PROCESO ADMINISTRATIVO

Unidad 2
Objetivo:
Describir la importancia, etapas y tcnicas del proceso
administrativo.

Introduccin al Proceso
Administrativo
Administracin.-Proceso de disear y mantener
un entorno en el que trabajando en grupo, los
individuos
cumplen
eficientemente
objetivos
especficos.
Proceso.-Conjunto de pasos o etapas necesarias
para llevar a cabo una actividad.
Proceso Administrativo.- Conjunto de fases o
etapas a travs de las cuales se efecta la
administracin, mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral.
2

Proceso Administrativo
Proceso Administrativo.- Conjunto de fases o
etapas a travs de las cuales se efecta la
administracin, mismas que se interrelacionan y
forman un proceso integral.
ETAPAS DEL PROCE ADMINISTRATIVO
1.
2.
3.
4.
5.

_________________
_________________
_________________
_________________
_________________
3

Anlisis
Boeing llam a su nueva aeronave 787 el Dreamliner, pero el
proyecto se volvi una pesadilla para los gerentes. El nuevo avin ha
sido el producto ms popular de la compaa, principalmente por sus
innovaciones, en especial por su eficiencia en cuanto al combustible.
Sin embargo, un mes antes de su fecha original de entrega, mayo de
2008, la empresa anunci otro retraso en la entrega (el tercero), el
cual pospuso su debut, otros 15 meses. La empresa admiti que el
calendario del proyecto haba sido demasiado ambicioso, aun
cuando cada detalle haba sido planeado meticulosamente.2 Qu
sucede si los clientes de Boeing (las aerolneas que ordenaron los
jets) se cansan de esperar y cancelan sus pedidos? Los gerentes
pudieron haber planeado mejor?
en equipos , analicen discutan las cuestiones.

1 Etapa del Proceso

Administrativo

Planeacin

Procedimiento que implica la seleccin de misiones

y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las
primeras y cumplir los segundos; requiere de la
toma de decisiones.

Nos dice:
Qu se quiere
hacer?
Qu se va a
hacer?

Planeacin
POR QU PLANEAR?
Podemos darle al menos cuatro razones.
Primero, la planeacin proporciona direccin, A GERENTES Y
EMPLEADOS.
Luego, la planeacin reduce la incertidumbre, ya que obliga a
los gerentes a ver a futuro, a anticipar el cambio, a considerar
el efecto del cambio y a desarrollar respuestas adecuadas.
Adems, la planeacin minimiza el desperdicio y la
redundancia. Cuando se coordinan las actividades laborales
en torno a planes, las ineficiencias se vuelven obvias y pueden
corregirse o eliminarse.
Por ltimo, la planeacin establece los objetivos o los
estndares utilizados para controlar. Cuando los gerentes
planean, desarrollan objetivos y planes. Cuando controlan, ven
si los planes se han llevado a cabo y si se cumplieron los
objetivos. Sin planeacin, no habra objetivos con los cuales
medir o evaluar el esfuerzo laboral.

Planeacin
Tipos de Planes:

Los planes estratgicos son planes que se aplican a toda

la organizacin y establecen sus objetivos generales.
A los planes que abarcan un rea operativa particular de la
organizacin
se les llama planes operacionales.
Estos dos tipos de planes difieren en que los planes
estratgicos son amplios, mientras que los operacionales
son limitados.
Definimos los planes de largo plazo como aquellos con
un periodo mayor a tres aos.
Los planes de corto plazo son aquellos que abarcan un
ao o menos.
Los planes especficos son planes claramente definidos y
no dan lugar a interpretaciones. Tienen objetivos definidos
claramente, por lo que no hay ambigedad y no existen
problemas de malas interpretaciones.

