CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

SUP. JHONY ALBINO JACINTO

INSPECTOR END
NIVEL II SNT TC 1A

1. OBJETIVO
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los documentos requeridos por el Sistema de
Gestin de la Calidad (SGC), a travs de una metodologa para la generacin, actualizacin,
revisin, aprobacin, distribucin y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la
Direccin del Trabajo.

2. ALCANCE
La documentacin del SGC de la Direccin del Trabajo incluye Manual de Calidad, Procedimientos
transversales, Procedimientos operativos, Instrucciones de Trabajo y Planes de la Calidad.
3. REFERENCIAS
Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000 Sistemas de Gestin de la
Calidad Requisitos Norma ISO 9001 Directrices para la documentacin de los Sistemas de Gestin de la
Calidad Norma ISO 10013 manual de la calidad de la direccin de trabajo.

4. DEFINICIONES
Trmino Definicin Abreviacin
1 Documento controlado Es un documento que pertenece al Sistema de Gestin de Calidad que cumple el punto 4.2.3 de la norma.
2 Documento electrnico Documento digital que ingresa va correo electrnico y/o web.
3 Documento externo Son aquellos generados fuera del SGC, pero que son necesarios y/u obligatorios para la operacin de los Sistemas PMG que
forman parte del mismo.
4 Encargado/a Sistema PMG Persona responsable del sistema PMG, que habitualmente corresponde a una jefatura de Unidad o Departamento.
5 Listado Maestro de Documentos Internos Es un listado en el que se encuentran los documentos internos controlados del SGC (ver anexo 9.3).
6 Listado Maestro de Documentos Externos Es un listado en el que se encuentran los documentos externos controlados del SGC (ver anexo 9.4).
7 Manual de Calidad Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una organizacin (3.7.4: ISO 9000). MC
8 Procedimientos Documentados Documentos utilizados por el SGC para describir su operacin. Los procedimientos responden a las preguntas:
qu, quin, con qu, cundo y dnde realizar algo.
9 Procedimiento Operativo Son aquellos procedimientos propios de cada sistema. PRO
10 Procedimiento Transversal Son aquellos procedimientos exigidos por la Norma ISO 9001 o bien que el SGC ha definido como aplicables al
conjunto del Sistema de Gestin de la Calidad P
11 Instruccin de Trabajo Descripcin detallada de cmo realizar y registrar las tareas (10013)
12 Plan de la Calidad Documento que especfica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico 3.7.5: Iso 9000

5. DISPOSICIONES GENERALES:

1 Para el Manual de Calidad y los Procedimientos Transversales (PRT), su preparacin corresponde a la Unidad de Gestin de la
Calidad (exceptuando PR-CPC-16 que corresponde al Sistema asignado), la revisin y la aprobacin al Representante de la
Direccin, slo en el caso del Manual de Calidad la aprobacin siempre ser de la Alta Direccin. En el caso de los
Procedimientos Operativos (PRO) la preparacin corresponde al funcionario del SGC, la revisin se comparte entre el Jefe del
Sistema PMG en cuanto a su contenido y la revisin de la adecuacin a los requerimientos del SGC a la Unidad de Gestin de
Calidad, y la aprobacin al Jefe de Departamento o Divisin donde radiquen los respectivos Sistemas PMG, con la excepcin
del SAI que por requerimientos del CAIGG los PRO deben ser aprobados por la Alta Direccin.
2 Todos los funcionarios bajo el alcance del SGC que elaboren un documento, deben ceirse al presente Procedimiento Control
de Documentos.
3 Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales del momento que sean publicadas en la intranet.
4 La base documental oficial y vigente de la SGC es todo documento firmado y timbrado, segn corresponda. La Direccin del
Trabajo ha convenido en utilizar como medio de difusin documental el sistema digital en la intranet. Esto permite a la
organizacin bajo el alcance del SGC tener acceso en los puntos de uso de dicha documentacin. Toda documentacin bajo el
marco anterior se entender por oficial y vigente.
5 Se dispondr de un LMI para el SGC en la Intranet de la Direccin del Trabajo, su construccin, actualizacin y difusin
corresponder a la Unidad de Gestin de la Calidad. En el caso que corresponda a un LME de cada sistema del PMG es
responsable de su actualizacin. La documentacin externa, fsica es administrada en los libros de registro en las oficinas de
parte. La Unidad de Gestin de la Calidad utilizar correo electrnico para dar a conocer a los Jefes de los Sistemas,
vinculados al SGC, sobre las actualizaciones a las Listados Maestros y ellos a su vez debern comunicarlo a sus

funcionarios(as).

