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ANIMER

UNE
REUNION
Une runion?
Pour quoi
faire?

Source: http://www.animerunereunion.com/index.htm

Sommaire
Introduction: Type runion, Principe TOP,
Participants.
Animateur : rle.
Forme runion.
Phase de runion : dmarrage runion, droulement,
fin de la runion.
Les outils danimation : 1.Double tour,
2.Brainstorming, 3.Le QQOQC, 4.Le vote pondr,
5.La matrice de dcision.

Introduction :
*Type runion.
*Principe TOP.
*Participants.

Pourquoi une runion ?


Cest la premire question se poser

L'intrt dune runion:


Profiter de la dynamique dun groupe et de sa crativit.
3 types de runion :
Information : -faire part dinformations
-faire partager linformation.
Par exemple runion pour une formation: pour apprendre
faire
change : Entendre lavis de chacun, senrichir les uns les
autres Par exemple une runion de crativit : trouver des
ides.
Dcision : Valider ensemble une dcision comprise et
accepte par tous. Par exemple runion pour une rsolution
de problme

Pourquoi une runion ?


Cest la premire question se poser

La runion nest pas forcment utile :


Annulez-la !
Bravo vous venez de gagner du temps !
La runion semble utile :
Vrifier lutilit en se posant 3 questions et en y
apportant des rponses prcises :
1. En quoi cette runion est utile?
2. Quest ce que jen attends ?
3. Quest-ce que le groupe attend de la
runion?

Une opportunit qui a besoin de rgles


pour gagner du temps

Prparer sa runion cest Prparer son


TOP :
le Thme
l'Objectif
le Plan
Et rpondre aux questions suivantes :
Avec quels participants ?
et pourquoi ?
O et quand va-t-elle avoir lieu ?

Un nombre judicieux de participants dernier


CRI
Il faut savoir sentourer
Motivation et efficacit :
La motivation est favorise lorsque chacun sait ce qu'il doit
faire, chacun un rle et que le groupe partage un objectif.

Le nombre :
Le nombre peut varier en fonction des runions. 3 est le
minimum pour crer un groupe. 5 permet davoir un dbut de
dynamique. A partir de 9, lanimation doit tre plus directive.
Les changes deviennent plus difficile et le temps consacr
chacun est plus limit.

Un nombre judicieux de participants dernier


CRI
Il faut savoir sentourer

Inviter des participants " dernier CRI":


- Choisir les participants Comptents par
rapport au sujet
- Choisir les participants Responsables par
rapport au sujet
- Choisir les participants Intresss par
rapport au sujet et les engager
prparer la runion.

Animateur :
*Rle.

Lanimateur a un rle particulier jouer

Les fonctions de l'animateur:


Lanimateur doit diriger vers la production et peut y participer.
Lanimateur doit faciliter les changes.
L'animateur doit rguler les interactions.
L'animateur doit viter les conflits.
L'animateur doit crer les conditions de la ralisation de
l'objectif.

Lanimateur a un rle particulier jouer

Lanimateur doit:
atteindre l'objectif fix de la
runion
appliquer les outils appropris
obtenir le consensus du groupe
tablir un plan d'actions faciliter
la communication entre les
participants

3 styles de participants

Conseil :
le rle de lanimateur est de
transformer les spectateurs en
participants en leur donnant un
objectif
et
en
dfinissant
concrtement leur contribution au
travail du groupe .

Participants: les typologie

L'animateur doit faire parler les


"taiseux".
"Parents,
adultes,
enfants",
l'animateur doit donner sa place
chacun et se servir des qualits
respectives.

Forme runion

Linstallation des participants

4 grands types de disposition :


Classe dcole :
Sous lautorit de lanimateur ou du formateur;
En rond ou carr:
Tous gaux, cette disposition facilite lchange
Face face :
Disposition de ngociation, les deux clan se font face chacun a
son porte-parole
En U :
Cette disposition combine, la place prpondrante de lanimateur
et des supports visuels avec la possibilit dchanges des
participants.

