Admon Inventario Con Sundde

Administracin de
Inventario
Y
Conteo Cclico
(Adaptada a la nueva L.O. Precios Justos)
Administracin de
Inventario
Y
Conteo Cclico
(Adaptada a la nueva L.O. Precios Justos
)
FACILITADORA: MGS. MYRA GALBN
Octubre 2015
Maracaibo
Resumen Curricular Facilitadora Mgs. Myra Galbn

Magster en Gerencia de Empresas egresada de la Universidad del Zulia (LUZ) Ao
1997
Ingeniera Industrial, egresada de la Universidad del Zulia (LUZ)) Ao 1986 (Primer
Lugar de la Promocin de 1986)
Especialista en Aduana y Comercio Exterior de la Escuela Nacional de Hacienda y
Administracin Pblica (ENAHP), ao 2010
Posee una amplia trayectoria laboral en las reas de Compras, Almacn , Inventarios,
Importaciones, Distribucin y Planificacin de la Produccin, como Gerente de
Compras, Almacn y Logstica en empresas de Manufactura y de Servicios para los
mercados de Consumo Masivo e Industrial .
Como Asesora de empresas ha dirigido estudios relacionados con la optimizacin de
inventarios, su mantenimiento , racionalizacin as como la implantacin de
procedimientos acorde a la Norma ISO 9000
Profesora de Postgrado en la Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez
(UNESR), en la Universidad Rafael Belloso Chapn, y el Instituto Universitario Antonio
Jos de Sucre (IUTAJS) en las ctedras de: Aprovisionamiento, Almacenes,
Distribucin y Transporte, Planificacin y Control de la Produccin .Control de Calidad
Instructora certificada por INCE en el rea de Metodologa de la Enseanza de las
Ocupaciones
Objetivo
Proporcionar al participante los conocimientos necesarios
para que desarrolle competencias relacionadas con la
gestin de inventarios y almacenes de materiales
requeridos por la organizacin; enfatizando en el flujo y
manejo
de
la
informacin
(formularios,
reportes,
procedimientos), anlisis de desviaciones, acciones
correctivas y preventivas que contribuyan a la satisfaccin
del cliente.
Profundizar en los mtodos de medicin de Costos de
Inventario y Conocer los controles bsicos , que se manejan
durante la toma fsica de inventarios
FACILITADORA: MSC. MYRA

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Contenido
1. Control del Inventario e influencia de la valoracin de
Inventarios en la fijacin de precios.
Bases Tericos
2. Planificacin de la Toma Fsica del inventario:
Propsito de la Toma Fsica
Estructura Organizacional: Coordinacin, Grupos de
conteo y Mesa de Control
Organizacin del rea a ser contada
Corte de Documentos. Validacin
Control de movimientos de entradas y salidas. Casos
especiales.
Recomendaciones para el da de la Toma Fsica.
Acciones a tomar cuando los conteos difieren.
3. Conciliacin del Inventario Fsico y Terico
4. Providencia 003 SUNDEE sobre los mtodos de valoracin del
inventario, PEPS o Costo Promedio Ponderado y sus
frmulas de clculo
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Contenido
6. Exactitud del inventario. Anlisis de diferencias
7. Informe Final: Tratamiento contable y administrativo
8. Auditora durante la toma fsica de inventario
9. Indicadores de Gestin de Inventarios
10.Ejemplos prcticos
11.Toma fsica de Inventario General Vs. Inventarios Cclicos
12.Conclusiones

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Base Terica
Las existencias son elementos de un inventario propiedad
de la empresa, que forman parte del activo circulante,
integrndose en el ciclo de compra/venta con la finalidad
de convertirse en efectivo a travs de su venta a los
clientes.
Estos bienes, posedos por la empresa y destinados a su
venta o utilizacin en produccin, pueden haber sido
adquiridos en el exterior de la empresa u obtenidos a
travs de un proceso interno de transformacin, dando
lugar a una lista de bienes susceptibles de ser incluidos en
las existencias, tantos como los que pueden ser vendidos o
transformados.

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ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.
Se entiende por Administracin o Gestin de Inventarios,

todo lo relativo y manejo de las existencias de determinados
bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que
pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos
bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de
entradas y salidas de dichos productos.
Se destacan (3) indicadores de gestin:

Rotacin
del Inv.
Duracin
del Inv.
Precisin
del Inv.