Planeacin
Pasos de la Planeacin
Atencin a
las
oportunidade
s

Eleccin de
una
Alternativa

Establecimien
to de
objetivos o
metas

Comparacin
de
Alternativas

Consideraci
n de
Premisas

Identificacin
de
Alternativas

Formulacin
de planes de
apoyo
Conversin de
planes a cifras
mediante
presupuestos

10

11

Dominar el p l a n . . . no t i e n e p r e c io
Cuando MasterCard se volvi una corporacin pblica en
mayo de 2006, este acontecimiento signific el comienzo de una nueva forma
de hacer las cosas para los 4,600 empleados de la compaa en todo el mundo.
Los ejecutivos de la compaa queran garantizar que todos los empleados
comprendieran lo que significaba el cambio y cmo MasterCard sera diferente
despus de la oferta pblica inicial (IPO). Para nacerlo, decidieron ofrecer el
"evento de aprendizaje ms grande en la historia de la compaa'. Este evento
de aprendizaje, apodado el Mapa hacia el futuro (RoadMap to the Future), fue
una serie de seminarios intensivos de 4.5 horas realizado en 110 talleres de 36
Ciudades, en un periodo de tres semanas. Rebecca Ray, la vicepresidenta de la
empresa para aprendizaje global, fue la encargada del evento. Reconoci que
para concluirlo de forma exitosa y eficaz requerira una planeacin seria
detallada. Docenas de especialistas en recursos humanos empresariales y
cientos de gerentes locales de todo el mundo serviran como instructores.
Seran quienes estaran frente a los empleados, ensendoles lo que significa
una Impresa que cotiza en la bolsa y los cambios que deban esperar. Preparar
a estos individuos para tan importante tarea requerira un planeacin
importante. El objetivo de la capacitacin era garantizar que todos los
empleados comprendieran la estrategia de negocios y cmo cambiara
MasterCard despus de la IPO.
El programa de capacitacin estara sujeto a tres "mapas de aprendizaje" o
temas. El primero, llamado "Universo de oportunidad'/ describira el entorno
competitivo de la compaa y los desafos y oportunidades de la industria. El
segundo, titulado "Cmo hacemos dinero, era
para enfocarse en los modelos financieros de MasterCard y cmo introducirlo
en la industria. El ltimo, llamado "Nuevo clima, nueva cultura, nueva
compaa" sera muy detallado sobre la estrategia de la empresa como una
compaa pblica y lo que se necesitara para lograr con xito dicha estrategia.

12

Preguntas de anlisis
1. Qu funcin piensa que los objetivos
desempearan
en la planeacin de este evento de
capacitacin?
Mencione algunos objetivos que piensa podran
ser
importantes. (Asegrese de que estos
objetivos tengan
las caractersticas de los objetivos bien
escritos.)
2. Qu tipo de planes seran necesarios para
realmente
llevar a cabo el evento? (Por ejemplo,
estratgicos u
operacionales, o ambos? De corto o largo
plazos, o
ambos?) Explique por qu cree que estos
planes seran
importantes.
3. Qu desafos podran existir para realizar

13

Planeacin
El proceso de planeacin.
MISIN
Toda organizacin requiere una misin; una
declaracin de su propsito.
La definicin de la misin obliga a los gerentes a
identificar qu es lo que tiene que hacer una
organizacin en el negocio.
La misin contesta la pregunta: cul es nuestra
razn de ser?.
Misin.- Funcin o tarea bsica de la empresa.

14

Planeacin
Misin
Ejemplos:
La misin de Avon es "Ser la compaa que mejor
entiende y satisface las necesidades de producto,
servicio y autorrealizacin de la mujer en un nivel
global".
La misin de Facebook es "Ser una herramienta
social que lo conecte con la gente que lo rodea.
La misin de la National I leart Foundation of
Australia es "Reducir el sufrimiento y la muerte por
ataque cardiaco y enfermedades de los vasos
sanguneos en Australia".
15

Planeacin
El proceso de planeacin.
VISIN
Es una declaracin que indica hacia dnde se dirige
la empresa en el largo plazo, o qu es aquello en lo
que pretende convertirse.
Esta sirve como gua que permita enfocar los
esfuerzos de todos los miembros de la empresa
hacia una misma direccin.
La visin contesta la pregunta qu queremos ser?

16

Planeacin
VISION
Ejemplos:
General Motors: Ser el lder mundial en productos
y servicios relacionados al transporte. Nosotros
lograremos el entusiasmo de nuestros clientes a
travs de la mejora continua de nuestros productos,
guiada por la integridad, el trabajo en equipo y la
innovacin de nuestra gente.
McDonalds: Ser el mejor restaurante de comida
rpida en el mundo. Ser el mejor significa proveer
calidad excepcional, servicio, higiene y valor, de
manera tal que hagamos que cada cliente en cada
restaurante sonra.
Wal-Mart: Ser el ms eficiente operador

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Instituto Tecnolgico Superior de San Luis Potos, Capital.

