ANALISIS DE LAS

FUNCIONES DEL AREA DE

ADMINISTRACION
UGEL SUR
AREQUIPA 2016

YAMIR BARRANTES .
GERARDO PEREZ.
SONIA ALCCAMARI.
KAREN PAREDES.

DIRECCION DE
ADMINISTRACION
Oficina Pela
SECRETARIA

PERSONAL

Sala de reuniones

LOGISTICA

CONTABILIDAD

Ofc. Proyeccin R.D.

Ofc. Informtica

Ofc. Tesorera

Ofc. Planillas

Ofc. Abastecimiento

Ofc. Pagadura

Ofc. Escalafn

Ofc. Almacn

Ofc. Caja

Ofc. Servicio Social

Ofc. Patrimonio

FUNCIONES

ADMINISTRACIO
N

Revisar Firmar CoordinarGestionar

Gestionar Resolucin y tramite de resoluciones y

expedientes
Gestionar (gobierno regional )
Recepcionar, registrar, foliar y distribuir los
expedientes y otra
area que le compete.
Administrar, controlar y evaluar los procesos tcnicos
de los sistemas de Contabilidad , Tesorera,
Abastecimiento, Personal, Infraestructura, control
Patrimonial y otros.
TRABAJO EN CAMPO Y OFICINA

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

1 Administrador
1 Secretaria
1 Practicante

Renen 1 ves a la
semana

Escritorio
Equipo informtico
Estante
Impresora
multifuncional
AREA ADMINISTRATIVA

SECRETA
RIA

15 a 20
Especialistas

OFICINA DE
PERSONAL

GOBIERNO REGIONAL

OFICINA DE
CONTABILIDAD

DOCUMENT
O

MESA DE
PARTES

ADMINISTRACI
ON

SE EMITE DE ACUERDO AL
AREA REGRESA

OFICINA DE
PLANILLAS
OFICINA DE
ABASTECIMIENT
O
OFICINA DE
ESCALAFON

DIRECCION
OFICINA DE
ESCALAFON
OFICINA DE
SERVICIO SOCIAL

GOBIERNO REGIONAL

SECRETARIA
GENERAL

OFICINA DE
PATRIMONIO

FUNCIONES

Recepciona- registra el expediente

Recibe el expediente y firma el cargo en

cuaderno de correspondencia.
Remite el expediente al especialista el rea

SECRETARIA

atiende

20 a mas

TRABAJO EN OFICINA

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

1 secretaria
1 practicante

Estantes
2 computadoras
Impresora
archivadores

AREA DE ADMINISTRACION

SECRETARIA

ENCARGADO JUAN CARLOS SUPIA

FUNCIONES

programa de educacin de logros y

aprendizaje
realiza capacitaciones a los colegios rurales
solo de 1er y segundo grado

OFICINA PELA

20 - 30 a mas

TRABAJO EN OFICINA Y TRABAJO DE CAMPO

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA PELA

8 trabajadores

20 das
salen a
campo a
capacitacio
nes 10 das
de oficina

6 salen a campo
2 hacen trabajo de oficina

Estantes
Can multimedia
Computadora
Internet exclusivo para el
rea
Impresora multifuncional

AGI

OFICINA
ADMINISTRATIVA

DOCENTES

PERSONAL

Ofc. Proyeccin R.D.

Ofc. Planillas
Ofc. Escalafn

Ofc. Servicio Social

FUNCIONES

OFICINA DE
PROYECTOS
R.D.

Emitir Constatar - Redactar

Actualizar el Manual de Organizacin y Funciones de

la Unidad de
Gestin Educativa Local.
Dejar sin efecto las Resoluciones Directorales
UGEL.
Disponer el cumplimiento del Manual de
Organizacin y Funciones por todos los trabajadores
nombrados, destacados y contratados, segn
corresponda.
Encargar al rgano de Control Institucional, velar por
el fiel cumplimiento de lo normado en la presente
R.D.
48 000 50 000 Resoluciones al ao
Directorales / Da

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

1 jefe
10 redactores

Atencin al
Publico

No da atencin al
publico

200 Resoluciones

Renen 1 ves a la
semana

10 Especialistas

Escritorio
Equipo
informtico
Estantes

OFICINA DE PROYECTOS R.D.

MESA
MESA
DEDE
PARTES
PARTES

OF. DE
PERSONAL

OF. DE
ESCALAFON

OF. DE
PLANILLAS

FUNCIONES

Dirigir, Distribuir, Orientar y

Controlar las acciones y tareas
del equipo a su cargo.

