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Planificacin y Control de

Proyectos
Alfredo Serpell Bley
Escuela de Ingeniera
Pontificia Universidad Catlica de Chile

Captulo I. Conceptos de Direccin


y Planificacin de Proyectos

Qu es un proyecto?

Cules son sus caractersticas?

Qu es la direccin de proyectos?

Por qu es importante para los


profesionales militares?

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Proyecto

Esfuerzo para el cual se organizan recursos


humanos, materiales y financieros de una forma
nica, para llevar a cabo un trabajo de un alcance
dado, con especificaciones dadas, dentro de
restricciones de tiempo y costo, de modo de lograr
cambios beneficiosos definidos por objetivos
cualitativos y cuantitativos (Turner 1993).
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza
para crear un producto o servicio nico (PMI 2000).
Para muchas organizaciones, los proyectos son
medios para responder a aquellos requerimientos
que no pueden abordarse dentro de los lmites
operacionales normales de una organizacin. (PMI
2000)

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Caractersticas de los proyectos

De naturaleza temporal.
Comprenden trabajos y objetivos parcial y/o
totalmente definidos al momento de su ejecucin.
Involucran un esfuerzo para cumplir los objetivos
dentro de un plazo y costo determinados.
Tienen un ciclo de vida.
En general son nicos y no repetitivos.
Involucran a varios participantes con distintos
intereses y especialidades (stakeholders).
Estn afectos a riesgos potenciales e incertidumbre.
Pueden presentar altos niveles de complejidad y
requerir tecnologas avanzadas.

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Cmo asegurarse de que una actividad


es un proyecto?

Es algo nico?
Tiene un tiempo limitado de
ejecucin?
Existe una forma de determinar
cuando est terminada?
Existe alguna forma de medir la
satisfaccin de los interesados?

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Cmo nacen los proyectos?

Existe una necesidad.


Alguien plantea una buena idea.
Existe un problema recurrente .
Se necesita mejorar el desempeo de
la organizacin.
Existe una oportunidad de
mejoramiento.
Se desea lograr una visin.

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La relacin estrategia-proyectos
Visin
Objetivos
Estrategias

Proyectos
Resultados
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Cambios introducidos por los


proyectos en una organizacin

Cambio Tcnico
Proyecto de ingeniera
Proyecto de tecnologas de informacin

Cambio Cultural
Proyecto de rediseo organizacional
Proyecto de introduccin de sistemas de
calidad
Proyecto de mejoramiento y cambio

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Ciclo de vida de un proyecto

Los proyectos tienen una duracin finita y el nfasis


de las actividades o etapas cambia en el tiempo.
Stuckenbruck et al.

Wideman

Archibald

Obradovitch

Iniciacin
Crecimiento
Produccin
Cierre

Concepto
Desarrollo
Implementacin
Trmino

Concepto
Definicin
Diseo
Produccin
Instalacin

Inicio
Crecimiento
Madurez
Declinacin
Trmino

Costo y
personal

Etapa
inicial

Etapa(s) intermedia(s)

Etapa
final

Tiempo

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Ciclo de vida total del proyecto


Planificacin

Logro

CONCEPTO DESARROLLO IMPLEMENT.


Concebir
Desarrollar
Ejecutar

Oportunidad
constructiva

TERMINO
Finalizar

Intervencin
Destructiva

Costo de cambiar

Agregacin de valor

Ciclo de vida, agregacin de valor y


costo de cambiar

Tiempo

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Subsistemas tpicos de un proyecto

Derivados del ciclo de vida

Puntos de cambio o interfases dinmicas de un


proyecto
Diferencias en: Misin, Tamao, Tecnologa,
Velocidad de cambio, Participantes

Derivados de los niveles de administracin

Administracin superior de la organizacin


Administracin de nivel medio
Administracin de nivel tcnico

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Consecuencias

Necesidad de un rol integrador.


Necesidad de que la organizacin del
proyecto sea bien regulada.
Mejor comprensin de la necesidad de un
control dinmico.
Uso amplio de las tcnicas de sistemas.
Capacidad de negociacin y relaciones
pblicas.

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Administracin de Proyectos

Funcin fundamental para ejecutar un proyecto.


