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Administracin de Proyectos

Dra. Laura Cnez


laura.canez@canez-schmid.com

Objetivos
Introducir una metodologa para la administracin de

proyectos
Proporcionar herramientas prcticas para la

administracin de proyectos
Presentar ejemplos y casos prcticos de la

administracin de proyectos
Introducir un proceso para la administracin del riesgo
Otros

Agenda
Introduccin / Definiciones
Proceso de la Administracin de Proyectos
Habilidades y Ciclo de la Administracin de Proyectos
Inciciacin del Proyecto
Proceso y Herramientas de Planeacin de Proyecto
Control de Costos
Decisiones de Subcontratacin
Monitoreo de Proyectos
Introduccin a la Administracin del Riesgo
Caso Prcico

Introduccin y Definiciones

Definicin de Admon. de Proyectos


PROYECTO (Instituto de Definiciones de Estndares Britnicos)
Una actividad o conjunto de actividades interrelacionadas
que tiene un comienzo y un fin definidos
ADMINISTRACION DE PROYECTOS:
La mobilizacin y administracin de recursos (incluyendo
aspectos tcnicos, tiempo y costos) con el propsito de
completar un proyecto

Entendiendo la Admon. de
Proyectos

Un proyecto puede ser considerado como una serie de


actividades y tareas que:
Tiene un comienzo definido y fecha de terminacin
Tiene un objetivo especfico para ser completado dentro de

ciertas especificaciones (tiempo, recursos, etc.)


Tiene un presupuesto lmite (si es aplicable)
Utiliza recursos humanos y materiales (equipo, dinero, etc.)
Frecuentemente es multi-funcional (ej. involucra a varios

funciones dentro de la organizacin)


(Kerzner, 2001, Project Management)

Entendiendo la Admon. de
Proyectos

La admon. de proyectos involucra planeacin y monitoreo


Planeacin de proyectos
Definicin de requermientos
Definicin de cantidad y calidad de trabajo
Definicin de recursos requeridos

Monitoreo de proyectos
Procesos de monitoreo
Comparacin de los resultados actuales con los predichos
Anlisis del impacto de cambios
Hacer ajustes
(Kerzner, 2001, Project Management)

Entendiendo la Admon. de
Proyectos
La administracin de proyectos exitosa puede ser definida
en trminos de los logros de los objetivos del proyecto
A tiempo
Dentro del costo planeado
Con el nivel de desempeo/tecnologa deseado
Utilizacin eficiente y efectiva de recursos asignados
Satisfaccin del cliente

(Kerzner, 2001, Project Management)

RECURSOS

O
ST

TI

CO

EM
PO

Pirmide de la Admon. de Proyectos

DESEMPEO/TECNOLOGA

Proceso de Admon. de Proyectos


Metodologa General

PRINCE2

Habiliades

Definir

Preparar

Comunicacin

Planear

Negociacin
Iniciar

Programar

Trabajo en equipo

Controlar

Controlar

Motivacin

Modificar

Administrar del cambio

Liderazgo (facilitacin,
integracin, innovacin)

Revisin final

Cerrar

Resolucin de conflictos

PRINCE = Projects in Controlled Environments

Habilidades y Ciclo de la
Admon. de Proyectos

Habilidades Requeridas para la


Admon de Proyectos

Habilidades para la Admon. de


Proyectos

1985

2000

Habilidades tcnicas

Habilidades
tcnicas

Habilidades
cuantitativas

Habilidades
cuantitativas

Habilidades
para
Habilidades
Habilidades
resolver interpersonales de negocios
problemas

Habilidades
para
Habilidades
resolver interpersonales
problemas

Habilidades
de negocios

Tiempo del Administrador de


Proyectos
Integracin
Administracin

Time
Spent

Planeacin y
re-planeacin con
el equipo

1985

2000

Ciclo de Proyectos

Recursos
requeridos

CONCEPCION

PLANEACION

IMPLEMENTACION

Metas

Presupuesto

Admon. de contratos

Seleccin del

Desgloce de

Monitoreo de

equipo
Autorizacin
Estimacin de

costos

actividades (WBS)
Definir metas de

actividades
Identificacin

CIERRE (PHASE-OUT)
Resolver problemas

de la operacin
Recompensar al

personal

actividades

problemas

Re-asignar personal

Decisiones de

Re-planeacin

Revisar objetivos vs.

subcontratacin
Programacin

Ajuste de metas

desempeo y retroalimentar

El Ciclo del Proyecto (Realidad)

Implementacin

Cierre
(Phase-Out)
Planeacin

Concepcin

Etapas de la Planeacin y Control


de Proyectos
DESCRIPCION DE TAREAS
E INSTRUCCIONES

PLANEACION
DE TAREAS

PROGRAMAS DETALLADOS

META/OBJETIVOS
Obj. de negocios
Obj. del proyecto

TOMA
DE DECISIONES

PRESUPUESTOS

$
MONITOREO DE
SISTEMAS DE REPORTE TIEMPO/COSTO/DESEMPEO

Iniciacin del Proyecto

Resultados Claves del Proceso de


la Iniciacin del Proyecto ( 1 )
Enunciado
Enunciado de
de actividades
actividades
Descripcin de actividades requeridas
Su complejidad est determinada por:
alta gerencia
clientes
Usuarios

