MENDEFINISIKAN

WAWASAN SEKOLAH
(PERANCANGAN STRATEGIK)
2013 - 2015
SMK KULAI BESAR, KULAIJAYA, JOHOR
SABTU, 24 MAC 2012
DISAMPAIKAN OLEH;

AZMAN BIN SAFII

Penolong Kanan Pentadbiran

Perancangan strategik adalah proses

untuk meletakkan kedudukan organisasi
untuk mencapai prestasi yang selaras
dengan tujuan penubuhan organisasi ,
hasrat jangka panjang dan untuk
menetapkan matlamat yang realistik,
objektif yang sesuai dengan misi dalam
tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti
organisasi. (McNamara, 2007)

BENGKEL PENYEDIAAN
PELAN TINDAKAN SEKOLAH
PEMBENTANGAN MERANGKUMI
(masa 15 minit setiap kumpulan)
Latar Belakang Organisasi
Isu strategik/masalah
Matlamat strategik
Objektif jangka pendek atau jangka panjang
Strategi-strategi yang dipilih untuk menangani isu/
masalah
Indikator kejayaan
Pelan taktikal & pelan operasional yang terperinci
(meliputi tempoh, sasaran, kos, output, pihak
bertanggunjawab & pelan kontingensi )

APAKAH ITU STRATEGI?

Strategi (Latin: Strategos): how to be an effective

general.

Choosing how best to respond to circumstances of a

dynamic and sometimes hostile environment

Being strategic requires recognizing the choices

and committing to one set of responses instead of

another

(Allison & Kaye, 97)

PERANCANGAN STRATEGIK

SATU SENI MEMBENTUK (PLAN),

MELAKSANA (DO) & MENILAI (CHECK)
KEPUTUSAN UNTUK MENCAPAI OBJEKTIF
ORGANISASI
David F.R., 1997

IF YOU KNOW

WHERE ARE YOU GOING,

YOU STAND A CHANCE OF GETTING
THERE
Confucius 551-497 B.C

4 SOALAN STRATEGIK
Dimana kita
sekarang?
STATUS
QUO

Bagaimana
sampai ke
tujuan?
PELAN /
STRATEGI

Ke mana
hendak
menuju?
OBJEKTIF

Bagaimana kita tahu kita capai?

PERANCANGAN
STRATEGIK
KAWALAN
KAWALAN
&
&
PENILAIAN
PENILAIAN

PELAKSANAA
N

TOWS
TOWS MATRIKS
MATRIKS
INDIKATOR
INDIKATOR
PRESTASI
PRESTASI

PRA
PRA
PERANCANGAN
PERANCANGAN
(MANDAT)
(MANDAT)

MISI

VISI

STRATEGI

ISU
ISU
STRATEGIK
STRATEGIK

MATLAMAT
STRATEGIK
ANALISI
S
SWOT

PELAN
TAKTIKAL
&
TINDAKAN

Model Pengurusan Strategik Untuk

Institusi Pendidikan Awam (ms 15)
7. Penilaian Prestasi&
Penambahbaikan berterusan

6. Implementasi Strategi

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI
3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran
Organisasi
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

1. Pra-Perancangan

Pusinga
n
Semula

PRA
PERANCANGAN
LEMBARAN KERJA 1

SCHEMATIC DIAGRAM
PRESTASI PELAJAR

Big Y
Key Objective

Little y

KURIKULUM

Vital X Projects

KOKURIKULUM

P& P
Berkualiti
Penyeliaan
Penilaian

Skop
Penambahbaikan

PEMANTAPAN KURIKULUM (vital x )

Penyediaan Profil Pelajar

Perancangan JKS/Panitia (Student centered)
Buku Rekod Mengajar
Penyemakan Buku Latihan Pelajar
Pengurusan Bilik Darjah
Pengajaran & Pembelajaran Berkesan
Pencerapan Kaedah P & P Berkesan
Sistem Penilaian & Post Mortem Berdasarkan Jadual
Diagnostik
Program Pengayaan & Pemulihan
Program Perkembangan Staf Berfokus Mengikut
Panitia
Program Perjumpaan Waris Berfokus

VISI (BIG Y) & MISI (Little y)

A. Pernyataan VISI menjawab soalan

What do

we want to become? (BIG Y)

B. Pernyataan MISI menjawab soalan What

our business? (Little y)

is

MANDAT

ANALISIS MANDAT

Apakah itu Mandat?

