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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA

ESCUELA DE FORMACIN PROFESIONAL


DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS

FACEA

ASIGNATURA : AD-347
RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA

LIC. JUAN ANICAMA

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

CONCEPTOS BSICOS:

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

LaRacionalizacinAdministrativaconsiste en
que todos los recursos tengan un rendimiento
ptimo, para que se reduzcatodo tipo de esfuerzo,
gastos o prdidas, y as lograr que exista buena
productividad.
La
RacionalizacinAdministrativatrata
de
establecer orden, simplicidad y oportunidad en la
organizacin y procedimientos que se realicen, para
lo cual utiliza tcnicas y mtodos orientados a
estudiar, disear y simplificar estructuras, funciones,
redaccin de manuales, organigramas...
Definicin de Racionalizacin
Es aquellaespecialidadadministrativaque consiste
en que cada uno de los recursos tenga un alto
rendimiento, haciendo reduccin de todo tipo de
esfuerzo, gastos o prdidas, para que de esta
manera se vuelvan ptimos y halla productividad. -

Lic. Juan F. ANICAMA

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ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

RACIONALIZACIN ADMINISTRATIVA:
Trata de
establecer orden, simplicidad y oportunidad en la
organizacin y procedimientos que se realicen,
para lo cual utiliza tcnicas y mtodos
orientados a estudiar disear y simplificar ,
estructuras, funciones ,redaccin de manuales,
organigramas, procedimientos, cargo y la ptima
utilizacin integral de los recursos existentes.
ORGANIZACIN:
Es la unin de dos o mas
personas que desarrollan actividades para lofrar
objetivos comunes mediante la produccin de
bienes y servicios y la utilizacio de recursos.
es el elemento fundamental de la administracin que
consiste en establecer funciones,
niveles, de
autoridad y responsabilidad, determinar actividades,
CULTURA ORGANIZACIONAL:
La nica
viable
deberes,
obligaciones
y manera
atribuciones
quede
cambiar las organizaciones
es los
cambiar
su cultura, es decir
correspondan para
fines trazados.
cambiar los sistemas dentro de los cuales los hombres trabajan y
viven.
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Lic. Juan F. ANICAMA

ASIGNATURA
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AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

DISTINCIONES
ENTRE
ORGANIZACIN Y METODOS

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

RACIONALIZACION

DISTINCIONES ENTRE RACIONALIZACION Y


ORGANIZACIN Y METODOS
Aparecida esta ciencia, en el momento de su
aplicacin, primero se conoce como Organizacin
y Mtodos y posteriormente, con el nombre de
Racionalizacin, ms generalizado en nuestros
das y aceptado a nivel estatal e internacional,
en organismos que emplean tcnicas ms
avanzadas.

Lic. Juan F. ANICAMA

En cuanto a su amplitud, se podra entender


que el nombre de Racionalizacin es ms amplio,
ya
que
para
alcanzar
una
adecuada
racionalizacin, se tiene que recurrir a la
Organizacin y Mtodos, que en todo caso,
resulta una materia adicional o auxiliar, como lo
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sera tambin el
Anlisis Transaccional,9/10/16
la

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Un tercer aspecto en el cual se


establece similitud, se refiere a su
empleo en la Alta Direccin,(refirindose
a las empresas del Estado), o en la
Gerencia General, (a nivel empresa
privada). La diferencia est en que se
refieren a sistemas administrativos
distintos,
pero
que
son
niveles
equivalentes .

Lic. Juan F. ANICAMA

En los casos en que se utilizaba como


elemento asesor, el servicio que poda
prestar se vea limitado, en la
generalidad de los casos, por una
inadecuada infraestructura que no
permita el examen y anlisis de los
problemas5 de cierta envergadura o 9/10/16
que

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FUNCIONES DELes
LAScorresponde
OFICINAS DE RACIONALIZACION
formular los documentos de

gestin de sus entidades correspondientes


(REGLAMENTO

DE

ORGANIZACION

FUNCIONES

(ROF),

CUADRO

ASIGNACION

DE

MANUAL

DE

PERSONAL

Y
DE

(CAP),

ORGANIZACION

FUNCIONES (MOF), PLAN DE TRABAJO


INSTITUCIONAL (PTI) , ENTRE OTROS), y
los procedimientos tcnicos propios al
interior

de

sus entidades;

Gobiernos

Regionales y Locales sobre la base de


las Normas de la Direccin Nacional de
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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PRINCIPALES SUSTENTOS TECNICOS DEL NUEVO ROL DE LA


RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
Los principales
sustentos
tcnicos del Nuevo Rol de
Racionalizacin Administrativa para el Desarrollo de la
Administracin Pblica, son los siguientes:

a) La Modernizacin Administrativa: El Nuevo Rol,

Lic. Juan F. ANICAMA

asume
como
doctrina,
el
"
Desarrollo
Organizacional " que adopta un anlisis integral de
la Organizacin, tal como las aptitudes y actitudes
de la persona, los procesos y procedimientos
administrativos de la entidad y los sistemas y
estructuras institucionales, que convergen, para
que cada entidad pueda responder con eficiencia y
eficacia al cumplimiento de sus objetivos. De otra
parte se tiene
los mecanismos propios de
racionalizacin y la coordinacin con los
organismos del nivel Central, Regional y Local, de
tal forma que la tcnica a desarrollarse se adecue
a la realidad concreta de cada entidad y sea ms
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eficiente para la misma.

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b) Evaluacin Organizativa :
La evaluacin organizativa que nos permite
conocer de modo integral cual es la situacin
actual de la institucin en todas aquellas reas
de la actividad, en las cuales se afecta de
algn modo la supervivencia y el desarrollo de
dicha institucin.
En este sentido, la Auditoria Administrativa y
el Control de Gestin, aportan instrumentos
importantes para llevar a cabo una evaluacin
integral de la organizacin, su funcionamiento
y el cumplimiento del rol.

Lic. Juan F. ANICAMA

La evaluacin en cuestin, debe permitir llevar


a cabo un anlisis de la organizacin, de su
planteamiento tcnico, de su control de la
direccin y administracin, y el proceso para
acopiar, registrar8 y administrar la informacin.
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EL
HOMBRE

SISTEM
AS Y
ESTRUC
TURAS
I
INSTITU
CIONAL
ES

APTITUDES Y
ACTITUDES
HUMANAS

DESARRO
LLO
INTEGRA
L

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

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DESARROLLO
El Desarrollo
ORGANIZACIONAL

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Organizacional se ha constituido en el
instrumento por excelencia para el cambio en busca
del logro de una mayor eficiencia organizacional,
condicin indispensable en el mundo actual,
caracterizado por la intensa competencia a nivel
nacional e internacional.

En estos tiempos cambiantes en que los valores


evolucionan rpidamente y los recursos se vuelven
escasos, cada vez es ms necesario comprender
aquello
que influye
sobre el rendimiento
El DESARROLLO
ORGANIZACIONAL,
se basadeen los
los
individuos
el trabajo.
conceptos en
y todos
de las ciencias de comportamiento,
ve la organizacin como un sistema global y
compromete a mejorar su eficacia a largo plazo,
mediante intervenciones constructivas en procesos y
estructura organizacionales.
El concepto de DESARROLLO ORGANIZACIONAL, est ntimamente unido a
los conceptos de cambio y de capacidad adaptativa de la organizacin a los
procesos de cambio.
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ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

CULTURA : Es el conjunto de valores,


creencias, conocimientos y formas de
pensar que sirven de gua, que comparten
los miembros de una organizacin y que
son
transmitidos
de
generacin
en
generacin.
EL
CONCEPTO
DE
CULTURA
ORGANIZACIONAL: La nica manera viable de
cambiar las organizaciones es cambiar su
"cultura" es decir cambiar los sistemas dentro de
los cuales los hombres trabajan y viven. Es el
Cultura Organizacional
un modo de vida,
un sistema
de
patrnsignifica
de comportamiento
general,
creencias
creencias, expectativas
y valores,
una forma
de interaccin
y de
compartidas
y valores
comunes
a los mienbros
relaciones tpicos de determinada organizacin. Cada organizacin es
un sistema complejo y humano con caractersticas propias, con su
propia cultura y con un sistema de valores. Todo ese conjunto de
variables debe ser continuamente observado, analizado e
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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EL CONCEPTO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL: El


mundo moderno se caracteriza por un constante
cambio. El ambiente general que afecta a las
organizaciones es dinmico y exige de ellas una
elevada capacidad de adaptacin como condicin
bsica de supervivencia.
Los

cambios,

cientficos,

tecnolgicos,

econmicos, sociales, polticos, etc. alcanzan e


influyen

en

el

desarrollo

el

xito

de

las

Cambio organizacional
es una modificacin
la organizacin
que
organizaciones
en general,ensean
estas empresas
sea significativa para que afecte a una o ms comunidades
industriales, empresas de servicios, organizaciones
organizacionales.
pblicas, hospitales, bancos, Universidades, etc.

Administracin del cambio organizacional es la planeacin,


organizacin, direccin y control del cambio para que se d con

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RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
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ESQUEMA INTEGRAL DEL


SISTEMA DE
RACIONALIZACION

SISTEMA NACIONAL
DE CONTROL.

SISTEMA DE
PRESUPUESTO

EL SISTEMA
NACIONALDE
RACIONALIZACIN

SISTEMA DE
PERSONAL

SISTEMA DE
ABASTECIMIENT
O
SISTEMA DE
CONTABILIDAD

Lic. Juan F. ANICAMA

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

El Sistema de Racionalizacin por su


naturaleza asesora y por su concepcin
sistemtica
debe
actuar
interrelacionadamente.

Por Sistema se comprende el conjunto de


organos, principios y normas sobre una
materia enlazados o coordinados entre s,
tan estrechamente que constituyen un todo
indivisible
a
pesar
de
la
relativa
independencia funcional u operativa que
puedan tener sus partes conformantes.

Esas partes actan con una misma


orientacin y satisfacen un objetivo comn.