MISIN:
Impartir educacin tecnolgica que apoyada en los ms altos niveles
de calidad forme profesionales, capaces y comprometidos con el
desarrollo e impulso de nuestro Estado en un marco de igualdad de
oportunidades que fortalezca a nuestro pas.
VISIN:
Ser la mejor institucin de Educacin Superior Tecnolgica en el
estado, que con la calidad de sus servicios y egresados contribuya al
desarrollo sustentable, econmico, social, cultural y ecolgico de su
comunidad.

18

Planeacin
Valores
Ejemplos:
Que valores debera de tener tu empresa y por
qu?

19

Planeacin
Objetivos
Los objetivos son resultados deseados.
Los objetivos pueden ser estratgicos o financieros.
En el establecimiento tradicional de objetivos, stos
se establecen en el ms alto nivel de la organizacin
y luego se transforman en subobjetivos para cada
rea de la organizacin.
Los objetivos bien escritos tienen seis caractersticas:
1. Escritos en trminos de resultados.
2. Mensurables y cuantifIcables.
3. Claros con respecto al marco de tiempo.
4. Desafiantes pero posibles.
5. Descritos.
6. Comunicados a todos losmiembros de la organizacin
20
que deban conocerlos.

Planeacin
Objetivos
Cul es el principal objetivo de su empresa?
Descrbelo en un prrafo breve, siguiendo las 6
caractersticas.

21

Planeacin
Poltica de calidad
Enunciados encasados a la toma de decisiones.
Ejemplo:
Potenciar la mejora continua y el compromiso de
calidad de nuestros servicios educativos para la
formacin integral de nuestros alumnos y su
competitividad como profesionales.
22

Planeacin
Estrategias
Planes sobre la manera en que una organizacin
har lo que el negocio tiene que hacer, cmo
competir con xito, y como atraer y satisfar a sus
clientes para poder lograr sus objetivos.
Existen tres tipos principales de estrategias que
formulan los gerentes: corporativas, de negocio y
funcionales.
Las estrategias ayudan a lograr los objetivos.
Que estrategias va a seguir para lograr el objetivo23

Planeacin
Tcticas
Mientras que la estrategia marca la lnea general de actuacin,
las tcticas son las acciones en las que se concreta dicha
estrategia.
Las tcticas hacen referencia a los mtodos o acciones
especificas aplicadas para llevar a cabo la estrategia o plan
general, establecindose esta ltima como el camino a seguir y
las tcticas se transformaran en las acciones o vehculos que
transitaran dicho camino.
Las tcticas definen las acciones particulares que cada
parte realiza en la ejecucin de su estrategia.
Es un medio por el que se pone en prctica la estrategia.
Es un curso de accin ms detallado y especfico que la
estrategia.

24

Planeacin
Objetivos
Aumentar el prximo ao las ventas 10% sobre la
cifra de este ao de la venta de camisas .
Estrategia
1. Intensificarlos esfuerzos de marketing en los
mercados internos.
2. Expandirse a nuevos mercados extranjeros.
Tcticas
1. Publicidad en revistas ledas por este segmento de
mercado.
2. Patrocinar a travs de la pgina de internet.

25

Planeacin
Reglas
Una regla ordena que se realice o no una accin especfica y
definida con respecto a una situacin.
A menudo las reglas se confunden con las polticas, ya que
tambin incluyen guas de accin y de pensamiento, pero no
dejan margen a las decisiones.
Una regla puede ser o no parte de un procedimiento.

Prohibido fumar en las reas de produccin. (Esta regla no

forma parte de ningn procedimiento)
Todas las rdenes de compra deben ser aprobadas por el
Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del
procedimiento de compras).
Formula las reglas generales de tu empresa, tienen que ser por
26
lo menos 5, ordnalas de mayor a menor importancia.

Planeacin
Polticas
Delimitan un rea dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las
decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos o
metas de la empresa.