Ingresar mensualmente la informacin en los

sistemas informticos de la UGEL.
Realizar las liquidaciones de descuentos
mensuales efectuados en planillas nicas de
pago.
Confeccionar planillas de descuentos judiciales,
licencias entre otras.

Atencin al
Publico

5 10 personas /
da promedio.

OFICINA DE
PLANILLAS
ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA DE
PLANILLAS

Renen 1 ves a la
semana

6 personas
1 secretaria

Impresora
Multifuncional
Equipo informtico
Estantes

OF. DE
PERSONAL

OF. DE
PRESUPUESTO

6 Especialistas

FUNCIONES

Revisar Elaborar Firmar

Organizar y mantener actualizado el registro,

legados y escalafn del personal docente.
Llevar a cabo el proceso de ordenamiento de las
fichas administrativas.
Revisar, verificar los legados y fichas personales
de la UGEL.
Elaborar y firmar constancias administrativas.

Atencin al
Publico

50 100
personas / da
promedio.

OFICINA DE
ESCALAFN
ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA DE
ESCALAFN

1 jefe
1 secretaria
2 tcnicas

Renen 1 ves a la
semana

4 Especialistas

Impresora
Multifuncional
Equipo informtico
Estantes

OF. DE
ADMINISTRACION

OF. DE PERSONALOF. DE PLANILLAS

FUNCIONES

Elaborar Gestionar

Ve el bienestar del personal a veces dan visita

domiciliaria para verificar si son bien justificados
los permisos requeridos.
Proponer alternativas de desarrollo personal
mediante un proyecto de capacitacin acorde
con el rol que desempea cada uno de los
trabajadores
Apoyar a los trabajadores en el trmite de
expedientes en EsSalud.

Atencin al
Publico

30 40 personas /
da promedio.

OFICINA DE
SERVICIO
SOCIAL
ESPECIALISTA

MOBILIARIO

3 personas

Renen 1 ves a la
semana

Impresora
Multifuncional
Equipo informtico
Estantes
Archivadores

OFICINA DE SERVICIO
SOCIAL

OF. INFORMATICA

OF. DE PLANILLAS

3 Especialistas

LOGISTICA

Ofc. Informtica

Ofc. Abastecimiento
Ofc. Almacn

Ofc. Patrimonio

ENCARGADO JUAN CARLOS ALDUDE

FUNCIONES

planificar - organizar - dirigir -controlar

y evaluar

Implementar un Plan de Sistema de

Informacin.
Coordina la provisin de recursos materiales,
financieros y equipos indispensables
Dirigir y monitorear el ingreso y salida de
informacin en los sistemas instalados en la
Entidad.
Brindar asesoramiento y monitoreo.

INFORMATICA

Apoyo a
oficinas
que no le
correspond
en

30 a mas

cesantes
10 15

TRABAJO EN OFICINA

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

Especialista en
informtica
Una practicante

Renen 1 ves a la
semana

Servidores
pozo a tierra
rea de servicio tcnico

AREA DE INFROMATICA

Activos

OFICINA
ADMINISTRATIVA

ENCARGADO FRANKLIN MEDINA

FUNCIONES

Servir ala UGEL alas instituciones educativas

Compra material solicitado
Hace inventario tanto de servicios
8agua,luz),libros mobiliario,etc.
Coordinar con Gestin Pedaggica la
calendarizacin y distribucin del material
educativo

OFICINA DE
ABASTECIMIE
NTO

NO
PRESENTA
PICOS DE
CARGA
LABORAL

10 15

DIRECTORE
UGEL

TRABAJO EN OFICINA - TRABAJO DE

CAMPO

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA DE ABASTECIMIENTO

Jefe
2 encargados de llevar
documentacin
Un practicante digitador de
informacin
Estantes
computadora

DIRECCION ADMINISTRATIVA

OFICINA
CONTABILIDAD

OFICINA DE ALMACEN

ENCARGADO NINSA RAMOS LEVANO

FUNCIONES

OFICINA DE
ALMACEN

Registrar y mantener actualizadas las tarjetas de

CUENTA
control
Racionalizar, elaborar el pedido de comprobantes de
CON DOS
ALMACENE
salida y efectuar la entrega
Verificar la conformidad de los artculos remitidos
S
Controlar la calidad de los bienes que se adquieren.
Emitir informes para dar de baja a los materiales y
equipo de oficina en desuso.
Revisar y firmar los documentos, rdenes de compra,
notas de entrada de Almacn.
TRABAJO EN OFICINA - TRABAJO DE
.