An official command or instruction/ Authority
to pursue a policy or course of action

Tauliah

Apa yang mesti dibuat bagi tujuan

memenuhi tanggungjawab dan misinya

Garis panduan tanggungjawab umum

sesebuah organisasi

SUMBER MANDAT
Akta

Pendidikan 1996
Dasar-Dasar Kerajaan
Arahan Ketua Organisasi
Peraturan-peraturan kerajaan
Peraturan tidak bertulis

Analisa Perubahan
Persekitaran

17

THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG

mbustaman IAB 10

18

14.5

Jenis Radas Kualiti (quality tools)

Untuk Analisa Maklumat Persekitaran
Organisasi
1.

Matrik KLAP (SWOT)

2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)
3. Analisis Senario
4. Matrik NDTS (Space)
5. Analisis Titik Pulangan Modal
6. PEST (Persekitaran Luar)
7. 7S McKinsley
8. 6 SIGMA
mbustaman IAB 10

19

ANALISIS PERSEKITARAN STRATEGIK

SOALAN-SOALAN PENTING
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Where are we now?

What are our stakeholders needs?
What do our assessment data tell us?
What are we doing well?
What can we improve
External opportunities/threats?
What is happening in the external
environments? Trends?

ANALISA SWOT

Dalaman
Luaran
Kekuatan

: Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh

membantu organisasi mencapai objektif
Kelemahan
: Ciri-ciri sesebuah organisasi yang boleh
mengagalkan organisasi mencapai objektif
Peluang
: Situasi luaran yang boleh membantu
organisasi mencapai objektif
Ancaman
: Situasi luaran yang boleh membantu
mengagalkan organisasi mencapai objektif

BAGAIMANA MELAKUKAN
ANALISIS SWOC
Terdapat

dua tahap menganalisis

SWOC; MENGUMPUL MAKLUMAT
dan MENGANALISA MAKLUMAT.
Nota: Penting kita merancang pada
peringkat permulaan bagaimana kita
perlu melaksanakan SWOC dan
menentukan siapa yang perlu
dilibatkan.

MENGUMPUL MAKLUMAT
Soalan utama ialah:
1. Apakah kejayaan dan kelebihan kita
di sekolah? (kekuatan)
2. Apakah kita mempunyai kelemahan
yang boleh ditambah baik?
(Kelemahan)

BAGAIMANA MAKLUMAT
DIKUMPUL?
Semakan

dokumen dan rekod

Kajian:
Soalselidik
Temubual
Pemerhatian
Hasil-hasil

penyelidikan
Sorotan literatur

MENEGENALPASTI KEKUATAN DAN

KEUPAYAAN SUMBER

Dapatkan maklumat mengenai kekuatan :

Kompetensi guru dan kakitangan yang bernilai

Aset Fizikal yang bernilai
Aset Modal Insan yang bernilai
Aset organisasi yang bernilai
Aset nilai dan budaya
Keupayan untuk bersaing yang penting
Ciri-ciri yang meletakkan sekolah berada pada
kedudukan yang ada kelebihan
Kerjasama dengan agensi luar yang ada keupayaan

MENGENAL PASTI KELEMAHAN SUMBER

DAN KETIADAAN KEUPAYAAN BERSAING

Kelemahan sumber berkaitan dengan;

Ketiadaan keupayaan atau kepakaran

Kekurangan aset fizikal, organisasi nilai dan
buadaya
Ketiadaan keupayaan dalam bidang
keberhasilan utama.

MAKLUMAT PERSEKITARAN
LUARAN STRATEGIK

Memikirkan tentang perkara yang berlaku di luar persekitaran

sekolah yang memberi kesan kepada sekolah. Ini adalah
berkaitan politik, ekonomi, sosial, teknologi, demografi,
perundangan, termasuk perubahan kehendak pelanggan,
peningkatan persaingan, perubahan dasar. Perlu kita fikirkan
bagaimana kita mahu mendapatkan maklumat perkara yang
berlaku di luar.

Soalan utama ialah:

1. Apakah perubahan yang berlaku di luar, yang boleh membantu
kita mencapai misi kita. (Peluang) (opportunities)
2. Apakah perubahan yang berlaku di luar yang perlu diberi
perhatian agar kita mampu menghadapinya (Ancaman)

SKOP MAKLUMAT PERSEKITARAN

LUARAN STRATEGIK: PEST

Political
Legislation and Regulation
International relations, world peace

Economic
Economic cycles, recession, boom
Currency rates, interest rates, tariff/taxes/quotas
Capital, labor and commodity markets

Social
Demographics, foreigners
Tastes, fashion, perception, worldview
Environmental awareness

