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Gerencia de

Proyectos
Alcance del Proyecto

Alumna: Felix Segarra Jessica

Gerencia del alcance


del proyecto
El alcance es el conjunto de todas las actividades
que el proyecto ha definido y que luego usara para
definir el cronograma y el presupuesto del mismo.
La Gerencia del Alcance del Proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar que se incluya
todo el trabajo requerido, y solo el trabajo
requerido para completar el proyecto
exitosamente. La principal preocupacin de la
gerencia del alcance es definir y controlar lo que
est incluido y lo que no est incluido en el
proyecto. Una de las causas principales para que
un proyecto falle es la mala gerencia del alcance
del proyecto, ya sea porque el gerente del
proyecto no dedico el tiempo suficiente para
definir el trabajo, o porque no existi una buena
gerencia del alcance, lo que lleva a aadir trabajo
no autorizado o presupuestado al proyecto, esto se
conoce como alteracin del alcance.

Gerencia del alcance


del proyecto
Esto no quiere decir que el objetivo de la gerencia del alcance es
evitar cualquier cambio hecho al plan inicial; los proyectos de
desarrollo, debido a su naturaleza son iniciados en su mayora
basndose en suposiciones generales. Se espera que mientras el
proyecto avanza, informacin adicional conducir a nuevas
perspectivas que harn que el proyecto cambie su enfoque y sus
planes. El propsito de la gerencia del alcance es establecer un
proceso que permita la incorporacin de cambios mediante el
aseguramiento de que dichos cambios contribuirn a alcanzar la
meta final del proyecto; los cambios son acordados por los
interesados en el proyecto y aprobados por el gerente y el
donante.

La gerencia del alcance consiste en una serie de tareas y pasos


para ayudar al gerente del proyecto a manejar los resultados del
mismo, estos pasos son:

Definir el alcance del proyecto


Asignar el trabajo del alcance al equipo del proyecto
Verificar el alcance segn el plan y cronograma
Adaptar el alcance de acuerdo a cambios aprobados

Gerencia del alcance


del proyecto
Los recursos para la gerencia del alcance incluyen los siguientes documentos o fuentes
de informacin:

Gestin del Alcance


Para llegar a una buena gestin del alcance se
necesita realizar los siguientes pasos:

Recopilar Requisitos
Definir Alcance
Elaborar EDT
Verificar Alcance
Controlar Alcance

Recopilar Requisitos
Son procesos para definir las necesidades de los
interesados a fin de cumplir con los objetivos del
Proyecto.

Entradas

Herramienta
s

Salidas

Entrevistas

Documentacin de requisitos

Grupos de Opinin

Plan de gestin de requisitos

Talleres Facilitado

Matriz de rastreabilidad de requisitos

Tcnicas Grupales de Creatividad


Tcnicas Grupales de Toma de Decisin
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos

Definir del Alcance


El definir el alcance del proyecto es identificar todo el trabajo
que el proyecto ejecutar para alcanzar su meta final. El trabajo
incluye las actividades identificadas en el marco lgico y las
actividades que el equipo del proyecto ha identificado como
necesarias para apoyar al mismo, algunas de las mismas
incluyen desarrollo de las capacidades del equipo, gerencia de
los interesados en el proyecto, reuniones y presentaciones del
proyecto, y todas las actividades importantes que consumirn
los recursos del proyecto. Declaracin del Alcance del Proyecto
La declaracin del alcance del proyecto se utiliza para
desarrollar y confirmar un entendimiento comn del alcance del
proyecto entre los interesados clave en el mismo. La declaracin
del alcance debe incluir la justificacin del proyecto, una breve
descripcin de los resultados del proyecto y sus beneficios, un
breve resumen de las mayores restricciones del proyecto,
suposiciones y dependencias con otros proyectos o iniciativas
externas y una declaracin de lo que constituye el xito del

Definir del Alcance

Entradas

Herramienta
s

Son activos de los procesos de la organizacion Anlisis del producto


Acta de constitucin del proyecto
Enunciado del alcance preliminar
Plan de gestin del alcance del proyecto
Solicitudes de cambio aprobadas
Surgen durante los procesos de ejecucin y
pueden modificar el alcance, calidad, costos
o cronograma.