Es el proceso por el cual se obtienen, manejan y
aplican recursos variados, necesarios para ejecutar el
proyecto y cuyo desempeo se mide principalmente
en base a los siguientes parmetros:

Costo.
Plazo.
Alcance.
Calidad.
Satisfaccin del cliente.

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Dimensiones de la administracin de
proyectos
Administracin de Proyectos
Objetivos

Procesos de
administracin

Niveles

Alcance

Dirigir

Estratgico

Satisfaccin

Planificar

Tctico

Calidad

Organizar

Operacional

Costo

Implementar

Tiempo

Controlar

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El administrador del proyecto

Habilidades:
Comunicacin.
Organizacionales.
Manejo

de presupuestos.
Solucin de problemas.
Negociacin e influencia.
Liderazgo.
Manejo de equipos.
Recursos humanos.
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Procesos y reas de
administracin de un proyecto

Procesos

Proceso: una serie de acciones que traen


como consecuencia un resultado
Procesos de administracin de un proyecto

Descripcin del trabajo.


Organizacin del trabajo.

Procesos orientados al producto del proyecto

Especificacin del producto.


Materializacin del producto.

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Grupos de procesos para cada etapa


de un proyecto (PMI, 2000)
Procesos
de
Planificaci
n

Procesos
de
Iniciacin

Procesos
de
Control

Procesos
de
Ejecucin

Procesos
de Cierre

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Procesos de un proyecto (PMI, 2000)

Procesos de iniciacin

Determinacin de necesidades y demandas.


Desarrollo de una visin general del proyecto.
Determinacin de las metas y objetivos del
proyecto.
Requerimientos del proyecto.
Resultados del proyecto.
Identificacin de interesados.
Identificacin o definicin de restricciones.
Identificacin de supuestos del proyecto.
Autorizacin.

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Elementos de la definicin del


proyecto
MISION

META

OBJETIVOS

REQUERIMIENTOS

RIESGOS

RESTRICCIONES

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Procesos de un proyecto (2)

Procesos centrales de planificacin:

Planificacin del alcance


Definicin del alcance
Definicin de actividades
Planificacin de recursos
Secuencia de actividades
Estimacin de la duracin de actividades
Estimacin de los costos de actividades
Desarrollo de programas
Presupuestos
Desarrollo del plan del proyecto

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Procesos de un proyecto (3)

Procesos que facilitan la planificacin:

Planificacin de la calidad
Planificacin de la organizacin
Asignacin de personal
Planificacin de la comunicacin e informacin
Planificacin de adquisiciones
Planificacin de las solicitudes de servicios o
productos
Identificacin de riesgos
Cuantificacin de riesgos
Desarrollo de respuestas a los riesgos

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Procesos de un proyecto (4)

Ejecucin del plan


Procesos que facilitan la ejecucin:

Distribucin de informacin
Desarrollo del equipo de trabajo
Aseguramiento de la calidad
Verificacin del alcance
Solicitacin de recursos y servicios
Seleccin de fuentes de recursos y servicios
Administracin de contratos

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Procesos de un proyecto (5)

Procesos de control:

Informes de desempeo
Control general de cambios

Procesos que facilitan el control:

Control
Control
Control
Control
Control

de cambios al alcance del proyecto


de calidad
del programa
de las respuestas al riesgo
de costos

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Procesos de un proyecto (6)

Procesos de cierre:

Cierre de contratos
Cierre administrativo
Evaluacin de satisfaccin de clientes
Evaluacin general de desempeo de cada etapa y
del proyecto como un todo
Reintegro de personal asignado al proyecto
Adquisicin y almacenamiento de informacin
relevante para futuros proyectos

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reas de conocimiento de la
Administracin de Proyectos (PMI, 2000)

Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin
Administracin

de la integracin del proyecto


del alcance
del tiempo
del costo
de la calidad
de los recursos humanos
de la comunicacin
del riesgo
de las adquisiciones

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Administracin del tiempo

Definicin de actividades
Secuencia de actividades
Estimacin de duracin de actividades
Desarrollo del programa
Control del programa

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Herramientas, conocimientos y mtodos


de la administracin del tiempo

Descomposicin en actividades.
Listados histricos de actividades.
Mtodo de precedencia (PDM).
Mtodo de redes en flechas (ADM).
Mtodos de redes condicionales.
Plantillas de redes y programas de
administracin de proyectos.
Juicio experto para estimaciones y
estimacin analgica.

