Circuito de correspondncia

Como se faz?
O circuito da correspondncia no mais
do que as fases pela qual a
correspondncia passa dentro e fora da
empresa, desde o remetente at ao
destinatrio.

Todos os dias e mesmo vrias vezes ao dia, a

informao escrita chega s
empresas sob diversas formas:
Cartas comerciais;
Circulares;
Ofcios;
Memorandos;
Faxes;
Convocatrias;
Comunicaes internas;
E-mail.

 extremamente importante, em qualquer empresa, a

circulao da
correspondncia, quer a nvel de comunicaes internas quer
a nvel das
comunicaes externas recebidas e expedidas.
Correspondncia Interna
Devido importncia da correspondncia interna no
funcionamento da
empresa necessrio que lhe seja dado um tratamento
atento por parte do
profissional de secretariado, para que o seu circuito seja
eficiente:
Afixar os avisos de carcter geral em locais apropriados,
para que todos os interessados tenham acesso a essa
informao;
Reduzir a escrito e em impresso prprio as mensagens
telefnicas recebidas e faz-las chegar de imediato ao
destinatrio;
Fazer circular as ordens de servio acompanhadas de

Geralmente utilizam-se envelopes especficos de

formato A4 que podem ser utilizados diversas
vezes para tratamento do mesmo assunto.
Correspondncia externa
A correspondncia externa pode ser classificada da
seguinte forma:

Existem diversas formas de tratar os diferentes

tipos de correspondncia.
Relativamente correspondncia recebida h que
fazer cuidadosamente uma
triagem, ou seja, a separao da correspondncia.
A correspondncia no deve ser aberta, mas sim
dirigida de imediato aos seus
destinatrios. Os comerciantes so obrigados a
arquivar a correspondncia,
os documentos que provarem pagamentos e toda a
escriturao mercantil,
devendo conservar tudo pelo espao de tempo de
10 anos.

 Correspondncia Recebida
Triagem Seleco da correspondncia.
Abertura Verificar se a carta est datada e se contm o nome e
endereo do
remetente, excepcionalmente se isto no acontecer
imprescindvel agrafar
o envelope.
Registo de entradas Verificao e registo dos dados
considerados importantes
em livro prprio.
Distribuio Reencaminhamento para o destinatrio que acusa
a sua recepo
rubricando o envelope prprio para o efeito ou de um livro de
protocolo.
Arquivo Depois de dar seguimento ao assunto a
correspondncia deve ser
devidamente arquivada em local prprio.

 Correspondncia expedida
Realizao da carta e assinatura Depois de
elaborada, a carta deve de ir a
despacho, ou seja, deve ser verificada, aprovada e
assinada pelo responsvel do
sector ou departamento.
Registo de sadas Verificao da existncia de
anexos ou instrues especiais
para a sua expedio. Ex. Enviada c/ conhecimento
para diversos destinatrios,
registada, correio azul. Todos estes dados devem ser
registados em livro prprio.
Arquivo Deve ser feita uma cpia de toda a
correspondncia emitida, para
posteriormente arquivar.

Estas fases so:

A abertura;
O registo de entradas;
A distribuio;
A resposta ou arquivo;
A assinatura;
O registo de sada e a expedio e arquivo;

 Na fase de abertura, importante ter

ateno, ao modo como as cartas so
dobradas, de modo a no danificar o
contedo da carta;
O registo tal como na recepo e na
abertura dever ser realizada por um s
departamento, uma vez que se deve tirar
sempre uma cpia dos originais recebidos.

 Esta dever ser feita aps colocar o

respectivo carimbo que contm a data e o
nmero da entrada, porm h empresas
que utilizam o Livro de Registo para a
correspondncia;
A fase da distribuio, tem inmeras
formas de ser feita, mas sempre com o
controlo do Livro de Protocolo.

 Na resposta ou arquivo, aps a

leitura da correspondncia, o
destinatrio d-lhe o devido
tratamento, esta segue directamente
o arquivo, caso contrrio a
correspondncia requer uma
resposta.

 Devem ter resposta imediata todas

as questes urgentes; aps
terminada a carta de resposta, caso
seja necessrio, ela deve ser de novo
lida e assinada pela direco da
empresa ou pelo responsvel do
servio, dependendo dos casos; tal
como na entrada da
correspondncia, tambm se regista
a sada desta, esta a fase do
registo de sada.

 O registo feito no livro de

Protocolo, sendo o seu riscado
idntico ao das entradas, e as cpias
so separadas dos originais para
seguirem caminho; por ltimo, temos
a expedio e o arquivo, onde
importante verificar antes de a carta
ser inserida no sobrescrito se est
datada e assinada, se contm o
material necessrio referido em
anexo e se o endereo corresponde
ao do sobrescrito.

 J a correspondncia pode ser, por

sua vez, comercial ou oficial,
particular ou pessoal.

