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Anlisis de Puesto

Definicin:

Es el proceso de reunir, analizar y registrar


informacin relativa a los puestos dentro de
una organizacin. Dicha informacin se
registra en lo que comnmente se
denomina
Descripciones
y
Especificaciones del Puesto.

Pero antes de seguir con el desarrollo de


este proceso, es necesario tener bien en
claro qu significa tener un "puesto" o a los
que algunos denominan tambin "cargo"
dentro de una organizacin.
Un PUESTO es un conjunto de funciones
con posicin definida dentro de la
estructura organizacional.

Ubicar un puesto en el organigrama implica


definir cuatro aspectos:

nivel jerrquico
rea o departamento en que est localizado
superior jerrquico y,
los subordinados

La Descripcin del Puesto

se refiere a las tareas o funciones, los deberes y


responsabilidades del cargo, en tanto que
la Especificacin del Puesto se ocupa de los requisitos
que el aspirante debera cumplir para ocupar ese cargo.
Mientras la descripcin del cargo presenta al contenido
de manera impersonal, la especificacin suministra la
percepcin que tiene la organizacin respecto de las
caractersticas humanas que se requieren para ejecutar
el
trabajo.

McCORMICK (1976) define el Anlisis de


Puestos como el proceso de obtencin
de informacin acerca de los puestos.

FERNNDEZ - ROS (1995), por su parte,


considera que el Anlisis de Puestos es el
proceso a travs del cual un puesto de trabajo
es descompuesto en unidades menores e
identificables.
Estas unidades menores suelen ser las tareas,
pero el proceso analtico puede ir ms all
para descender, por ejemplo, al nivel de las
operaciones, acciones, movimientos Por
extensin, el anlisis puede incluir la
identificacin de requerimientos del trabajo y
otras caractersticas del entorno del puesto de
trabajo.

El proceso sistemtico mediante el cual


se obtiene toda la informacin referida a
un puesto de trabajo y que pueda ser
relevante tanto en lo que se refiere a un
ptimo rendimiento en el mismo, como
para la seguridad, satisfaccin y
comodidad de sus ocupantes.

DE QUIN ES LA
RESPONSABILIDAD?

Generalmente, en las medianas y grandes


empresas existe un Departamento de
Personal que es el principal responsable
del programa de anlisis de puestos, pero
en las empresas ms pequeas en las que
no existe esta divisin en su estructura,
puede ser un administrador o el dueo el
que realice esta actividad.

Lo que hay que tener siempre en cuenta es que


aunque este proceso est a cargo de un
departamento o de una sola persona, para que el
programa tenga xito deber recibir la
cooperacin de los supervisores y subordinados
del puesto, quienes sern los encargados de
suministrar informacin sobre el mismo.

La actividad del psiclogo


del trabajo

En general, se apoya, como sabemos en


dos pilares bsicos:
a. El conocimiento de los puestos de
trabajo existentes en la organizacin.
b. El conocimiento de las personas que
conforman dicha organizacin.

El puesto de trabajo va a determinar:


a. LAS ACTIVIDADES que el ocupante del mismo
deber llevar a cabo para contribuir, con su esfuerzo,
a la consecucin de los objetivos empresariales.
b. EL CONTEXTO SOCIAL en que se va a mover la
persona para poder llevar a cabo sus funciones,
tanto a nivel intra como extraempresarial.
c. LAS COMPETENCIAS que deber poseer el
ocupante del puesto para poder realizar las
funciones incluidas en el mismo. Como
consecuencia, conoceremos:

Los conocimientos.
Las aptitudes.
Los rasgos de personalidad.
Los intereses.
que deber poseer el ocupante del puesto.
En definitiva, este aspecto se refiere a las
exigencias del puesto de trabajo; al Perfil
del Puesto.

d. EL SUELDO que percibir la persona, en


funcin del valor que el puesto tenga para la
consecucin de los objetivos empresariales.
e. LAS VENTAJAS SOCIALES que disfrutar la
persona que ocupa el puesto por pertenecer a la
organizacin.
f. EL STATUS, tanto intra como extra
empresarial, que va a tener la persona.

