NTC - ISO 19011:2002

DIRECTRICES PARA LA AUDITORA

DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL

Por: Nelson Jos Rincn Barba

CONTENIDO
Generalidades sobre las auditorias
Definiciones
Actividades de la auditoria
Preparacin de las actividades de la auditoria en el sitio
Realizacin de las actividades en el sitio
Preparacin, aprobacin y distribucin del informe
Terminacin de la auditoria
Seguimiento de la auditoria

Programas de auditorias
Responsabilidades
Procedimientos
Implementacin

Competencias de los auditores

Atributos personales
Conocimientos y habilidades
Buenas practicas de auditoria
Evaluacin de auditores

GENERALIDADES

QUE ES LA AUDITORIA
SITUACION
REAL
(CONDICION)

SITUACION
IDEAL
(REFERENCIA)

Diferencias
ConformidadooNo
No
Conformidad
Conformidad
Conformidad

Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria.
Criterios de auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE
DEL GERENCIAMIENTO
Cuando el Sistema de Gestin opera de manera eficaz, la
administracin de la empresa tiene la seguridad de que:

- -Se
Seest
estcumpliendo
cumpliendocon
conlos
losrequisitos
requisitosyylalaregulacin
regulacin
- -Las
Laspolticas
polticasyylos
losprocedimientos
procedimientosde
delalaorganizacin
organizacinestn
estnclaramente
claramente
definidos
y
se
conocen
en
la
empresa
definidos y se conocen en la empresa
-Los
-Losprocesos
procesosestn
estncontrolados.
controlados.
- - La
La compaa
compaa ha
ha asignado
asignado los
los recursos
recursos adecuados,
adecuados, estos
estos se
seestn
estn
aplicando
correctamente
y
la
empresa
controla
su
futuro
aplicando correctamente y la empresa controla su futuro

LA AUDITORIA ES UN COMPONENTE
DEL GERENCIAMIENTO

Polticas
PLANEACION
PLANEACION

Objetivos
Procesos
Procedimientos

Toma de
decisiones

Planes y Programas
$

REVISION
REVISION

EJECUCION
EJECUCION

Estructura

Control y medicin
Desempeo
No conformidad y
accin correctiva y
preventiva
Registros

COMPROBACION
COMPROBACION
YYACCION
ACCION
CORRECTIVA
CORRECTIVA

Roles y responsabilidades
Conocimiento/competencia
Comunicacin
Documentacin

AUDITORIA

Control operacional

QUE ES LA AUDITORIA

La
La auditoria
auditoria eficaz
eficaz
INCLUYE
INCLUYE::
Planificacin

Ejecucin de actividades de medicin /

verificacin de una forma competente y
objetiva
Comunicacin constructiva de resultados
Comunicacin de conclusiones

NORMA ISO 19011

Aplicable a todas las organizaciones que desarrollen
auditorias internas o externas de sistemas de gestin
de la calidad y/o ambiental
Proporciona una orientacin sobre los principios
generales de auditoria, la gestin de programas de
auditoria, la direccin de auditorias de sistemas de
gestin de la calidad y ambiental y la calificacin de
los auditores de sistemas de gestin ambiental y de la
calidad.
Es posible aplicar la norma a otros tipos de
auditorias, pero debe prestarse especial atencin a las
competencias del equipo auditor.

TIPOS DE AUDITORIA
Las AUDITORIAS INTERNAS o auditorias de
primera parte son realizadas por, o en nombre de, la
propia organizacin. En organizaciones pequeas la
independencia puede demostrarse si el auditor es libre
de las responsabilidades por la actividad auditada.
Las AUDITORIAS EXTERNAS incluyen las auditorias
de segunda y tercera parte:
Auditorias de segunda parte son realizadas a
nombre de partes que tienen un inters en la
organizacin, como los clientes.
Auditorias de tercera parte son realizadas por
organizaciones independientes y externas, tales
como organismos de certificacin.

