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Programa Nacional de Informtica

Microsoft Excel Intermedio Avanzado


Instructor: Ing. Maiko Urizar Miranda

Recuperar datos Externos de otras


Aplicaciones
Objetivos:
Recuperar Datos Externos
Importar Datos de otras Aplicaciones

Desde Access
Podemos recuperar una tabla desde un archivo de
Access de forma rpida utilizando la Importacin
desde Access.
Para importar una Tabla desde Access debemos ir a
la cinta Datos y elegir el botn Access.

Desde Access
Al hacer clic en el botn de Access se muestra una
ventana en donde debemos elegir la Base de Datos.

Desde Access
A continuacin hay que indicar que formato y en que
lugar de la hoja se debe insertar los datos

Desde Access
Al hacer clic en Aceptar se mostrarn los datos en
Excel.

Desde un Archivo de Texto


Podemos recuperar informacin de archivos de texto
con formato *.txt o *.csv
Aqu tenemos dos ejemplos de archivos de texto.

Desde un Archivo de Texto


Para poder recuperar la informacin de un archivo de
texto debemos hacer clic en el botn

Desde un Archivo de Texto


Luego se mostrar est ventana en la cual
seleccionaremos el archivo de datos.

Desde un Archivo de Texto


En este punto vamos a elegir la Opcin Delimitados
ya que los datos en los archivos de texto pueden
estar delimitados por Tabulaciones, comas, puntos y
comas o cualquier otro carcter, luego hacemos clic
en siguiente.

Desde un Archivo de Texto


En esta ventana indicamos el tipo de delimitador en
nuestro caso la Tabulacin.

Desde un Archivo de Texto


Aqu podremos seleccionar cada columna y
establecer el formato de los datos

Desde un Archivo de Texto


Luego de hacer clic en Finalizar, hay que indicar el
formato y en que lugar de la hoja se debe insertar los
datos

Desde un Archivo de Texto


Los datos devueltos se mostrarn as:

Microsoft Query
Microsoft Query es un programa que permite
incorporar datos de orgenes externos a Microsoft
Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las
bases de datos (base de datos: coleccin de datos
relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de
una base de datos, la informacin sobre una entidad
en particular, como un empleado o un pedido, se
clasifica en categoras en tablas, registros y campos.)
y de los archivos corporativos, no es necesario que
vuelva a escribir en Excel los datos que desee
analizar. Tambin puede actualizar los informes y
resmenes de Excel automticamente de la base de
datos de origen inicial siempre que la base de datos
se actualice con informacin nueva.

Microsoft Query
Es posible recuperar datos de varios tipos de bases
de datos, incluidos Microsoft Access, Dbase, Microsoft
SQL Server. Tambin puede recuperar datos de las
listas de Excel y de archivos de texto.

Utilizar Microsoft Query para


recuperar datos
La incorporacin de datos externos a Excel con Query
es un proceso de tres pasos:
Primero se establece un origen de datos para
conectar con la base de datos.
Despus se utiliza el Asistente para consultas para
seleccionar los datos deseados.
Finalmente se devuelven los datos a Excel donde
se les puede aplicar formato, resumirlos y crear
informes con ellos.

Establecer el Origen de los


datos

Un origen de datos es el medio por el que Query y


Excel se conectan con una base de datos
determinada y recuperan datos.
Para establecer origen de datos nos ubicamos en una
nueva hoja y en la cinta Datos Otras Fuentes
Microsoft Query

Establecer el Origen de los


datos

Luego seleccionamos el origen de los datos a traer


en nuestro caso MS Access DataBase y luego
hacemos clic en Aceptar

Establecer el Origen de los


datos

Al Aceptar se mostrar la siguiente ventana en


donde seleccionamos la unidad y/o Carpeta en donde
se encuentra la Base de Datos de Access
4
2
3

Creando la Consulta
Luego se mostrar la ventana del Asistente para
consulta en donde

Seleccione los
campos que
desea incluir
en su consulta

Creando la Consulta
La consulta quedara de esta manera

Creando la Consulta
En este paso podemos aplicar filtros para seleccionar
los registros que deseamos ver:

Creando la Consulta
Luego podemos ordenar por algn campo, en nuestro
ejemplo ordenaremos por el Apellidos.

Devolver los datos a Excel


Podemos ver ahora que en esta ventana nos permite
enviar los Datos a Excel o ir a la interface de
Microsoft Query para modificar la consulta

Devolver los datos a Excel


Si queremos devolver los datos a Excel haremos clic
en Finalizar con lo cual se mostrar la siguiente
ventana en la cual le indicaremos la ubicacin y el
formato de la tabla que devolver.

Devolver los datos a Excel


Los datos devueltos a Excel se muestran as

Si hubiramos elegido Ver datos o modificar


datos en Microsoft Query se mostrara la siguiente
ventana.

Ejercicios
Utilizando Microsoft Query devuelva los siguientes
datos a Excel utilizando la Base de Datos el Roble.
1. Los Nombres, Apellidos, DNI, Departamento de
los empleados que no tienen hijos.
2. Los Cdigos, Nombres, Apellidos, Fecha de
Ingreso de los empleados Soltero y que tengan
Sueldos superiores a 1500 nuevos soles.
3. Los Cdigos, Nombres y Apellidos de los
Empleados que no tienen Telfono.

Consolidar Datos de Varias Hojas


con MS QUERY
Podemos consolidar datos de varios hojas de Excel
utilizando la herramienta Microsoft Query por medio
de una sola consulta y a final de cuentas tener una
sola hoja con todos los datos. Para este ejemplo
tendremos
dos hojas de Excel, el primero con
nombres de empleados y el segundo con los salarios
de cada uno de ellos.
Es importante que en ambos hojas tengamos una
columna de identificacin que nos permitir
encontrar las coincidencias de ambos archivos. En es
ejemplo la columna ID es la que nos permitir
relacionar ambas hojas.

Consolidar Datos de Varias Hojas


con MS QUERY

HOJA:PERSONAL

HOJA:SALARIOS

Establecer Nombres de Rangos


El primer paso es establecer nombres de rangos para
cada una de los datos de cada Hoja, en nuestro caso
sern Empleados y Salarios.

Consolidar Datos en una Nueva


Hoja
Nos dirigimos a Datos Otras Fuentes Microsoft
Query, se mostrar la siguiente ventana y elegimos
Excel Files*

Luego de Aceptar se mostrar otra ventana en donde


seleccionaremos el Libro que contiene las hojas a
unir o consolidar.

Luego seleccionamos las columnas de cada hoja que


queremos incluir en la consulta de la siguiente
manera: ID, Nombre, Apellido de la Hoja Empleados y
Salario de la Hoja Salario

Al hacer clic en el botn siguiente se mostrar el


mensaje de error porque las tablas no estn
vinculadas, as que hacemos clic en el botn
ACEPTAR

Luego vamos al Men Tabla de la interfaz de MS


QUERY, seleccionamos uniones y establecemos los
siguientes parmetros.

Luego debemos ir al men Archivo y elegir Devolver


los Datos a Excel

Hacemos clic en Aceptar y tendremos los datos


devueltos a Excel

Importar una Tabla de Excel


http://
office.microsoft.com/es-es/excel-help/utilizar-micro
soft-query-para-recuperar-datos-externos-HP005274751
.aspx
http://
jldexcelsp.blogspot.com/2008/04/consolidar-datos-de
-hojas-excel-con-ms.html
http://exceltotal.com/consolidar-datos-de-varioslibros-de-excel-con-ms-query/