El Sistema es as un todo organizado y


articulado, hay un " Organismo Central "
cuyas actividades son importantes para el
funcionamiento,
existen
otras
partes
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RACIONALIZACION
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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TIPOS DE RELACIONES
Para el Sistema de Racionalizacin se distinguen dos tipos de
relaciones.
LAS RELACIONES INTRASISTEMICA: Comprenden aquellas
que deben existir entre el ente rector del sistema y las oficinas
radiales y perifricas del mismo. Estas relaciones se definen
bajo cinco aspectos:
- Normatividad
- Asesoramiento
- Comunicacin
- Coordinacin
- Evaluacin.
LAS RELACIONES INTERSISTEMICAS: comprende aquellas
que debe existir entre el Sistema de Racionalizacin y los otros
sistemas administrativos; definindose de manera general las
siguientes relaciones:
- Sistema Nacional de Control.
- Sistema de Personal.
- Sistema de Abastecimientos.

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RACIONALIZACION
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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a travs de informacin
sobre las
SISTEMA NACIONAL normas tcnicas emitidas por el S. De
DE CONTROL.
Racionalizacin, a fin de que se ejerza
un control
efectivo
sobre
el
cumplimiento de dichas normas
SISTEMA DE
PRESUPUESTO

EL SISTEMA
NACIONALDE
RACIONALIZACIN

SISTEMA DE
PERSONAL

SISTEMA DE
ABASTECIMIEN
TO
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
Lic. Juan F. ANICAMA

a travs de normas del Sistema de


Racionalizacin para la formulacin del
mismo.
a travs del proceso del proceso de
Racionalizacin de cargos, tratamiento
conductual de
las personas
de la
organizacin y acciones de capacitacin
producto de las necesidades detectadas
por el sistema.
Se establecen relaciones para la
Racionalizacin en el uso y distribucin
de equipos y materiales.
A travs de la
formularios.
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Racionalizacin de
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AD 347
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RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
AMBITOII DE ACCION

DE LA

EFPAE/FCEAC/UNSCH
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RACIONALIZACION.

El principio de la Racionalizacin: CRITERIO Y PENSAR LGICO puede ser


aplicado a todo tipo de actividad, cualquiera que sea su naturaleza. Este
estudio solo analizara la aplicacin de estos principios a las labores de tipo
administrativo, en el que la racionalizacin se preocupa fundamentalmente:

Lic. Juan F. ANICAMA

a) Lograr una adecuada estructura orgnica


de la empresa, mediante el anlisis y
establecimiento en forma clara y precisa
de sus funciones y la asignacin y
distribucin de responsabilidades, la
determinacin y clasificacin de cargos,
su orden y nivel jerrquico, etc.

b.Obtener eficientes procedimientos y


mtodos
de
trabajo,
evitando
la
realizacin
de
labores
intiles,
la
duplicidad innecesaria, etc.

Por
consiguiente,
dentro
de
toda
organizacin la racionalizacin abarca
prcticamente
todos los aspectos
o
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ADMINISTRATIVA
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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APLICACIN DE LA RACIONALIZACION
La aplicacin de la racionalizacin se
efecta esencialmente en labores de
gestin.
La
preocupacin
del
mximo
aprovechamiento
de
los
recursos
disponibles, ha existido desde que el
hombre ha debido enfrentarse al eterno
problema econmico:MEDIOS ESCASOS Y
FINES MULTIPLES Y JERARQUIZABLES.
Para lograr dicho aprovechamiento al
mximo, ha debido analizar cual es la
mejor manera de combinar estos recursos.

Lic. Juan F. ANICAMA

Es as como se han realizado estudios


completos y experimentos sobre los
procedimientos y mtodos de trabajo
utilizados
en
la
industria,
en
la
construccin,
etc.
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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FORMA COMO SE GENERA LA


RACIONALIZACION
Actividad Humana que trata de alcanzar un propsito

RACIONALIZACIN :
Meta, o fin), obligado o deseado:
Prctico
Realizable.
Alcanzable.

RECURSOS

MINIMIZACION
DE COSTOS
(Eficiencia)

TECNICAS

(objetivo,

POLTICA
DOCTRINA

Humanos
Adm. Pers.
MAXIMIZACION
Materiales Logsitico
Para, cada
DE
Econmicos Finanzas
caso
RESULTADOS
Tiempo
Plazos
especfico
(Efectividad)
Tecnolgico Tecnolgica

Cmo?

RACIONALIZACION

Inserto en un problema de

DOCTRINA/POLITICA
QUE?

Lic. Juan F. ANICAMA

PARA QUE?

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RACIONALIZACION
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ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
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LOS MOTIVOS QUE HAN ORIGINADO ESTE MOVIMIENTO


SON INNUMERABLES DE LOS CUALES PODEMOS
DESTACAR:

Lic. Juan F. ANICAMA

a.- El gran desarrollo y complejidad que


las empresas han adquirido, hace que
no sea posible administrarlas de
acuerdo a los sistemas tradicionales,
sino que exige que se recurra
apersonas adecuadamente instruidas
y adiestradas para ello.

b.- La enorme magnitud que han ido


tomando las empresas, ha hecho que
se
considere
a
la
funcin
administrativa, ya no como algo
totalmente auxiliar, sino como un
elemento de primordial importancia
para el xito de ella. Fue as como
surgi 19la divisin funcional de9/10/16
la

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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c.- La importancia y preocupacin que exista por


estas funciones, aparejada con el avance que
experimento la ciencia y la tcnica originaron
una veloz secuencia de mtodos y sistemas
cada vez mas avanzados y perfectos, los
cuales dejaban obsoletos, en muy corto
tiempo los mtodos existentes. Uno de los
campos que mas se vio sometido a este
desarrollo fue la introduccin de la maquina
en la labor administrativa.
d.- Sin embargo estos adelantos tcnicos, as
como la aparicin de los departamentos y
dependencias funcionales, han originado al
mismo tiempo que una mayor rapidez en la
realizacin de la labor administrativa, una
mayor complejidad de su desenvolvimiento
que ha requerido utilizacin de personal mas
especializado y la preparacin de adecuados
Lic. Juan F. ANICAMA

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RACIONALIZACION
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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VENTAJAS DE LA RACIONALIZACION

Eliminar la prdida de energa y


esfuerzo.

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIN

Disminuye
recursos.

la

prdida

de

los

Elimina la prdida de tiempo.


Aumenta el rendimiento de los
factores productivos.

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE RACIONALIZACION

FUNCION
ASESORA O DE
LINEA DE LA
RACIONALIZACION

Lic. Juan F. ANICAMA

Las funciones de cualquier unidad de


trabajo de una empresa pueden ser
agrupada dentro de las actividades
asesoras o dentro de las actividades
de lnea.
hay un consenso
asi
unnime de que la racionalizacin
debe
tener
una
funcin
de
asesoramiento. Pero existen algunas
situaciones especiales en que darle un
carcter ejecutivo o de lnea pareciera
ser mas conveniente.
A) FUNCION ASESORA: Es aquella
que tiene como objetivo el dar pautas
y aconsejar o recomendar a las
funciones de lnea. Sola consta de
pensamiento
(estudio,
anlisis
y
proporcin),
pero carece del poder de
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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nicamente puede RECOMENDAR.


Esto
implica
que
cuando
racionalizacin hace entrega de un
trabajo NECESITA CONVENCER AL
PERSONAL
EJECUTIVO
Y
SUBALTERNO de la bondad de el,
destacando las ventajas que se
lograran si se pusiera en practica.
Hasta aqu es donde acta la funcin
asesora, puesto que la decisin de si se
aplica o no y la responsabilidad de ello,
queda entregada totalmente en manos
del ejecutivo.

Lic. Juan F. ANICAMA

Lgicamente
el
hecho
de
que
racionalizacin tenga un carcter
asesor
tiene
sus
ventajas
y
desventajas:
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

1.- VENTAJAS
- La responsabilidad y autoridad del ejecutivo no se ve afectada, puesto
que sigue siendo el, quien toma las decisiones sobre las medidas a
aplicarse. Esto es importante ya que favorece el apoyo del ejecutivo a
racionalizacin, al ver que la presencia de esta ultima no le perjudica
en su posicin jerrquica actual, pues la autoridad de decidir la
aplicacin de un estudio de racionalizacin, sigue en sus manos.
-El tcnico en racionalizacin, al no tener autoridad para la implantacin
de sus recomendaciones, necesita convencer al ejecutivo para que
sean puesta en practica.
Este hecho obliga al especialista en racionalizacin a realizar un
trabajo de muy buena calidad, si quiere lograr que el ejecutivo se lo
acepte, quien a su vez que se haya convencido le prestara todo su
apoyo para que sea llevado a la practica.
- Generalmente los trabajos a realizarse son los que las unidades de
lnea de una u otra forma, le han solicitado a racionalizacin. Esto
significa que podr trabajar con una menor resistencia, pues el contar
con el apoyo del ejecutivo, indirectamente favorece la colaboracin de
sus subalternos.
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ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

2.- DESVENTAJAS.
- Las informaciones que reciben los
tcnicos son proporcionadas una
veces en forma lenta y a veces
falseadas, llegndose a conclusiones
y
recomendaciones
no
necesariamente exitosas.
-
La aplicacin y puesta en practica
de
las
recomendaciones
es
sumamente lenta y a menudo es
realizada
cambindose
algunos
aspectos fundamentales de ellas, lo
cual
desvirta
altamente
los
principios y metas que los tcnicos se
propusieron al formularles.
-En
trminos
generales
puede
afirmarse que esta naturaleza toma a
la
oficina
de
racionalizacin
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B.-

EFPAE/FCEAC/UNSCH
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FUNCION DE LINEA

