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Juliano
O que
documento?
O que
arquivo?
Gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Destinao final
Manuteno e uso
Produo de documentos
Elaborao e gesto de
formulrios e correspondncia;
Controle da produo e da
difuso de documentos de
carter normativo;
Utilizao de processadores de
palavras e textos.
Manuteno e uso
Refere-se ao fluxo
percorrido pelos
documentos, assim como
sua guarda aps cessar seu
trmite.
Destinao final
Envolve as atividades de
avaliao, seleo e fixao
de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos
a serem eliminados e quais
sero preservados
permanentemente.
Mtodos de arquivamento
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Avaliao de documentos
o processo de anlise e seleo de documentos
que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminao,
contribuindo para a racionalizao e a preservao
da documentao permanente.
Chegada do
documento
para anlise
Etapas de
avaliao
de documentos
Anlise do
documento
Informaes
relevantes?
NO
Descartar o
documento
SIM
SIM
Arquivo
intermedirio
Aplicar TTD
O
documento
pode ser
descartado?
NO
Arquivo
permanente
Digitalizao de Acervos
A digitalizao de acervos uma das ferramentas
essenciais ao acesso e difuso dos acervos
arquivsticos, capaz de dar acesso simultneo local ou
remoto, alm de contribuir para a sua preservao, uma
vez que restringe o manuseio dos originais, em suporte
convencional (documentos textuais, cartogrficos e
iconogrficos)
Conservao de documentos
A conservao de um documento de arquivo faz toda a
diferena no momento em que voc vai resgatar um
documento ou informao contida no mesmo. A
conservao preventiva pode ser definida como
qualquer medida que previne estragos ou reduz seu
potencial.
Fotografias:
1)Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
2)Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e
arquivadas em mobilirio de ao;
3)No forar a separao de uma fotografia da outra;
4)Escrever o necessrio somente no verso, com lpis
macio.
Dispositivos:
1)Utilizar materiais de acondicionamento adequados
(cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno);
2) Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas
para projees frequentes.
Microfilmes:
1)Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou
armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas
umidade;
2)Devem ser feitas duplicatas;
3)A sujeira deve ser removida com um pano limpo que
no solte fiapos, umedecido com produto de limpeza
especfico.
Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico,
pois estas ltimas tendem a transpirar quando
submetidas a altas temperaturas, observando que as
mesmas devero ser maiores do que os documentos
que nelas estejam inseridos (para evitar que os
mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando
necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem
dentro delas;
Protocolo
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes
visando o controle dos documentos que ainda tramitam
no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao. A atividade de protocolo tpica da fase
corrente. Pois, nesta idade que os documentos
tramitam bastante.
Trabalho
A histria de Uberaba
atravs do arquivo pblico
municipal.