Qu finalidad y objetivos tiene el


Anlisis de Puesto?

El acontecer de la vida productiva


globalizacin de los mercados,
la estrecha competencia de los mercados y
otros factores como los tecnolgicos, econmicos
y sociales que se presentan en la actualidad,
generan una llamada de atencin la cual nos
indica que se presenta un cambio organizacional
inevitable.

Es indispensable contar con personal


de muy alta calidad y con un elevado
grado de compromiso con la empresa,
es por ello, que para lograr abatir esta meta
se debe contar con la persona ideal para
cada puesto de trabajo y que cumpla con el
perfil y los requerimientos necesarios tal
como lo indica el anlisis de puestos.

De esta manera podemos argumentar que es


indispensable contar con el anlisis de cada uno
de los puestos,
esto permitira la posibilidad de contar con toda
las caractersticas e informacin relativa a cada
uno de los cargos.
Y adems el uso de esta informacin permitir
establecer la descripcin y especificacin de cada
puesto, y a su vez a su futuro facilitara las
actividades
de
reclutamiento,
seleccin,
contratacin, induccin y capacitacin de
personal al puesto requerido.

OBJETIVOS

Permitirle a la empresa cimentar las bases de la


tecnificacin de la administracin de los recursos
humanos.
Precisar las funciones y relaciones de cada
unidad
de
trabajo
para
deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones.
Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores
asignadas al personal, y propiciar la uniformidad
en el trabajo.

Servir como medio de integracin y orientacin al


personal de nuevo ingreso facilitando su
incorporacin
a
las
distintas
funciones
operacionales.
Evitar repetir instrucciones.
Como parte fundamenta de la existencia de la
descripcin de puesto tenemos el punto que es la
tecnificacin de la medicin del trabajo para los
individuos, as que de los beneficios que
obtenemos con el uso de estas tcnicas son:

1. Evita
repetir
informacin,
explicacin
e
instrucciones similares.
2. Permite a los empleados saber que es lo que se
espera de ellos, cuando y como.
3. Muestra a cada uno de los empleados como
encaja su puesto en el total de la organizacin.
4. Facilita el entrenamiento del nuevo personal y
reducen el periodo de capacitacin.

5. Permite asegurarse que se respeten las


Polticas del organismo.
6. Reduce errores operativos.
7. Evita que los cambios del sistema sean
decisiones precipitadas.
8. Facilita el sostenimiento de un buen nivel
organizacional.
9. Complementar el manual de organizacin.

Pero para realizar estos objetivos se debe


realizar un estudio anterior sobre:
Organigrama. (Calcificacin de los puestos)
Determinar sus principales caractersticas.
Realizacin de cuestionario, observacin
directa y/o entrevista con el trabajador.

Ejemplo
Archivo Objetivo

BENEFICIOS

Para los directivos de la


empresa
Constituye la posibilidad de
saber en detalle las
obligaciones y
caractersticas de cada
puesto

Para los trabajadores

Les permite realizar mejor y


con mayor facilidad sus
labores, si conocen con
detalle cada una de las
operaciones que las
forman y los requisitos
Para los supervisores
necesarios para hacerlas
Les permite distinguir con
bien; y para el
precisin y orden los
departamento de personal
elementos que integran
es bsico el conocimiento
cada puesto para explicarlo preciso de las numerosas
y exigir ms
actividades que debe
apropiadamente las
coordinar, si quiere cumplir
obligaciones que supone.
con su funcin estimulante
de la eficiencia y la
cooperacin de los
trabajadores.

A todas las empresas les es conveniente contar con sta


herramienta, por ser la clave para poder organizar un rea de
recursos humanos, con el fin de:
1)

Conocer los puestos de cada unidad de trabajo

2)

Determinar los perfiles de los ocupantes

3)

Seleccionar el personal

4)

Orientar la capacitacin

5)

Realizar la evaluacin de desempeo

6)

Establecer un sistema de sueldos, salarios, remuneraciones


y prestaciones.

Mtodos
tradicionales para el
anlisis de cargos

La obtencin de los datos para anlisis


del puesto requiere por lo general de:
1. Un especialista de recursos humanos
2. El ocupante del cargo
3. Su supervisor.

1.- El especialista podra tener que observar y


analizar el trabajo que se realiza y despus
preparar una descripcin y especificacin del
puesto.
2 y 3.- El supervisor y el empleado participarn
tambin, quizs llenando cuestionarios en los que
se visten las actividades del subordinado. Tanto
supervisor como trabajador podran revisar y
verificar las conclusiones del anlisis del puesto
con respecto a sus actividades y deberes.

Por tanto, el anlisis de cargos suele


implicar un esfuerzo comn entre
especialista,
el
supervisor
y
el
trabajador.

ETAPAS DEL
ANLISIS DE UN
PUESTO

Etapas
1)- Etapa de Planeacin
2)- Etapa de Preparacin
3)- Etapa de Ejecucin

1)- Etapa de Planeacin

En esta etapa se planea y organiza


cuidadosamente todo el trabajo de anlisis
de cargos para minimizar cualquier tipo de
resistencia.
Dependiendo de la situacin en que se
encuentra la empresa, pueden darse los
siguientes pasos:

Determinacin de los cargos que van a


describirse:
deben examinarse cuidadosamente cules
son los cargos que van a describirse e
incluir
sus
caractersticas.

Elaboracin del organigrama: al colocarse el puesto


en el organigrama, se obtiene informacin
adicional.

Elaboracin
del
cronograma
de
trabajo:
especificando los tiempos y por donde se iniciar el
programa de anlisis.
El xito de un programa puede verse afectado si el
programa se inicia durante un perodo de
incertidumbre econmica o intranquilidad laboral,
ya que los empleados podran considerar al
programa como una amenaza para su seguridad.

Es importante que el programa se introduzca en


el departamento en que los supervisores y
empleados estn ms dispuestos a cooperar.

Eleccin de los mtodos de anlisis que se


aplicarn: los mtodos se escogen segn la
naturaleza y las caractersticas del cargo.

Seleccin de los factores de especificaciones: se


realiza sobre la base de dos criterios,

Criterio de generalidad: abarca aquellos


factores que deben estar presentes en la
totalidad de los cargos.
Criterio de variedad o diversidad:
comprende los factores que deben variar
segn
el
cargo.

Dimensionamiento
de
los
factores
de
especificaciones:
Los factores de especificacin constituyen un
conjunto de medidores que sirven para analizar
un cargo, por lo que se hace necesario
dimensionarlos para establecer que segmento de
su totalidad servir para analizar un determinado
conjunto
de
cargos.

Graduacin
de
los
factores
de
especificaciones:
un factor de especificacin se grada para
facilitar y simplificar su aplicacin.
La graduacin consiste en asignarles
valores que representan segmentos de su
amplitud de variacin.

2)- Etapa de Preparacin

en esta etapa se renen a las personas y


se preparan los esquemas y materiales de
trabajo.
Esta fase comprende las siguientes
actividades:

Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de las


personas que conformarn el equipo de trabajo:
las personas a cargo del proyecto deben
comprender los propsitos que se persiguen y
cmo se obtendrn con objeto de poder explicar
el programa a otros miembros de la organizacin.

Preparacin del material de trabajo:


confeccin del material impreso para que
ayude al personal a familiarizarse con los
propsitos y beneficios del
anlisis de puestos.
Disposicin del ambiente
Recoleccin previa de datos

Recoleccin de los datos: el analista obtiene la


informacin del puesto segn el mtodo
escogido.
Para que el anlisis de puestos cumpla los
objetivos, los datos proporcionados deben ser
precisos.
Las personas responsables de reunir y revisar los
datos deben estar atentas a la omisin de hechos
importantes, la inclusin de declaraciones
imprecisas, la tendencia a exagerar la dificultad o
importancia
del
cargo.
Seleccin
de
los
datos
obtenidos
Redaccin
provisional
del
anlisis

Presentacin de la redaccin provisional: Las


descripciones provisionales de cada puesto se
entregan al supervisor inmediato para que las
compruebe
y
apruebe.
Redaccin
definitiva
del
anlisis
Presentacin de la redaccin definitiva del
anlisis: para la aprobacin por el organismo
responsable de su oficializacin en la empresa.

3)- Etapa de Ejecucin

En esta etapa se proceder a recolectar los


datos relativos a cada uno de los cargos
que se analizarn y luego se redactar el
anlisis. Un detalle de las actividades que
se realizarn en esta etapa son:

Cmo realizamos
un perfil del puesto
solicitado

Responsabilidades:

Descripcin general del puesto.


Principales deberes relacionados con el puesto.
Nombre del cargo.
A quin reporta (nombre y cargo).
Si es posicin nueva o de reemplazo. Explicar.
Nmero de personas a cargo.
Cul ser su poder de decisin.
Responsabilidad del puesto.
Dentro de los planes de sucesin de la empresa, qu
proyeccin tendra el posible ocupante del puesto.

Responsabilidades implcitas: es prctica


comn, sumarizar los diferentes tipos de
responsabilidades que el empleado puede
requerir:

1.

Supervisin de personal
Material, herramientas o equipos
Dinero, ttulo o documentos
Contactos internos o externos
Informacin confidencial

2.
3.
4.
5.

Condiciones de Trabajo:

Intensidad de viajes, si los hay.


Secretarias o staff a su cargo.
Factores especiales que tenga el trabajo
(fbrica, ruido, temperatura, etc.).
Horario de trabajo.
Ciudad o sitio de trabajo.

Salario.
Bonificaciones o adicionales.
Facilidades de transporte y vivienda.
Gastos de traslado, de corresponder.
Ambiente de trabajo

Ambiente de trabajo: se refiere al medio fsico dentro


del cual debe desempearse el puesto.
Riesgos: consiste en enumerar los riesgos que
pudieran ocasionar dao fsico. La especificacin de
los riesgos puede ayudar a asegurar que las personas
asignadas a puestos peligrosos cuenten con las
calificaciones mentales y fsicas necesarias para
desempear el trabajo en forma segura.
Beneficios: incluye
* Capacitacin
* Remuneracin
* Carrera, etc.

Factores Personales:

Lmite de edad.
Lmite de sexo.
Estado civil, hijos.
Cules son los factores ms deseables de inteligencia en la
persona.
Especifique los factores ms deseables en la personalidad
del candidato.
Si debe estar viviendo en alguna rea en particular.
Educacin mnima requerida.
En qu campos.

Estudios fuera del pas o alguna especializacin.


En qu universidades debe haber estudiado de
preferencia.
Idiomas adems del Castellano, en qu medida.
En qu campos deber tener experiencia la
persona.
Deber haber tenido experiencia en otra rea en
particular.
Aos de experiencia mnima requerida.

Requisitos intelectuales
Requerimientos
educacionales:
incluyen la educacin formal mnima,
cursos especiales o el entrenamiento
tcnico considerado necesario.
Experiencia: la mnima cantidad y tipo
de experiencia requerida para que un
empleado
ocupe
un
puesto,
generalmente puede expresarse en
trminos objetivos y cuantitativos.

Requerimientos

de conocimientos
especficos: pueden incluir un
conocimiento sobre ciertos asuntos
particulares, que no pueden
cubrirse con los requerimientos
educacionales o la experiencia.

Adaptabilidad al cargo: habilidad requerida


en un individuo para encajar en una
situacin particular y para trabajar
armoniosamente
con
otros.
Iniciativa necesaria.
Aptitudes necesarias.

Requisitos fsicos

Esfuerzo fsico necesario: incluye la cantidad de esfuerzo


fsico requerido para desempear un puesto, el tipo de
esfuerzo y la duracin en tiempo en que debe mantenerse tal
esfuerzo.
Capacidad visual.
Destreza o habilidad: pueden tener que definirse en trminos
de cantidad, calidad o naturaleza del trabajo que debe
desempearse, o en trminos de la puntuacin mnima que
debe ser alcanzada en ciertas pruebas.
Complexin fsica necesaria.

Informacin acerca de la compaa:

Informacin acerca de la lnea de producto


de la compaa.
Nombre completo de la compaa.
Direccin y telfono.
Nombre a quin debemos reportar esta
bsqueda.

MANTENIMIENTO DEL ANLISIS

Siempre es necesario tener en cuenta que los


puestos son de naturaleza dinmica, de manera
que las descripciones y especificaciones de
cargos deben revisarse conforme ocurran
cambios o ante la solicitud de empleados o
supervisores.

Algunas empresas cuentan con la poltica de


revisar anualmente todos los puestos, lo que
ayuda a asegurar que las descripciones y
especificaciones permanezcan actualizadas.

Mtodo del Cuestionario


Anlisis y mtodos del puesto

TIPOS DE MTODOS
a)
b)
c)
d)
e)

Entrevista
Cuestionario
Observacin
Mtodo mixto
Mtodo de informes sucesivos

a) La entrevista

Existen tres tipos de entrevistas que pueden


utilizar para obtener datos por el anlisis de
puestos:
Entrevistas individuales con cada empleado
Entrevistas colectivas con grupos de
empleados que desempeen en el mismo trabajo
Entrevistas con uno o ms supervisores que
tengan un del desarrollo conocimiento fondo del
puesto que se est analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un


gran nmero de personas realiza un trabajo
similar o idntico, de esta manera se
obtienen rpidamente y a bajo costo datos
sobre el puesto.

Por lo general, el supervisor inmediato del


trabajador asiste a la sesin de grupo; si no es
as, es bueno entrevistar al supervisor por
separado para obtener su punto de vista sobre
los deberes y responsabilidades del puesto.
Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se
utilice, es importante que entrevistado entienda
perfectamente la razn de la misma, ya que
existe una tendencia a mal interpretar estas
entrevistas como evaluaciones de eficiencia.

b)

Cuestionarios

Otro medio eficaz para obtener informacin


en el anlisis del puesto es que los
empleados respondan cuestionarios en los
que
describan
los
deberes,
responsabilidades relacionados con su
empleo.
Lo que hay que decidir en este caso es que
tan estructurado debe ser el cuestionario y
las preguntas que se tienen que incluir.

El cuestionario puede ser

abierto y slo pedir el empleado que describo


las actividades principales o con listas de
verificacin muy estructuradas.
el mejor cuestionario suele estar a la mitad de
estos extremos.
Un cuestionario tpico de anlisis de puestos
puede tener varias preguntas abiertas as como
preguntas estructuradas.

Ventajas

Una forma eficaz y


rpida de obtener
informacin de un
gran
nmero
de
empleados

Es menos costoso que


entrevistar,
por
ejemplo, a cientos de
empleados

Desventajas

El desarrollo y revisin
del cuestionario puede
ser un proceso
costoso y tardado

la observacin a menudo no es apropiada


cuando el puesto requiere de una gran
cantidad de actividad mental difcil de
evaluar o con frecuencia se espera que el
empleado
particip
en
actividades
importantes que podran ocurrir slo
ocasionalmente, como una enfermera que
maneja emergencias.

La observacin directa se utiliza por lo


regular junto con las entrevistas. Una forma
de hacerlo es observar al empleado en su
trabajo durante un ciclo completo de
labores. Ciclo es el tiempo que le llev a
realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para
un empleado de lnea de ensamblar o 1
hora, un da o ms para trabajos
complejos.

En este punto se toman notas de todas las


actividades
observadas
durante
el
desarrollo del trabajo. Despus de
acumular tanta informacin como sea
posible, se entrevista al trabajador.

d) Mtodo mixto

Cuando no es posible desarrollar en su


totalidad cualquiera de los mtodos
anteriores, se debe tomar la decisin de
combinarlos para hacer prctico el anlisis
de puestos.

e) Mtodo de informes sucesivos


(Bitacora del participante)

Se puede pedir a los trabajadores que


lleven un diario o bitcora o listas de cosas
que hacen durante el da. El trabajador
debe anotar cada actividad que realice.
En trminos generales los datos que rene
el anlisis de cargos se concentra en el
cuestionario que se disee. Los datos que
debe obtener son:

1.
2.
3.
4.

Identificacin y actualizacin
Deberes y responsabilidades
Aptitudes humanas y condiciones de
trabajo
Niveles de desempeo

En forma ms ampliada, podemos ver


otros datos, as:

1. Generalidad del puesto


2. Descripcin genrica de las funciones
del puesto
3. Descripcin analtica de las funciones
4. Requerimientos del puesto

Descripcin de
funciones

Por lo comn primero se obtiene


informacin
sobre
las
actividades
realmente de trabajo desempeadas tales
como limpieza, codificar, galvanizar,
codificar o pintar.
En ocasiones, la lista de actividades indica
tambin como, por qu y cundo un
trabajador desempea cada actividad.

Perfil del ocupante

Tambin es posible reunir informacin


sobre el comportamiento humano como
sensibilidad, comunicacin, toma de
decisiones y escritura. En este punto se
incluye informacin referente a las
exigencias personales del puesto en
trminos de gasto de energa, caminar
largas distancias y otros.

Responsabilidad

Se especifica la responsabilidad del


ocupante con respecto al uso, supervisin
y mantenimiento de las mquinas,
herramientas, equipo y auxiliares utilizados
en el cargo o sus dependientes directos.

Contexto del puesto

Este Comprende la informacin referente a


cuestiones como condiciones fsicas y
horario de trabajo y el contexto social y
organizacin, por ejemplo, la gente con la
que el empleado deber interactuar
habitualmente.
Tambin puede reunirse aqu informacin
sobre los incentivos financieros y no
financieros vinculados con el empleo.

Requerimientos del puesto

Es usual reunir informacin con respecto a


los requerimientos humanos del puesto
tales como los conocimientos o las
habilidades con los que se relaciona
(educacin,
capacitacin
experiencia
laboral), as como los atributos personales
(aptitudes,
caractersticas
fsicas,
personalidad, intereses) que se requieren.

Pasos para realizar


un anlisis de
cargo

El primer paso es determinar el uso de


informacin del anlisis de puestos.
Entonces se podr decidir cmo reunir
informacin.

Reunida la informacin es necesario


revisar la disponible anteriormente, como
organigramas, diagramas de proceso y
descripciones de puestos

En el organigrama se identifica el ttulo de


cada posicin y, por medio de las lneas
que las conectan, se muestra quin reporta
a quin y con quien se espera que la
persona que ocupa el puesto se
comunique.

Seleccionar posiciones representativas


para analizarlas.
Esto es necesario cuando hay muchos
puestos similares por analizar y toma
demasiado tiempo el anlisis del puesto

Rena informacin del anlisis de puesto.


El siguiente paso es analizar realmente el
puesto obtenido los datos sobre las
actividades que involucra, la conducta
requerida a los empleados, las condiciones
de trabajo y los requerimientos humanos.
Para esto debe utilizarse una o ms
tcnicas de anlisis de puesto.

Un diagrama de proceso permite una


comprensin ms detallada del flujo de
trabajo que en la que se puede obtener del
organigrama. En su forma ms simple, un
diagrama de proceso muestra el flujo de
datos de entrada y datos de salida del
puesto estudiado.

Revise la informacin con los participantes.


El anlisis del puesto ofrece informacin
sobre la a la naturaleza y funciones del
puesto.
Esta informacin debe ser verificada con el
trabajador que no desempea y un superior
inmediato.

Edificar la informacin ayudar a determinar si es


correcta, si est completa y si es fcil de entender
para todos involucrados.
Este paso de revisin puede ayudarle a obtener
la aceptacin del ocupante del puesto de los
datos del anlisis que se obtuvieron, al darle la
oportunidad de modificar la descripcin de las
actividades que realiza.

Elaborar una descripcin y especificacin


del puesto.
En la mayora de los casos, una
descripcin y especificacin de un puesto
son dos resultados concretos del anlisis
de la posicin.