Es aquella que tiene como objetivo el de DIRIGIR Y EJECUTAR


DIRECTAMENTE sus labores. Se diferencia de la anterior
porque adems del pensamiento, consta de la accin, es
decir tiene autoridad para poder imponer sus trabajos. Por
consiguiente, cuando racionalizacin termina un estudio,
simplemente exige que se apliquen sus recomendaciones tal
como lo estima conveniente, hacindose responsable de ello.
En este caso Racionalizacin, tal como cualquier otra unidad
de lnea, la nica aprobacin que necesita es la del Ejecutivo
mximo de la empresa.
1.- VENTAJAS.
a) La implementacin de las recomendaciones es realizada con
mayor rapidez y sin sufrir modificaciones sustanciales.
b) Los estudios que deber realizar la Oficina, generalmente
son determinadas por la Oficina misma, lo que hace posible
que sta pueda preparar adecuados programas de trabajo a
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ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

2.- DESVENTAJAS
a)El hecho que a menudo los trabajos a llevarse a
cabo
,sean
decididos
por
la
Oficina
de
Racionalizacin e impuestos a las otras unidades, sin
que stas los hayan solicitado, origina serias
resistencias de parte de los funcionarios que pueden
terminar en conflictos y roces, dificultando la
adecuada aplicacin de ellos. Este problema es de
tal gravedad que prcticamente torna imposible la
instauracin de una Oficina de racionalizacin con
carcter permanente ejecutivo.
b) Como el tcnico no necesita convencer al ejecutivo
de la bondad de sus trabajos, pues dispone de la
autoridad necesaria para imponerlos, puede
ocasionar que no los realice con el esmero
aconsejable y por consiguiente baje la calidad.
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RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

EL ROL DE LA OFICINA DE RACIONALIZACION


Una de las razones por la que no se puede reconocer la fuerza
del proceso de la Racionalizacin, consiste en la escasa
frecuencia con que esta se emplea
Racionalizacin, es hacer posible el logro de un objetivo
propuesto. Es organizar hechos y teoras, criticar, crear y
ejecutar para permitir el cambio, valindose de la
informacin para una actuacin o retroaccin inteligente.
Hoy Racionalizacin tambin quiere decir precisamente
humanizacin, por ser el hombre la criatura mas racional
que existe y cuando intenta sustituir rutina o instinto en
inteligencia lo tiene que hacer en beneficio propio y de su
sociedad

Lic. Juan F.

Las oficinas de racionalizacin ( o de organizacin y mtodos),


vienen atravesando un periodo crucial, en el que luchan
desesperadamente por su definicin y aceptacin.
La
encrucijada en que se encuentran, solo parece ofrecer dos
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ANICAMA
alternativas: languidecer hasta28su desaparicin de la practica
o

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
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RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

PRIMERA ALTERNATIVA: ES TRABAJO DE EJECUCIN O TRABAJO


DE DIRECCION?

La mayora de Oficinas de racionalizacin o de Organizacin y


Mtodos de las empresas, fueron creadas con la misin genrica de
mejorar la estructura orgnica y de agilizar los procedimientos, con
desconocimiento de su rol principal en la gestin empresarial y la
toma de decisiones de la alta direccin (gerencia general).
El sistema de racionalizacin concepta como carcter principal y
eminente de racionalizacin el que Constituye un proceso
equilibrador dedicado a optimizar las relaciones insumo-producto a
travs del asesoramiento a la toma de decisiones.
Por tanto el rol de la oficina de racionalizacin no debera limitarse ni
detenerse en el mejoramiento de las funciones de las unidades
dependientes de la Direccin (Gerencial), sino que debera abarcar
acciones orientadas al perfeccionamiento de la actuacin de la propia
direccin.
Que la funcin racionalizadora es de valor permanente para direccin,
no perece dudarse. Sin embargo, la tendencia actual nos lleva a
incorporar a la racionalizacin del trabajo administrativo de direccin.
Si aceptamos esta nueva dimensin del rol de Racionalizacin en la
Lic. Juan F. ANICAMA

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347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

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EFPAE/FCEAC/UNSCH

SEGUNDA ALTERNATIVA:DEBE ACTUAR INDIVIDUAL O


INDEPENDIENTEMENTE O DEBEN INTEGRASE CON OTRAS
ESPECIALIDADES
Sobre
el particular AFINES?
debemos cuestionar:

Tienen las oficinas de racionalizacin en las empresas, suficiente


entidad propia para responsabilizarse por el proceso de
racionalizacin
y
satisfacer
las
necesidades
de
la
Alta
Direccin(Gerencia General), cada vez mas complejas y modernas. O
debera integrarse con otras tcnicas modernas de gestin (tales
como anlisis de sistemas, informativos, desarrollo organizacional,
investigacin operativa, etc.), de manera que el asesoramiento que se
brinde a la alta direccin sea de la mas alta calidad tcnica posible y
alcance los objetivos de contribuir eficazmente a la toma de
decisiones.
Estaramos dando con esto un enfoque multidisciplinario a los
problemas de la Gestin Empresarial.?
En las empresas donde se padece de limitaciones de naturaleza
humana, tecnolgica o econmica, esta composicin integral de una
supuesta
oficina
de
racionalizacin
no
puede
alcanzarse
inmediatamente.
Lic. Juan F. ANICAMA

30

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EFPAE/FCEAC/UNSCH

TERCERA ALTERNATIVA: DEBE REALIZAR UNA FUNCION


PURAMENTE ASESORA, DE ESTUDIO Y RECOMENDACIONES O DEBE
ASUMIR UNA FUNCION EJECUTIVA EN EL DESARROLLO E
IMPLEMENTACION DE SUS RECOMENDACIONES? .

La funcin de naturaleza Asesora de muchas oficinas de


racionalizacin, las coloca en una posicin cmoda y poco riesgosa en
un proceso de racionalizacin que frecuentemente queda truncado en
el momento de la presentacin de las recomendaciones.
La aprobacin de un nuevo sistema que no est seguido de un periodo
de implementacin, donde participe activamente el asesor que lo
elabor, no debern inspirar mucho optimismo en cuanto a su exitosa
aplicacin.
En muchas oficinas de organizacin y mtodos, las estanteras estn
llenas de proyectos bien intencionados y hasta entusiastamente
recibidas que no llegan a superar el proceso de digestin empresarial.
Entonces cul es el problema aparente?
Tratar de limitar la naturaleza de las funciones de una oficina
encargada de la labor reorganizadora o racionalizadora, es un error
frecuente en muchas empresas.
Muchas veces esta limitacin obedece
31 a

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una supuesta Invasin 9/10/16


de

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CUARTA ALTERNATIVA: ES LA RACIONALIZACION UNA LABOR QUE


COMPETE UNICAMENTE A LAS OFICINAS DE RACIONALIZACION U
ORGANIZACIN Y METODOS?
Debemos admitir, que el proceso de racionalizacin no debe restringirse
al conjunto de transformaciones provocadas por unidades tales como
Organizacin y Mtodos e Informtica sino que, entre otras, las Oficinas
de Planificacin, Presupuesto, Personal, Abastecimientos, Asesora
Jurdica, Inspeccin y Auditoria, aunque a travs de tcnicas y
metodologa distinta, tambin comparten cierta responsabilidad por el
logro de la racionalizacin deseada.
Constituyendo su campo de accin, todo un proceso, la racionalizacin
debe ser compartida con los especialistas de cada una de las reas
relativas a la estructura administrativa ya sean funcionales, asesoras u
operativas.
Sera difcil imaginar una Oficina de racionalizacin de tanta competencia
tcnica para realizar las tareas de administracin
del material a
estudiarse, disponer de toda la informacin para su estudio, procesar
automticamente los datos para obtener resultados, capacitar a los
funcionarios en el nuevo sistema, promulgar las disposiciones legales del
caso y muchas otras que resultara largo enumerar, forman parte del
proceso de Racionalizacin.
Podramos
Lic. Juan F. ANICAMA

32 que la racionalizacin es Tarea 9/10/16


concluir entonces, diciendo
de

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AREAS FUNCIONALES DEL SISTEMA DE RACIONALIZACION.


FUNCIONES.: Es el conjunto de actividades necesarias permanentes afines y
coordinadas para alcanzar un objetivo, por lo mismo que manifestamos que la funcin
es uno de los principales elementos para la existencia de una organizacin dada que
esta se desagrega de la misin y de los objetivos.
Las funciones orientan la configuracin de la estructura orgnica y los procedimientos
en su fase inicial o diseo, al funcionar la organizacin stos elementos se entrelazan
armnicamente obtenindose el aparato administrativo en funcionamiento.
El sistema de racionalizacin en el rea de funciones disean, identifican, anlisis
sistmico y armonizan(divisin del trabajo).

EL DISEO DE FUNCIONES. Consiste en crear actividades contando con la


informacin necesaria (objetivos de la organizacin).

LA IDENTIFICACIN DE FUNCIONES. Consiste en detectar el conjunto de


actividades que formal e informalmente se estn realizando.

ANLISIS SISTMICO DE FUNCIONES, Consiste en establecer el grado de


aproximacin entre las funciones que se cumplen y no estn formalizadas, as como
las funciones formales se cumplen o no y de las funciones que no se dan formal ni
informalmente, pero que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Del
mismo modo el anlisis sistmico de las funciones se derivan las siguientes
acciones: Validacin de las funciones, ratificndolas, rectificndolas o
combinndolas. Supresin de funciones. Determinacin de las necesidades de
creacin de nuevas funciones.

