TALLER ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL DE RECURSOS ,
FLUJOGRAMAS ,MANUAL DE
FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCESOS

Definicin de Empresa

Una empresa es una unidad econmicosocial , integrada por elementos

humanos, materiales y tcnicos, que
tiene el objetivo de obtener utilidades a
travs de su participacin en el mercado
de bienes y servicios . Para esto hace
uso de los factores productivos (trabajo,
tierra y capital )

Tipos de Empresas
1. Tipos de empresas de acuerdo a su forma jurdica:
. Unipersonal: son aquellas empresas que pertenecen a un solo individuo.
Es este quien debe responder ilimitadamente con su patrimonio frente a
aquellos individuos perjudicados por las acciones de la empresa.
. Sociedad Colectiva: son las empresas cuya propiedad es de ms de una
persona. En estas, sus socios responden de forma ilimitada con sus
bienes.
. Cooperativas: son empresas que buscan obtener beneficios para sus
integrantes y no tienen fines de lucro. Estas pueden estar conformadas
por productores, trabajadores o consumidores.

 Sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.): en estas

empresas, los socios slo responden con el capital que aportaron a
la empresa y no con el personal.
Sociedad annima : estas sociedades poseen responsabilidad
limitada al patrimonio aportado y sus titulares son aquellos que
participan en el capital social por medio de acciones o ttulos.
Comanditarias: en estas empresas existen dos tipos de socios:
por un lado, estn los socios colectivos que participan de la gestin
de la empresa y poseen responsabilidad ilimitada. Por otro, los
socios comanditarios, que no participan de la gestin y su
responsabilidad es limitada al capital aportado.

2. Tipos de empresa de acuerdo a su actividad:

Empresas del sector primario: son aquellas que, para realizar
sus actividades, usan algn elemento bsico extrado de la
naturaleza, ya sea agua, minerales, petrleo, etc.
Empresas del sector secundario: se caracterizan por
transformar a la materia prima mediante algn procedimiento.
Empresas del sector terciario: son empresas en que la
capacidad humana para hacer tareas fsicas e intelectuales son
su elemento principal.

3. Tipos de empresa de acuerdo a su tamao:

. Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y
generalmente son de propiedad individual, su dueo suele trabajar
en esta y su facturacin es ms bien reducida. No tienen gran
incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricacin es
casi artesanal.
. Pequeas empresas: poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen
como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una
elevada especializacin en el trabajo, su actividad no es intensiva en
capital y sus recursos financieros son limitados.

 Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250

trabajadores, suelen tener reas cuyas funciones y
responsabilidades estn delimitadas, comnmente, tienen
sindicato.

Grandes empresas: son aquellas que tienen ms de 250

trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus
ventas son muy elevadas y sus trabajadores estn
sindicalizados. Adems, estas empresas tienen posibilidades de
acceder a prstamos y crditos importantes.

4. Tipos de empresa de acuerdo a la procedencia del capital:

Empresas pblicas: son aquellas en las que el capital proviene del
Estado, ya sea municipal, provincial o nacional.

Empresas privadas: su capital proviene de particulares.

Empresas mixtas: en este caso, el capital proviene tanto de particulares

como del Estado.

Recursos econmicos y
objetivos
Los recursos econmicos son los medios materiales o
inmateriales que permiten satisfacer ciertas necesidades
dentro del proceso productivo o la actividad comercial de
una empresa , Estos recursos, por lo tanto, son necesarios
para el desarrollo de las operaciones econmicas, comerciales
o industriales.
El concepto de recurso econmico suele mencionado, en
muchas ocasiones, como sinnimo de factor de produccin.
Los factores productivos son los recursos que se combinan en
el proceso de produccin para agregar valor en la elaboracin
de bienes o servicios.

 Un objetivo empresarial es en el mundo de la empresa un resultado

o fin que se desea lograr, hacia el que se encaminan los esfuerzos ,
que pretende mejorar o estabilizar la eficacia y eficiencia de este tipo
de entidades, En estos objetivos empresariales se encuentran :
1. Econmicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:
a) Cumplir con los intereses monetarios de los inversionistas al
retribuirlos con dividendos justos sobre la inversin realizada.
b) Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre prstamos
concedidos.
c) Mantener el capital a valor presente.
d) Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir
utilidades a inversionistas.
e) Reinvertir en el crecimiento de la empresa.

2. Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad

a) Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o
servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta.
b) Incrementar el bienestar socioeconmico de una regin al
consumir materias primas y servicios; y al crear fuentes de trabajo.
c) Cubrir, mediante organismos pblicos o privados, seguridad
social.
d) Contribuir al sostenimiento de los servicios pblicos mediante al
pago de cargas tributarias.
e) Mejorar y conservar la ecologa de la regin, evitando la
contaminacin ambiental.
f) Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la
comunidad.