Identificacin de alternativas
Talleres facilitados

Salidas

Enunciado del alcance del proyecto


Actualizaciones a los documentos
del proyecto

Elaborar EDT

(Estructura de desglose del trabajo)

Una vez que la declaracin del alcance ha sido completada, el siguiente paso para
definir el alcance es desglosarla en partes ms manejables. El propsito es desarrollar
una lista completa de todas las tareas requeridas por el proyecto, esta lista ser
utilizada para determinar los recursos como el tiempo, habilidades y costos estimados.
Tambin se utiliza como lineamiento para la medicin de la ejecucin y monitoreo del
proyecto, y apoya una comunicacin fluida de las responsabilidades del trabajo.
La Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto es un resultado orientado al anlisis
del trabajo involucrado en el proyecto y define el alcance total del mismo. Es un
documento bsico en la gerencia de proyectos porque provee las bases para la
planificacin y manejo del cronograma del proyecto, presupuesto y solicitudes para
cualquier cambio o desviacin de los planes. La Estructura de Desglose del Trabajo tiene
la forma de un rbol invertido, organizada por objetivos; luce como un cuadro
organizacional que ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales componentes.

Elaborar EDT

(Estructura de desglose del trabajo)

Es una descomposicin jerrquica, orientada a los entregables del trabajo


que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos.

Organiza y define el alcance total del proyecto.

Subdivide el trabajo del proyecto en porciones ms pequeas y fciles de


manejar donde cada nivel descendente de la EDT representa una definicin
cada vez ms detallada.

Entradas

Enunciado del alcance del proyecto


Documentos de requisitos
Activos de los procesos de la organizacin

Herramienta
s

Descomposicin

Salidas

Lnea base del alcance


Actualizaciones a los documentos
del proyecto.

Verificar Alcance
Un componente importante de la gerencia del alcance es el
plan de control de cambios del alcance, el cual especifica el
proceso para: someter cualquier cambio al alcance del
proyecto, identifica las personas con responsabilidad para
aprobar los cambios y el rol del gerente para determinar las
implicaciones de los cambios solicitados sobre el cronograma
y presupuesto.
El propsito de este plan es minimizar la desviacin del
alcance, lo cual es la tendencia natural de todos los proyectos
para incrementar el alcance sin compensar las otras
restricciones del proyecto

Verificar Alcance
Los componentes de este plan incluyen:
Forma de pedido de cambio del proyecto. Este es un formulario que se utiliza
para registrar cualquier pedido de cambio del alcance del proyecto solicitado
por cualquier interesado, especialmente el donante o los beneficiarios.
Registra la justificacin para el cambio, la persona solicitante, fecha y
justificacin del porqu se necesita el cambio.
Anlisis de cambio del alcance. El anlisis se realiza para determinar el
impacto que el cambio producir al proyecto, en algunos casos el cambio
puede ser una nueva actividad en reemplazo de otra actividad sin impacto
para el cronograma o presupuesto, en otros casos se aaden actividades que
aumentarn
presupuesto
proyecto
y la alargarn
la duracin
Aprobacineldel
cambio deldel
alcance.
El proyecto
determinar
los del
cronograma.
interesados clave para aprobar cualquier cambio; estos incluyen al
donante, para cambios que afectarn el presupuesto, la gerencia de la
organizacin para cambios que afectarn las estrategias, metodologas o
enfoques que la organizacin ha identificado para el proyecto; y los
beneficiarios para cambios que pueden afectar los acuerdos o
expectativas iniciales de lo que ellos esperan del proyecto.