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ESTRUCTURAS : Es un conjunto de rganos Inter.-relacionados entre s para


cumplir funciones pre-establecidas que permiten el logro de la misin asignada,
determinando y adjudicando grados de autoridad y de responsabilidad.
El sistema de racionalizacin en el rea de estructuras realizan el anlisis sistmico
de estructuras y la armonizacin de estructuras.
ANLISIS SISTMICO DE ESTRUCTURAS, El trabajo del sistemas de
racionalizacin en estructuras consiste en:
1.La validacin de estructuras ratificndolas, rectificndolas o combinndolas.
2.La
supresin de rganos y las relaciones innecesarias o cuando exista
duplicidad.
3. La determinacin de crear rganos.
b) PROCEDIMIENTOS
Es la secuencia y el modo como se realiza un conjunto de operaciones para el
cumplimiento de funciones que tienden alcanzar objetivos dentro de una
estructura organizacional.
El sistema de racionalizacin distingue dos tipos de procedimientos: Procedimiento
sustantivo y el procedimiento adjetivo.
1.PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO: Que es el conducente a lograr
las
funciones especificas e institucionales o funciones de lnea entro del sistema de
gestin.
2.PROCEDIMIENTO ADJETIVO: que es el conducente a lograr las funciones
de optimizacin de los servicios de asesora u apoyo o sea de los servicios
dentro de los sistemas administrativos(Abastecimientos,
informacin, personal,
34
9/10/16

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PROCEDIMIENTOS: Por tanto los procedimientos adjetivos posibilitan la


comprensin de los procedimientos sustantivos.
El sistema de
racionalizacin en el rea de procedimientos disea, identifican,
analizan y armonizan.
EL DISEO DE PROCEDIMIENTO: Consiste en crear una secuencia
lgica de operaciones necesarias para el cumplimiento de la funciones
que tienden a alcanzar objetivos dentro de una o varias unidades
METODO
TIEMPO
SECUENCIA
ORGANOSorgnicas indicando lo siguiente:
PERSONAS

Cmo se
procede a
actuar.

El ciclo de
accin.

Los pasos que Los


se deben
encargados
realizar.
de realizarlos.

IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS: Consiste en detectar las


operaciones, el modo de secuencia y los encargados de realizarlos
formal o informalmente para el cumplimiento de lasa funciones lo que
supone la elaboracin del inventario de procedimientos que
corresponden al sistema de racionalizacin.

Lic.

EL ANLISIS SISTMICO DE PROCEDIMIENTOS: Consiste en el


estudio tendientes a visualizar si las operaciones necesarias para el
35 una secuencia lgica y si stos
9/10/16
de las funciones tienen
Juan F.cumplimiento
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El trabajo del racionalizador en el anlisis sistmico de procedimientos


consiste en:
1.- Validar los procedimientos, ratificndolas, rectificndolas o
combinndolas.
2.- La supresin de procedimientos y pasos innecesarios o duplicados.
3.- La determinacin
de la necesidad de creacin de nuevos
procedimientos.
LA ARMONIZACIN DE PROCEDIMIENTOS:
Consiste en el
asesoramiento para establecer el orden, equilibrio, la sincronizacin
y secuencia lgica con que se realizan los procedimientos en una
organizacin.
CARGOS.
Es la clula bsica de una organizacin caracterizada por un conjunto
de tareas dirigidas al logro de ms objetivos que exige el empleo de
una persona, con el mnimo de requisitos o de calificacin de
acuerdo con el tipo de funcin que pueda ejercer de manera
competente las atribuciones que su ejercicio le confiera.

Lic. Juan F.

El sistema de racionalizacin para determinar las necesidades de cargos


analizan los objetivos, determina las funciones bsica, la estructura
bsica de la organizacin, as como
tambin determina los cargos
36
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RACIONALIZACION
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

LOS PROCESOS DE CAMBIOS ORGANIZACIONALES.

PROCESOS DE CAMBIO.
Las Entidades Pblicas experimentan
durante su existencia,
procesos de cambio de diferentes magnitud y naturaleza . Los
principales son los siguientes:
a)REORGANIZACIN.
Es la transformacin sustantiva de la Entidad Pblica que modifica la
finalidad y objetivos en su norma de creacin.
La Reorganizacin es la quiebra o modificacin del sistema de
equilibrio organizacional o funcional que da lugar al surgimiento
de una nueva Entidad, la cual adoptar funciones y estructuras
acordes con la finalidad y objetivos redefinidos par un mejor
funcionamiento y desarrollo.
La Reorganizacin implica tomar como base del nuevo ordenamiento
el potencial humano, los recursos materiales y financieros,
funciones, estructura orgnica, insumos tecnolgicos, variables,
sociales y otros de la (s) entidad(es) preexistente(s).
Lic. Juan F.
LaANICAMA
Reorganizacin

9/10/16
de una entidad 37
se genera por decisin de Poder

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EFPAE/FCEAC/UNSCH

b) REESTRUCTURACION : Cuando los cambios en una entidad no afecten


sustancialmente a la finalidad y objetivos y se centran mayormente en la
redefinicin, priorizacin, supresin o modificacin de funciones y estructuras,
se le denominar Reestructuracin, que puede ser total, cuando involucra a
toda la Entidad o parcial cuando se dirige a parte de ella.
La Reestructuracin de una Entidad Pblica se efecta por decisin de su
mxima autoridad.
c)REORDENAMIENTO. : Se entiende por reordenamiento a las acciones
que no modifican la finalidad de la Entidad sino que esencialmente se refieren
a la priorizacin o precisin de los objetivos y las funciones de la Entidad.
Es el proceso permanente y sistemtico de revisin y ajuste de la organizacin
y gestin de una Entidad a fin de adecuarla en cuanto a sus programas y
sistemas de trabajo, procedimientos, cargos y otras acciones para cumplir los
objetivos institucionales as como elevar la productividad. Dar como
resultado el mejoramiento de la estructura interna, la ptima utilizacin del
personal y mejora en la satisfaccin de los requerimientos polticos y de los
usuarios. Se genera por accin interna de la Entidad.

Lic.

d) DESACTIVACION. : Es el proces de extincin progresiva de una Entidad


u rgano, mediante la reasignacin de personal y recursos, as{i como de
alguna de sus funciones a otros rganos o Entidades del Sector Pblico. Es
38
9/10/16
necesario
precisar que para una Entidad puede
ser su desactivacin, para otra
Juan
F. ANICAMA

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P R O C E S O

EFPAE/FCEAC/UNSCH
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D E

MODALIDADES

C A M B I O
CARACTERISTICA
S

REORGANIZACION

MODIFICA FINES Y OBJETIVOS

REESTRUCTURACION

REDEFINE FUNCIONES Y
ESTRUCTURAS

REORDENAMIENTO

AJUSTE PERMANENTE
DEL FUNCIONAMIENTO

DESACTIVACION

EXTINCION PROGRESIVA

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RAZONES PARA EL CAMBIO.

Las principales
razones que sustentan los procesos de
cambio y modificacin en la Entidades Pblicas pueden ser:
-CAMBIOS EN LA COMPOSICIN DEL GOBIERNO.
Se entiende que al cambiar un equipo de Gobierno, ste
puede asignar un rol distinto a la existencia de las Entidades
Estatales. Puede maximizar o minimizar sus finalidades y
campos de accin. Puede asignar objetivos y funciones de
acuerdo a sus criterios de intervencin en el campo poltico,
econmico o social.
- CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL GOBIERNO.
Pueden suscitarse transformaciones como respuesta del
gobierno a nuevas situaciones polticas, sociales y
econmicas, enmarcarse en los planes y objetivos que se
pretende alcanzar.
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EFPAE/FCEAC/UNSCH
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RAZONES PARA EL CAMBIO.


-MAYOR COMPLEJIDAD DEL AMBITO.
Nos referimos al campo de actividades de las Instituciones. Esto
puede ser por el mayor volumen de carga de trabajo, de radio de
accin, expansin de la produccin, mayor cobertura en la
prestacin de servicios, demandas de la colectividad, nuevos
problemas, etc
- LA APARICION DE NUEVAS TECNOLOGAS.
Que incluye conocimientos e innovaciones que manifiestan la
obsolescencia de las tcnicas, conocimientos, equipos, mtodos de
trabajo, etc. Y que obligan a modificar las entidades para asumir las
nuevas tecnologas si se quiere alcanzar los objetivos.
Generalmente este proceso de innovaciones va acompaado de
cambios en los requisitos de calificacin exigidos al personal.
NUEVOS ENFOQUES EN LA DIRECCIN.

Lic.

Los miembros de la Alta Direccin tienden a modificar la


organizacin para adaptarla a su estilo personal, a polticas internas
que definen y a sus conocimientos
Este es 9/10/16
un
41 y especialidades.
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OBJETIVOS DEL CAMBIO.

Tomada la decisin de realizar modificaciones y cambios en la


entidad, debe establecerse en forma clara y precisa los objetivos
de la medida adoptada. Estos pueden incluir metas como las
siguientes:

Adecuar la estructura orgnica a los objetivos y fines del


Gobierno.

Eliminar funciones y niveles innecesarios.

Optimizar la utilizacin de los recursos.

Reducir los gastos administrativos.

Acercar la toma de decisin al lugar de la accin, es decir


desconcentrarlos.

Acortar la cadena de mando, agilizando la estructura.

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ETAPAS BASICAS DE LOS PROCESOS DE CAMBIO.


Son cinco las fases o etapas que se desarrollan en un proceso de cambio
organizacional:

DISEO

ESTUDIO

FORMALIZACION

PREPARACION
IMPLEMENTACION

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I.- PREPARACION
En ella se toma la decisin para llevar adelante el proceso del
cambio organizacional, se designa a los responsables de conducir
el proceso, quienes formulan su plan de trabajo y se expiden los
dispositivos legales administrativos que autorizan el proceso.
Estas decisiones pueden traducirse en realizar permanentemente
o peridicamente evaluaciones de la gestin administrativa o
cuando a juicio de la Alta Direccin, la Inspectora, la oficina de
Racionalizacin o los responsables de cada unidad administrativa,
detectan problemas de tal envergadura que justifique darles un
tratamiento especial.
Para efectos de llevar a cabo el proceso de organizar o reorganizar
una entidad, es conveniente que la autoridad competente para
ordenar el referido proceso, nombre una comisin responsable.

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44

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CRITERIOS AL RESPECTO:

CONDUCCIN:
La Comisin debe estar presidida por un miembro de la Alta
Direccin, preferentemente el segundo en el mando (Vice-Ministro,
Director Tcnico, etc,)
COMPOSICIN:
Asimismo deber procurarse est integrada por un miembro de las
Oficinas de Presupuesto y Planificacin , Personal, Control y de la
Direcciones de lnea ms importantes.
La Secretaria Tcnica de esta Comisin debe ser la Oficina de
Racionalizacin.
En todo caso la Comisin debe ser representativa de las reas
funcionales integrando elementos multidisciplinarios.
RESPONSABILIDAD:
La Comisin ser responsable de orientar y conducir los estudios y
formular las propuestas, incluyendo el diseo de la organizacin y la
estrategia para su implementacin. La aprobacin de las propuestas
y las medidas para su implementacin queda a cargo del titular de la
entidad.
PLAN DE TRABAJO
La Comisin debe establecer un 45
plan de trabajo en el cual se precise,
9/10/16

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

II.- ESTUDIO
Implica buscar elementos de juicio para
comprender los principales problemas,
antecedentes y limitaciones de (los)
organismo(s) preexistente(s).

En caso de organizar una entidad


relativamente Nueva debemos tener
en cuenta que generalmente las
funciones que va a desarrollar han
estado
implcitas
o
declaradas,
minimizadas
o
desarrolladas,
fusionadas o independientes en otras
entidades
que
van
a
continuar
existiendo, pero que transferirn dichas
funciones al Nuevo organismo.

Lic. Juan F. ANICAMA

En tal sentido el proceso de organizar


una entidad pblica generalmente es
46
en
realidad
un
proceso
de9/10/16

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

RECOPILANDO Y ANALIZANDO ENTRE OTRAS LA SIGUIENTE INFORMACIN:

Analizar la finalidad y objetivos del organismo u organismos y la


forma como operan en relacin a ellas.
Determinar los principales soportes y restricciones de carcter
legal, econmico y tcnico.
Precisar cules son las principales polticas que le afectan en la
manera como opera.
Estimar la cantidad y calidad de los productos que ofrecen sus
diferentes rganos.
Evaluar el cumplimiento de Planes y Programas en relacin a las
demandas de la colectividad, Ley de creacin y planes
nacionales de desarrollo y plan de gobierno (identificar los logros
alcanzados, las dificultades, deficiencias, as como las metas y
proyectos comprometidos y que exigen continuidad.

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Identificar cmo estn diseadas y distribuidas las funciones y


la forma que posibilitan el logro de los objetivos. Asimismo,
cmo es la estructura organizacional y cmo opera en relacin a
los objetivos, polticas y metas.

Analizar la interrelacin con otras unidades, sus procedimientos


y procesos tcnicos, sus principales problemas, volmenes de
trabajo, tiempo por actividades importantes, costos, eficiencia y
eficacia alcanzados, etc.

Analizar el presupuesto y recursos institucionales para


determinar como posibilitan o impiden el cumplimiento de las
funciones.

Determinar la
0calificaciones.

utilizacin

del

potencial

humano

sus

Observaciones a considerase en el Estudio:


Observaciones y criterios hechos por el titular de la entidad.
Observaciones hechas por la inspectora.
48
9/10/16
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III.-

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

D I S E O
El diseo de la organizacin
comprende un proceso de
operacionalizacion
de
categoras
o
conceptos
administrativos , a afectos de
avanzar
de
los
aspectos
generales a los aspectos
particulares en una secuencia
lgica y concatenada.

Toda
propuesta
de
organizacin debe basarse en
interpretar
el
rol
que
polticamente se debe definir
que le correspondera al ente
u organismo social

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49

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

En tal razn la secuencia y procedimiento propuesto es el siguiente:


a) Determinar la Finalidad : Es decir que pretende cumplir y alcanzar
la nueva entidad a generarse. La finalidad deber encuadrarse en la
constitucin vigente, las leyes especificas y los planes de gobierno de
acuerdo a la s Polticas y estrategias de organizacin del aparato
estatal que se adopten para satisfacer las necesidades del pas.
La finalidad institucional se entiende como aquellos que pretende
alcanzar la institucin en forma permanente desde que se crea hasta
que se transforma o suprime.
Con este fin se analizar:

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La Constitucin Poltica de la republica.


Las Leyes Especificas.
Los Planes nacionales de Desarrollo.
Los Planes de Gobierno.
La evaluacin de las entidades
anteriormente.

50

preexistentes

realizada

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EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

b.- Determinar
los
Objetivos
Institucionales: Sobre la base de la
finalidad institucional y las necesidades
reales se determinan los objetivos
institucionales entendidos como aquello
que se pretende alcanzar par un periodo
preestablecido de tiempo expresado en
trminos cualitativos y cuantitativos.
Esto
servir
posteriormente,
para
establecer con mayor grado de detalle,
las funciones que son necesarias para
alcanzar las metas previstas.

Para el efecto se debe analizar los


documentos siguientes:
Ley Orgnica o Leyes Especificas.
Cuadro para Asignacin de Personal y
Presupuesto Analticos de Personal.
Reglamento
y
Manuales
de
Organizacin y Funciones si existiera.
51

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c.- Establecer las Funciones Generales y Bsicas: En base a los fines y


objetivos analizados se proceder a determinar las funciones bsicas que
corresponde desarrollar a la Entidad para el efecto, se tendr en consideracin
que las funciones estn constituidas por un conjunto de actividades afines e
interrelacionadas que permiten alcanzar los objetivos previstos (este es un
proceso de derivacin de funciones).

Definidas las funciones bsicas se proceder a estudiar la manera de agruparlas


para establecer las unidades orgnicas que se consideren necesarias, en relacin
a la naturaleza y nmero de actos administrativos a desarrollar y complejidad de
sus operaciones.

A este proceso se le denomina Departamentalizacin y consiste en el


agrupamiento de actividades en secciones con fines de direccin y ptimo
funcionamiento.
Es decir se agrupan funciones (conjunto de actividades
necesarias permanentes, afines y coordinadas), tal forma que estas alcancen sus
objetivos y produzcan los resultados esperados.

Asimismo, factores que pueden complementar la aplicacin de los criterios


anteriores son : aprovechamiento de la especializacin, la facilidad de control, la
facilidad de coordinacin, la seguridad de una atencin adecuada el
reconocimiento de las condiciones locales52
y la reduccin de gastos.
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d.- Establecer la Estructura Orgnica Bsica: En base al


agrupamiento de funciones se proceder a establecer la estructura
y niveles jerrquicos de la entidad, estableciendo las relaciones
necesarias.
Atendiendo a la naturaleza de sus funciones y a las necesidades de la
entidad. Las unidades Orgnicas podrn ser agrupadas en los tipos
de rganos siguientes:
De Direccin
De Lnea
Tcnico Normativo y/o
Ejecutivos.
De Control
De Asesoramiento
De Apoyo.
La conformacin de la estructura podr visualizarse a travs de
grficos y organigramas que la expresen.
Establecidas las Unidades Orgnicas y agrupadas stas en rganos,
deber precisarse las actividades que stas deben desarrollar para
brindar determinados servicios, as como los productos que debe
obtenerse. La finalidad es contar con mayores elementos de juicio
para establecer con objetividad, los53diversos cargos que requiere 9/10/16
la

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e.- Disear
Sistemas
y
Procedimientos: Sobre la base
del diseo de las funciones y
estructuras se establecen :
Sistemas: Que es un conjunto
de elementos organizacionales,
en interrelacin directa entre
ellos e indirecta con los del
medio social, para el logro de
objetivos
integrales
o
de
conjunto.
Mtodos: Es la secuencia lgica
de etapas que se siguen para
alcanzar determinados objetivos
y metas.

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Procedimientos:
Es
un
conjunto de pasos secuenciales
54

9/10/16

f.- Establecer
el Cuadro de cargos: Luego
es necesario
establecer
las
ASIGNATURA
Lic.
ASIGNATURA :: RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
Lic. Juan
Juan F.
F. ANICAMA
ANICAMA CORDOVA
CORDOVA
necesidades
de cargos,
determinando la cantidad y caractersticas de
ADMINISTRATIVA
II
ADMINISTRATIVA
los puestos de trabajo necesarios para proporcionar los servicios y
obtener los productos antes sealados.
Se seguirn entre otros, los criterios siguientes:
El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada
Unidad Orgnica.
Complejidad de estas acciones.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgnica debe
brindar u obtener.
Disponibilidad de orden presupuestal.
Meses / hombre necesarios para cumplir las actividades asignadas a
la Unidad Orgnica.
Dificultad de obtencin de determinado personal idneo para
determinados cargos.
Definidos los cargos, se establecer la situacin diferencial de los
mismos, ordenndolos de acuerdo a la supervisin ejercida, a la
responsabilidad y las atribuciones. Esto servir para los efectos de la
asignacin de las remuneraciones complementarias al cargo. Una vez
definidos los cargos, se proceder a clasificar o reclasificar los mismos
de acuerdo con la normatividad que rige dichos procesos.

Lic. Juan F.

Luego deber formalizarse las previsiones de cargos elaborando el


respectivo Cuadro Para Asignacin55de Personal (CAP), para lo cual 9/10/16
se
ANICAMA

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

g.AsignarEFPAE/FCEAC/UNSCH
personas y recursos:
EFPAE/FCEAC/UNSCH
Tomando
en
consideracin
la
finalidad,
objetivos,
funciones,
estructuras, sistemas, mtodos y
procedimientos; as como los cargos
necesarios, se proceder a proponer
la
asignacin
del
personal,
entendida como una accin de
seleccin
y designacin de
personal idneo para cada cargo
respectivo. Para tal accin debe
proponerse se reclute el personal
calificado necesario (cuando sea
posible) y/o ubicar o reubicar al
personal existente de acuerdo a sus
calificaciones y aptitudes.
Sobre la base de la Asignacin de
Personal se propondr la asignacin
de
los
recursos
materiales,
financieros y de infraestructura
bsica (bienes de capital para el

Lic. Juan F. ANICAMA

56

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH
FINALID
AD

OBJETIV
OS

OBJETIV
OS

FUNCI
ON

FUNCI
ON

UNIDAD
ORGANICA

Lic. Juan F. ANICAMA

FUNCI
ON

FUNCI
ON

FUNCI
ON

UNIDAD
ORGANICA

57

OBJETIV
OS

FUNCI
ON

FUNCI
ON

FUNCI
ON

FUNCI
ON

UNIDAD
ORGANICA

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

IV.-

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

FORMALIZACION

La organizacin diseada debe acompaarse de una propuesta para su


implementacin. Debe contener principalmente:

1. Una estrategia de implementacin, ya sea en forma gradual o inmediata,


analizando y precisando las acciones a realizar.
2. Los proyectos de las normas con las cuales se disponga la ejecucin del proceso
del cambio. La jerarqua de las normas propuestas deben ser del mismo nivel
que las normas que aprobaron la correspondiente organizacin.
3. Si es necesario se debe incluir los reglamentos, el CAP, el PAP, los Manuales e
instructivos nuevos, etc.
4. Todo el proceso descrito, debe materializarse en algunos documentos que
contengan la propuesta que se ha diseado:
La finalidad o misin, los objetivos, las funciones generales y la estructura bsica se
formalizan en el Reglamento de Organizacin y Funciones y los respectivos
organigramas.
Las funciones especificas, estructura orgnica desagregada, actividades, tareas y
funciones de los cargos se establecen en el manual de Organizacin y Funciones.
La planta orgnica propuesta (cargos necesarios y su asignacin a cada unidad
58
9/10/16
se formaliza en el Cuadro para Asignacin
de Personal. Las plazas
a
Lic.orgnica)
Juan F. ANICAMA

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
Esta
ADMINISTRATIVA
I
ADMINISTRATIVA I

V.-

IMPLEMENTACION.

EFPAE/FCEAC/UNSCH
etapa debeEFPAE/FCEAC/UNSCH
considerar los siguientes
aspectos:

a. La Asignacin de Personal.
Es
una
accin
de
seleccin
y
designacin de personal idneo para
cada cargo respectivo.
Esto implica:
Ubicar o reubicar al personal existente
de acuerdo a sus calificaciones y
aptitudes establecidas mediante un
proceso de racionalizacin del potencial
humano de la entidad.
Que para tal accin debe reclutarse y
seleccionarse al personal calificado
necesario.

Lic. Juan F. ANICAMA

b.- La asignacin de Recursos Materiales,


Financieros y de infraestructura Bsica
(bienes de capital). Ambas fase son
operativizadas
mediante
la
59
9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
II
ADMINISTRATIVA
c.- Orientaciones
en la Asignacin
de

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Personal y de Recursos:

La transferencia es el conjunto de acciones a desarrollar para integrar el


personal, el presupuesto, los activos, el patrimonio, las obligaciones, el
acervo documental, a los rganos recin creados o a los que han sufrido
alguna modificacin organizacional a travs de la fusin, desdoblamiento,
desagregacin o integracin.
Para cada acto de transferencia se nombraran comisiones de entrega y
recepcin.
La comisin encargada se responsabiliza de visar las transferencias a fin de
dar conformidad a los actos administrativos.
El Acta de Transferencia incluir formatos en los siguientes rubros:
Para la transferencia de recursos presupustales.
Para la transferencia de personal, adjuntando relacin de nombrados,
contratados y obreros igualmente la relacin de plazas vacantes.
Abastecimiento y servicios auxiliares, que considerar el inventario de
bienes asignados no despreciables y el inventario de existencia fsica de
almacn.
Contabilidad y Tesorera, indicando acciones correspondientes a
transferirse.
Archivo Tcnico Administrativo, sealando las acciones de transferencia
del archivo documental.
Lic. Juan F. ANICAMA

60

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Mientras
concluya
el
proceso
de
transferencia,
se
prohibir
efectuar
acciones de desplazamiento de personal;
as como efectuar los inventarios de los
rganos a transferirse.
La Reubicacin de ambientes debe buscar
la adecuacin racional de los ambientes a
las nuevas necesidades institucionales,
para ello debe destacarse la asignacin de
reas de planta fsica y aprobar un
cronograma de mudanza

Lic. Juan F. ANICAMA

61

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

ORIENTACIONES
TCNICAS PARA LA DERIVACIN DE
GOBIERNO
Y ADMINISTRACIN
FUNCIONES.

El Gobierno Nacional, es la organizacin jurdico-poltico de la nacin,


caracterizada por su unitariedad, representativa y descentralizacin, a
travs del cual se ejerce la funcin del Estado.
El Gobierno es concebido como una institucin cuya particularidad
consustancial es su poder, su capacidad de condicionamiento de los
gobernados, para la realizacin de fines ltimos, mediante la
desconcentracin
en
acciones
o
polticas
sectoriales
y
la
descentralizacin en otras instituciones de acuerdo al inters pblico.
La administracin Pblica es la organizacin a travs de la cual se ejerce
la funcin de Gobierno y se desarrollan los procesos productivos de
bienes y servicios que el Gobierno decide tomar o mantener a su cargo
en ejercicio de la funcin que corresponde al Estado.
La Administracin Pblica se encuentra al servicio de la Nacin y permite
materializar los fines del Estado de all que intervenga en los distintos
campos de la realidad nacional como el econmico, de planificacin,
finanzas y en el campo poltico debiendo contribuir debidamente al
desarrollo integral del pas.
Lic. Juan F. ANICAMA

62

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

Lic.

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

DERIVACIN DE FUNCIONES
El Gobierno nacional desarrolla la primera derivacin de funciones, de los
organismos de la administracin
pblica, cuando se desconcentra en
Ministerios o descentraliza en Instituciones con personera jurdica propia (para
producir bienes o prestar servicios). En ambos casos, la decisin se formalizar
en disposiciones legales que al crear o modificar la entidad pblica, le seale su
finalidad y funciones generales.
La finalidad es aquello que la Entidad pretende alcanzar en forma permanente.
Representa la razn de su existencia.
Para tratar de alcanzar la finalidad encomendada una institucin pblica
necesita desarrollar un conjunto de tareas, actividades y acciones, es decir,
cumplir funciones. La funcin es el enunciado de una accin.
Existen funciones generales y funciones especficas. Las funciones generales
son enunciados genricos, con un alto grado de abstraccin y principalmente en
su derivacin van a configurar los rganos de lnea. Las funciones especficas
son enunciados que establecen campos de responsabilidades y acciones
concretas.
La derivacin o desdoblamiento de funciones generales trata de ir pasando
progresivamente de lo abstracto a lo concreto.
En toda derivacin, se tratar de operativizar los objetivos del Gobierno. Por
ejemplo en la intencin genrica del Gobierno de actuar normativamente en el
campo funcional educativo, el proceso de derivacin debe iniciarse con la
63
Juanpregunta
F. ANICAMA
Qu entiende el Gobierno por
Educacin?. La respuesta a9/10/16
esa

ASIGNATURA
:: AD
ASIGNATURA
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
Estableceremos
en razn a
ADMINISTRATIVA
I
ADMINISTRATIVA I

la naturalezaEFPAE/FCEAC/UNSCH
de las entidades de la
EFPAE/FCEAC/UNSCH
Administracin Pblica, estas prioridades pueden orientarse en
dos perspectivas:
De carcter Normativo General (como condicionamiento) ;
o
De carcter Ejecutivo; (como produccin de bienes o
prestacin de servicios).
De esa manera aparecen dos campos funcionales de decisin
Poltica y de Gestin.
Continuando el proceso debemos operativizar esas funciones
derivadas.
Qu aspectos deben normarse?, o bien En qu campos
especficos se debe normar?
Qu servicios educativos se debe brindar?, A qu sectores de
la poblacin?.
Qu necesidades sociales deben cubrirse?.
Como podemos advertir, el proceso de derivacin tiene marcada

Lic. Juan F. ANICAMA

64

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

PRIMER NIVEL DE AGRUPACIN DE FUNCIONES.

Para facilitar el proceso de derivacin podemos agrupar las


funciones derivadas, an en el plano de la abstraccin, de
acuerdo a su naturaleza en tres grandes grupos:

1. De Decisin: Aquellas que se refieren al condicionamiento


a travs de determinacin de lneas o pautas de accin.
Orientan las acciones generales de la Entidad y regulan de
manera general las relaciones interiores de la organizacin
(entre sus integrantes) y las exteriores (entre la organizacin
y otras organizaciones o la colectividad).
2. De Gestin: Aquellas que se refieren a los procesos de
transformacin de medios a fines o productos exteriores
representan la naturaleza productiva o de servicios de la
organizacin.
3. Auxiliares: Aquellas referidas al mantenimiento, equilibrio,
supervivencia y conservacin de la entidad administrativa.
Sirven para el desempeo de las funciones anteriores.
Lic. Juan F. ANICAMA

65

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
Operativizados los tipos EFPAE/FCEAC/UNSCH
de funciones anteriormente
EFPAE/FCEAC/UNSCH
ADMINISTRATIVA
I
ADMINISTRATIVA I sealados podemos hacer una segunda agrupacin,

GUNDO NIVEL DE AGRUPACINen el interior de la tipologa primaria:


a.- Las funciones de Decisin podrn agruparse
FUNCIONES
en otras de:
Direccin Poltica.
Direccin Administrativa.
Son funciones vinculadas a la autoridad, tienen por
finalidad establecer los objetivos, polticas y pautas
de accin.
Su razn se justifica en la necesidad de dirigir y
orientar las acciones generales de la institucin,
regular de manera general las relaciones entre los
componentes de la organizacin as como de estos
con la colectividad nacional. La Alta Direccin tiene el
mando y las responsabilidad de organizar, coordinar y
controlar las dems funciones.

Lic. Juan F. ANICAMA

De esa manera se configura la Alta Direccin la cual


est compuesta por un rgano de la mxima
autoridad con funciones polticas y administrativas;
(Despacho Ministerial, Alcalda, Jefatura, etc.) y otro
a la cabeza de todo el sistema administrativo para
permitirle a la mxima autoridad ocuparse de los
66(Despacho Vice-Ministerial, Director
9/10/16
aspectos polticos

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

b.- Las funciones de Gestin ( dentro de


la
entidad
administrativa)
podr
agruparse para configurar rganos:

1.Tcnico Normativos, cuando su


producto es el condicionamiento
especfico.