3. Tcnicos: dirigidos a la optimizacin de la tecnologa.

a) Utilizar los conocimientos ms recientes y las aplicaciones
tecnolgicas ms modernas en las diversas reas de la empresa, para
contribuir al logro de sus objetivos.
b) Propiciar la investigacin y mejoramiento de tcnicas actuales para
la creacin de tecnologa nacional.
c) Investigar las necesidades del mercado para crear productos y
servicios competitivos

Estructura Orgnica y su
Aplicacin
Toda empresa cuenta en forma implcita o
explcita con ciertas jerarquas y atribuciones
asignadas a los miembros o componentes de
la misma. En consecuencia se puede
establecer que la estructura organizativa de
una empresa es el esquema de jerarquizacin
y divisin de las funciones componentes de
ella.
Jerarquizar es establecer lneas de autoridad
(de arriba hacia abajo) a travs de los diversos
niveles y delimitar la responsabilidad de cada
empleado ante solo un superviso inmediato.
Esto permite ubicar a las unidades
administrativas en relacin con las que le son
subordinadas en el proceso de la autoridad.

Segn sus Criterios de

Aplicacin:

Toda organizacin deber establecerse con

un objetivo previamente definido incluyendo
las divisiones o funciones que sean bsicas
al mismo tiempo

La responsabilidad siempre deber ir

acompaada por la autoridad
correspondiente

La divisin del trabajo, una lista de todas las

funciones que se desarrollan en la empresa
sirve de gua para asignarlas

Cada empleado debe ser responsable ante

una sola persona: "unidad de mando"

Debe estructurarse una organizacin lo ms

Elementos claves para el diseo de una

estructura organizacional
La calidad de una estructura organizativa depende de la calidad de la
Departamentalizacin y de la consecuente delegacin de funciones y autoridad
para el desarrollo eficiente de las mismas. Existen dos modelos de
Departamentalizacin: por Procesos y por Objetivos.

En la Departamentalizacin por Procesos se agrupan las actividades por procesos

o actividades, maximizando el aspecto especializacin, donde separan el trabajo en
varios procesos.
La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad que se extiende desde
la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo y define quien informa a quien.
En la cadena de mando tenemos presente dos importantes conceptos: Autoridad y
Unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posicin
administrativa para dar rdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando
ayuda a preservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad.

Tramo de Control: determina en gran parte el nmero de niveles y

administradores que tiene una organizacin.
Centralizacin y Descentralizacin: La centralizacin se refiere al grado hasta
el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organizacin,
la Descentralizacin se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se
le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de
decisiones
Formalizacin: se refiere al grado en que estn estandarizados los puestos
dentro de la organizacin. Si un puesto est muy formalizado, entonces su
ocupante tienen una mnima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre lo
que se debe hacer. , cuando se debe hacer y cmo se debe hacer

En la Departamentalizacin por Objetivos se divide cada sector en

subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la
cual reportan, con lo cual se optimiza la coordinacin.
Existen varias variantes las cuales se clasifican en funcin del
concepto agrupador de funciones en sectores, entre las cuales
podemos nombrar:
Departamentalizacin por productos: es usada por empresas que
fabrican muchos productos o productos muy diferentes.
Departamentalizacin por zona geogrfica: suele ser para el
marketing. Es ms bien geogrfica ya que la Departamentalizacin se
efecta por territorios o regiones de accin.

Tipos de estructuras
organizativas
1 -. Estructura Lineal:
La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los
subordinados une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al
nivel ms elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos
directamente subordinados.
2-. Estructura Funcional:
Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o
principio de la especializacin de funciones para cada tarea.
3-. Estructura Lnea y Staff:
Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las
de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los
departamentos en lnea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan
apoyo y asesoramiento

4-. Estructura en Comit:

Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son
compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez
de una. En ellas se rene el comit, por lo general para tomar
una decisin Suele aplicarse para la creacin de un nuevo
producto, donde se renen los distintos departamentos para
decidir.
5-. Estructura Matricial:
Se trata de una estructura en la que especialistas de diferentes
partes de la organizacin se unen para trabajar en proyectos
especficos.

Organigramas
El organigrama puede describirse como un
instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para anlisis tericos y la
accin practica
Son sistemas de organizacin que se
representa en forma intuitiva y con
objetividad representndose, por
la unin de los cuadros mediante lneas, los
canales de autoridad y responsabilidad.
Los organigramas sealan la vinculacin
que existe entre s de los departamentos a
lo largo de las lneas de autoridad
principales.

