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Presentacin
Consideraciones previas
Qu es la norma ISO 15489
Objetivo y mbito de actuacin
Destinatarios y utilidades
Estructura y contenidos
Desarrollo y perspectivas
Valoracin de la norma
De la normalizacin...
Consideraciones previas
2000: ISAD(G)
2001: ISO 15489
ISAAR(CPF)
ISO OAIS
ISO METADATOS
ISHIA
ISO PDF/A
ISO PDF
ISDF
ISO ODF
ISO WPA
EAD
INTERPARES
MOREQ2
EAC
PREMIS
METS
EAG?
EAF?
???
Sobre la normalizacin...
Consideraciones previas
ISAD
ISAAR
ISHIA
ISDF
EAD
EAC
EAG?
EAF?
ISO OAIS
ISO WPA
MOREQ2
ISO PDF/A
ISO ODF
PREMIS
METS
Consideraciones previas
OBJETO DIGITAL
Normas y modelos instrumentales
Qu es ISO 15489
Qu es:
Destinatarios y utilidades
Destinatarios:
Directivos de organizaciones.
Profesionales de la gestin documental, profesionales de la
gestin de la informacin y profesionales de las tecnologas.
Personal productor de documentos en cualquier
organizacin.
Destinatarios y utilidades
Utilidades:
Gua para la definicin de responsabilidades y polticas.
Gua para el uso de la gestin documental como soporte a
los procesos de gestin de la calidad.
Gua para el diseo e implementacin de un SGD.
Estructura y contenidos
Referencias normativas *
(ISO 9000, ISO 14000)
Trminos y definiciones *
(21 conceptos)
Beneficios de la gestin documental
Marco normativo *
(marco legal, normas, BP, CdC...)
Poltica y responsabilidades
Requisitos de la gestin documental
Diseo e implementacin de un SGD
Procesos y controles de la gestin documental
Supervisin y auditora *
(evaluacin rendimiento)
Formacin *
(programas de formacin continua)
Parte 1
Estructura y contenidos
Beneficios de la gestin documental
(13)
Estructura y contenidos
Poltica y responsabilidades
Definicin de polticas, procedimientos y prcticas de
gestin documental.
Apoyo institucional: mximo implicacin / mximo alcance.
Definicin de responsabilidades y competencias.
Profesionales de la gestin documental: administradores
del SGD. *
Estructura y contenidos
Requisitos de la gestin documental:
Principios del programa de GD:
(11)
Estructura y contenidos
Requisitos de la gestin documental:
Caractersticas de un documento de archivo:
Estructura y contenidos
Diseo e implementacin de un SGD: **
Caractersticas de un SGD:
Fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y enfoque sistemtico.
Estructura y contenidos
Diseo e implementacin de un SGD: **
Metodologa: (8 fases no lineales, DIRKS )
Investigacin preliminar.
(diagnstico previo)
Anlisis de la actividad del negocio.
(sistema de clasificacin)
Identificacin de los requisitos de los documentos.
(medidas correctoras)
Evaluacin de los sistemas existentes.
(situacin de de partida)
Identificacin de las estrategias para satisfacer los requisitos.
(cmo)
Diseo de un SGD.
(modelo deseado)
Implementacin de un SGD.
(plan de ejecucin)
Revisin de la implementacin.
(evaluacin de resultados)
Parte 2
Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Identificacin de los documentos y de sus plazos de
retencin.
Captura y registro de documentos de archivo.
Clasificacin
Almacenaje recuperacin (IFA + U).
Acceso.
Trazabilidad: acciones, localizacin y disposicin.
Documentacin de los procesos de GD.
Parte 1
Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Procesos esenciales:
*
*
*
*
Parte 2
Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Instrumentos esenciales:
Sistema de clasificacin.
Norma de disposicin documental (sistema de conservacin).
Sistema de seguridad i acceso.
Otros instrumentos:
Tesauros, glosarios y vocabularios. (instrumentos auxiliares)
Marco normativa, anlisis de riesgos, control de responsabilidades, control
de permisos de usuarios (instrumentos especficos)
Desarrollo y perspectivas
Reconversin a norma MSS: Management Systems Standard
Desarrollo y perspectivas
Consecuencias:
Norma de GD a nivel de ISO 9000, 14000 y 27000.
Agrupacin y relacin de las normas vinculadas a GD.
Va abierta a la certificacin, incluso parcial. *
No ser una norma de un sector profesional concreto. *
Adecuacin de terminologa a directivos de organizaciones. *
Valoracin
Para qu una norma?
Modelo de buenas prcticas consensuado, validado,
aceptado internacionalmente, e independiente.
Gestin de recursos eficiente (higiene documental).
Refuerza la credibilidad de las organizaciones:
Facilita la rendicin de cuentas a terceros.
Aumenta la confianza cliente / proveedor en el sector privado.
Contribuye a la transparencia democrtica en el sector pblico.
Valoracin
Fortalezas desde el punto de vista profesional:
Convergencia de objetivos entre la gestin documental y la gestin de
la organizacin.
Sita la GD en la base la gestin administrativa.
SGD: polticas, instrumentos, herramientas y personas.
Sistemas de clasificacin, conservacin y acceso como instrumentos
esenciales.
Capitalizacin estratgica de la experiencia archivstica en el seno de
las organizaciones.
SGD como base de desarrollo indispensable de la gestin de los
documentos electrnicos.
Gracias!
Llus-Esteve Casellas i Serra
Ajuntament de Girona
lecasellas@ajgirona.cat
www.ajuntament.gi/sgdap