2.Ejecutivos,
cuando
deben
aplicar
las
normas
o
brindar
determinados servicios.

Las funciones de gestin, sirven para


producir bienes o prestar servicios
estando directamente vinculados
con
el objeto econmico y/o
propsito final a que se dedica la
entidad.
Lic. Juan F. ANICAMA

Conforman
los rganos denominados
67
9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

c.- Las
funciones
auxiliares,
corresponden
a
los
denominados
sistemas administrativos y configuran
rganos de apoyo (insumos), y de
Asesora (equilibrio).

1-.
De Insumos : Contabilidad,
Tesorera,
Personal,
Informacin,
Estadstica, Abastecimiento.

2.De Equilibrio :
Planificacin,
Presupuesto,
Racionalizacin,
Jurdico , Control.

Los rganos de apoyo prestan servicios o


suministran los insumos y personal
para facilitar el funcionamiento de la
institucin.
Los rganos de Asesora se orientan a
preservar el equilibrio institucional
Lic. Juan F. ANICAMA

68

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

METODO PARA LA DERIVACIN DE FUNCIONES


El proceso de derivacin de una funcin consiste bsicamente de pasar del
enunciado abstracto a lo concreto.
Sealaremos los pasos a seguir para
lograrlo de manera progresiva.
1. Conocimiento del enunciado de la funcin bsica o general.
El objeto de nuestro trabajo es la funcin o intencin que tiene el
Gobierno de actuar en una situacin social determinada.
En consecuencia es necesario cono conocer ese enunciado y verificar si
contiene los tres elementos sustantivos:
a) La accin; expresada en un verbo en infinitivo que puede estar
complementado con un termino que exprese el efecto o la accin.
b) Respecto de qu; la materia o asunto que se va a tratar en la accin, en
otras palabras el mbito material.
c) Sobre qu actuar; es decir el mbito formal: Una colectividad, grupo
social, situacin, circunstancia territorial o temporal.
Ejemplo:
Normar (accin) la educacin de adultos (asunto) de los
trabajadores de Empresas asociativas(mbito formal).
Lic. Juan F. ANICAMA

69

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

2.-Seleccin de conceptos mas importantes.


Se trata de identificar los trminos claves o fundamentales para conocer o entender
la naturaleza de la intencin del Gobierno. Los trminos sern extrados del
propio enunciado de la funcin.
En el ejemplo anterior los conceptos claves podran ser:
Normar
Educacin de adultos
Trabajadores.
Empresas asociativas.

3.-Definir cada concepto seleccionado.


A afecto de lograr una definicin completa y clara, debe tenerse en consideracin lo
siguiente:

Una definicin debe exponer la esencia de lo que se define. Las palabras con
que se definen deben ser equivalentes al concepto que es definido: es decir,
ser aplicables a todo aquello que puede referirse y nada ms.
Una definicin no debe ser circular, no debe contener (o repetir) directa o
indirectamente(mediante sinnimos), al concepto definido.
Una definicin no debe ser expresada en un lenguaje oscuro o figurado.
Una definicin no debe ser formulada en forma negativa. Si es posible,
hacerlo en trminos positivos. Es decir no definir el concepto por lo que no es
70
9/10/16
Lic. JuanoF.significa.
ANICAMAEjemplo: Trabajador es el no desocupado.

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
4.Interpretar
operacionalmente
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH

la funcion.EFPAE/FCEAC/UNSCH

Cada concepto tiene su significado real en el contexto que fueron enunciados.


En el paso anterior se definieron los conceptos abstrayndolos de su contexto.
Pero el propsito es comprender la intencin del gobierno en toda su
extensin mediante la integracin de definiciones formuladas y sus
relaciones.
5.-Verificar la validez de la interpretacin.
Se trata de realizar una comparacin entre la forma que hemos entendido la
funcin y la manera que interpreta el Gobierno. La comparacin deber
hacerse tomando como referencia:
El enunciado de la poltica que da respuesta a la pregunta Qu hacer ante
determinada situacin?.
El enunciado de los objetivos de Gobierno para un tiempo o perodo; dando
respuesta a la pregunta para qu hacer? O Qu cambios cualitativos o
cuantitativos esperamos alcanzar?.
Anlisis de la leyes generales; para el ejemplo de Educacin y otras
complementarias; las normas legales que rigen a la Empresas asociativas,
etc.
Discursos o declaraciones de funcionarios autorizados del gobierno en un
tiempo reciente.
Otras fuentes que nos revelan las intenciones explicitas del gobierno en
71
9/10/16

Lic. Juan F. ANICAMA

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

6.- Revisin de otras funciones de la misma u otras


entidades.

El propsito es determinar si la funcin operativizada no se


duplica o yuxtapone innecesariamente con otra.
El
Gobierno no puede distraer tiempo y recursos para
realizar varias acciones similares sobre el mismo asunto.
Por economa y racionalidad deben asignarse funciones
plenamente distinguidas para no invadir competencias
que derivara en conflictos posteriores.

7.- Reformular la funcin en caso necesario.

Si hubiese peligro de confusin o duplicacin de funciones


consideramos que es procedente reformular el enunciado
de la funcin o proponer su modificacin si ella estuviese
Lic. Juan F. ANICAMA

72

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

8.-Determinar si es necesaria la derivacin.

Contando con la funcin operativizada podemos determinar


si la interpretacin a la que se arrib es suficiente para
pasar a lo concreto determinando las acciones
convenientes o procedimientos.
En otros trminos,
especificar el cmo hacerlo.

Entendemos la operatividad como la condicin de una


definicin en trminos tales que el concepto sea definido
por las acciones necesarias para observarlo o medirlo
(verificarlo por la experiencia).

Cuando la definicin de la funcin nos revele algn grado de


complejidad en uno o varios de los elementos
mencionados en el numeral 1, proceder la derivacin.
Lic. Juan F. ANICAMA

73

9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

9.- Requisitos
para realizar
ADMINISTRATIVA
II la Derivacin.
ADMINISTRATIVA
La derivacin propiamente dicha consiste en desdoblar o dividir la funcin
tomando como base su definicin operativa. Determinada la necesidad de
derivacin deber establecerse, como requisito previo a la operacin la
viabilidad de nuestra decisin. Debe aplicarse los criterios siguientes:
a) Intenciones del Gobierno:
Puede ocurrir que los servicios o acciones
requieran estar concentrados en determinado nivel o centralizado por
conveniencia poltica.
b) Adaptabilidad:
Entendido como el fin por alcanzar antes de considerar el
problema como resuelto. Se prueba respondiendo a las preguntas:
Produce la solucin el efecto deseado?.
Ayuda a cumplir el resultado que nos proponemos?.
Solucionar el problema?.
c) Practicabilidad: Es decir si se cuenta con los medios disponibles para lograr
la solucin. Recursos econmicos, infraestructura administrativa, insumos
informativos, normas legales adecuadas, potencial humano calificado y
suficiente. La prueba se hara con las preguntas siguientes:
Puede esta solucin realizarse con los medios disponibles?.
Existen los medios que exige su realizacin?.
La solucin es practicable?.
d) Aceptabilidad: Prdidas, gastos o dificultades que pueden soportar.
Costar demasiado la solucin?
Estar el costo en relacin al efecto por alcanzar?
La solucin reduce las posibilidades de prdidas o derroches?
74
9/10/16

Lic. Juan F. ANICAMA

ASIGNATURA
:: AD
RACIONALIZACION
ASIGNATURA
AD 347
347
RACIONALIZACION
EFPAE/FCEAC/UNSCH
10.Criterios
para
la Derivacin de Funciones.
EFPAE/FCEAC/UNSCH
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

La derivacin propiamente dicha es una operacin de divisin o


fraccionamiento de un todo (la funcin) en partes con relativa
autonoma en cualquiera de sus tres componentes (accin-mbito
material-mbito formal).
Para el efecto podemos guiarnos por los siguientes criterios:
La definicin de los alcances y significado de la funcin proporciona
elementos de juicio a realizar la derivacin. Tanto la interpretacin
semntica como la terica o tcnica clarifican el panorama del cmo
desempear la funcin.
Adems podemos guiarnos por los criterios clsicos de
departamentalizacin, referidas a las diversas maneras en que se
puede dividir el trabajo, limitar los campos de accin y agrupar
funciones con fines de Direccin. Generalmente se emplean los
siguientes criterios:
Por productos o servicios.
Por localizacin.
Por tiempo.
Por clientes.
Por procesos.
Por funciones.

Lic. Juan F. ANICAMA

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9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

ORIENTACIONES PARA EL DISEO DE FUNCIONES.


Las funciones son el conjunto de actividades necesarias, permanentes, afines
y articuladas que cumplen una entidad para alcanzar un objetivo.

Las funciones se deben disear teniendo en cuenta los objetivos de la


entidad. Una o ms funciones contribuyen al cumplimiento de un determinado
objetivo.
En el campo de la organizacin, las funciones determinan al rgano. Es decir,
primero se disean las funciones y en base a ellas se disea la estructura
orgnica y no al revs.
Las funciones que se disean deben distribuirse racionalmente entre todos los
componentes de la organizacin a fin de delimitar convenientemente campos
de responsabilidad.

Cuando en la institucin existen varios niveles organizativos: Nivel central,


regional, local, etc. Las funciones deben determinarse de tal manera, que el
nivel central sea responsable de desarrollar preferentemente funciones
tcnico-normativos, el nivel regional, funciones de ejecucin y el nivel local
funciones operativas.
Lic. Juan F. ANICAMA

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9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

La duplicidad de funciones se produce cuando dos o ms cargos o


unidades orgnicas dentro de una misma dependencia o distintas
dependencias, realizan las mismas funciones haciendo difcil la
determinacin de responsabilidades.
Al disear las funciones especificas propias de cada cargo, se debe
evitar que las decisiones se concentren solo en los altos niveles. En
una organizacin participativa todos deben tomar decisiones dentro
de su respectivo nivel organizacional.
Predominantemente ,los
trabajadores de base deben tomar decisiones operativas.
Los
trabajos de los niveles medios o intermedios deben tomar decisiones
tcnicas. Los altos niveles deben tomar decisiones polticas.