Technological
Process effect development
Product capability
ICT

ISU STRATEGIK
(PEMBINAAN MATLAMAT
STRATEGIK)

Fasa Kedua:
Pembinaan Matlamat Strategik atau
KRA/Bidang Keberhasilan Utama

Strategic goals define what must be done to

achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

Ia

pernyataan hasil akhir

(outcomes statement) yang
menjadi garis panduan pada
semua aktiviti dalam organisasi
bagi menjayakan misi dan visi
organisasi. (mbustaman & Hairudin, ms
110, 2009)

KENAL PASTI
ISU-ISU STRATEGIK

Strategic issues is a strength, weakness,

opportunity, or threat or problem or
opportunity- that has or will have the
potential to have a significant impact on the
institution or stakeholders (Sevier, 2000).

Something we need to respond to, something

we cant ignore. Something you need to deal
with (Sevier, 2000)

(the good, the bad & the ugly)

PERNYATAAN BERKIATAN ISU

A well-stated issue involves such phrases as

What should be done about .?
How to .?
Whether to .?
Should we .?
Issues need to be precise, specific,
and cut straight to the case
Issues on the the worry list raise
questions about
What actions need to be considered
What to think about doing

DEFINISIKAN ISU
Definisikan APAKAH masalah itu:

Huraikan DI

MANA masalah itu berlaku :

Jelaskan BAGAIMANA masalah itu dikenal pasti

MATLAMAT STRATEGIK
INDIKATOR PRESTASI

BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA)

Bidang utama yang perlu dicapai oleh sesebuah

agensi di peringkat strategik.

Berkaitan dengan misi penubuhan sesebuah agensi

dan membantu menjelaskan peranan teras agensi.

Bilangan KRA yang sesuai adalah antara 3 hingga 5

supaya lebih fokus.

Sifat Pernyataan MS /KRA

Hasil

akhir + Umum = misi & visi

Berfokus
Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat)
Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang
Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas
Boleh bersifat kualitatif
Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan
misi dan visi
(rujuk contoh Jadual 5.3. muka surat 113)

MATLAMAT STRATEGIK
Merupakan garis panduan yang terperinci
mengenai apa yang ingin dicapai pada
masa hadapan.
Dibina berasaskan peranan organisasi
dalam persekitaran mega (societal), makro
(regional) dan mikro (school/centre).
Menjawab apakah yang perlu dilakukan
untuk mencapai VISI dan MISI ?

INDIKATOR PRESTASI
Definition:

Benchmarks, targets,
standards or other measures used to
evaluate the quality of product and
services.

PEMBINAAN
OBJEKTIF

OBJEKTIF

1. Objektif ialah sesuatu yang perlu

dicapai berdasarkan sasaran yang
ditetapkan.
2. Hasil akhir (final outcomes) yang
ingin dicapai yang dinyatakan secara
khusus yang ingin dicapai oleh
organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya

Tips
1. Objectives

are specific, measurable results produced while

implementing strategies.
2. While identifying objectives, keep asking Are you sure you
can do
this?
3. Use a round-robin technique to collect all members' ideas for
objectives. tujuan.
4. Integrate the current year's objectives as performance
criteria in each
implementer's job description and performance review.
5. Remember that objectives and their timelines are only
guidelines,
not rules set in stone. They can be deviated from, but deviations
should be understood and explained
mbustaman IAB 10

41

mbustaman IAB 10

42

Perhatian Penting
Setiap

penulisan pernyataan objektif mesti jelas

apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin
dicapai dalam satu tempoh tertentu.
Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh
memberi masalah untuk membina KPI.
Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan
proses atau cara (means) iaitu strategi.

 What are SMART-A Measures?

When creating a balanced set measures for an
organization, aligning measures where possible is also critical
for your success .

MEASURABLE
SPECIFIC

AGREED TO
SMART
MEASURES

ALIGNED

REALISTIC
TIMELY

OBJEKTIF
1.

Objektif ialah sesuatu yang perlu

dicapai berdasarkan sasaran yang
ditetapkan.

2.

Hasil khusus yang ingin dicapai oleh

organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya
(David, 2003)

OBJEKTIF
Meningkatkan
matriks

Untuk

Mengurangkan
dari {asas} kepada {sasaran } dalam { masa }

CIRI-CIRI OBJEKTIF
Specific (khusus)
Measureable (boleh diukur)
Attainable (boleh dicapai)
Reliable (boleh dipercayai/konsisten)
Time frame (berjangkamasa)

BENTUK OBJEKTIF

Objektif yang perlu dicapai untuk

jangka masa melebihi

dari
setahun dikenali sebagai - jangka
panjang (David,2003)

Objektif yang perlu dicapai untuk untuk

jangka masa kurang dari setahun
seperti pelan taktikal/pelan tindakan
dikenali sebagai jangka

pendek

PERHATIAN?
Objektif

sering bertukar/dikelirukan dengan

Matlamat.