TIPOS DE AUDITORIA

Cuando los sistemas de gestin ambiental y

de la calidad se auditan conjuntamente, se
denomina auditoria combinada.

Cuando dos o ms organizaciones cooperan

a fin de auditar a un solo auditado, se
denomina auditoria conjunta.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA
AUDITORA
La auditoria es una herramienta de administracin para
examinar y actuar sobre las actividades y los procesos.
Los programas de auditoria y las auditorias son
planeadas y autorizadas.
Se
desarrollan
utilizando
mtodos
y
tcnicas
establecidas, de manera que aun si los auditores trabajan
independientemente, se obtengan conclusiones similares.
El alcance, objetivos y criterios de la auditoria son
definidos y aprobados antes de su iniciacin.
La relacin entre el equipo de auditoria, el auditado y el
cliente de la auditoria es confidencial y discreta.

NTC - ISO 19011

TERMINOS RELATIVOS A LA
AUDITORIA

Requisitos del auditor

Equipo auditor

Evidencia de la auditoria
Hallazgos de la auditoria

Auditado
Auditor

Conclusiones de la auditoria
Evidencia objetiva.

Experto tcnico
Cliente de la auditoria

No Conformidad
Accin Correctiva

Programa de la auditoria
Plan de la auditoria

Accin Preventiva

TERMINOS RELATIVOS A LA
AUDITORIA
Auditor: Persona con los atributos personales y la
competencia demostrados para llevar a cabo una auditoria.
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo
una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos
tcnicos .
Experto tcnico: persona que aporta experiencia o
conocimientos especficos al equipo auditor.
Competencia: Habilidad
conocimientos y aptitudes.

demostrada

para

aplicar

TERMINOS RELATIVOS A LA
AUDITORIA
Alcance de la auditoria: extensin y lmites de una
auditoria.
Cliente de la auditoria: Organizacin o persona que
solicita una auditoria.
Auditado: Organizacin que es auditada.
Plan de auditoria: descripcin de las actividades y de los
detalles acordados de una auditoria.
Programa de la auditoria: Conjunto de una o ms
auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

TERMINOS RELATIVOS A LA
AUDITORIA
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria
que proporciona el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la
auditoria.
Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes
para los criterios de auditoria y que son verificables.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de
la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios
de auditoria.

TERMINOS RELATIVOS AL
EXAMEN
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad
de algo.
Inspeccin: Evaluacin de la conformidad por medio de
observacin y dictamen, acompaada cuando sea apropiado por
medicin, ensayo prueba o comparacin con patrones.
Ensayo prueba: Determinacin de una o ms caractersticas de
acuerdo con un procedimiento.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.

QUE INVOLUCRA UNA AUDITORIA

Independiente de los objetivos, la mayora de los
programas de auditoria tienen unos elementos comunes.
Todo programa tiene:
Un equipo de auditores.
Una evaluacin de campo.
La bsqueda de informacin.
El anlisis de la informacin recolectada.
Los juicios acerca del desempeo del sistema de gestin.
Un informe sobre los hallazgos de la auditoria.

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA

ETAPAS DE LA AUDITORIA
Preparacin

In Situ

INICIO

REUNION
DE APERTURA

REVISION DE
DOCUMENTO
S

TRABAJO DE
CAMPO

PLAN DE
AUDITORIA

REUNION DE
CIERRE

Informe
ELABORAR Y
ENTREGAR
INFORME

FINALIZACIO
N

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA
INICIO DE LA AUDITORA
Designacin del auditor jefe
Definicin de los objetivos, alcance
y criterios de auditoria.
Determinacin de la viabilidad de
la auditoria
Establecimiento del equipo auditor
Establecimiento de los contactos
iniciales con el auditado

ACTIVIDADES DE AUDITORA IN SITU

Reunin de apertura
Comunicacin durante la auditoria
Funciones y responsabilidades de guas y
observadores
Recopilacin
y
verificacin
de
la
informacin
Generacin de hallazgos de auditoria
Preparacin de las conclusiones de la
auditoria
Realizacin de la reunin de cierre