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Funcin del Inventario en la gestin general de

la empresa
Facilitadora: Mgs. Myra Galbn

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Page 10
Aspectos a considerar
Optimizar la inversin en inventarios, puesto que los recursos que
no se destinan a ese fin pueden ser invertidos en otros proyectos
Asegurarse que la empresa cuente con un inventario suficiente,
para hacer frente a la demanda, cuando se presente y par que las

operaciones de produccin y ventas funcionen sin obstculos.

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Determinacin de las Existencias.
Se refiere a todos los procesos necesarios para

consolidar la informacin referente a las existencias
fsicas, incluyendo los procesos de:
Toma fsica de inventarios
Auditoria de Existencias

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El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances

generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Actualmente ninguna organizacin se puede dar ese lujo..

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Los elementos bsicos para garantizar

que las mercancas o materias primas
estn a buen resguardo son entre otros:
Infraestructura idnea y en buen
estado de funcionamiento
Organismos de Seguridad Privados,
Internos o Mixtos
Sistemas de Vigilancia electrnicos
Dispositivos de Alarma
Sistema de Control de Existencias
preciso y confiable
Normas de Control Interno para el
acceso/salida del rea de Almacenes
Personal Honesto y de Confianza
Quienes intervienen la custodia de los inventarios y almacenes?
Gerente de Almacn
Supervisor de Almacn
Auxiliares de Almacn
Analistas de Inventario
Facturadores
Personal de Despacho
Personal de Ventas
Gerencia General
Quines tienen llaves del Almacn?Quin es el responsable de

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la prdidas?
TOMA FSICA DEL INVENTARIO

Debido a que aun en los
mejores
sistemas
existen
discrepancias entre lo que
existe fsicamente y lo que el
kardex
o
el
sistema
computarizado
indica,
es
necesario
efectuar
Tomas
Fsicas a fin de comparar
ambas cantidades.
Definimos la Toma Fsica como aquel proceso en el cual una
organizacin procede al conteo, por observacin directa y
constatado en fsico, de las cantidades en existencia de todos
y cada uno de los productos en un almacn determinado. Este
proceso suele efectuarse una vez al ao, para todos los
almacenes de una empresa.
GALBN
PLANIFICACIN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO

Es lo que podramos llamar actividades de Pre- Inventario, y entre ellas podemos
mencionar:
Determinar
la fecha cuando se realizar la toma fsica

Designacin de quienes formarn el comit responsable del Inventario as como el
Coordinador responsable. Dicho comit debera contar con representantes del rea
contable y financiera, as como del rea de inventarios y operaciones
Elaborar el programa de actividades y estimar los recursos humanos y materiales
disponibles.
Notificar a los entes auditores internos y externos para que enven sus observadores,
as como a proveedores y personal en general

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OBJETIVOS DE UNA TOMA FSICA:

1. Verificar que los productos existan fsicamente.
2. Verificar la eficiencia de Produccin / Compras con relacin a
productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados,
caducos, faltantes, sobrantes).
3. Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal
estado, obsoletos.
4. Comprobar la rotacin de productos.
5. Verificar que est registrado correctamente en la
Contabilidad.
6. Ubicar correctamente los productos de acuerdo al sistema de
surtido.
7. Determinar correctamente el costo.
8. Evaluar el sistema de resguardo y conservacin

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Ejemplo de estructura Organizacional durante la Toma Fsica

Alta
Direccin
Comit
Organizador
Coordinador
de Inventario
Mesa de
Control
Equipo de
Conteo 1
rea A
Equipo de
Conteo 2
rea B
Equipo de
Conteo 3
rea C

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Equipo de
Conteo 4
rea D
El Coordinador de Inventario ser responsable de:

Coordinar
las actividades para la toma fsica desde su inicio hasta su finalizacin