Setiap

satu objektif mesti menyokong

sekurang-kurangnya Matlamat/Isu dan
disokong/dihubungkaitkan dengan sekurangkurangnya satu strategi(cara (how) untuk
mencapai objektif berkaitan)

APAKAH ITU KPI ATAU KEY

PERFORMANCE INDICATOR
KPI adalah petunjuk-petunjuk
yang menerangkan
sejauhmanakah sebuah
organisasi atau program
mencapai objektifnya atau hasil
akhirnya (results).
KPI ialah tanda-tanda yang
menunjukkan keberhasilan
(outcomes) yang dibina dalam
perancangan organisasi,
digunakan berterusan untuk
mengawal dan mengukur tahap
prestasi organisasi.

Definisi KPI
KPI

adalah suatu parameter yang boleh

diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan
yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu
organisasi
KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost)
kejayaan bagi membantu organisasi
mentakrif dan mengukur kemajuan untuk
mencapai objektif, matlamat, visi dan misi
organisasi.

Kesimpulan: KPI adalah satu kaedah mengukur prestasi strategi dan

matlamat sesebuah organisasi

Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan

strategik?

Mengikut Kaplan (2003):

If

we cant measure our processes, we cant

manage our processes
If we cant manage our processes, we cant
change our processes for improvement
If we cant improve our processes, we cant
meet or exceed our customers expectations
MEASURE - MANAGE CHANGE - EXCEED

Metrik Pengukuran Prestasi

Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:
Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)
Rating (CGPA 3 keatas)
Ranking (Top 10, Best in the World)
Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)
Bilangan (Absolute Numbers)
Tahap Pencapaian
Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)
Gred atau Skor
Indeks

53

Identifying & Creating KPIs

That Can Present in Different Forms
Indices

Complexity of Analysis

Percentages
Ratio
Rating
(surveys)

Rankings
(Benchmarks)

Absolute
Numbers
Strategic Information Generated

Setiap KPI mesti dihubungkan

dengan satu Target

Link KPI with target &

Initiatives
Target:

Desired level of performance for a

performance measure (e.g., % of customer
satisfaction target = 95%)

Initiatives:

Action programs that will achieve our

performance goals (e.g., license renewals via
Internet)

(source: Balanced Scorecard Institute, USA. 2005)

Potential areas to consider when

setting targets:
1.

TOV or Baselines and trends

2. National, state, local or Education
Standards.
3. Benchmarking / Mission/ Vision
4. Feedback from customers and
stakeholders
5. Analisis SWOC

STRATEGI

SWOT ANALYSIS & TOWS MATRIX

INTERNAL
ENVIRONMENT

STRENGTHS
1. 95% able to read, write &
count

EXTERNAL
ENVIRONMENT

OPPORTUNITIES
1.PIBG financial support

WEAKNESSES
1.New teachers
2. facilities

2. Teachers experience

3. space

3.

4.

30% A in all subject

UPSR

S-O STRATEGIES

W-O STRATEGIES

USE STRENGTHS TO TAKE

ADVANTAGE OF
OPPORTUNITIES

OVERCOME WEAKNESSES
BY TAKING ADVANTAGE
OF OPPORTUNITIES

2. Learning institutions
3. Benchmarking partners
4.

THREATS
1.Parents overzealous
2. Feeder school for
Convent Secondary
3.
4,

S-T STRATEGIES

W-T STRATEGIES

USE STRENGTHS TO AVOID

THREATS

MINIMIZE WEAKNESSES
AND AVOID THREATS

WHAT IS ORGANISATIONAL
STRATEGY?
A strategy is defined as a pattern, of

purposes, policies, programmes,

actions, decisions, or resource
allocations that define what an school is,
what it does, and why it does it. Strategies can
vary by level function, and by time frame.

(Bryson, 1995, p.32)

PEMBINAAN STRATEGI
Strategi organisasi mesti berkait dengan:
Cara

merealisasikan VISI & MISI

strategik.
Cara merealisasikan matlamat & objektif
strategik organisasi.
Cara melaksanakan perancangan
dengan berkesan.

PELAN TINDAKAN

PELAN TAKTIKAL
Setiap strategi perlu dituruti oleh pelan
taktikal/pelan operasional (tindakan).
Pelan taktikal adalah langkah jangka pendek
(maka objektifnya adalah jangka pendek).
Setiap strategi perlu mempunyai sekurangkurangnya SATU pelan taktikal.
Pelaksanaan pelan taktikal perlu melalui proses
yang detail/terperinci (pelan operasional)
Setiap proses pelaksanaan perlu mengambil
kira pelan kontingensi (sebagai langkah
pencegahan).

PELAN OPERASIONAL

Nyatakan aktiviti-aktiviti (tindakan) yang dicadangkan

Siapakah yang bertanggungjawab?
Tempoh masa pelaksanaan
Indikator pengukuran prestasi atau output
Sumber yang diperlukan
Adalah lebih baik disertakan bersama pada setiap helaian
jadual perkara seperti:
1. Strategi
2. Matlamat Strategik atau objektif (bagi
memperlihatkan hubungannya)
3. Elemen dalam Visi dan Misi.
Tip: Pastikan setiap tindakan/aktiviti dihubungkait
sekurang-kurangnya satu strategi.

PELAN KONTINGENSI

Contingency planning (cp) is a technique that

aims to reduce or eradicate uncertainty
from strategic and operational planning (BTECUK, 96)

CP are attempts to answer the what if?

questions about major issues that can
seriously affect an school and the achievement
of its long-term success.

CP can be made at any level (Strategic level,

Operational level & Individual level)

PENDEKATAN PELAN
KONTINGENSI
1. Ad Hoc Approaches- event is dealt with
when it occurs.
2. Planned Approaches- CP may work
when the possibilities are circumscribed
and each is well structured, based on long
experience. (Mintzberg,94)

RUMUSAN: Rajah Pokok Untuk

Perhubungan Misi dengan Sasaran
Misi

KPI

KPI

KPI

Inisia
tif

Contoh
Isu Strategik

Matlamat
(KRA)

Sasaran
Objektif

KPI

TOV

2009

2010

2011

2012

98.3

98.6

99

99.5

100

10

12

15

GPS

3.58

3.0

2.9

2.8

2.7

% pelajar yang lulus

semua mata pelajaran

71.2

73.5

74.0

76.3

78.0

11

13

4.23

4.03

3.99

3.96

3.90

% pelajar yang lulus

semua mata pelajaran
1. Peningkatan prestasi
murid peperiksaan
PMR

Tahap pencapaian
kecemerlangan akademik
tidak memuaskan

Meningkatkan
tahap
pencapaian
akademik

2. Peningkatan prestasi
murid peperiksaan SPM

Peratus pelajar mendapat

semua A

Peratus pelajar mencapai

semua A
GPS

*Untuk sekolah
rendah
Meningkatkan kelulusan
UPSR

% murid yang lulus

semua mata pelajaran
Peratus pelajar mencapai
semua A (5A)
GPS

mbustaman IAB 10

68

ISU STRATEGIK, MATLAMAT STRATEGIK, KPI, OBJEKTIF & SASAR

AN
SASARAN PRESTASI

ISU
STRATEGIK
BIDANG
KURIKULUM

Pencapaian
akademik
murid
masih lagi
belum
cemerlang.

MATLAMAT
STRATEGIK

Meningkatkan
kecemerlangan
pencapaian
akademik
pelajar

OBJEKTIF

KPI

Peningkatan prestasi
murid dalam peperiksaan
PMR

* % pelajar
yang lulus
semua mata
pelajaran
Peratus
pelajar
mendapat
semua A

TOV

07

08

09

2010

91.7 %

94%

97%

99%

100%

33%

35%

37%

39%

40%

GPS

BIDANG

ISU STRATEGIK
Pencapaian kokurikulum
masih lagi di tahap
minimum

KOKURIKULUM

MATLAMAT
STRATEGIK
Memastikan
pencapaian
kokurikulum
mencapai
tahap yang
cemerlang.

KPI
Bilangan
pelajar
mencapai
kejayaan
-peringkat
Negeri

SASARAN PRESTASI
TOV

07

08

09

2010

11

13

15

69

mbam@IAB.MOE 07
69

KESIMPULAN
Perancangan strategik sekolah yang berkesan
merupakan proses
kertas

manusia dan bukan proses

Proses pembelajaran perlu dilakukan secara refleksi

dan tidak terlalu formal (words supported by numbers,
rather than numbers supported by words)
Perlukan sikap

keterbukaan

Menerima hakikat bahawa organisasi

mempunyai sumber terhad