En 2003, cuando inici el proyecto de modernizacin, se

encontr un sector educativo con las siguientes condiciones:

Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban
pertinentes, sin que existiera una articulacin de sector.
No exista una estandarizacin de procesos.
Exista una infraestructura tecnolgica y sistemas de
informacin de apoyo obsoletos.
Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles
inadecuados.
No se contaba con plantas fsicas apropiadas.

Reorganizar y fortalecer a las secretaras de

Educacin, con el fin contar con instituciones
que desarrollen la poltica educativa de
manera eficiente y logren ampliar su
capacidad de apoyo a las instituciones
educativas.

MINISTERIO DE EDUCACIN

SECRETARAS
DEPARTAMENTALES

SECRETARAS
MUNICIPALES

MUNICIPIOS NO
CERTIFICADOS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS

CONSOLIDACIN DE RESULTADOS

DESAGREGACIN DE RECURSOS

MODELO DE
TRABAJO

Hemos llegado a las secretaras de educacin de

manera integral, mediante el diseo e
implementacin de 5 componentes:
Procesos.

Gente y Cultura.

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS

Sistemas de Informacin y tecnologa.

GENTE Y CULTURA

Actividades Complementarias

PROCESOS

Estructuras organizacionales.

SISTEMAS DE
INFORMACIN

ESTRUCTURA

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS

COMPONENTE
DE PROCESOS

GENTE Y CULTURA

PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Son el grupo de actividades y mtodos de trabajo que

realizan y utilizan los funcionarios de la Secretara de
Educacin para cumplir con sus objetivos y funciones y
consolidar buenas prcticas en el sector

REINGENIERA
DE PROCESOS
I. Planeacin estratgica
Normatividad

Concepto
Entidad

II. Diseo de procesos

Modelo Macro

Misin / Visin

Objetivos y
Funciones

Diseo
Detallado

Estructura

III. Diseo de Sistemas de Informacin

Sistemas de informacin e infraestructura
tecnolgica

Modelo
Seguimiento

MACROPROCESOS
DIRECCIONAMIENTO

MACROPROCESOS
MISIONALES

Gestin estratgica de la secretaria de educacin

Gestin de
Programas y
Proyectos

Gestin de
Gestin de
la Cobertura la calidad del
del Servicio
Servicio
Educativo
educativo

Atencin
al usuario

Gestin de la inspeccin y vigilancia de establecimientos educativos

MACROPROCESOS
DE APOYO

Gestin de la informacin
Gestin de recursos humanos
Gestin Administrativa de bienes y servicios
Gestin financiera
Control Interno
Gestin de tecnologa Informtica
Asuntos legales y pblicos
Administracin del Sistema de Gestin de Calidad

ESTRUCTURA

ESTRUCTURA

METODOLOGA
DE ESTRUCTURA
Validacin y
Ajuste
de Informacin

Preparacin

Revisar la
estructura actual de
la Secretara, e
identificar la
composicin de
esta.
Identificar la planta
de cargos
administrativos del
nivel central.
Identificacin del
procedimiento de
aprobacin de
nueva estructura
organizacional para
la Secretara de
Educacin.

Anlisis de la
informacin y
clasificacin de la
Secretara de
Educacin dentro de
las Tipologas.
Validacin de la
Estructura propuesta
con la Secretara.
Estudio de cargas de
trabajo.
Revisin de la
Estructura, Manual de
Funciones y Perfiles
de los cargos.
Costeo de la planta
de cargos actual y
propuesta.
Comparativo de
cargos propuestos
v./s. funcionarios
actuales.

Secretara de Educacin y Proyecto

Revisin y
validacin del
cuadro comparativo
de cargos
propuestos v./s.
funcionarios
actuales.
Revisin del costeo
de la planta actual y
la propuesta segn
fuente de
financiacin.
Revisin de como
se ejecuta los
gastos
administrativos.
Escenarios
Financieros.
Validacin de la
informacin.

Expedicin actos
administrativos de
adopcin de la
estructura,
establece la planta
de cargos y se
define el manual de
funciones, perfiles y
cargos para la
Secretara de
Educacin.
Acompaamiento
para la
implementacin.
Seguimiento para
determinar
avances, retrasos y
acciones.

Secretara de Educacin y Direcc. Fortalecimiento

ESTRUCTURA
AVANCES
Perodo
Con Reingeniera desarrollada
En proceso
Total

Estructura Organizacional

SE
78
7
85

SE

Adoptadas por las S.E

39

Viabilizadas por el Ministerio

40

En proceso de diseo y viabilizacin

11

Total

90

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS

GENTE Y CULTURA

PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Corresponde a la infraestructura tecnolgica y sistemas de

informacin necesarios para soportar la gestin de los
procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales,
que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el
territorial, informacin confiable y oportuna.

Software como servicio

SAS
INTERNET

MATRCULA
MATRCULA
Soacha
RRHH
RRHH

Guajira

DWH
DWH -- RRHH
RRHH
G.
G. CALIDAD
CALIDAD EDUCATIVA
EDUCATIVA
GESTIN
GESTINFINANCIERA
FINANCIERA

Antioquia

Portal
Portal

Servidores
Servidores
DE
de
LOS
Servidores de
de DESARROLLO
DESARROLLO
Servidores
DE
de
LOS
Bases
de
Datos
SISTEMAS
Aplicaciones
MISIONALES
Bases de DatosSISTEMAS
Aplicaciones
MISIONALES

Servidor WEB
WEB // Seguridad
Seguridad
Servidor

Infraestructura Fsica/Lgica

Ibagu

SERVICIO
SERVICIO AL
AL CIUDADANO
CIUDADANO

Buenaventur
a

Sahag
n

COMPONENTE
DE TECNOLOGA
Secretara de Educacin de Guaina

Secretara de Educacin
de Uriba

Software de
Servicio al
Ciudadano

S.
S. MATRCULA
MATRCULA

SIGRRHH
SIGRRHH
SERVICIO
SERVICIO AL
AL
CIUDADANO
CIUDADANO

Caractersticas

SE

Impacto

81

100.000
PQRs /
mes

Transaccional
PHP

CALIDAD
CALIDAD
EDUCATIVA
EDUCATIVA

Arquitectura de 2
capas
4 Modulos

GESTIN
GESTIN
FINANCIERA
FINANCIERA

800 a 900
operadores.

COMPONENTE DE
TECNOLOGA

Secretara de Educacin de Cartago.

Oficina de Servicio al Ciudadano

Software
Recursos Humanos
S.
S. MATRCULA
MATRCULA

SIGRRHH
SIGRRHH
SERVICIO
SERVICIO AL
AL
CIUDADANO
CIUDADANO
G.
G. CALIDAD
CALIDAD
EDUCATIVA
EDUCATIVA
GESTIN
GESTIN Y
Y CONTROL
CONTROL
FINANCIERO
FINANCIERO

Caractersticas

SE

Sistem Transaccional
.NET - (Windows,
Linux)
Arquitectura de 3
capas
10 Modulos
2500 usuarios operadores.

Impacto
301.334

90
Bogot,
Medell
n,
Malamb
oy
Soledad

Funcionario
s
administrad
os
210.000
Usuarios de
consulta

Software de Gestin
de Calidad Educativa
S.
S. MATRCULA
MATRCULA

SIGRRHH
SIGRRHH

SERVICIO
SERVICIO AL
AL
CIUDADANO
CIUDADANO
CALIDAD
CALIDAD
EDUCATIVA
EDUCATIVA

Caractersticas

Impacto

91

3.300 EE

Transaccional
Java, (Linux)
Arquitectura de 3
capas
6 Modulos

GESTIN
GESTIN
FINANCIERA
FINANCIERA

SE

3.500 usuarios.

