un prrafo final de la
conclusin, la opinin que la Direccin tiene
sobre la misma y su propuesta al respecto.
La conviccin y accin correctiva de la
Direccin brindarn beneficio a la organizacin.
Por ello, el cierre para la conclusin de un
informe de auditora que mira hacia adelante
debera incluir dicha informacin.
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9.

Elementos para ganar tiempo en la

emisin del informe

Sin aumentar la carga de los papeles de

trabajo, se puede utilizar un modelo de
formulario donde se vayan registrando cada
una de las informaciones necesarias para
la redaccin del informe:
- debilidad observada
- causa
- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)
- recomendacin o sugerencia
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10. Uso de tablas, grficos y anexos

Se requieren dos reglas de carcter general:

El texto escrito debe poder leerse

independientemente de las tablas, grficos y
anexos
Cada tabla o grfico presentar una sola idea,
con el objeto de permitir una rpida y clara
comprensin de su contenido e importancia
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11. Revisin final

En la medida que los tiempos de emisin lo

permitan, se aconseja dejar pasar un tiempo
despus de haber terminado la redaccin del
informe, para revisarlo.
Al releerlo, se lo confrontar una vez ms con
nuestra comprensin y se tendr una idea ms
aproximada al punto de vista del destinatario.
Con esta revisin, se tendr una visin ms
objetiva de la redaccin que permitir efectuar
los retoques necesarios.
54

Jornadas
Experiencias en el Control de
Programas Sociales en el marco de la
Red Federal de Control Pblico

El Informe de Auditora

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