Las polticas son el objetivo en accin. Pueden ser generales o

particulares.
Estas deben de cumplir 4 reglas:
Su fijacin; es preferible fijarlas por escrito.
Su difusin; es indispensable que sean conocidas en los niveles
en donde han de ser aplicadas y que este conocimiento se
realice.
Su coordinacin; debe de existir un encargado de interpretarlas
con validez oficial.
Su revisin peridica; debe de fijarse un termino en el cual toda
poltica sea revisada.

Comprar al precio ms bajo de tres oferentes calificados.

27

Planeacin
Programas
Son aquellos planes en los que no solo se fijan los objetivos y la
secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido
para realizar cada una de sus partes.
Es fijar la secuencia de acciones en tiempos determinados. Pueden ser
generales o particulares , a corto y largo plazo.

Estas deben de cumplir 3 reglas:

Debe de estar aprobado por las autoridades.
Debe de convencer a los jefes de lnea que habrn de
aplicarlos.
Debe de estudiarse el momento ms oportuno para su
aplicacin.

28

Planeacin
Procedimientos
Son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms
eficiente para obtener los mejores resultados de cada funcin concreta
de una empresa.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero
son ms numerosos en los niveles de operacin. Los procedimientos
tienden a formar rutinas.
Reglas de los procedimientos:
1. Deben fijarse por escrito, de preferencia grficamente (diagrama
de flujo, etc.)
2. Deben ser revisados peridicamente, para determinar su mejora.
3. Debe procurarse la duplicacin de los procedimientos.
Ejemplos:
Procedimiento para seleccionar personal
Procedimiento del rea de produccin
Procedimiento de asensos.

29

Planeacin
Presupuestos
Son una modalidad especial de los programas, su caracterstica
consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos
programados.
Son financieros, si se estiman en unidades monetarias, como; costos,
utilidades, gastos. Son no financieros cuando no hablan de
cantidades de produccin, ventas.
Los presupuestos son instrumentos de planeacin como de control.

30

Planeacin
Pronsticos
Es un tipo especial de presupuesto. Cuya caracterstica principal es
que establecen el nmero de unidades, costos, utilidades, que se
espera vender, gastar, producir.
Lo bsico es pronosticar en base a la experiencia, proyectada hacia el
futuro.
Es lo que se espera lograr o realizar.

31

Planeacin
Tcnicas de planeacin
Las ms usadas son las siguientes:
a) Manuales e objetivos, de polticas, etc.
b) Diagramas de proceso y de flujo.
c) Graficas de Gantt.
d) Programas diversos.

32

Planeacin
El proceso de planeacin.
RESUMEN
Misin.- Funcin o tarea bsica de la empresa.
Objetivos.- Fines que se persiguen por medio de
una actividad.
Estrategias.- Objetivos a largo plazo, adopcin de
cursos de accin y asignacin de recursos.
Polticas.- Enunciados encasados a la toma de
decisiones
Procedimientos.- Establecen un mtodo para el
manejo de actividades.
Reglas.- Refleja una decisin administrativa
obligada a su realizacin
Programas.- Determina los recursos y actividades
necesarias para llevar a cabo un curso de accin. 33

2 Etapa del Proceso

Administrativo

Organizacin
Estructura
de
funciones
intencional y formalizada.

puestos,

Nos dice:
Cmo se va a hacer?
Direccin
Produccin

Recursos
Humanos

Finanzas

Compras

34

Organizacin
Consiste en:
1. Identificar y clasificar las
actividades.
2. Agrupar
las
actividades
necesarias
para
el
cumplimiento de objetivos.
3. Asignacin de cada grupo de
actividades a un administrador
dotado de la autoridad para
supervisar.

35

Tipos
Organizacin:

de

Organizacin formal:
Estructura
intencional
de funciones en una
empresa
formalmente
organizada.
Debe ser flexible
Debe dar lugar a la
Organizacin informal
discrecionalidad
Red
de
relaciones
personales y sociales que
surge de la asociacin de
36
las personas.

Estructuras
organizacionales con
tramos estrechos
Ventajas
Estrecha supervisin
Estricto control
Rpida comunicacin
Desventajas
Involucramiento de los superiores en
actividades
Muchos niveles administrativos

37

Estructuras
organizacionales con
tramos amplios
Ventajas
Delegacin de actividades
Polticas claras
Los subordinados son
seleccionados cuidadosamente
Desventajas
Superiores sobrecargados de trabajo
Riesgo de perdida de control para

38

3 Etapa del Proceso

Administrativo

Integracin de Personal
Ocupar y mantener los puestos de la
estructura organizacional.