Software
de Gestin y Control
Financiero

S.
S. MATRCULA
MATRCULA
SIGRRHH
SIGRRHH
SERVICIO
SERVICIO AL
AL
CIUDADANO
CIUDADANO
CALIDAD
CALIDAD
EDUCATIVA
EDUCATIVA
GESTIN
GESTIN
FINANCIERA
FINANCIERA

Caractersticas

SE

Business Intelligence

Cultura de
medicin

Java, OWB, OWF, BO

Arquitectura de DWH
3 Modulos
180 usuarios 300

Impacto

90

Gestin por
excepcin
foco en lo que
est mal

Cmo
funciona?
Fuentes de datos
Sist. heterogneos

Presupuesto

Informacin
Consolidada

Democratizacin de la
Informacin

Data
Warehouse

Tesorera

Secretaras

Contabilidad
Procesos ETL
MEN

Secretaras

Datacenter

Internet

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS

COMPONENTE
DE GENTE Y CULTURA

GENTE Y CULTURA

PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Es el desarrollo de actividades de intervencin organizacional y

estrategias

de

administracin

del

cambio

para

promover

la

apropiacin de procesos, sistemas de informacin y habilidades de

gestin en los funcionarios de la Secretara.

INSTITUCIONALIZACION - COMPRA
Se convierte en la forma de hacer el
trabajo
Nuevo Statu Quo

PERCEPCIN POSITIVA - COMPRENSIN PERSONAL

Entendimiento de los impactos y beneficios personales
Disposicin a conseguir las destrezas para adoptar el cambio

ADOPCIN
Disposicin a trabajar con
e implementar el cambio

COMPRENSIN GENERAL
Entendimiento del impacto en la organizacin y en su rea
funcionaldel alcance y de la iniciativa de
CONCIENCIA Comprensin
cambio
CONTACTO Se da a conocer la iniciativa de
cambio

Tiempo

Compromiso

APROPIACIN - PROPIETARIO
Hacen suyo el cambio y crean
formas
innovadoras de usarlo y
mejorarlo

Informacin Educacin

Nivel de compromiso

COMPONENTE DE
GENTE Y CULTURA

ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA

DE ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

Estrategia de comunicacin (divulgacin), motivacin y

sensibilizacin:
Consiste en las actividades que deben realizarse de manera
contina durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la
participacin de todos los funcionarios de la Secretara y
lograr su compromiso.
Estrategia Apropiacin de Procesos
Enfoque de procesos Versus Funciones
Lenguaje y estructuracin de procesos
Anlisis de procesos
Conocimiento y utilizacin de indicadores

Estrategia Apropiacin de Sistemas de Informacin

Uso estratgico de la informacin
Confiabilidad, Oportunidad y Calidad
Uso de los Sistemas de Informacin
Entrada a la era de TICS (Conectividad-Correo electrnico
institucional)

Estrategia Apropiacin de Gestin de Calidad

Mejoramiento Continuo (PHVA) Planes de mejoramiento
Gestin de Calidad Autocontrol
Equipos de Alto Desempeo

Estrategia para el Desarrollo de Habilidades

15. Manejo del cambio (resistencia)
16. Eficiencia de gestin (Poltica Eficiencia Proyecto
Modernizacin)
17. Comunicacin
18. Liderazgo
19. Compromiso
20. Innovacin
21. Creatividad
22. Trabajo en equipo
23. Orientacin al logro
24. Pensamiento estratgico
25. Cultura de la evaluacin
26. Cultura del aprendizaje
27. Cultura del servicio

ACTIVIDADES
COMPLEMENTARIAS

COMPONENTE
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

GENTE Y CULTURA

PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Son acciones orientadas a garantizar el xito de la implementacin

de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de
procesos, como en sistemas de informacin.

COMPONENTE
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Impacto
Organizacin fsica
Historias laborales activas

Situacin encontrada

Cifras
75 SE
280.000

Resultados

COMPONENTE
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Impacto
Equipos de computo en 70 S.E.
Impresoras en 70 S.E.

Cifras
1.400
187

Secretaras con Pgina WEB

70

Secretaras con conectividad

100%

Certificacin
en calidad

Buscando fortalecer la
sostenibilidad de las acciones
implementadas, se inici la
Certificacin Nacional de
Calidad en los procesos de
Cobertura, Recursos Humanos,
Atencin al Ciudadano y Calidad
educativa.
.

ALCANCE

FASES CERTIFICACION
PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA

Auditora
Acompaamiento
Preauditora Auditora
Preparacin
de
de
Sostenibilidad
y
de
Diagnstico Seguimiento certificacin certificacin

Avance
General

Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento

35

Secretara de Educacin de Pereira

Secretara de Educacin de Cartagena