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Excel avanzado

Cuadro de Mando integral DASHBOARD

Gracias al Cuadro de Mando integral en Excel ahora todos los directivos y gestores de cualquier
empresa u organizacin, podrn trazar y monitorizar las estrategias definidas mediante esta hoja de
clculo realizada en Excel de sencillo, intuitivo y eficaz uso.
Como puedo saber si estoy gestionando bien mi negocio?, en que estoy fallando para corregirlo?,
puedo seguir mejorando?, alcanzar mis objetivos?, estas y otras preguntas encuentran sus
respuesta con el uso del cuadro de mando integral en Excel.
Tal y como explicamos en el artculo dedicado ntegramente al desarrollo e implementacin del
cuadro de mando integral este metodologa permite a los directivos y gestores monitorizar el
cumplimiento de las estrategias planteadas con la finalidad de alcanzar los objetivos planteados, el
cumplimiento de los objetivos viene definido por el desarrollo e implementacin del mapa estratgico
y sus indicadores.
Unos de los tipos de indicadores ms utilizados en la implementacin de los cuadros de mando
integral es el indicador conocido como velocmetro, el cual muestra de una manera grfica y muy
explicativa el grado de cumplimiento de cada uno de los indicadores definidos, de tal forma que de un
simple vistazo podamos ser capaces de definir el rea en el cual debemos mejorar si queremos
alcanzar o mejorar los objetivos empresariales.

Una vez que abrimos el fichero Excel nos aparecer la primera hoja llamada "Indicadores" , en
esta hoja es donde rellenaremos el conjunto de indicadores que definen nuestro cuadro de mando
integral.
Todos los indicadores estn agrupados en las 4 perspectivas diferentes que establece la
metodologa del cuadro de mando, la perspectiva financiera, cliente, procesos internos y la
perspectiva de aprendizaje y crecimiento.

Los indicadores se definen rellenando los siguientes campos:

Nombre - Especifique el nombre del indicador, por ejemplo Productividad, Ausentismo, Beneficios
netos, etc...
Rojo - Especifique el valor mximo en el cual la porcin del indicador tendr un color rojo.
Amarillo - Especifique el valor mximo en el cual la porcin del indicador tendr un color amarillo.
Verde - Especifique el valor mximo en el cual la porcin del indicador tendr un color verde.
Objetivo - Especifique el valor del objetivo definido para el indicador.
Conseguido - Especifique el valor conseguido del indicador.
Una vez hemos rellenado estos campos de manera correcta el fichero Excel automticamente crear
un cuadro de mando integral con todos los indicadores definidos previamente, el conjunto de
indicadores se encuentra en la hoja denominada "cuadro de mando"

El informe generado por la hoja Excel nos permite visualizar el grado de cumplimiento de los indicadores
definidos de una manera sencilla, intuitiva y eficaz, siendo la base para definir las nuevas acciones a
realizar para alcanzar o mejorar lo objetivos de nuestra empresa u organizacin.

5s - Definicin y ejemplos de las 5s - Calidad 5s

Que son las 5s?
Las 5s se denomina al mtodo de trabajo desarrollado en Japn que tiene por objetivo principal
hacer el lugar de trabajo sea un espacio amigable, limpio, organizado, eficiente, seguro y estimulante.
La metodologa Lean de las 5s fue desarrollada en Japn durante la dcada de los 60, debido al xito
conseguido durante los sucesivos aos posteriores la metodologa de las 5s se ha extendido e
implantado en numerosas organizaciones y empresas de todo tipo, centros hospitalarios, oficinas
bancarias, talleres metalrgicos, escuelas y colegios e incluso restaurantes han implantado con xito
la metodologa de las 5s.
Las 5s deben su nombre a las iniciales japonesas que describen cada una de las 5 etapas que
compone dicha metodologa:
1s Separar y eliminar innecesarios (Seiri)
2s Situar e identificar necesarios (Seiton)
3s Suprimir la suciedad (Seiso)
4s Sealizar (Seiketsu)
5s Sostener, mejorar continuamente (Shitsuke)

1S Separar y eliminar los innecesarios

La primera S (Seiri) consiste en identificar, separar y eliminar todas aquellas cosas que resultan
innecesarias en nuestro trabajo diario, durante esta primera fase examinamos con detenimiento
todos los materiales, herramientas y equipos que rodean al puesto de trabajo y definimos la
necesidad o no de los mismos.
En numerosas ocasiones disponemos de catlogos, documentacin y revistas duplicadas u
obsoletas, herramientas y mquinas irreparables o que no han resultado satisfactorias para su
cometido, mobiliario roto, etc Quin no ha identificado alguna zona como el trastero de la
oficina? todo aquello que identifiquemos que no utilizaremos en un futuro previsible ha de separarse
e identificarse, una vez agrupado todos estos materiales pueden venderlos, regalarlos, tirarlos
Una vez hemos eliminado los innecesarios estaremos en disposicin de generar un inventario de
todos los materiales, herramientas y equipos necesarios para el puesto de trabajo, ser entonces
cuando consigamos la primera S.
Una vez finalizado con xito la primera S observaremos que hemos ganado espacio til en nuestro
puesto de trabajo.