Verificar Alcance
Actualizacin de la declaracin del alcance del proyecto y planes
del proyecto. Una vez que se ha aprobado el cambio al proyecto se
debe actualizar cualquier plan del proyecto que sea importante,
incluyendo el cronograma, presupuesto, declaracin del alcance, el
marco lgico y la Estructura de Desglose del Trabajo.
Comunicar los cambios al alcance. Una vez que todos los planes
han sido actualizados el gerente del proyecto necesita
comunicarlos al equipo del proyecto, interesados y a la gerencia,
as como las implicaciones para el proyecto. El alcance de la
comunicacin depender de la importancia del cambio. Un plan de
control de cambios al alcance eficiente debe mantener un
equilibrio entre flexibilidad y control. Si el proceso es muy
complicado, los cambios valiosos se perdern o el equipo ignorar
las reglas. Si el proceso es muy fcil, entonces muchos cambios
pueden ser aplicados sin suficiente anlisis para evaluar sus
mritos y consecuencias.

Verificar Alcance

Incluye revisar los productos entregables para asegurarse de que cada uno se
complete satisfactoriamente.

Se diferencia del control de calidad, debido a que se relaciona principalmente


con la aceptacin de los productos entregables, mientras que el control de
calidad se relaciona principalmente con el cumplimiento de los requerimientos
de calidad especificados para los productos entregables.

Entradas

Plan para la direccion del proyecto


Documentacin de requisitos
Matriz de rastreabilidad de requisitos
Entregables validados

Herramienta
s

Inspeccin

Salidas

Entregables aceptados
Solicitudes de cambio
Actualizaciones de los documentos
del proyecto

Controlar Alcance

Asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se
procesen a travs del proceso control integrado de cambios del proyecto.

Tambin se usa para gestionar los cambios reales cuando se producen y est integrado con
los dems procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan
corrupcin del alcance (scope creep) del proyecto, los cambios son inevitables, con lo cual se
impone algn tipo de proceso de control de cambios.

Entradas

Plan para la direccion del proyecto


Informacin sobre el desempeo del trabajo
Documentacin de requisitos
Matriz de rastreabilidad de requisitos
Activos de los procesos de la organizacin

Herramienta
s

Anlisis de variacin

Salidas

Actualizaciones a los activos de los


procesos de la organizacin

Solicitudes de cambio
Actualizacin al plan para la direccin
del proyecto
Actualizacin a los documentos del proyecto
Documentacin de requisitos
Matriz de rastreabilidad de requisitos

Adaptar Alcance
Una vez que los cambios al alcance del proyecto han sido
aprobados, el proyecto necesita actualizar todos los planes del
proyecto y comunicarlos a los interesados, as como informar la
manera en que los cambios impactarn al proyecto. Adaptar el
alcance es un paso cuya nica funcin es incorporar los cambios que
prevern mejoras al proyecto e incrementarn las posibilidades de
su xito. Ningn cambio al proyecto que no agregue valor y que no
haya sido aprobado debe ser incorporado. Incorporar los cambios del
alcance aprobados a los lineamientos Las solicitudes aprobadas de
cambios al alcance del proyecto obligan a hacer modificaciones a la
Estructura de Desglose del Trabajo, a la declaracin del alcance del
proyecto, y al plan de gerencia del alcance del proyecto. Los
cambios tambin pueden ocasionar cambios o actualizaciones a
componentes del plan de gerencia del proyecto, incluyendo los
planes del cronograma, presupuesto, riesgo y calidad. Una parte
integral del cambio del proyecto es la documentacin, la cual
protege al equipo del proyecto de auditoras o evaluaciones que
cuestionarn la validez de un cambio.

Adaptar Alcance
Registrar las Lecciones Aprendidas Al final de cada fase
del proyecto o a la culminacin de un hecho significativo,
el proyecto necesitar captar las lecciones aprendidas en
el manejo del alcance del proyecto. Esto incluye las
causas o razones del porqu algo no se logr de acorde a
los planes, las causas que contribuyeron al xito, y las
acciones que el proyecto tomo para tratar con algn
asunto difcil o reto. La idea es captar las lecciones justo
despus de una accin y no esperar hasta el fin del
proyecto; el proyecto debe incorporar una prctica que
construya una disciplina y una rutina para captar las
lecciones de forma continua y crear espacios para que el
equipo del proyecto refleje las lecciones e incorporarlas
en las fases siguientes o
ciclos del proyecto.

gracias