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La socit Arcalys

Gestion et conservation scurise


de vos archives
par des professionnels

Pourquoi confier vos archives un


professionnel ?

La scurit physique :
Conserver vos archives en toute scurit (incendie, vol, malveillance).
La disponibilit immdiate :
Disposer tout moment d'un accs rapide aux documents recherchs.
Les conomies :
Matriser votre budget annuel grce un forfait garanti par contrat.
Librer des espaces coteux et du temps pour vos collaborateurs.
La scurit juridique :
Respecter les diffrents dlais lgaux de conservation.

Processus
Analyse des besoins de
chaque service
Tri, classement et
inventaire des archives
Destruction
des archives primes

Transport des documents sur


leur site de conservation

Consultation des
documents la demande

Conservation anonyme
et scurise

Nos prestations
Evaluation
Dplacement sur site pour comprendre les besoins de chaque service
laboration dun plan d'archivage, qui consiste :
Recenser les familles de documents traiter
Apprcier les volumes et les taux annuels de progression
Dterminer les dures de conservation lgales et internes
valuer les frquences de consultations actuelles et futures
Dtermination des moyens humains et logistiques ncessaires aux oprations
tablissement dun devis

Oprations sur site


Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan
darchivage tabli.
Indexation des documents
Mise en conteneurs normaliss - Codification anonyme des conteneurs

Nos prestations
Transfert vers un centre scuris
Enlvement et transport des conteneurs par nos soins vers un entrept rpondant aux normes de
scurit contre lintrusion , l'incendie et les inondations.
Remise dun bon denlvement.
Mise en rayonnage en mode alatoire garantissant une totale confidentialit.
Saisie informatique de la localisation des conteneurs - Contrle des positionnements.

Conservation et recherches
Production dun procs verbal dinventaire papier, Cdrom et/ou lectronique.
Recherches de pices la demande aprs contrle strict des habilitations.
Mise disposition des pices (livrables ou consultables sur place selon votre choix)
Document physique: Dlai de 4 48 h selon loignement et urgence
Document dmatrialis: Dlai de 2 h par mail ou par tlcopie
Traabilit des demandes de consultation et des entres/sorties de documents.

Nos prestations
Destruction
Gestion prvisionnelle de la destruction des documents compte tenu des dlais lgaux de conservation.
Destruction rgulire, confidentielle et scurise des archives primes aprs validation crite du client.
Production dun certificat de destruction avec inventaire.

Le cot
Avec ARCALYS, vous payez uniquement un forfait annuel pour chaque conteneur entrepos.
Ce forfait comprend la totalit des prestations dcrites ci-dessus.
Sans exceptions et sans supplments.
Nous sommes les seuls en mesure de vous proposer cette garantie.

ARCALYS S.A.S. au capital de 100 000 - R.C.S. Crteil B 508 837 010

31, rue de Bar Longeville en Barrois


B.P. 10141
55003 BAR LE DUC CEDEX
03 29 70 79 51 - 03 29 79 16 06
archives@arcalys.com