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES

DE AUDITORA IN SITU
Preparacin del plan de auditoria
Asignacin de trabajo al equipo auditor
Preparacin de los documentos de
trabajo

INFORME DE AUDITORA
Preparacin del informe de auditoria
Aprobacin y distribucin del informe
de auditoria

TERMINACIN DE LA
AUDITORA
Conservacin de los documentos
Finalizacin de la auditoria

INICIO DE LA AUDITORIA

DESIGNACIN DEL AUDITOR JEFE

El responsable del programa de auditoria deben
designar el auditor jefe.
En las auditorias conjuntas, las
organizaciones auditoras deben acordar las
responsabilidades especficas de cada
organizacin, particularmente la autoridad del
auditor jefe designado.

INICIO DE LA AUDITORIA

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar el grado de conformidad del

sistema de gestin del auditado, o parte de l,
con los criterios de auditoria;

Evaluar la capacidad del sistemas de gestin

para asegurarse del cumplimiento con
requerimientos legales o contractuales;

Evaluar la eficacia del sistema de gestin

para lograr los objetivos especificados, o

Identificar reas potenciales de mejora del

sistema de gestin.

INICIO DE LA AUDITORIA

CRITERIOS DE AUDITORA

Los criterios de auditoria y los documentos de

referencia pueden incluir:

Normas
Regulaciones
Requisitos
Legislacin
Procedimientos aplicables
Documentacin del sistema de gestin.

INICIO DE LA AUDITORIA

SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR

La independencia del equipo auditor
La capacidad de los miembros del equipo
auditor para trabajar juntos, y lograr la
combinacin de conocimiento,
capacidades y atributos personales que
se necesitan para desarrollar la auditoria.
El idioma de la auditoria y la comprensin
de las caractersticas particulares del
auditado

INICIO DE LA AUDITORIA

CONTACTOS INICIALES CON EL AUDITADO

Establecida entre los responsables del programa
de auditoria o el auditor jefe de manera informal
o formal.
Con el propsito de:
establecer la comunicacin con el auditado;
confirmar la aprobacin para la auditoria;
informacin la agenda propuesta y la
composicin del equipo auditor;
solicitar acceso a documentos
definir las reglas aplicables al lugar;
preparar la auditoria
acordar la necesidad de acompaantes

REVISION DE LA DOCUMENTACION
Previo a la preparacin del plan de auditoria.
Permite determinar la conformidad de la
documentacin del sistema, segn documentacin, con
los criterios de auditoria.
La documentacin incluye documentos y registros
relevantes del sistema de gestin e informes de
auditorias previas.

RESULTADO DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION:

ENTENDER EL SISTEMA DE GESTION
TEMAS PARA DESARROLLAR EL TRABAJO DE CAMPO
Si la documentacin es inadecuada no se deben asignar
nuevos recursos hasta que estos problemas se resuelvan.

REVISION DE LA DOCUMENTACION
IDENTIFICAR
NECESIDADES Y
REQUISITOS LEGALES

IDENTIFICAR LOS
PROCESOS

ENTENDER
LOS PROCESOS

ENTENDER LA GESTION
DE LOS PROCESOS

CICLO DE PRODUCTO
PRODUCTOS
SOPORTE
RECURSOS
CONTROLES
OBJETIVOS DE LOS PROCESOS
PRODUCTOS
ASPECTOS AMBIENTALES
RIESGOS
PLANES
CONTROLES EN LAS:
Operaciones
Entradas al proceso
DOCUMENTOS
REGISTOS

TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentacin acerca del sistema de gestin de la

calidad. Manuales de calidad.
Documentacin acerca de la aplicacin del sistema de
gestin de calidad. Planes de calidad.
Documentos que establecen requisitos.
Especificaciones.
Documentos que establecen recomendaciones o
sugerencias. Guas.
Documentacin acerca de cmo desempear las
actividades
o
procesos.
Procedimientos,
Instrucciones, Planos.
Documentacin que proporciona evidencia objetiva de las
actividades realizadas o de los resultados logrados.
Registros.