6.- El archivo de los documentos controlados y obsoleto corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad. El tiempo de
conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se establece en 5 aos para los documentos originales, y en el caso de las
copias controladas se conserva solamente la caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar formalmente, al igual
que la devolucin de las copias obsoletas. La eliminacin de un procedimiento se tratar como documentacin obsoleta.
7 Cada Sistema del PMG que se encuentre considerado en el SGC, segn su necesidad crear un sistema para controlar los
documentos no oficiales (fotocopias).
8 Todos los documentos que correspondan a procedimientos del SGC debern ceirse al punto 9.1.1 Cartula y contenido, de
este documento. En la construccin de Diagramas de Flujo, se deben numerar los pasos para mejor la comprensin de las
descripciones de las actividades y en el desarrollo de la misma responde a que se hace, como se hace, cuando se hace, quien lo
hace y que registro genera la actividad.
9 Cada Instruccin de Trabajo as como los Planes de la Calidad, sern emitidos, revisados, aprobados y controlada su
disposicin por el Sistema que requiera su aplicacin. Toda Instruccin de trabajo y planes de calidad debe ceirse a los
formatos establecidos en este documento en el punto 9.1.3 e identificar preparacin, revisin y aprobacin. Cada Sistema que
genere estos documentos debe mantener un Listado actualizado y su disposicin para cuando sea requerido.
10 La elaboracin de los Documentos del SGC deben seguir el formato sealado en el punto 9.1.1, con la salvedad que por
expresa solicitud del cliente se requiera otro formato y que sea necesario para validacin del Sistema PMG, se puede solicitar a
la Unidad de Gestin de Calidad la adecuacin del formato, sin eliminar contenidos bsic os y mnimos sealados para

cartula y contenidos.

6. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la gestin de este procedimiento es la Unidad de Gestin de la Calidad. Ver
numeral 7, descripcin de actividades.

7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
7.1 DIAGRAMA DE FLUJO

7.2 DESCRIPCIN
Actividad: Recepciona requerimiento de creacin o modificacin de MC, PRT y/o PRO, por parte de los
administradores del SGC o cualquier funcionario - usuario con acceso a la documentacin.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Pase y/o correo electrnico
Actividad: Si corresponde a la categora MC y/o PRT (exceptuando el CPC que corresponde su modificacin
al sistema asignado para su gestin), la Unidad de Gestin de Calidad procede a su creacin o
modificacin. En el caso que corresponda a un PRO y/o PR-CPC-16, se comunica la solicitud de cambio,
pero si la solicitud de cambio proviene del mismo sistema que administra los PR se procede a la revisin de
su adecuacin.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad.
Registro: Pase y/o correo electrnico, segn corresponda
Actividad: Revisin de la adecuacin. Cuando un Sistema que tiene a cargo un documento, y activa una
solicitud de modificacin y/o creacin, debe enviar por e-mail o pase el documento para la revisin de la
adecuacin. Para la revisin del documento se utiliza una lista de verificacin y se informa por pase o email si se requieren correcciones o no, y se solicita una vez incorporadas las mismas, el envo del
documento mediante pase y el envo digital del archivo para su publicacin en la intranet.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad.
Registro: Pase y/o correo electrnico, segn corresponda Lista de Verificacin

Manual de Calidad y/o Procedimiento Transversal

Elaborar o modificar los documentos, procede el cambio considerando, al menos, los siguientes puntos:
1.
2.
3.
4.

