Gestin Documental

Acuerdo 042/02

ACUERDO 42 DE 2002 (Octubre 31) Por el cual

se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan
los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.

Artculo 1. Objeto
.Establecer los criterios que deben seguirse
para la organizacin de los archivos de gestin,
en las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organizacin administrativa,
territorial y por servicios y las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas, de
acuerdo con los artculos 8 y 9 de la Ley 594
de 2000.

Artculo 2. Obligatoriedad de la organizacin

de los archivos de gestin. Las entidades a las
que se les aplica este Acuerdo, debern
organizar sus archivos de gestin de
conformidad con sus Tablas de Retencin
Documental y en concordancia con los manuales
de procedimientos y funciones de la respectiva
entidad.

Artculo 3. Conformacin
de los archivos de gestin
y responsabilidad de los
jefes de unidades
administrativas.
Las unidades administrativas y
funcionales de las entidades
deben con fundamento en las
T.R.D aprobada, velar por la
conformacin, organizacin,
preservacin y control de los
archivos de gestin, teniendo
en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivstica. El
respectivo Jefe de la oficina
ser el responsable de velar por

ARTCULO CUARTO.- Criterios para la organizacin de

archivos de gestin

1) La organizacin de los archivos de gestin debe

basarse en la Tabla de Retencin Documental
debidamente aprobada.
2) La apertura e identificacin de las carpetas debe
reflejar las series y subseries correspondientes a cada
unidad administrativa.
3) La ubicacin fsica de los documentos responder a
la conformacin de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarn de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El
documento con la fecha ms antigua de produccin,
ser el primer documento que se encontrar al abrir la
carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final
de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las

unidades documentales de las series y subseries,
estarn debidamente foliados con el fin de facilitar
su ordenacin, consulta y control.
5) Las carpetas y dems unidades de
conservacin se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicacin y
recuperacin, dicha informacin general ser:
fondo, seccin, subseccin, serie, subserie,
nmero de expediente, nmero de folios y fechas
extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si
fuere el caso.

6) Las transferencias primarias debern efectuarse de

conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin
Documental, para ello se elaborar un plan de
transferencias y se seguir la metodologa y
recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del
archivo central, diligenciando el formato nico de
inventario, regulado por el Archivo General de la Nacin.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se
identificarn as: cdigo de la dependencia cuando se
trate de transferencias primarias, fondo, seccin, legajos
identificados con su nmero respectivo, libros cuando
sea del caso, identificados con el nmero que le
corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero de
expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

PARGRAFO: Los documentos

de apoyo no se consignaran en
la Tabla de Retencin
Documental de las dependencias
y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por
el respectivo jefe de
dependencia

ARTCULO QUINTO.- Consulta de

documentos

La consulta de documentos en los archivos

de gestin, por parte de otras dependencias
o de los ciudadanos, deber efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos
cualquiera que sea su soporte. Si el
interesado desea que se le expidan copias o
fotocopias, stas debern ser autorizadas
por el jefe de la respectiva oficina o el
funcionario en quien se haya delegado
esa facultad y slo se permitir cuando
la informacin no tenga carcter de
reservado conforme a la Constitucin o
a las Leyes. En la correspondiente
oficina se llevara el registro de
prstamo y de forma opcional una
estadstica de consulta.

ARTICULO SEXTO.- Prstamo de documentos para

trmites internos

En el evento que se requiera

trasladar un expediente a otra
dependencia en calidad de
prstamo, la dependencia
productora deber llevar un
registro en el que se consigne la
fecha del prstamo, identificacin
completa del expediente, nmero
total de folios, nombre y cargo de
quien retira el expediente y
trmino perentorio para su
devolucin. Vencido el plazo, el
responsable de la dependencia
productora deber hacer exigible
su devolucin inmediata.

ARTICULO SPTIMO: Inventario documental

Las entidades de la Administracin

Pblica adoptarn el Formato
nico de Inventario Documental,
junto con su instructivo, que a
continuacin se regulan.

FORMACIN

Sabas que:
6,8
millones

de colombianos se formaron en el SENA durante 2014,

en las diferentes modalidades

EMPLEO

Emprendimie
nto

Sabas que:
361
empresas

fueron constituidas con el apoyo de Fondo

Emprender, durante la vigencia 2014

GRACIAS