ESTRUCTURA
ESTRUCTURADE
DELA
LADOCUMENTACION
DOCUMENTACION
DEL
DELSISTEMA
SISTEMADE
DECALIDAD
CALIDAD

POLITICA
ESTRUCTURA
DESCRIPCION DEL
SISTEMA

PROCESOS

TAREAS

MANUAL
DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
DEL SISTEMA

CLIENTES
GERENCIA
AUDITORES

RESPONSABLES
DEL PROCESO

INSTRUCTIVOS
OPERADORES
REGISTROS DE CALIDAD

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PLAN DE LA AUDITORIA
Planeacin
Entrevistas:
Responsables de los
procesos
Personal operativo y
administrativo

Revisin de documentos

Recoleccin de evidencias

Consolidacin y anlisis
de la informacin

Criterios de la
Auditoria

Hallazgos de la
auditoria

Conformidades

Hallazgos de la
auditoria

CONCLUSIONES DE LA
AUDITORA
RECOMENDACIONES

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA

El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe y
proporciona la informacin necesaria para el equipo de
auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria. Describe:
Objetivos, alcance de la auditoria, criterios y
documentos de referencia
Fechas y lugares, incluyendo agenda de la auditoria en
campo con actividades, hora y duracin estimadas
Ubicacin, unidades organizacionales y funcionales,
actividades o procesos del sistema de administracin a
ser auditados para el logro de los objetivos de auditoria
Las responsabilidades
acompaantes.

del

equipo

auditor

los

La asignacin de los recursos necesarios a las reas

crticas de la auditoria.

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

ASIGNACION DEL EQUIPO AUDITOR Y SU

ORGANIZACION

Establecer las responsabilidades de:

el auditor lder
los auditores calificados
los auditores en formacin
el custodio de los documentos

La distribucin del trabajo

Las reuniones de intercambio y anlisis de
informacin
La elaboracin del informe
Los observadores

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

PREPARACION DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO

Procedimientos de auditoria.
Listas de chequeo
Planes de muestreo.
Formatos para registrar informacin.
Registros de reuniones.
Registros de hallazgos de auditoria.

El uso de documentos de trabajo, tales como listas de chequeo y

formatos, no debe restringir el alcance de las actividades de
auditoria.

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

LISTAS DE CHEQUEO
El Auditor Lder junto con su equipo de trabajo debe
preparar las listas de verificacin a utilizar
durante el trabajo de campo.
El propsito de una lista de verificacin es recordar
al auditor la informacin que debe ser obtenida
y los hechos que deben ser verificados.
El tipo de lista de chequeo depende de la auditoria
y las competencias de los auditores. Pueden ser:

un Resumen de Temas,
una Gua detallada,
Preguntas abiertas.

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

reas que sern auditadas de acuerdo con
el alcance de la auditoria.
Puntos especficos y temas a evaluar.
Para cada tema a evaluar revisar la
regulacin o normas corporativas
existentes e identificar los requisitos que
se deben evaluar.
Determinar las tcnicas de auditoria para
recoger la informacin.
Preparar borrador de la lista de chequeo.

PREPARACIN ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

ELABORACION DE LISTAS DE CHEQUEO

Para elaborar listas de chequeo siempre

recuerde los siete amigos del Auditor:
COMO?
CUANDO?
MUESTREME?

PORQUE?
QIUIEN?

DONDE?
QUE ?

EJEMPLO FORMATO LISTAS DE CHEQUEO

Fecha de Auditora:

Proceso y Area
Auditada:

Auditor Principal:

Auditores:

Item
No.