2S Situar e identificar necesarios

La segunda S (Seiton) consiste en identificar los necesarios y situarlos / ubicarlos, la mxima de la

segunda s es un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio, es decir tenemos que ubicar los
materiales, herramientas y equipos indicando de manera visual que el espacio donde est situado
es nicamente destinado para dicho material, una vez que utilicemos el material ha de volver a la
ubicacin que hemos definido previamente, de tal forma que a simple vista podamos ver su
disponibilidad.
Durante el proceso de definicin de la ubicacin del material hemos de tener en cuenta conceptos
como frecuencia de uso, forma y peso, accesibilidad y ergonoma.
El objetivo principal que persigue la segunda s es la rpida visualizacin e identificacin de los
necesarios, evitando tiempos improductivos en bsquedas y desplazamientos.
Una vez finalizado con xito la segunda S observaremos que hemos reducido la sensacin de
desorganizacin, obteniendo un puesto de trabajo amigable y con todos los materiales,
herramientas y equipos siempre a mano.

3s Suprimir la suciedad

La tercera S (Seiso) consiste en identificar los focos donde se produce la suciedad y proceder a eliminarlos o
minimizarlos al mximo posible, focos de suciedad como roturas, derrames, fugas, rincones con acumulacin de
suciedad, etc una vez identificados analizaremos detenidamente los modos de eliminarlos as como los medios
necesarios, por ejemplo el uso bandejas antiderrame nos permite recolectar todas las productos como pinturas,
aceites que se hayan derramado durante su manipulacin, permitiendo que no se ensucie el puesto de trabajo as
como facilitar la recogida y gestin de dichos residuos.
Pensemos que un puesto de trabajo sucio disminuye la motivacin, produce riesgos laborales y medioambientales,
aporta una imagen tremendamente negativa cara al exterior y afecta negativamente a la calidad de nuestro
producto y/o servicio. Por ello hemos de ser partcipes y activos en la limpieza diaria de nuestro puesto de trabajo,
todo esto vendr claramente identificado en el documento conocido como gamas de limpieza.
Una vez finalizado con xito la tercera S observaremos que estamos trabajando en un ambiente limpio y amigable,
encontrndonos mejor y ms motivados, por otro lado recuerda que no es ms limpio el que ms limpia, sino el que
menos ensucia.

4s Sealizar, estandarizar
La cuarta y penltima S (Seiketsu) consiste en sealizar la ubicacin as como los niveles de
stock y/o rangos de funcionamiento de los materiales necesarios identificados previamente, con
el objeto de poder detectar fcilmente cualquier anomala que pueda afectarnos a nuestro puesto
de trabajo.
La sealizacin puede realizarse mediante elementos visuales tipo codificacin de colores
(verde, amarillo, rojo), tarjetas recordatorias, indicadores electrnicos, etc Tambin pueden
utilizarse seales acsticas as como seales digitales las cuales son interpretadas
automticamente por ordenadores.
El uso de estas seales nos permitir detectar con anticipacin posibles anomalas que afecten a
nuestro trabajo, reduciendo tiempos improductivos de espera de materiales por falta de stock,
bsquedas de herramientas, documentos utilizados por otras personas, defectos de calidad
producidos por un mal funcionamiento de las mquinas, etc
Una vez finalizado con xito la cuarta S observaremos como de un simple vistazo podemos
controlar todo el proceso que se desarrolla en nuestro puesto de trabajo.

5s - Sostener, mejorar continuamente

La quinta y ltima S (Shitsuke) consiste en realizar una serie de auditoras planificadas en el
tiempo cuyo objetivo es mantener los logros conseguidos con las 4s anteriores, construyendo
el hbito y disciplina en dicha metodologa, as como seguir mejorando da a da nuestro
puesto de trabajo.
Una vez alcancemos con xito y mantengamos a lo largo del tiempo las 5s observaremos que
hemos ganado espacio til de trabajo, se han reducido los stocks de materiales y
herramientas, hemos eliminado tiempos improductivos en bsquedas, fallos de mquinas,
etc hemos reducido posibles riesgos de accidentes laborales, hemos aumentado la calidad
de nuestro trabajo, en fin podemos resumir que al final hemos creado un puesto de trabajo
agradable con el que estamos comprometidos.
Como has podido observar la base terica de la metodologa de las 5s es sencilla, el xito de
una buena implantacin y mantenimiento de dicha metodologa reside en la implicacin de
todo el personal de la organizacin, desde la cpula directiva hasta las personas que ejecutan
directamente los trabajos, pasando por toda la cadena de mandos establecida en la
organizacin.