39

Integracin de Personal
A travs de
1. Identificacin de los requerimientos de la
fuerza de trabajo
2. Inventario de personal disponible
3. Reclutamiento y Seleccin
4. Contratacin
5. Evaluacin
6. Plan de vida y carrera
7. Compensacin
8. Capacitacin
40

Organigrama de inventario de
CONTRALOR
Administradores
Gerente
de
contabilid
ad
general

Gerente
de
presupue
sto y
anlisis

Gerente
de fijacin
de
precios

____________________

Gerente
de
contabilid
ad de
costos
____________________

____________________

J. Robles
A. 6
Rosales
9

R. Lpez
5
T. Loredo
3

I.
Gonzlez
O. Araiza
16

____________________

____________________

____________________

C. Ochoa
4
J.
Carmona
8

C. Reyes
4

S. Burgos
8

____________________

____________________

T.
Robledo
2
____________________

D. Duran
5
____________________

K. Trejo
2
____________________

____________________

____________________

L.
Torres
Aos
en el
3
puesto
___________________

Carrillo
SeI. le
puede ascender ya
3
Se____________________
le puede ascender en un ao
Con potencial para futuro ascenso
Satisfactorio, pero sin
41
posibilidades de ascenso

4 Etapa del Proceso

Administrativo

Direccin

Proceso de influir en las personas para que

contribuyan al cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales.
Nos permite:
Ver que se haga

42

Direccin
Es necesario ejercer:
Liderazgo
Integracin de equipos de
trabajo
Comunicacin efectiva
Toma de decisiones
43

Diferencia entre motivacin y

satisfaccin
Resultad
Es necesario saber:

Motivaci
n

os
Satisfacc
in

La motivacin es el impulso a satisfacer un

deseo (obtener un resultado); la satisfaccin
se experimenta una vez obtenido el
resultado.
44

5 Etapa del Proceso

Administrativo

Control

Es la medicin y correccin del desempeo,

a fin de garantizar que se han cumplido los
objetivos de la empresa y los planes
ideados para alcanzarlos.
Evaluamos:
Cmo se ha realizado?
45

Control
Proceso bsico del
control:
Establecimiento de
normas.
Medicin del desempeo
con base en esas normas.
Correccin de las
variaciones respecto de
normas y planes.

46

Control
Circuito de Retroalimentacin del control
-Administrativo
Desempe
o
deseado

Desempe
o real

Medicin del
desempeo
real

Comparacin del
desempeo real
con las normas

Instrumentaci
n de
correcciones

Programa
de accin
correctiva

Anlisis
de causas
de
desviacio
nes

Identificaci
n de
desviacione
s

47

Actividad 1: Ensayo
Orientaciones:
Propsitos de la actividad:
Analizar la importancia y los elementos que integran el
Proceso Administrativo en cada una de sus etapas.
Orientacin para ejecutarla.
Elaborar un ensayo haciendo nfasis en el impacto que
tiene el proceso administrativo en las reas funcionales
de la organizacin ante el logro de objetivos. Desarrollar
el ensayo dando respuesta a los cuestionamientos.
Orientacin para evaluarla.
Integracin de conceptos
Autoevaluacin: Es posible desarrollar una
actividad omitiendo alguna etapa del proceso?,
Se obtendran los mejores resultados?
48

Actividad 2: Investigacin de campo

Orientaciones:
Propsito de la actividad:
Identificar la efectividad del Proceso Administrativo en la
organizacin donde laboras.
Orientacin para ejecutarla:
En binas seleccionar la empresa donde labore un
integrante y seleccionar una actividad o departamento
de tal forma que sea posible aplicar el proceso
administrativo en sus cinco etapas para el logro de un
determinado objetivo.
Orientacin para evaluarla:
Trabajo en equipo
Integracin de conceptos
Coevaluacin: Mi compaero aporto los conocimientos
necesarios para el desarrollo de la actividad?
Autoevaluacin: Cul etapa resulto ms fcil y/o ms
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