Numeral
de la
Norma

Criterio

Aspectos adicionales a verificar:

Aspectos a Verificar

Cump
l.
S/N

Comentarios

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO POR TEMAS

AUDITORIA DE RESIDUOS PELIGROSOS
ETAPAS DE LA AUDITORIA
1. Permisos para:
Vertimiento de aguas residuales industriales sobre cuerpos de agua superficiales
Disposicin de residuos en el sitio de la planta
Descarga a un sistema de alcantarillado

2. Concepto tcnico del Ministerio del Medio Ambiente sobre la expansin

de las instalacin, el incremento de la produccin y los cambios de
proceso
3. Manejo de las aguas de escorrenta
4. Agua de enfriamiento; purgas de agua de enfriamiento
5. Mantenimiento y calibracin de::
Muestreadores compuestos
Medidores de flujo de los vertimientos
Equipos de monitoreo en lnea
Equipos de control

OBSERVACIONES

EJEMPLO -LISTAS DE CHEQUEO

PREGUNTAS ABIERTAS

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

Reunin de apertura
Comunicacin con el auditado
Recoleccin y verificacin de la
informacin
Hallazgos de la auditoria
Preparacin de las conclusiones de la
auditoria
Reunin de cierre con el auditado

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

REUNION DE APERTURA
Reunin inicial para formalizar la visita de campo y la
manera como se desarrollara:

revisar el plan de auditoria;

proporcionar un pequeo resumen de cmo se
llevaran a cabo las actividades de auditoria;
conformar los canales de comunicacin; y
proporcionar la oportunidad al auditado de
realizar preguntas

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

AYUDA PRACTICA- REUNION DE APERTURA

Confirmacin de la durante la auditoria, el auditado ser
informado del progreso de la auditoria;
Confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el
equipo auditor, que necesita tener disponibles;
Confirmacin de los asuntos relacionados con la
confidencialidad;
Confirmacin de los procedimientos relevantes de seguridad
en el trabajo, emergencia y seguridad para el equipo auditor;
Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidades de
los guas;
Mtodo de presentacin del informe incluyendo la
clasificacin de las no conformidades;

ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
FUENTES DE INFORMACION:

1. Entrevistas con el personal;

2. Observacin de actividades, condiciones
y puestos de trabajo;
3. Revisin de documentos y datos
4. Pruebas

LA ENTREVISTA EFECTIVA
El xito de cualquier auditoria depende de la
comunicacin.
La meta de la entrevista es obtener informacin
vlida.
La informacin que se recibe depender de la
forma como el auditor haga preguntas.
Cuando se comunique durante una auditoria
asegrese de:

Conocer la audiencia.
Mantener el mensaje sencillo.
Que la comunicacin alcance su objetivo.
Considerar el lugar y el tiempo.
Usar el mtodo ms efectivo.

RECOLECCION DE INFORMACION Y EVIDENCIAS:

LAS ENTREVISTAS

Explicar la razn de la entrevista

Personas de diferentes niveles y funciones
En el sitio de trabajo normal
Se sienta a gusto durante la entrevista
La primera pregunta
Preguntas abiertas
Analizar significado
Resumir lo dicho
Administrar el tiempo
Agradecer la cooperacin

DURANTE LA ENTREVISTA, PROVOQUE RESPUESTAS

Presentando una situacin

hipottica

Supongamos ... Qu pasara si ...

Pidiendo una explicacin

Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso de

nuevo ?

Quedndose callado

A veces el silencio es oro. Despus de una breve

respuesta, asienta con la cabeza y cllese un
momento. Seguramente el entrevistado le dar

ms
informacin.
Haciendo preguntas obvias

Convierte al empleado en el experto y le da

confianza para discutir el proceso o procedimiento
en cuestin. Tambin sirve como un recordatorio al
auditor para no hacer suposiciones.