Caractersticas de un
organigrama
Un elemento (figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos ms importantes de la organizacin
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia.
Las comunicaciones y sus vas
Las vas de supervisin
Los niveles y los estratos jerrquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de
la organizacin
Los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, etc.
Las unidades de categora especial.

Funciones

a) Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y
actualizaciones.
b) Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y
actualizacin (en las empresas pequeas y medianas), la cual se da a conocer a
toda la compaa a travs de los manuales de organizacin.
c) Para el rea de administracin de personal:
requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de
cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como
apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas
de personal.
d) Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura
organizativa y Reflejar los cambios organizativos.

Tipos
.

a) Organigrama vertical
En los organigramas verticales, cada puesto
subordinado a otro se representa por cuadros en un
nivel inferior, ligados a aquel por lneas que
representan la comunicacin de responsabilidad y
autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se
sacan lneas que indican la comunicacin de
autoridad y responsabilidad a los puestos que
dependen de l y as sucesivamente.
b) Organigrama horizontal
Representan los mismos elementos del organigrama
anterior y en la misma forma, slo que comenzando
el nivel mximo jerrquico a la izquierda y
hacindose los dems niveles sucesivamente hacia
la derecha

c) Organigramas circulares
Formados por un cuadro central, que
corresponde a la autoridad mxima en la
empresa, a cuyo derredor se trazan
crculos concntricos, cada uno de los
cuales constituye un nivel de organizacin.
En cada uno de esos crculos se coloca a
los jefes inmediatos, y se les liga con
lneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.

d) Organigramas escalares
Seala con distintas sangras en el
margen izquierdo los distintos niveles
jerrquicos, ayudndose de
lneas que sealan dichos mrgenes.

e) Organigrama Mixto

En este tipo de organigramas se

puede mezclar los tres tipos de
organigramas anteriores (Vertical,
Horizontal, Circular) en uno slo, cada
empresa, cada organizacin utiliza
este tipo de organigramas

Clasificacin de los
Organigramas
a) Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
b) Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de los departamentos.
c) Especiales. Se destaca alguna caracterstica.
d) Generales. Facilita una visin muy amplia de la organizacin, se limita a las
unidades de mayor importancia presentes en toda la organizacin; se llaman
tambin cartas maestras.
e) Departamentales. Representan la organizacin de un departamento o seccin.
f) Esquemticos. Contienen solo los rganos principales, se elaboran para el
pblico, no contienen detalles.
g) Analticos. Son los organigramas ms especficos, los cuales suministran una
informacin detallada y incluso se complementan con informaciones anexas y por
escrito, smbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados.
h) Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad en forma analtica o ms
detallada, tales unidades pueden ser una direccin, un departamento, una gerencia
entre otros. Son complemento de los analticos.

Manual de Funciones
Es un documento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas
que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser
elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos,
sistemas, normas , establecimiento guas y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas, para garantizar su desarrollo.

Manual de Procesos: Caractersticas,

Formatos y Aplicaciones, Tipos.

Entradas de recursos que se convierten en salidas

El manual de proceso se puede definir como una serie de actividades,

acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener
un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor
agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las
diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de
acuerdo con su estructura orgnica.

Flujo grama
Representacin grafica de los procesos

Principalmente es as :

Manual de Procedimientos: Caractersticas,

Formatos y Aplicaciones, Tipos.

Paso a paso a desarrollar una determinada actividad o funcin

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno,
el cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que
contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e
informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas
operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en
una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.
Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?,
por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los
procedimientos.

se caracterizan principalmente por establecer normas o pautas especficas y

claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la
institucin.
OBJETIVOS
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin
Precisar la secuencia lgica de los pasos de cada uno de los procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

 Proporcionar informacin que sirva de base para evaluar la eficiencia del

sistema en el cumplimiento de sus funciones especficas, una vez finalizada la
identificacin y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.
Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilizacin de
herramientas que ayuden a agilizar el flujo de informacin y de esta manera
facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la
gestin departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la
gestin institucional).
Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la
consolidacin de la institucionalizacin de procesos operativos y
administrativos en lo referente gestin del capital humano como recurso que
agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaso.

Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible.

Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada
oficina.
Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de induccin y
capacitacin del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior
de cada rea, Departamento, Seccin, Oficina, etc..

TIPOS
De manera general, los manuales de procedimientos por sus caractersticas
diversas pueden clasificarse en:
1. Manuales de procedimientos de oficina
2. Manuales de procedimientos de fbrica.
Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una mquina de
contabilidad.
Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de
operacin de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento
y seleccin de personal.

 Tambin el manual de procedimientos contiene una descripcin

precisa de cmo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa a de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

GRACIAS