Definir los tipos de almacenes: Cerrados, a cielo abierto, silos, Importacin temporal (maquila),
productos empacados, a granel, apilados. Determinar las zonas de conteo.
Si es necesario, negociar con los distintos departamentos la asistencia del personal ms apto
para realizar los conteos, la transcripcin, registro, etc.
Designar los equipos de contadores
Prever la adquisicin o utilizacin de materiales como lpices, carpetas de apoyo, medidores,
guantes, balanzas, escaleras, montacargas, buena iluminacin, dispositivos captura de datos,
para facilitar las labores del personal de conteo, planos de ubicacin de reas de conteo.
Designar quienes formarn la Mesa de Control

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Asegurarse
que se haya realizado el corte de documentos, constatando que las ltimas entradas y salidas
estn reflejadas en el inventario
Obtener del sistema las listas de materiales existentes, que sern objeto de conteo
Preparar las etiquetas y formatos a utilizar, si corresponden
Elaborar un instructivo para comunicar al personal que actuar en la toma fsica, las recomendaciones para
el conteo o registro de los diversos materiales de acuerdo a sus caractersticas y para enterarlos del
procedimiento a utilizar. Enviarlo para su lectura previa por parte del personal involucrado
Fijar con precisin los mecanismos y procedimientos para recuentos, control de materiales inventariados,
registro de la informacin de los datos proporcionados por los documentos de inventario y redaccin de los
informes finales.
Elaborar y colocar el plano de localizacin de los materiales por tipo de material y cdigo en un lugar
visible.
Contratacin de Alimentacin y Refrigerios, si corresponde

GALBN
El personal del Almacn deber:

Limpiar
y organizar los materiales. La limpieza ser general y deber comprender muros,

pisos, puertas y materiales.
Ordenar los materiales que tengan el mismo cdigo, los cuales debern encontrarse
localizados en un solo lugar, con el objeto de facilitar el conteo de los mismos.
Separar fsicamente los materiales que se encuentran en mal estado o estn obsoletos o
caducos , con el objeto de que ms tarde se tomen las medidas pertinentes (procedimiento
de baja de materiales de acuerdo al reglamento interno de la Empresa)
Identificar el material debidamente
Procurar despachar todo lo facturado o en su defecto separarlo junto a los documentos.
Igual con lo recibido sin registro
Igualmente se debe tener claro que materiales estn en trnsito

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La Mesa de Control, ejercer sus funciones el da de la toma fsica y sus funciones sern
entre otras:
Controlar
el trabajo de los jefes de grupo

en forma ordenada y completa, las tarjetas de conteo de parte de los jefes de grupo, revisando
la integridad de los datos y registra ordenadamente en la lista de la mesa de control, si aplica.
Comunicar, inmediatamente despus que se detecte, al jefe de grupo respectivo, las discrepancias
entre los datos del primer conteo y del segundo conteo, excepto para aquellos artculos cuya cantidad
fue definida por el mtodo de pesaje y cuya diferencia no excede del 2%. En este caso la mesa de
control considerar la cantidad inferior.
Archivar correctamente las tarjetas de conteo y los documentos de asiento de inventario, para futuras
revisiones, si aplica
Recibir

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Los Grupos de Conteo, sern conformados por personal

administrativo y del almacn, de tal manera que permita de
alguna forma la imparcialidad del mismo al momento de efectuar
los conteos de inventarios
Su principal funcin consiste en llevar a cabo los conteos fsicos
de la mercanca cumpliendo con los siguientes aspectos:
* Acatar las instrucciones impartidas por el coordinador general.
*Realizar los conteos diligentemente.
* Diligenciar las planillas de inventario en forma clara y
completa.
* Informar oportuna y completamente sus observaciones al
coordinador sobre las dificultades encontradas en el conteo.
*Firmar planillas o las tarjetas

de inventario.
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De igual forma sern

responsables por la
verificacin de la adecuada
ubicacin de referencias
dentro del almacn, la
identificacin de mercancas
obsoletas, deterioradas y de
baja rotacin y su
correspondiente notificacin
a los coordinadores del
inventario para su clara
identificacin y toma de
decisiones con respecto a
este tipo de inventarios.

GALBN
Ejemplo de Plano de Organizacin del Almacn

GALBN
CORTE DE DOCUMENTOS
Previamente a la iniciacin del inventario se efectuar el corte de
documentos, el cual deber ser preparado por el responsable del
Almacn, revisado y aprobado por los coordinares de los
inventarios. Para la preparacin de un adecuado corte de
documentos, es conveniente tener a disposicin el ltimo usado y
el siguiente de :
Las entradas y salidas de inventarios
Ordenes de compra a proveedores
Facturas emitidas o recibidas
Devoluciones
rdenes de produccin,
Movimiento de Almacn, por ejemplo ajustes de inventario
Resmenes de produccin, etc.