Recepo
Como se faz:
Olhe para a pessoa que est a sua frente;
Preste ateno no que a pessoa est te falando e
te pedindo;
Se voc atende algum de braos cruzados
demonstra que voc no est fazendo questo
para aquele assunto;
No sente em cima de uma das suas pernas
dentro de uma recepo;
No masque chicletes quando estiver
trabalhando;
Responda uma pergunta com uma resposta. E
no com outra pergunta. Sempre primeiro
responda o que foi questionado;

 Tenha postura. Sente-se em uma posio

que indique que voc est interessado em
ajudar ou resolver;
Mantenha sua mesa em ordem. Nada de
papis pregados com recados. Bolsas,
sacolas e objetos pessoais, mantenham
sempre separados e no expostos a quem
est atendendo.

 Tente evitar fazer ou receber ligaes

pessoais dentro do ambiente de trabalho;
anti-tico atender o telemvel em
ambiente de trabalho;
Se a internet liberada, cuidado! Seja
discreto e no se envolva totalmente com
tela do computador. bom dar uma
olhada geral de vez em quando no local de
trabalho.

Abertura e registo da correspondncia:

No que diz respeito abertura da
correspondncia importante referir a forma
como se faz e os cuidados a ter para evitar a
inutilizao do contedo.
Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o
contedo para um dos cantos dos sobrescritos e
em seguida abre-se pelas arestas opostas.
Isto porque as cartas so normalmente mal
dobradas e quando so inseridas nos subscritos
ficam, por vezes, coladas no interior.

Abertura e registo da correspondncia:

A abertura pode ser:

Manual;
Com ajuda de mquinas.
Na abertura manual recorre-se frequentemente a
tesouras ou a corta-papis.
Na abertura com recurso mquina utilizam
guilhotinas (manuais e elctricas) que permitem
uma maior rapidez de execuo do trabalho, o
que justifica para grandes empresas.

Distribuio e expedio:

Distribuio:

um dos processos da logstica responsvel pela administrao dos

materiais a partir da sada do produto da linha de produo at a entrega
do produto no destino final.

Aps o produto pronto ele tipicamente encaminhado ao distribuidor.

O distribuidor por sua vez vende o produto para um varejista e em seguida

aos consumidores finais.

Este o processo mais comum de distribuio, porm dentro desse

contexto existe uma srie de variveis e decises de trade-off a serem
tomadas pelo profissional de logstica.

O marketing v que a Distribuio um dos processos mais crticos, pois

problemas como o atraso na entrega so refletidos diretamente no cliente.

A partir do momento que o produto vendido a Distribuio se torna uma

atividade de front office e ela capaz de trazer benefcios e problemas
resultantes de sua atuao (Kapoor et al., 2004, p. 9).

Uma organizao pode ser divida em trs processos principais

suprimentos, produo e distribuio (Gomes et al., 2004, p. 8-9).

Onde termina o processo de distribuio de uma empresa, inicia o

processo de suprimentos da empresa seguinte.

Como regra geral as empresas mais fortes da cadeia de distribuio so

quem definem quem ser o responsvel pela entrega do material/produto.

O ponto mais forte da cadeia no necessariamente aquele que

tm mais dinheiro, mas sim aquele que tem a necessidade de
compra menor do que a necessidade de venda do elo anterior
da cadeia, ento podemos concluir que este poder de deciso
pode ser transferida rapidamente entre os elos, pois a
globalizao nos permite comprar um produto na china com frete
FOB e ainda pagar mais barato do que uma compra em nossa
regio.

As empresas esto cada vez mais terceirizando suas atividades

relacionadas a distribuio e focando suas atividades no core
bussiness da empresa.

A distribuio tem grande importncia dentro da empresa por ser uma

atividade de alto custo.

Os custos de distribuio esto diretamente associados ao peso, volume,

preo, Lead Time do cliente, importncia na Cadeia de suprimentos,
fragilidade, tipo e estado fsico do material e estes aspectos influenciam
ainda na escolha do modal de transporte, dos equipamentos de
movimentao, da qualificao e quantidade pessoal envolvido na
operao, pontos de apoio, seguro, entre outros.

A palavra distribuio esta associada tambm a entrega de cargas

fracionadas, neste tipo de entrega o produto/material entrega em mais
de um destinatrio, aproveitando a viagem e os custos envolvidos.

As entregas neste caso devem ser muito bem planejadas, pois a

entrega unitizada tem um menor custo total e menor lead time, as
entregas fracionadas devem ser utilizadas somente quando no
for possvel a entrega direta com o veculo completamente
ocupado.

Expedio:

Verificar se aquilo que o cliente pediu est pronto para ser

expedido;

Preparar os documentos da remessa (informao relativa aos

artigos embalados, local para onde vo ser enviados);

Pesagem, para determinar os custos de envio da mercadoria;

Juntar as encomendas por operador logstico (transportadora);

Carregar os caminhes (tarefa muitas vezes realizada pelo

transportador).

Um ofcio um documento que tem

como propsito
fazer uma solicitao ou uma
reivindicao oficial de algo
a uma autoridade.