UTILES DE
ESCRITORIO
ALMACEN DE
DOCUMENTOS Y
MOBILIARIO

CAMPO

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA DE ALMACEN

Jefe
Una practicante

5 x mes
15 x mes

Estantes
2 Computadora
multifuncional
Equipo informtico
actualizado ya que
trabaja con siga

OFICINA DE PLANILLA

OFICINA DE PERSONAL

UGEL SUR
INSTITUCION
ES
EDUCATIVAS

ENCARGADO RAMIRO NEYRA LUNA

FUNCIONES

Ejecutar y coordinar el desarrollo de

procesos tcnicos proponiendo metodologas
de trabajo
supervisar y asesorar en el registro,
control y saneamiento del patrimonio de la
entidad e instituciones educativas de la
jurisdiccin de la UGEL

OFICINA DE
PATRIMONIO

NO TIENE
CARGA
LABORAL

4 8 X DIA

TRABAJO EN OFICINA

ESPECIALISTA

MOBILIARIO

OFICINA DE PATRIMONIO

1 JEFE
3 encargadas de
documentacin

Estantes
4 computadoras
Impresora
archivadores

ADMINISTRACION

OFICINA LOGISTICA

DIRECTORES
UGEL

CONTABILIDAD

Ofc. Tesorera

Ofc. Pagadura
Ofc. Caja

Recepciona Verifica Crea

libros
Deriva y Almacena

FUNCIONES

CONTABILID
AD

Mantiene actualizada la lista de bienes

(patrimoniales, materiales )
Verifica la documentacin y material ingresado en
la UGEL como en las dems instituciones a su
cargo
Recibe y revisa la documentacin con descripcin
Busca la documentacin necesaria en sus libros
contables
Almacena la documentacin ingresada en libros
TRABAJO EN CAMPO Y OFICINA

ESPECIALISTA

1 Jefe de rea
1 secretaria

Se renen diariamente

12 a 15
Especialistas

ADICIONAL: 2 asistentes para campo y escritorio

MOBILIARIO

JEFE DE AREA
Escritorio
Equipo
informtico
Estantes

CONTABILIDA
D

SECRETARIA
Escritorio
Equipo
informtico
Estantes
ADMINISTRACIO
N

Impresora
multifuncional
Internet
Telfono

ADICIONAL
Escritorio
Equipo
informtico
Estante

FUNCIONES

Recepciona Verifica Deriva y Almacena

Verifica la documentacin ingresada

Recibe y revisa los datos de los usuarios
Busca la documentacin necesaria de ser
necesario
Sella y firma constancias de pago y despido
Almacena documentacin

TESORERIA

TRABAJO EN OFICINA

ESPECIALISTA

1 Jefe de rea
1 secretaria

Se renen diariamente

12 a 15
Especialistas

ADICIONAL: no necesita

MOBILIARIO

TESORERI
A

JEFE DE AREA
Escritorio
Equipo
informatico
Estantes

SECRETARIA
Escritario
Equipo
informatico
Estantes
PERSONA
L

Impresora
multifuncional
Internet
Telefono

ADMINISTRACI
ON

FUNCIONES

Recepciona Registra AsignaGestionar la documentacin

ingresada

Recepcin, registra, asigna el expediente

ingresado por ventanilla
Verifica la documentacin ingresada
Recibe y revisa los datos de los usuarios
Busca la documentacin necesaria
Entrega la documentacin solicitada por el
usuario

PAGADURIA

Atencin al
Publico

15 a 30 personas /
da promedio.

TRABAJO EN OFICINA
ESPECIALISTA

Renen diariamente
dentro
de su area

1 jefe de rea: revisar

2 asistentes: recepcionar
documentos.

3 personas

Adicional : 2 asistentes para registrar la informacin

MOBILIARIO

PAGADUR
IA

JEFE DE AREA
Escritorio
Equipo
informtico
Estante

JEFE DE AREA
Mueble despacho
Estantes
Mesa de revisin,
sellado, etc.
TESORERI
A

ADICIONAL
Escritorio
Equipo
informtico
Estante
PERSONA
L

Atencion- Recepcion de pagos emisin de boletas y facturas

por ventas

FUNCIONES

Atencion directa con el publico

Recepciona pagos
Emite documentacin para llenado
Revisa los datos de los usuarios
ocasionalmente

CAJA

Atencin al
Publico

15 a 30 personas /
da promedio.

TRABAJO EN OFICINA
ESPECIALISTA

1 cajera

ADICIONAL: no necesita
MOBILIARIO

CAJA

Escritorio
despacho
Equipo
informtico
Estante
TESORERI
A

CONTABILIDAD