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Conjuntamente con los listados de inventarios fsicos, tiquetes

de conteo y explicacin de los faltantes y sobrantes de
inventarios ms representativos permanecern en poder del
personal de contabilidad y servirn de documentos soportes
para la incorporacin de ajustes al rubro de inventarios.
El documento Corte de Documento debe ser firmado por el

responsable del Almacn mas todas las notas de ingreso y
salida que se encontrasen en proceso de trmite. All estar la
relacin de los documentos antes sealados y dems
ocurrencias previas al inicio de la labor de conteo. Dicho
documento puede ser suscrito por representantes del Dpto.
contable, el coordinador del inventario y a quien se designe.

GALBN

GALBN
CONTROL DE NOTAS DE ENTRADAS Y SALIDAS.

Casos especiales
Durante la realizacin de la toma fsica de inventarios, se debe
evitar cualquier entrada o salida de materiales, pues puede
prestarse a confusiones, dobles conteos o falta de conteo,
contribuyendo con ello a que los resultados del inventario sean
imprecisos.
A manera de excepcin, puede ser saludable autorizar algn
movimiento, pero esto debe ser aprobado por la mayor instancia
posible de la organizacin y del inventario

GALBN
Para el da del Inventario se recomienda
Dentro de lo posible y sin afectar la operacin, detener

entradas y salidas durante el conteo.
Efectuar antes del inicio un corte de formas, guardando
fotocopia de la siguiente forma en blanco (no utilizada).
Comprobando que el ltimo movimiento fue registrado en
almacn. Facturas, Entradas, Salidas, Pedidos, Remisiones,
Reportes de Produccin, Informes de Mercanca en Transito y
en Consignacin.
Efectuar una reunin con todo el personal involucrado,
previa al inicio de los conteos, para revisar cualquier duda
en cuanto al procedimiento
Iniciar el trabajo de conteo por orden ABC, y/o de acuerdo
a la asignacin de zonas de conteo de cada equipo

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Para el da del Inventario se recomienda

Chequear la asistencia del personal involucrado y tomar sus
firmas
Verificar la autenticidad del producto: Que sea el producto
que se menciona y que est apto y en su totalidad
(especialmente cuando esta cerrado, cubierto o empacado).
Marcar cada rea que haya sido contada (anaquel, pared,
piso, etc. con etiquetas, tirro , marcador, pintura, marbetes,
etc.) para no repetir el conteo.
Una vez contado, tener la seguridad de que cada grupo no
necesita repetir el conteo, porque inmediatamente pudiera
iniciar , la entrada y salida de mercanca, si as se decide
Durante el conteo tener soluciones para artculos obsoletos
en desuso, inservibles, lento movimiento, caros o con
deficiencias en el uso o manejo. Contarlos e identificarlos.
Efectuar doble conteo para darle seguridad y confiabilidad
Ejemplo de Tarjetas de Conteo Manual para

Toma de Inventarios Fsicos

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ACCIONES A TOMAR CUANDO LOS CONTEOS DIFIEREN

La Mesa de Control y los responsables del inventario deben
decidir hasta cuando es pertinente realizar conteos adicionales.
Una vez que se concluya que lo contado es lo real, se procede a
la conciliacin de los inventario fsico y terico.
Faltan 100 Tv
s LCD!!!