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Herramientas, conocimientos y mtodos


de la administracin del tiempo (2)

Simulacin.
Mtodo del paso crtico (CPM).
Tcnica de evaluacin y revisin del
programa (PERT).
Tcnica de evaluacin y revisin grfica
(GERT).
Compresin de duraciones.
Anlisis de recursos.

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Planificacin

Es importante la planificacin?

Es necesaria?

Por qu?

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Planificacin

Es la actividad destinada a definir


cmo, cundo, dnde, por quin y de
qu forma se va a realizar el trabajo.
Tcnicas de planificacin: ayudan al
anlisis del trabajo, organizacin de la
informacin y tienen una gran
importancia en la forma en que la
planificacin es comunicada a los
miembros de la organizacin.

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Objetivos de la planificacin

Anlisis
Anticipacin
Manejo de riesgos
Comparacin futura
Programacin de la produccin y sus
recursos
Coordinacin y control
Produccin de datos

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Riesgo (Al-Bahar y Crandall 1990)

Exposicin a la posibilidad de ocurrencia de


eventos que afecten en forma adversa o
favorable a los objetivos de un proyecto,
como consecuencia de la incertidumbre
existente.

Evento de riesgo: lo que puede ocurrir.


Incertidumbre del evento: la posibilidad de que el
evento ocurra.
Ganancia/prdida potencial: la consecuencias de
la ocurrencia del evento.

Riesgo:(incertidumbre, ganancia/prdida potencial)


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Planificacin
CONTROL Y
TOMA DE
DECISIONES

SEGUIMIENTO

PLANIFICACION

EJECUCION

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Niveles de la planificacin
PLANIFICACIN ESTRATGICA
PLANIFICACION

CONTROL

PLANIFICACIN TCTICA
PLANIFICACION

CONTROL

PLANIFICACIN OPERACIONAL

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Operacionalizando la planificacin
PROYECTO
ACTIVIDADES
SECUENCIA
ESTRUCTURA DE
SUBDIVISIN
OBJETIVOS
RESTRICCIONES
INFORMACION
RECURSOS

ORDENAMIENTO

PLAN

DURACIONES

PROGRAMA

COSTOS

PRESUPUESTO

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Resumen

Ventajas del enfoque de proyecto

Administrador del proyecto, provee un


elemento fundamental de integracin.
Facilita el desarrollo de sistemas o productos
complejos en un perodo especfico de
tiempo.
El proyecto puede ser operado como una
unidad financieramente independiente.
Componentes, sistemas y subsistemas
pueden desarrollarse en forma paralela.

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Ventajas del enfoque de proyecto (2)

Permite aplicar esquemas de planificacin y


control distintos a los propios de la empresa.
Facilita el uso de conocimiento tcnico
disperso en la empresa.
El trabajo hacia un objetivo definido bajo un
liderazgo apropiado y el desafo tecnolgico
crean un alto nivel de espritu de cuerpo.

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Desventajas del enfoque de proyecto

Debilita la organizacin funcional o departamental,


debido a la prdida de personal.
Interfiere con las funciones principales de la
organizacin debido a necesidades especiales de los
proyectos.
Diluye los recursos de la empresa.
Se crean conflictos dentro de la organizacin.
Tendencia a la exageracin en el uso del esquema
para actividades que no lo requieren.

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Factores de xito en proyectos

Claridad en la misin del proyecto.


Apoyo de la direccin superior.
Buena planificacin y programacin.
Consultas al cliente e interesados.
Buen personal y administrador.
Disponibilidad de tecnologa requerida.

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Factores de xito en proyectos (2)

Aceptacin del cliente.


Seguimiento y retro-alimentacin.
Comunicacin apropiada.
Capacidad de manejar imprevistos.
Manejo adecuado del entorno del
proyecto.

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Resumen

Los proyectos son procesos muy dinmicos.


Un proyecto necesita que la administracin y sus
herramientas de comunicacin sean efectivas.
La administracin de proyectos es un esfuerzo de
equipo, liderado por el administrador del proyecto.
El equipo de proyecto es un grupo de alto impacto.
Una administracin efectiva requiere sistemas
confiables para registrar el pasado y el presente, y
para proyectar el futuro.
El logro de un nivel apropiado de integracin es un
objetivo esencial de la administracin de un
proyecto.

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