OBSERVACION
La
Laobservacin,
observacin, ooel
elexamen
examenfsico,
fsico,es
esuno
unode
delos
los
mtodos
mtodosms
msconfiables
confiablespara
paraconseguir
conseguir
evidencias.
evidencias.
Se
Seaplica
aplicaaatodo
todolo
loque
quesea
seaobservable
observable(supone
(suponela
la
existencia
existenciafsica
fsicadel
del objeto
objetode
dela
laobservacin).
observacin).
Sin
Sinembargo,
embargo, la
lainspeccin
inspeccinestablece
estableceooconfirma
confirma
la
laexistencia
existenciafsica,
fsica,pero
perono
noel
elfuncionamiento
funcionamiento
adecuado.
adecuado.

PRUEBAS

Actividades de verificacin que se utilizan para incrementar la

confianza en la evidencia de la auditora y en los sistemas de
control que posee o diseados para la instalacin.
Puede ser una herramienta fundamental para ayudar al auditor a
lograr los objetivos de la auditora.
Mtodos de prueba: anlisis de muestras representativas, es
decir apropiadas al tamao o naturaleza de la poblacin.

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA
AUDITORA
Evaluar la evidencia recolectada contra los criterios
de auditoria.
Generar los hallazgos:
Conformidades y No Conformidades.
Las Conformidades deben ser resumidas de forma
tal que se indique cuando menos, las ubicaciones,
funciones o requisitos auditados, cuando no se
hayan observado no conformidades.
Las No Conformidades deben ser revisadas con un
representante del auditado para obtener el
reconocimiento.
Las No Conformidades deben estar basadas en las
evidencias de la auditoria.

EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA

Responsabilidades y autoridades
Competencia del personal
Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo
Adecuacin de la documentacin que describe los
mtodos operacionales
Aplicacin de acciones correctivas y preventivas
Evidencia del mejoramiento continuo
Disponibilidad de registros
Identificar oportunidades de mejoramiento y
fortalezas

PREPARACIN DE LAS CONCLUSIONES

Revisar y elaborar lista de los hallazgos y otra informacin
recolecta en la auditoria;
Acordar papeles y tareas para la reunin de cierre;
Preparar recomendaciones, si son requeridas
seguimiento de la auditoria, si es aplicable;

el

Las conclusiones de la auditoria deben sealar aspectos

tales como:
la extensin del grado de conformidad con los criterios;
la efectiva implementacin y mantenimiento del SG
la capacidad del proceso de revisin del sistema

REUNIN DE CIERRE
El propsito de la reunin es presentar las conclusiones de la
auditoria y acordar las las fechas para la terminacin de las
acciones correctivas y entrega del informe. Durante la reunin se
debe:
Hacer un breve resumen del alcance de la auditoria
Presentar los hallazgos encontrados
Discutir y resolver de ser posible cualquier divergencia notable
entre el equipo de auditoria y el auditado.
Si es requerido por la auditoria, el auditor lder puede presentar
las recomendaciones del equipo para el mejoramiento,
enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias.
Se deben mantener registros de las reuniones de cierre.

INFORME DE AUDITORIA

INFORME DE LA AUDITORA
Contenido del informe:
Identificacin de la organizacin auditada y sus
representantes del auditado, cliente de la auditoria,
equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de
la auditoria.
El plan acordado de auditoria, con las fechas y lugares
donde se realiz las actividades de auditoria de
campo;
La identificacin de las unidades organizacionales y
unidades funcionales o procesos auditados y el
perodo de tiempo cubierto;
Los hallazgos de la auditoria;
Las conclusiones de la auditoria.

EJEMPLO INFORME DE AUDITORIA

LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Los Reportes de No Conformidad son una manera de
registrar el no cumplimiento de un requisito.
Cada No Conformidad debe generar un RNC e indicar
el criterio que lo origina.
Los RNC deben incluir:
Un encabezamiento que referencie los detalles de la
auditoria.
Un numero nico.
Una seccin para registrar los detalles de la No
Conformidad.
Una seccin para que el auditado registre la accin a
tomar.
Una seccin para confirmar que la accin ha sido
tomada y fue efectiva.