GALBN
CONCILIACIN DEL INVENTARIO FSICO Y

TERICO
Una vez comparadas las cantidades
obtenidas mediante el conteo fsico ,
se comparan con las guardadas en el
inventario terico y se determina la
precisin del inventario.
Si la cantidad real es mayor
que la terica se dice que hay
un sobrante.
Si la cantidad real es menor
que la terica, se dice que hay
un faltante
Depender de las polticas de cada
organizacin el tratamiento que se le
da , a dichas diferencias
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Mejor Almacn
CONCILIACIN DEL INVENTARIO FSICO Y

TERICO
Vigencia de la Norma
Entrada en Vigencia
Decreto con rango,
valor y fuerza de
Ley Orgnica de
Precios Justos
Decreto 600 21-11-2013

Publicado en G.O. Nmero 40.340
De fecha 23 Enero 2014
Providencia sobre
Estructura de
Costos
Providencia 003 SUNDDE

Publicado en G.O. No. 40.351
De fecha 07 de febrero 2014
Se deroga
Ley de Costos y Precios Justos

Ley para la defensa de las personas
en el acceso a los bienes y servicios
Cortesa Prof. O. Cuicar
Se crea el
La inscripcin podr realizarse a travs de la

pgina web
www.superintendenciadepreciosjustos.gob.ve
Se suprime SUNDECOP e INDEPABIS
Formulas Bsicas
Precio
Precio
Costo
Costo
Costo de Produccin
Empresas Fabriles
Costo
Costo
Costo de ventas
Empresas Comerciales
Costo de Servicios
Empresas de servicios
Gasto
Gasto
Utilidad
Utilidad o
o
Beneficio
Beneficio
Esperado
Esperado
Mano de Obra Directa

Materia prima directa
Costo indirecto de fabricacin
Valor de compra de
mercanca Adquiridas para
la venta.
Mano de obra directa
Valor de compra de los insumos
Formulas Bsicas
Gasto
Gasto
Gastos Operacionales o
Gastos ajenos a la
produccin
Factor del gasto de

Administracion y
ventas sobre las
unidades vendidas o
producidas
En caso desconocer
unidades vendidas
se puede usar como
referencia total
ingresos netos
Este factor debe ser

12,5%
Total Gasto
Administracin y
venta
TOTAL DEL
COSTO DE
PRODUCCION
DEL BIEN O
SERVICIO
Administrativo
Representacin
Publicidad
De ventas
Total del costo de

produccin de bienes
y/o servicios
Prov. 003 art. 2 Numeral 14
Conceptos Bsicos
Costo
Costo
total
total
Gasto
Gasto
Total
Total
Materiales directos
Materia prima indirecta
Mano de obra indirecta
Costos de fabricacin
Otros Costos de fabricacin
Variacin de inventarios productos en
proceso
Costo de produccin
Variacin inventario en productos
terminados
Costo de produccin y venta
Desperdicio Normal se excluye los
desperdicios anormales
Gasto Administrativo
Gasto de ventas
Gastos
representacin
Gasto
Publicidad
Los inventarios son activos mantenidos para:

Ser vendidos en el curso normal de la operacin del
negocio; en proceso de produccin para su venta
posterior; o en forma de materiales o suministros
para ser consumidos el proceso de produccin o en
la prestacin de servicios
Forman parte de los costos de adquisicin de materiales
y materias primas:
El precio de compra de los materiales
Aranceles de importacin
Gastos de importacin (seguros, almacenamiento,
etc) y otros impuestos (no recuperables);
transporte y manejo de materiales
Otros costos directamente atribuibles a la
adquisicin de materiales, productos terminados o
servicios
GALBN
Inventarios
Art. 3 El costo asociado a la estructura de costos de la

produccin de un bien o la prestacin de un servicio, ser
el costo real de produccin
Tcnicas alternas de medicin de costos e inventarios
Cuando el seguimiento del costo real se dificulte, previa
autorizacin escrita de SUNDDE, se podrn utilizar las
siguientes tcnicas de medicin e inventarios.
1. Costeo Estndar
2. Mtodo del Minorista

GALBN
Medicin de los Costos e Inventario

1. Costo Estndar
Es un costo predeterminado que resulta de Providencia
la anlisis003
objetivo de todas las variables de produccin,
para4
Articulo
concluir sobre el costo que se debe aplicar en cada
fase y 1
Numeral
en cada elemento de costo en un proceso eficiente.
Los estndares deben establecerse a partir de niveles
normales de consumo de materias primas, suministro,
mano de obra, eficiencia y utilizacin de la capacidad
instalada.
Providencia 003 Articulo 4 Numeral 1
(..viene)Costo Estndar
La determinacin y clculo de los costos
estndares debe ser sometido a revisin, por
parte del sujeto de aplicacin, de forma regular y
peridica (por lo menos cada cuatro meses). Si
003
las condiciones cambian, el costo estndar Providencia
debe
Articulo 4
ser modificado. El resultado de aplicar costo
Numeral 1
estndar debe aproximarse al costo real.
Para la determinacin del precio justo, se
reconocer el menor de entre el costo real y
el costo estndar
Medicin de los Costos e Inventario

2. Mtodo de los Minorista
El mtodo de los minoristas se puede utilizar siempre
y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
. Que sea utilizado en inventarios que sean
integrados por una gran cantidad de artculos que
rotan velozmente.
. Que los mrgenes de comercializacin sean
similares.
. Que sea impracticable utilizar otros mtodos de
clculo de costos.
. El margen bruto determinado debe ser revisado
constantemente y debe ser aplicado por
promedios seleccionados por cada seccin o
departamento comercial, y en ningn caso puede
superar la alcuota de ganancias establecidas.
Providencia 003 Articulo 4 Numeral 2
Mtodo de Minoristas
Este mtodo se basa
en la relacin entre el
costo de la mercanca
disponible para la
venta y el precio de
venta al detal de las
mercancas, que se
determina al
momento de la
compra; para
garantizar una
correcta aplicacin de
este mtodo, las
mercancas deben
clasificarse por
grupos homogneos.
El costo de los productos vendidos se

determina de la siguiente frmula:
CV = PV / (1+ Mg)
CV = Costo de los productos vendidos
PV = Precio de venta = CV*(1+Mg)
Mg = Margen de comercializacin en
relacin con el costo del producto

GALBN
Frmulas de Clculo de Costo

Sern criterios de aplicacin las frmulas de clculo del
costo establecidas en los Principios de Contabilidad de
Aceptacin General de la R. B. Venezuela:
1. Identificacin Especfica de Costos, si es posible
identificar los costos asociados a cada producto o
servicio.
2. Si no es posible el mtodo anterior, se pueden utilizar
los mtodos de seleccin de existencia final:
P.E.P.S. Primero en Entrar Primero en Salir
C.P.P. Costo Promedio Ponderado
3. Se debe aplicar el tratamiento de forma consistente
una vez elegida una frmula de costo.
GALBN
MTODO DE IDENTIFICACIN
ESPECFICA
Este mtodo es
apropiado
para
empresas
en
cuyo
inventario cada articulo
en
existencia
se
diferencia de los dems
por sus caractersticas
individuales.
Ford. Modelo 2012

Color. Amarillo y rojo /
Motor 1.5 lt
Ford. Modelo 2012

Color. Negro y verde /
Motor 2 lt
Ford. Modelo 2013

Color. Blanco y
negro / Motor 1.8 lt
Ford. Modelo 2012

Color. Azul y negro /
Motor 1.5 lt
MTODO PROMEDIO PONDERADO

Consiste en hallar el
costo promedio de cada
uno de los artculos que
hay en el inventario,
cuando las unidades
son
idnticas
en
apariencia, pero no en
el precio de adquisicin,
por cuanto se han
comprado en distintas
pocas y a diferentes
precios.
Fecha de compra:
05/03/14 Cel. UT. ref.
32 . $200,00 c/u
50 unidades.
valor total
p.p
Cantidad total
Fecha de compra:
09/03/14 Cel. UT. ref.
32. $100.00 c/u
30 unidades
10.000. +3.000

GALBN
80
162,50 =
MTODO P.E.P.S.
Primeros en Entrar, Primeros en
salir
Aplicado a la
mercanca, significa
que en este mtodo
a las salidas se les
asignan los precios
mas antiguos de la
mercanca en
existencia. De esta
manera las
unidades del
inventario quedan
valorizadas a los
ltimos precios de
las entradas.
Fecha de compra:
04/04/11
Cel. UT.
ref. 32 . $200.00 c/u
50 unidades.
Fecha de compra:
15/04/11
Cel. UT.
ref. 32 . $100.00 c/u
30 unidades.
Se vende 20 unidades Cel. UT. ref. 32 a mateo flores,

fac.345
(04/04/11 Cel. UT. ref. 32 . $200.00 c/u)
Fecha de compra: 04/04/11
Cel. UT. ref. 32
$200.00 c/u
30 unidades.
Fecha de compra: 15/04/11

Cel. UT. ref. 32
$100.00 c/u
30 unidades.
EXACTITUD DEL INVENTARIO. ANLISIS DE DIFERENCIAS

Se debe establecer las bases necesarias para analizar la
informacin y emitir un juicio sobre la situacin real de las
existencias de las bodegas.
Corresponde al Coordinador de Inventario , al responsable
de las existencias, al Departamento de Informtica en
conjunto con el Comit, emitir los reportes que permitan
visualizar las diferencias bien sea faltantes o sobrantes,
tanto en unidades de medida como en moneda.
Corresponde al responsable del Almacn conformar la
lista de existencias reales y que pasarn a ser las nuevas
cantidades en Inventario.
En un lapso prudencial , el responsable del Almacn
deber justificar por escrito, las causas de las diferencias
y sugerir oportunidades de mejora en los procesos y
recursos para obtener resultados mejores.
Los resultados sern buenos o malos dependiendo de la
poltica establecida en la organizacin
GALBN
INFORME FINAL: Tratamiento administrativo y contable

El responsable del Almacn,
debe elaborar un
memorndum para la Direccin, con las anomalas en la
guarda, manejo, control, papelera, personal y custodia del
Almacn.
Informar sobre artculos obsoletos, mal estado, etc.,
candidatos a promociones especiales de ventas o a ser
dados de baja.
Detallar las cantidades en diferencia y su valor monetario
individual y total
Mencionar si hay sobrestock , escasez o si hay necesidades
de otros equipos de manejo, nuevas tecnologas que
ayudarn a obtener mejores resultados en el futuro.
Describir brevemente el proceso del Inventario y si hay
alguna sugerencia para mejorar futuros procesos.
Una vez obtenida la autorizacin para hacer los ajustes , se
registran debidamente y se actualizan las cantidades en
inventario, se hace llegar copia de los reportes a los
departamentos interesados.
GALBN
El tratamiento contable de las existencias es un aspecto

fundamental. En las empresas cuya actividad
consiste en la
comercializacin o transformacin, su valoracin contable afecta al
resultado de la empresa. - El tratamiento contable de las existencias
permite determinar el resultado real de la empresa.- La valoracin
de las existencias del almacn no es arbitrario, se siguen criterios
normalizados de valoracin. - Cuando el valor de las existencias
se aminora con respecto a su valoracin del ejercicio
anterior deberemos imputar al resultado contable un
consumo, gasto, aunque este no se haya producido en la
realidad.- La poltica de fijacin de precios est muy relacionada
con la valoracin de las existencias.
AUDITORA DURANTE LA TOMA DE INVENTARIO
Objetivo:
Verificar la existencia y
buen
estado
del
inventario
que
se
encuentra registrado en
los estados financieros.
Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del
conteo, y que mediante la observacin adecuada, realice
pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la
efectividad del mtodo utilizado por la compaa para realizar el
inventario,
GALBN
Bsicamente, el auditor debe:
Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de

inventario fsico de la compaa para determinar si las
instrucciones son adecuadas y claras
Verificar que la administracin de la compaa comunic a
los participantes del inventario el instructivo del
procedimiento de inventario fsico con anterioridad al conteo.
Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la
compaa para determinar lo adecuado del alistamiento de
las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciacin
del conteo.
Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o
de lenta rotacin, se encuentra debidamente identificado y
separado
Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario.

GALBN
Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo

en donde se asegure una adecuada segregacin, es decir
que cada equipo de conteo incluya personal que no tiene a
su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo
de conteo debe incluir una persona que est familiarizada
con el inventario. Ejemplo: personal de compras
Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones
entre las personas responsables de controlar las tarjetas de
conteo, de realizar el conteo fsico y de ingresar en los
registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas
Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos
Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo
Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede
solicitar la apertura de algunos tems (los ms valiosos) para
confirmar que dentro del empaque se encuentra el tem
referenciado
Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto,
daado, discontinuado o de lenta rotacin
GALBN
Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal

diferente al que ejecut el primer y segundo conteo
Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el
Krdex y el inventario fsico en los estados financieros. Las
diferencias deben ser adecuadamente soportadas por el
personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por
una persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la
custodia del inventario
Toma Fsica
de
Inventarios:
Excelente
GALBN
CASOS PRCTICOS DE TOMA DE INVENTARIOS

Se mostrarn videos durante el Curso:
Video de entrenamiento de toma de inventarios
en un supermercado
Soporte tecnolgico en la captura de datos:
o Del Cdigo de barras a Tecnologa RFID

GALBN
Clasificacin Pareto. ABC
Facilitadora: Mgs. Myra Galbn
Aplicaciones prcticas del

ABC
Conteo Cclico
Polticas de reaprovisionamiento
Niveles
de
existencia
de
seguridad
Manejo Fsico de materiales
Negociaciones y Evaluaciones
de proveedores
Seguimiento de rdenes
Para Practicar
INVENTARIO CCLICO
Para tratar de minimizar los errores en los registros, existe
una
tcnica
denominada
Conteo
Cclico
de
Inventario, Y no es ms que la realizacin de
inventarios fsicos parciales, de manera tal de buscar
inconsistencias entre los registros y la existencia real y as
intentar determinar los errores que causaron estas
inconsistencias, para tratar de que no se repitan.

GALBN
MTODO DEL INVENTARIO CCLICO
Nmero
de tems
240
360
600
Clasificaci
n
A
B
C
Plazo
30 das
60 das
90 das
Receta
diaria
8
6
7
De esta manera, la tabla nos quiere decir, que se contarn

diariamente 8 tems de la categora A, 6 de la categora B y
7 de la categora C.

GALBN
TOMA FSICA DEL INVENTARIO GENERAL Vs INVENTARIO CCLICO
Inventario General
Inventario Cclico
Conteo de todas las

unidades
Conteos parciales de
grupos de unidades
Normalmente se hace
una vez al ao
Se realiza en perodos
de tiempo ms
pequeos
Se dificulta determinar
las causas de las
diferencias por el
prolongado perodo de
tiempo transcurrido
Permite determinar con

mayor facilidad las
causas de las
diferencias

GALBN
CONCLUSIONES
La buena organizacin de los materiales a contar, es
una de las razones de xito en la toma fsica.
El compromiso de la organizacin con la actividad de la
toma fsica de inventarios, tambin es un factor crtico
de xito
Los resultados del inventario sern buenos o malos
dependiendo de la poltica de la organizacin
Contar con medios electrnicos de captura de datos,
aumentar la productividad durante las tomas fsicas
as como el picking diario para despachos o recepcin
de materiales.
El inventario cclico se realiza con ms frecuencia, por
lo cual resulta ms confiable y ayuda a determinar ms
rpidamente las causas de las diferencias de inventario
Los mtodos de valoracin de inventario pueden influir
en los resultados
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PLANIFICACIN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FSICO

la fecha cuando se realizar la toma fsica

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OBJETIVOS DE UNA TOMA FSICA:

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Ejemplo de estructura Organizacional durante la Toma Fsica

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El Coordinador de Inventario ser responsable de:

las actividades para la toma fsica desde su inicio hasta su finalizacin

FACILITADORA: MSC. MYRA

FACILITADORA: MSC. MYRA

El personal del Almacn deber:

y organizar los materiales. La limpieza ser general y deber comprender muros,

FACILITADORA: MSC. MYRA

el trabajo de los jefes de grupo

FACILITADORA: MSC. MYRA

Los Grupos de Conteo, sern conformados por personal

*Firmar planillas o las tarjetas

De igual forma sern

FACILITADORA: MSC. MYRA

Ejemplo de Plano de Organizacin del Almacn

FACILITADORA: MSC. MYRA

FACILITADORA: MSC. MYRA

Conjuntamente con los listados de inventarios fsicos, tiquetes

El documento Corte de Documento debe ser firmado por el

FACILITADORA: MSC. MYRA

FACILITADORA: MSC. MYRA

CONTROL DE NOTAS DE ENTRADAS Y SALIDAS.

FACILITADORA: MSC. MYRA

Para el da del Inventario se recomienda

Dentro de lo posible y sin afectar la operacin, detener

FACILITADORA: MSC. MYRA

Para el da del Inventario se recomienda

FACILITADORA: MSC. MYRA

Ejemplo de Tarjetas de Conteo Manual para

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