En una organizacin participativa deben practicarse


permanentemente la delegacin de funciones o delegacin de
autoridad. Esta tarea descongestiona el trabajo concentrando en
pocas personas, agiliza la toma de decisiones y permite encontrar y
desarrollar aptitudes personales que a veces permanecen annimas
por falta de oportunidades

Lic. Juan F. ANICAMA

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9/10/16

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

ACIONES PARA ESTABLECER LA ESTRUCTURA ORGANICA: DEPARTAMENTALI


ESTRUCTURA ORGANICA Y DEPARTAMENTALIZACION.
Se denomina Departa mentalizacin al proceso mediante el cual se
efecta la divisin del trabajo, para determinar la estructura orgnica de
una entidad; es decir se establecen las secciones, departamentos o
unidades orgnicas necesarias para su funcionamiento. Al respecto es
necesario, remarcar que las funciones orientan la configuracin de la
Estructura Orgnica, la cual es un conjunto de rganos ordenados e
interrelacionados racionalmente entre s, para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relacin a objetivos derivados de la
finalidad asignada a la institucin.

Dichos elementos estn ordenados y se les adjudica grado de


responsabilidad y autoridad de acuerdo a la importancia y jerarqua que
se establezca.

La departamentalizacin consiste en el agrupamiento de actividades en


secciones con fines directivos. El problema se sintetiza en: Cmo
agripar funciones (conjunto de actividades necesarias, permanentes,
afines y coordinadas), de tal forma que stas alcancen sus objetivos y

Lic. Juan F. ANICAMA

78

9/10/16

DEPARTAMENTALIZACION.

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

EFPAE/FCEAC/UNSCH
EFPAE/FCEAC/UNSCH

Hay
modelos
de
departamentalizacin
que
corresponden a criterios que orientan
la conformacin de la estructura
orgnica, los ms usuales son los
siguientes:
1. POR PRODUCTOS O SERVICIOS.
En este caso, se agrupan las
actividades
asociadas
a
un
producto o servicio que se genera
en la institucin. Tiene la ventaja
que el conocimiento especializado
del producto o servicio promueve
la mejor coordinacin de las
diversas actividades
vinculadas
entre s.

Lic. Juan F. ANICAMA

Asimismo, es ms fcil localizar la


responsabilidad de las Unidades
79
9/10/16
Orgnicas
por
los
resultados

ASIGNATURA
ASIGNATURA :: AD
AD 347
347 RACIONALIZACION
RACIONALIZACION
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA II

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2. POR TIEMPO.

Se aplicara cuando las operaciones durante


un da o una
semana se extiende ms
all del periodo normal de trabajo de un
individuo.

En tales casos se aade con frecuencia un


segundo relevo que realiza operaciones
similares a las que se realizan en las
horas de trabajo normal. Se establecen
acciones diferentes sobre la base del
tiempo como norma general.

Las cuestiones de organizacin ms difciles


residen en la complejidad del servicio, en
la autonoma de cada relevo y en las
relaciones que deben establecerse entre
ejecutivos especializados que trabajan
solamente
horas normales y los hombres
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4. POR CLIENTE.

Se aplicara cuando la atencin de todos o cierto tipo de usuarios


requiere atencin especializada e incluso se sealen polticas de
personal diferentes.

Tal
agrupacin
permitir
el
empleo
de
conocimientos
especializados y detallados en la atencin y coordinacin de las
actividades relacionadas con los clientes o usuarios de la
organizacin garantizando un adecuado tratamiento.

5. POR PROCESOS.

La agrupacin de actividades puede basarse en etapas claramente


definidas en una secuencia de operaciones. Este tipo de
agrupamiento permitir la especializacin que se alcanza con la
concentracin y prioridad en un proceso nico. Evitara la
tendencia a realizar inversiones en elementos iguales y cuando
el proceso se realiza en un ligar determinado la posibilidad de
mejorar la supervisin.
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5. POR FUNCIONES.
Este principio tambin se conoce por propsito u objetivo. Es la forma
ms usual de departamentalizacin. Se conforman los rganos por
algn aspecto particular de direccin, por la similitud de trabajo, o en
una similitud de habilidad.

La caracterstica principal y una ventaja de esta forma de agrupamiento


es la especializacin. Por la concentracin de una base nica o en
grupo similar de actividades pueden ser utilizados plenamente el
conocimiento especializado y la aptitud.

Permiten tambin que las secciones funcionales, establecidas aseguren se


preste la atencin debida a las respectivas actividades.

6.
MIXTOS.

Los criterios de agrupamiento que hemos anotado dan origen a los


modelos tpicos pero cada uno de ellos deja muchas cosas de resolver.

Por ello sealaremos que los modelos de departamentalizacin, subrayan


a F.loANICAMA
sumo, la caracterstica predominante
en el agrupamiento 9/10/16
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FACTORES
CLAVES
EN LA DEPARTAMENTALIZACION.
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I
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Los modelos anteriores anotados presentan ventajas y limitaciones.


La experiencia demuestra que ninguna frmula o regla aplicada
mecnicamente da resultados; por el contrario, la estructuracin de
una entidad es rea influenciada por su objetivo, tamao, personal,
estabilidad, requerimientos, problemas, etc.
Una forma prctica de disear una organizacin es identificar los
factores y operaciones vitales y luego hacer combinaciones de
actividades para que den resultado ptimos segn estos factores.
Factores claves en la departamentalizacin:
1.APROVECHAMIENTO DE LA ESPECIALIZACIN.
Las ventajas de esta Divisin del Trabajo (especializacin, implica
la mxima utilizacin de las actividades distintas de los individuos), a
travs de una atencin concentrada en un tiempo limitado de
trabajo, una persona mejore su habilidad lo que le permite aumentar
an su rendimiento.
De acuerdo con este concepto de especializacin funcional puede
ser preferible agrupar en una sola Unidad Orgnica a todas las
personas que realizan la misma clase de trabajo.
En otros casos, la especializacin se basar en un producto o
servicio.

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2.- FACILIDAD DE CONTROL.

El agrupamiento de actividades puede complicar o facilitar la labor de


control.

Puede
tomarse
como
pautas,
establecer
confrontaciones
independientes (separando una actividad que sirva como
comprobante a otras).

Paralelismo convencional, estableciendo dos o ms secciones


paralelas para confrontar sus resultados, diferenciacin clara,
establecimiento
responsabilidades
claras
en
el
trabajo,
especialmente cuando dos o mas secciones estn estrechamente
interrelacionadas.
Facilidad y supervisin, preservando la
efectividad del control y supervisin efectiva, an a costa de una
supervisin ms experta, pero lejana.

3.- FACILIDAD DE COORDINACIN.

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RECOMENDACIONES PARA EL DISEO DE ESTRUCTURAS


ORGANICAS.

a) La estructura de una Organizacin es el conjunto de rganos


ordenados e interrelacionados destinados a cumplir
determinadas funciones, tareas o actividades.
b) Al disear una estructura orgnica se debe tener previamente
establecida las funciones que le toca desempear, pues
tcnicamente la funciones la que define la estructura. Optar
en contrario es concebir una estructura desfasada de la
realidad.

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c) La estructura de una organizacin tcnicamente se presenta a


travs de un organigrama, pero el organigrama es solamente
una representacin grfica, ms no es la organizacin. Por
esta razn el organigrama solamente es un elemento auxiliar
de la organizacin, susceptible de ser modificado segn el
tipo de enfoque.

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d) Al disear una estructura orgnica, se debe tener presente lo


siguiente:

Cada unidad orgnica debe desarrollar un conjunto de funciones


bsicas, coherentes y articuladas.
Cada unidad orgnica debe estar constituida por un numero
racional y homogneo de cargos.
Cada unidad orgnica debe fijar con precisin sus lneas de
comunicacin, coordinacin y participacin interna y externa.
Cada unidad orgnica debe estar dirigida por un jefe.

Responsable o coordinador con tres condiciones bsica:


Ser un tcnico.
Ser un poltico.
Ser poseedor de una moral capaz de comunicar permanentemente
valores y actitudes positivas.

e) La estructura orgnica se puede disear a travs de cualquiera de las


siguientes formas: clsica (piramidal), circular, semicircular, radial,
sistemtica por proyectos, por objetivos,
etc. En la prctica cada una
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f) Se considera que una estructura orgnica por proyectos es la ms


recomendable porque ofrece las siguientes ventajas:
Incentiva la creatividad del trabajador.
Permite desarrollar trabajos integrados.
Facilita la comunicacin, coordinacin y participacin de los trabajos.
El trabajo se ejecuta en equipo.
Las decisiones se toman con participacin de todos.
Existe mayor flexibilidad en el trabajo.
Permite apreciar con mayor nitidez las caractersticas del trabajador.

g) La estructura clsica o piramidal, utilizada en la mayora de las


organizaciones tienen los siguientes inconvenientes :

Tendencia a la rutina y al trabajo repetitivo.


Desarrollo de acciones desarticuladas o inconexas.
Incomunicacin y descoordinacin entre los trabajadores.
Tendencia al trabajo individual.
Los trabajadores no participan en las decisiones.
Rigidez, formalismo y prdida de tiempo.
Verticalismo, autoritarismo y centralismo en las decisiones.
Prdida del sentido de horizontalidad en el trabajo.
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h) Algunas recomendaciones en caso de optar por


estructuras orgnicas del tipo clsico o piramidal :

Evitar la departamentalizacin y armonizacin


de la estructura, es decir ni dividirla
excesivamente en sus concepcin horizontal
vertical y espacial, pues se corre el riesgo de
burocratizar la organizacin.
Evitar la creacin de excesivos niveles
organizacionales, pues estos conducen a una
intermediacin peligrosa que dificulta las
comunicaciones, alarga el tramite de los
procedimientos y demora la concrecin de las
decisiones.
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GRACIAS
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