EJEMPLO FORMATO RNC

CALIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD

No Conformidad Mayor:
Falla contra una clusula de la norma que
atente contra la integridad del sistema.
Ausencia del cumplimiento de un requisito.
No Conformidad Menor:
Una falta simple del cumplimiento de un
requisito.
El auditor puede generar una matriz de NC
para el anlisis de las mismas.

FINALIZACIN DE LA AUDITORA
Los documentos que pertenecen a la auditoria deben
conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las
partes participantes y de acuerdo con los procedimientos
del programa de auditoria y con los requisitos legales o
contractuales aplicables.
Salvo requisito legal, el equipo auditor y los responsables
de la gestin del programa de auditoria, no deben revelar
el contenido de los documentos, cualquier otra informacin
obtenida durante la auditoria, o el informe de la auditoria,
a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente
de la auditoria y, cuando sea apropiado, del auditado. Si
se requiere revelar los contenidos de un documento de la
auditoria, el cliente de la auditoria y el auditado deben ser
informados tan pronto como sea posible.
La auditoria finaliza cuando todas las actividades incluidas
en el plan de auditoria se han ejecutado y el informe de la
auditoria ha sido aprobado y distribuido.

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA
Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de
acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn sea
aplicable.
Las acciones no se consideran parte de la auditoria y son
emprendidas por el auditado en un perodo de tiempo acordado.
El auditado debe mantener informado al cliente de la auditoria
sobre el estado de estas acciones
La finalizacin y efectividad de la accin correctiva y/o
preventiva debe verificarse de acuerdo con el procedimiento.
Esta verificacin puede ser parte de una auditoria posterior.
El programa de auditoria puede incluir el seguimiento por parte
del equipo auditor, actividad que puede aportar valor al hacer
uso de la pericia de los miembros del equipo auditor. En estos
casos, se debe tener cuidado para mantener la independencia en
las actividades de auditoria posteriores.

PROGRAMAS DE AUDITORIA

GESTION DEL PROGRAMA DE

AUDITORAS
La gestin de un programa de auditoria incluye:
El establecimiento de la autoridad, los
objetivos y el alcance del programa de
auditoria;
El establecimiento de responsabilidades,
recursos y procedimientos para el programa
de auditoria;
La implementacin de programas de
auditoria;
El monitoreo y la revisin del programa de
auditoria para mejorar su eficacia;
El mantenimiento de registros.

OBJETIVOS DE UN PROGRAMA
DE AUDITORIA
Cumplir los requisitos para la certificacin de
un sistema de gestin estndar;
Asegurar la conformidad con los requisitos
contractuales;
Obtener y mantener la confianza en la
capacidad de un proveedor.
Contribuir a la mejora del sistema de gestin

PROGRAMAS DE AUDITORIA
La gestin de un programa de auditoria incluye la
planificacin,
la
provisin
de
recursos
y
el
establecimiento de procedimientos apropiados para realizar
las auditorias dentro del programa.
Ejemplos:
una serie de auditorias internas para cubrir un sistema de
gestin de la calidad en toda la organizacin para el ao
en curso;
las auditorias de certificacin/registro y de seguimiento
llevadas a cabo por un organismo de certificacin/registro
por tercera parte sobre un sistema de gestin dentro de un
periodo de tiempo acordado contractualmente entre el
organismo de certificacin y el cliente;
las auditorias del sistema de gestin de segunda parte de
los proveedores potenciales de productos crticos para ser
realizadas en un perodo de seis meses.

APLICACIN DEL PHVA EN LA

GESTIN DE UN PROGRAMA DE
AUDITORA
Autoridad para el programa de
auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de

auditoria (5.2, 5.3)
- Objetivos/extensin
- Responsabilidades
- Recursos
- Procedimientos

Mejora del
programa de
auditoria (5.6)

Implementacin del programa de

auditoria (5.4, 5.5)
- Evaluacin de auditores
- Asignacin de los equipos auditores
- Direccin de actividades de auditoria
- Registros

PLANIFICAR

Competencia y
Evaluacin de los
auditores (7)
HACER
Actividades de
auditoria (6)