Conformidad con requisitos de la Norma ISO 9001

Conformidad con requisitos establecidos en documento Control de Documentos.
Conformidad con formato corporativo establecido por la institucin.
No existan contradicciones con otros documentos del SGC. Revisa Documento mediante Lista de verificacin.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Lista de verificacin
Una vez recepcionado los documentos se procede a:

1. Su revisin y aprobacin en el caso PRT.

2. Aprobacin en el caso del PR-CPC
3. Revisin en el caso del MC Si la revisin y/o aprobacin no es autorizada, el documento es devuelto a la
Unidad de Gestin de Calidad con las observaciones pertinentes para su correccin. Si los PRT y PR-CPC son
aprobados se devuelven a la UGECAL Si la revisin es autorizada, el MC se enva a la Alta Direccin para su
aprobacin.
responsable: Representante de la Direccin
Enva a la Alta Direccin documentos, para ello confecciona Pase y adjunta documentos.
Responsable: Representante de la Direccin
Registro: Pase.

Revisa el o los documentos, si estima procedente podr solicitar complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene
observaciones lo aprueba y lo devuelve a la Unidad de Gestin de Calidad.
Responsable: Alta Direccin
Registro: Pase
8. Documentos propios de cada Sistema PMG (Procedimientos Operativos y PR-CPC-16)
Elabora o modifica PRO, con las correcciones si corresponde, y enva a la revisin y aprobacin correspondiente.
Responsable: Funcionario del SGC y/ o Encargado de Sistema PMG, segn corresponda.
Una vez preparado el documento se procede a la autorizacin de la revisin y aprobacin, segn corresponda. Si el
Encargado del Sistema PMG no autoriza la revisin, el documento es devuelto al funcionario con las observaciones
pertinentes para su correccin. Si la revisin es autorizada, el documento se enva a la Jefatura de Departamento o
Divisin para su aprobacin. La Jefatura revisa el o los documentos, si estima procedente podr solicitar
complementarlo y/o corregirlo. Si no tiene observaciones lo aprueba y lo enva a la Unidad de Gestin de Calidad.
Responsable: Jefatura de Departamento / Encargado de Sistema PMG
Registro: Pase
Una vez recepcionado el documento con la autorizacin y aprobacin, se procede a verificar las correcciones y
firma su adecuacin. El documento se archiva En el caso de los procedimientos del SAI estos se envan a travs de la
actividad N6 del Representante de la Direccin a la Aprobacin de la Alta Direccin para su aprobacin.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Pase

Archivo y distribucin de documentos

Recepciona documentos original con las autorizaciones y aprobacin correspondientes y procede a su archivo en
carpeta denomina Documentos Vigentes y recepciona archivo digital. Enva copia controlada del PRO, en el
caso que se requiera.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Pase
Confecciona y/o actualizar LMI con los documentos aprobados por la Alta Direccin y/o por cada Sistema (segn
corresponda). En el caso de la documentacin externa revisar los LME enviados por cada sistema y proceder a
su publicacin. Publica en la intranet los documentos internos en formato PDF con el fin de evitar
modificaciones por parte de los usuarios a la versin vigente. Comunica a los Jefes de Sistema del SGC la nueva
actualizacin del LMI que se encuentran disponibles en la intranet, mediante correo electrnico.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Correo electrnico

Retiro de documentos
Retira documentos obsoletos y mantiene su archivo. Para ello solicita mediante Pase y/o Correo electrnico el
retiro de los documentos obsoletos a los involucrados. Una vez recepcionados los documentos los marcas con un
timbre distintivos y los archiva en carpeta de documentos obsoletos. Slo en el caso de las copias controladas
conserva la caratula y el resto lo destruye.
Responsable: Unidad de Gestin de la Calidad
Registro: Pase y/o correo electrnico, segn corresponda

9. TABLA DE CONTROL DE REGISTROS

10.Pase
11.Correo electrnico
12.Lista de verificacin

10. ANEXOS
1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
1.1 Cartula y contenido Los procedimientos documentados generados por el SGC deben obedecer la siguiente
estructura: