DISEO Y ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL
Aldo Avendao Armas
Luis Jess Lara Gonzles
Armando Mndez De La Luz Ortiz
Addy Del Carmen
Amlo

QU ES UN MANUAL DE POLTICAS?

El manual de polticas es un documento que

incluye las acciones o intenciones de una
administracin que se presentan en
determinadas circunstancias. Como por
ejemplo: promover al personal en base a sus
mritos.

Amlo

OBJETIVO DEL MANUAL DE POLTICAS

Presentar una visin de conjunto de la

organizacin para administrarla de forma
adecuada.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo

acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso

decisorio.

Orientar e informar al personal.

Amlo

OBJETIVO DEL MANUAL DE POLTICAS (continuacin)

Facilidad la descentralizacin al suministrar los

niveles intermedios.

Lineamientos claros a seguir en la toma de

decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva

revisin administrativa.

Amlo

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE POLTICAS

Radica en su calidad de recurso

tcnico para ayudar en la
orientacin del personal, para
solucionar problemas de manera
rpida y para que el empleado
logre un mejor desempeo
dentro de sus objetivos.

Amlo

VENTAJAS DE LOS MANUALES DE

POLTICAS

Requiere que los administradores se

apoyen en s mismos y determinen
que acciones se tomaran en
diferentes circunstancias.

Promocionan un panorama general

para muchos asuntos de manera que
solamente los asuntos inesperados
requieren de los directivos.

Proporcionan un marco en el cual el

administrador puede actuar
libremente.

Amlo

VENTAJAS DE LOS MANUALES DE

POLTICAS(continuacin)

Aseguran un trato equitativo para todos

los empleados.

Brindan seguridad de la comunicacin en

todos los niveles.

Son fuente de conocimiento para ubicar

en su puesto a los nuevos empleados.

Facilitan el desarrollo de las auditorias

administrativas.

Amlo

TIPOS DE MANUALES DE POLTICAS

Manuales generales de polticas.

Son los que abarcan al organismo

social.

Manuales especficos de polticas.

Son los que se ocupan de una funcin,

departamento o seccin en particular.

Amlo

CONTENIDO DE MANUAL DE POLTICAS

Un manual solo debe contener los apartados necesarios para lograr los objetivos planteados
Un manual de polticas no debe estar sobe cargado
Los elemento que debe contener un manual son los siguientes:
1. ndice
2. Introduccin
3. Organigrama
4. Declaracin de polticas

NDICE

Es un esquema al que se le puede aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia

INTRODUCCIN
Su propsito es explicar al usuario lo que es el documento, que se pretende lograr a
travs de el.
1.

Objetivos de manual: Debe contener una explicacin del propsito que se

pretende lograr con el manual de polticas

2.

Alcance: Debe explicar de manera breve lo que abarca el manual

3.

Como usar el manual: Indica al usuario todo cuanto tiene que saber para utilizar el
manual

4.

Revisiones y recomendaciones: Debe indicar con quien debe hacerse contacto

para sealar cambios o correcciones

ORGANIGRAMA
Se
representa
grficamente
la
estructura orgnica.

Finanzas

Auditoria

Contraloria

Contabiliad
general

presupuesto

Contabilidad
de costos

tesoreria

Credito y
cobranza

Caja

DECLARACIN DE POLTICAS
Se presentara por escrito las polticas a seguir por cada una de las unidades
administrativas de que se trate

Para llevar a cada la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo

REPARACIN DEL MANUAL

Cul es el objetivo de la organizacin al crear este manual?

en este caso puede ser asegurar a todos los administradores y jefes de departamento
o seccin que sigan ciertas polticas.

Qu
beneficios
proporciona
el
manual
a
los
usuarios?
el manual debe permitir a los usuarios tener una fuente de consulta inmediata una gua
de cuada para las acciones.

Qu
espero
lograr
de
mi
departamento
con
este
manual?
con el manual de polticas adems de tener una gua para lograr los objetivos
organizacionales debemos poder lograr acciones administrativas del personal una vez
determinado los objetivos habr que poner los por escrito cada tipo de manual tiene su
razn de ser adems todos los manuales administrativos tiene un propsito en comn
obtener mejores resultados.

Despus de comenzar a elaborar el manual comenzando por procesar la

informacin y preparacin, debe ser elaborado un borrador del manual y ponerlo a
consideracin de los directivos de la empresa los jefes de departamento y
eventualmente de algunos empleados claves.

este borrador debe ser cuidadosamente revisado a fin de introducir las evalate es
modificaciones desde luego las sugerencias que se aprovechen para la redaccin
definitiva pueden procesar de los dems diversos niveles jerrquicos jefes y
empleados.

Para elaboracin de este manual es muy importante uniformar criterios tanto en la

presentacin de los datos como en la terminologa que se utiliza para expresarlo
con el fin de mantener un sentido de continuidad y unidad.

El formato de los manuales de polticas pueden presentar diferentes caractersticas

qu dependen tanto del propsito que persigue como del tipo de material que se
forme y las limitaciones del equipo de impresin o reproduccin.

Despus de seleccionar el formato hay que elegir entre tres mtodos como
numeracin de las pginas numeracin consecutivas de pgina es el
mtodo ms sencillo pero tambin el menos flexible en las pginas
enumeran un orden consecutivo a partir del nmero 1 numeracin de
pginas por secciones con este mtodo las pginas de cada una de las
secciones se enumeran consecutivamente y cada nmero de pgina va
precedido por la seccin y guion.

De numeracin de las pginas por documentos con este mtodo se

compaginan individualmente cada procedimiento pueden separarse los
nmeros de las pginas de los nmeros del formato encabezando de
pginas consiste en establecer una zona especialmente de marcada en la
parte superior de cada pgina para inscribir ciertas informacin bsica
como ttulo de la poltica nmero de control unidad orgnica fecha de
elaboracin y vigencia etctera.

Una vez elaborado el manual de polticas se recomienda para facilitar su

implementacin que sea autorizado por
la alta administracin.

el responsable de la unidad administrativa que intervino en la elaboracin del manual

para asegurar su conformidad en el contenido de este.

la unidad responsable de la elaboracin de manual administrativos si hay del grupo

tcnicos responsables en su caso.

la indicacin que el manual fue aprobado por parte de rganos competentes es uno
de los aspectos que siempre deben aparecer en el manual administrativo.

Se agregan las firmas directamente en las diversas copias del manual.

Se insertan en el manual la indicacin de los rganos que lo autorizaron.

DISTRIBUCIN Y
CONTROL DEL MANUAL

Slo los administradores, los ejecutivos, y los jefes de

departamento pueden recibir las ediciones completas.

El titular de cada unidad administrativa es responsable de

la interpretacin y de la aplicacin de las polticas en su
departamento.

Cada ejemplar tendr un nmero consecutivo de identidad

a partir del 1 en adelante, de acuerdo con la estructura
orgnica del organismo social.

Quienes poseen un manual se anotar, por orden cada

ejemplar de los manuales de poltica que estn en uso, el
puesto de la persona a quin se le asign y la clave con la
que se distinguir toda rea emisora.

Nombre
del
usuario

Alexis
Rodriguez

Nmero
del
manual

Unidad
orgnica

DEPTO.
DE
COMPRAS

Firma de
recibido o
de
devolucin

Fecha de
entrega

28/X/2011

Fecha de
devolucin

HOJA DE APROBACIN
La indicacin de que el manual de polticas fue aprobado por los
rganos competentes es uno de los elementos que siempre debe
aparecer en el manual.
Es esencial que se incluya una autorizacin por escrito para evitar
errores o dudas sobre su implantacin.

REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

Las polticas deben ser revisadas en forma sistemtica.

Para contrarrestar la obsolescencia es necesario planear
revisiones y actualizaciones por parte de la unidad
administrativa.
Existen dos tipos de actualizaciones; la irregular y la regular.

IRREGULAR

Consiste en llevar a cabo actualizaciones con base en las

necesidades .

REGULAR

Son las actualizaciones que se realizan en forma peridica.

hay que realizarlas con base en un programa de revisin de
los manuales de polticas por lo menos una vez al ao.