Seguimiento y revisin del

programa de auditoria
(5.6)
- Identificacin de oportunidades de
mejora

Verificar

IMPLEMENTACIN PROGRAMAS DE
AUDITORA
La implementacin de un programa de auditoria debe
establecer:
La documentacin y comunicacin del programa.
La coordinacin y programacin de actividades.
La asignacin de auditores y equipos de
auditoria.
El suministro de los recursos requeridos.
El desarrollo del programa.
La recoleccin y revisin de registros de
auditoria.
La distribucin de los informes de auditoria al
cliente y otros grupos interesados.
El seguimiento a las auditoras.

LAS COMPETENCIAS DE LOS

AUDITORES

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

La competencia del auditor se basa en la demostracin de:
Atributos personales
Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades en:
Sistemas de gestin,
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria,
Documentos de referencia y del sistema de gestin,
Situaciones de la organizacin para permitir al auditor
entender el contexto de sus operaciones,
Legislacin aplicable, reglamentos y otros requisitos
relevantes
Las competencias de los auditores deben ser evaluadas. Los
auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a
travs del contino desarrollo profesional y de la participacin
regular en auditorias.

La confiabilidad del proceso de auditoria depende

de la competencia de los auditores.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

ATRIBUTOS PERSONALES DEL AUDITOR
tico imparcial, sincero, honesto y discreto;
De actitud abierta dispuesto a considerar ideas o puntos de
vista alternativos;
Diplomtico de mucho tacto en las relaciones con la gente;
Observador constante y activamente consciente de los
entornos fsicos y las actividades;
Perspicaz - instintivamente consciente y capaz de entender y
adaptarse a las situaciones;
Verstil - capaz de adaptarse a diferentes situaciones;
Tenaz - persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;
Decidido - alcanza conclusiones oportunas basadas en el
razonamiento lgico y el anlisis;
Seguro de s mismo - acta y funciona independientemente a
la vez que se relaciona eficazmente con otros.

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

APLICACIN DE CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES
Un auditor debe ser capaz de:
Aplicar los sistemas de gestin a diferentes organizaciones;
Entender la interaccin entre los componentes del sistema de
gestin;
Entender las normas de sistemas de gestin de la calidad o
ambiental, los procedimientos u otros documentos del sistema de
gestin utilizados como criterios de auditoria;
Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los
documentos de referencia;
Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de
auditorias;
Conocer los sistemas de informacin y tecnologa para la gestin,
autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos
y registros.

COMPETENCIA

MEDIO AMBIENTE

CALIDAD
Conocimientos
y habilidades
especficos de
calidad

Formacin
acadmica

Conocimientos
y habilidades
genricos

Experiencia
laboral

Conocimientos y
habilidades
ambientales
especficos

Formacin
como auditor

Experiencia
en auditorias

Atributos personales

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los

auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental y
algunos son especficos para los auditores de cada una de las
disciplinas.

ILUSTRACION DE INDICADORES DE
COMPETENCIA DE AUDITORES

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
Desarrollo
profesional
continuo:
para
el
mantenimiento y la mejora de los conocimientos,
habilidades y atributos personales.
Mantenimiento de la capacidad auditora: a travs
de la continua participacin en auditorias de
sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.
Evaluacin del auditor: para identificar las
necesidades de formacin y de mejora de otras
habilidades.

MONITOREO Y REVISION DEL PROGRAMA

DE AUDITORA
En el monitoreo se utilizan indicadores de desempeo tales
como:
Desempeo del auditor y del equipo de auditoria;
Cumplimiento del programa
Retroalimentacin del cliente de la auditoria, el
auditado y los auditores.
La revisin debe ser realizada, teniendo en consideracin
aspectos como:
Resultados del monitoreo;
Los procedimientos y la eficacia del programa de
auditoria;
Conformidad con los requisitos;
Requisitos desarrollados y expectativas de los grupos
interesados;
Los registros de auditoria;
Prcticas nuevas o alternativas.