Ejemplo:
El departamento de Ingeniera necesita proveer
estimaciones de costo
Los ingenieros de diseo necesita proveer dibujos de
acuerdo a especificaciones
El departamento de Comparas necesita un nuevo proveedor
para un nuevo sistema de control

Resultados Claves del Proceso de


la Iniciacin del Proyecto ( 2 )
Especificaciones
Especificaciones del
del Proyecto
Proyecto
Especificaciones claras -> evitar sorpresas para los

clientes
Identificadas dentro del enunciado de actividades o
como documento independiente
Ejemplo:
El departamento de Ingeniera necesita proveer estimaciones
de costo
Costo de ensamble
Costo de pruebas finales
Costo de herramienta
Etc.

Resultados Claves del Proceso de


la Iniciacin del Proyecto ( 3 )
Desgloce
Desgloce de
de Actividades
Actividades (WBS)
(WBS)
Arbol de los requerimientos de productos o servicios
Debe reflejar:
La manera en que se llevar a cabo el trabajo
Los costos y la informacin que deber ser resumida

y reportada
Ingeniera

Costos

Ensamble

Capacitacin

Pruebas

Herramienta

Lnea

Mtto

Desgloce de Actividades (WBS)

Proyecto Total

Grupos de trabajo

Actividades

Resultados Claves del Proceso de


la Iniciacin del Proyecto ( 4 )
Plan
Plan Maestro
Maestro del
del Proyecto
Proyecto (Programa
(Programa de
de Milestones)
Milestones)
Contiene aspectos como:
Fecha de inicio y fin del proyecto
Milestones principales (e.g. juntas de revisin,

prototipo, disponibilidad, pruebas, etc.)


Aspectos claves (resultados y reportes)
Desarrollar
Diseo del Prototipo
1 Revisin del
Diseo
Construccin del
Prototipo
Evaluacin del
Prototipo
Autorizacin
del Proyecto

Proceso y Herramientas de
Planeacin de Proyectos

Proceso de Planeacin de
Proyectos
Contexto, obj. y espec.

Proceso de Planeacin
del Proyecto

Desgloce de Actividades (WBS)

Sub-planes Funcionales
Presupuesto

Programacin

Plan (detallado)

Anlisis de Redes
es un trmino genrico para una familia de tcnicas que ha sido desarrollado para
asistir a la administracin, planeacin y control de proyectos
estas tcnicas muestran la inter-relacin de las tareas que componen al proyecto
en su totalidad e identifican claramente las rutas crticas del proyecto
EJEMPLOS:
Actividad en
Nodo
Quitar
Motor

Actividad en
Flecha
1
Quitar motor

2
Revisar
Motor

Ejemplo de un Nodo
de la Ruta Crtica

Revisar motor

EPS

LPS

Ttulo de la Actividad
Duracin

Holganza

EPS: Earliest Project Start


LPS: Latest Project Start

Ejemplo de la Ruta Crtica


Cdigo de
actividad

Actividad
que precede

Duracin de
actividad

Recursos
requeridos

B, C

B
A

D
C

Ejemplo de la Ruta Crtica


Ttulo
Duracin

2
1
EPS

Ttulo
Duracin

1
2
1

EPS

Ttulo
Duracin

LPS

0
1

4
1
2

B
3

5
3

1
5
3

Ejemplo de la Ruta Crtica


1
EPS

LPS

Ttulo
Duracin Holganza

1
2

Ruta Crtica

1
0

1
2

C
B

1
0

1
0

B
D

C
0

Diagrama
de Gantt

5
0

Ejercicio de Planeacin de Redes


Cdigo de
actividad

Actividad que
precede

Duracin de
actividad

Recursos
requeridos

B, D

C, E, F

Ejercicio
Diagrama de las actividades
Indicar duracin
Calcular EPS (cundo es lo ms pronto que puedes empezar una

actividad?)
Calcular LPS (cundo es lo ms tarde que puedes empezar una

actidad?)
Calcular la holganza
Identificar ruta crtica
Diagrama de Gantt

Histograma de Recursos
B
A
D
F
E
C
G
12
10
8
6
4
2
0

4
2
5
2
1
6
1

C(2)
E(3)
B(4)
D(3)

A(2)

F(2)

G(3)

10

Balanceo de Recursos
B
A
D
F
E
C
G
10
8
6
4
2
0

4
2
5
2
1
6
1

C ( 2a )
B ( 4a )

E(3)

C ( 2b )

D(3)

A(2)

B ( 4b )

C ( 2b )
F(2)

G(3)

10

MS Project (Vista del Diagrama de


Grantt)
Actividad

Duraci
n

Fecha de
inicio

Predecesore
s

Recurso
s

Gracias por su Atencin


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