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GESTO DE DOCUMENTOS

Juliano

O que
documento?
O que
arquivo?

Arquivo corrente, intermedirio e permanente?

Gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.

Um programa de gesto de documentos permite


a simplificao e racionalizao dos
procedimentos, anlise do fluxo documental nas
fases corrente e intermediria, proporcionando
agilidade no acesso s informaes e na tomada
de decises, maior qualidade e produtividade do
servio pblico, como tambm o planejamento, o
controle e a transparncias nas aes do
governo.

Fases da gesto de documentos


Produo de documentos

Destinao final

Manuteno e uso

Produo de documentos
Elaborao e gesto de
formulrios e correspondncia;
Controle da produo e da
difuso de documentos de
carter normativo;
Utilizao de processadores de
palavras e textos.

Manuteno e uso
Refere-se ao fluxo
percorrido pelos
documentos, assim como
sua guarda aps cessar seu
trmite.

Destinao final
Envolve as atividades de
avaliao, seleo e fixao
de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos
a serem eliminados e quais
sero preservados
permanentemente.

Objetivos da Gesto de Documentos


Assegurar
de
forma
eficiente,
a
produo,
administrao, manuteno e destinao dos documentos;
Garantir que a informao governamental esteja
disponvel quando e onde seja necessrio ao governo e
aos cidados;

Objetivos da Gesto de Documentos


Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham
valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa
cientfica;
Assegurar o uso adequado da micro grfica,
processamento automatizado de dados e outras tcnicas
avanadas de gesto da informao.

Mtodos de arquivamento

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Avaliao de documentos
o processo de anlise e seleo de documentos
que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminao,
contribuindo para a racionalizao e a preservao
da documentao permanente.

A avaliao de documentos proporciona:


Reduzir a massa documental;
Garantir condies de conservao dos documentos
de valor permanente;
Controlar o processo de produo documental;
Ampliar o espao fsico para novos documentos;

Em que etapa realiza-se a avaliao?


Na fase corrente ou arquivo corrente, aplicamse os critrios de avaliao, para identificar os
documentos de valor eventual, os de valor
informativo ou probatrio.

Chegada do
documento
para anlise

Etapas de
avaliao
de documentos

Anlise do
documento

Informaes
relevantes?

NO

Descartar o
documento
SIM

SIM

Arquivo
intermedirio

Aplicar TTD

O
documento
pode ser
descartado?

NO

Arquivo
permanente

Quem realiza a avaliao?


Deve-se constituir uma Comisso de Avaliao de
Documentos, com no mnimo 5 membros, com conhecimento
da estrutura organizacional e da tramitao de
documentos nos respectivos rgos, entre os quais se
incluir um tcnico na rea especfica de atuao.

O que plano de classificao?


o instrumento de gesto documental utilizado para
classificar os documentos de arquivo, agrupando-os de
acordo com a competncia do rgo produtor,
identificando o grupo, a funo e a atividade
responsvel pela produo ou acumulao.

O que tabela de temporalidade?


o instrumento que registra o ciclo de vida documental do
rgo, onde deve constar os prazos de guarda dos
documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao
arquivo central/intermedirio e sua destinao final,
eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.

Digitalizao de Acervos
A digitalizao de acervos uma das ferramentas
essenciais ao acesso e difuso dos acervos
arquivsticos, capaz de dar acesso simultneo local ou
remoto, alm de contribuir para a sua preservao, uma
vez que restringe o manuseio dos originais, em suporte
convencional (documentos textuais, cartogrficos e
iconogrficos)

Conservao de documentos
A conservao de um documento de arquivo faz toda a
diferena no momento em que voc vai resgatar um
documento ou informao contida no mesmo. A
conservao preventiva pode ser definida como
qualquer medida que previne estragos ou reduz seu
potencial.

A conservao preventiva para a reduo de danos


fsicos aos documentos pode ser alcanada com alguns
procedimentos como:

restringir o acesso aos acervos;


manusear com cuidado os documentos utilizando
luvas;
acondicionar os documentos em caixas poliondas ou
outros objetos adequados a cada documento;
manter uma rotina de limpeza e higiene no local
evitando insetos e roedores;

Cuidados gerais na conservao de documentos


Documentos em papel:
1)As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de
pintura (para evitar ferrugem);
2)Deve-se manter as mos limpas ao manusear os
documentos;
3)Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos;
4)No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola
branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um
volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez,
provocam manchas irreversveis onde aplicado;

5) No escrever nos documentos:


6) No dobrar as pginas;
7) No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou
consultar;
8) No umedecer os dedos com saliva ou qualquer
outro lquido;
9) Para a remoo do p das lombadas e partes
externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a
escova circular especial para livros, adaptada com
tecido de fil ou gaze, para maior proteo do
documento

Fotografias:
1)Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
2)Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e
arquivadas em mobilirio de ao;
3)No forar a separao de uma fotografia da outra;
4)Escrever o necessrio somente no verso, com lpis
macio.

Dispositivos:
1)Utilizar materiais de acondicionamento adequados
(cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno);
2) Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas
para projees frequentes.

Microfilmes:
1)Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou
armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas
umidade;
2)Devem ser feitas duplicatas;
3)A sujeira deve ser removida com um pano limpo que
no solte fiapos, umedecido com produto de limpeza
especfico.

Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico,
pois estas ltimas tendem a transpirar quando
submetidas a altas temperaturas, observando que as
mesmas devero ser maiores do que os documentos
que nelas estejam inseridos (para evitar que os
mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando
necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem
dentro delas;

Protocolo
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes
visando o controle dos documentos que ainda tramitam
no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao. A atividade de protocolo tpica da fase
corrente. Pois, nesta idade que os documentos
tramitam bastante.

Trabalho
A histria de Uberaba
atravs do arquivo pblico
municipal.

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