Linstallation des participants

Disposer vos tables en fonction du type de


runion.
A vos cts , appuyez-vous sur vos allis.
Face

vous,
interlocuteurs .

dialoguez

avec

vos

Dans les coins, coutez et restez courtois


avec tous.
Pour une runion courte rester debout.

Dmarrage runion

Le lancement de la runion

Le

lancement

de

la

runion

remplit

trois

fonctions:

une fonction humaine : il sagit de constituer, souder le groupe


au del des individus qui le composent.
une fonction dorganisation : lanimateur
lobjectif de la runion et le rle de chacun.

doit

annoncer

une fonction concrte : lanimateur doit dire lessentiel tout de


suite.

Droulement

Rsoudre un conflit

Une runion permet lexpression dopinions diffrentes, dissonantes


et parfois divergentes.
Le dbat repose sur lexistence dune autre manire dagir, de faire
ou de penser.
La manire la plus efficace de rsoudre un conflit consiste le
mdiatiser cest dire trouver un tiers .
Ce tiers peut tre un participant peru comme neutre par le reste
du groupe et par les deux protagonistes, ou lanimateur sil respecte
la neutralit ou une mthode permettant de dcrire rapidement,
compltement et dafficher le conflit qui nintresse quune minorit
et ralentit le travail de la majorit !

Rpondre aux questions

"Celui qui pose une question risque cinq minutes d'avoir l'air bte.
Celui qui ne pose pas de question restera bte toute sa vie."
Proverbe chinois
Les trois manires les plus simples et
les plus efficaces de rpondre toute
question mme la plus agressive,
dstabilisatrice, insidieuse sont les
suivantes :
1. Dites votre interlocuteur :
Vous avez raison ! Cette
affirmation magique le rassure,
vous
rassure,
reconnat
la
lgitimit de son opinion et vous
permet de diminuer la pression
denjeu et le stress !!

Rsoudre un conflit

Mthode ADRAV
Cette mthode comporte trois phases :
1. faire la liste de lensemble des points
daccord existant entre les deux parties en
conflit
par exemple : nous sommes daccord pour
trouver une solution, pour accepter laide du
groupe, pour proposer des solutions, pour
accepter des solutions valides par le
groupe, pour parler ensemble encore une
fois.
2. faire la liste des points de dsaccord :
par exemple : nous sommes en dsaccord
sur le mode de calcul de remboursement des
frais de mission!

Rsoudre un conflit

Mthode ADRAV (suite)


3. faire la liste des points qui nont rien voir avec
les
deux
points
prcdents
par exemple : le systme de primes,
lvaluation des performances, la comptence de
Raoul
Affichs sur un tableau, lensemble des points
daccord est souvent plus important que celui des
divergences, la clarification de lobjet de la
querelle
permet
de
faire
apparatre
soit
directement la solution soit les conditions pour y
parvenir.
Conseil : Mettez noir sur blanc les points de
divergence : crire cest raliser!

La fin de la runion

Conclure

Une runion de travail doit se conclure utilement sur :


Un qui fait quoi pour quand ?
Un compte-rendu de dcisions ralis en sance de manire
tournante par les participants partir de lordre du jour de la
runion .

Conclure

Conseil :
lorsque vous faites le tour de table
de conclusion demandez chaque
participant de rappeler oralement et
devant le groupe son engagement.
Cest une manire de le lier .

Un compte rendu

Les runions se terminent parfois sur un compte-rendu.


Pour tre efficace celui-ci doit au moins tre rdig et si possible
remis en sance la fin aux participants, ce qui est possible avec
les portables.
Vous avez le choix entre deux types de compte-rendus :
Le compte-rendu des dbats, fidle, exhaustif, exprimant les
opinions des participants. Les runions de co-proprit, les
runions de dlgus du personnel, de comit dentreprise
prennent souvent cette forme.( qui na pas de valeur lgale)

Un compte rendu

Le compterendu de dcisions reprend les dcisions prises en


runion, les actions dcides et rappelle les points en suspens. Il
peut tre rdig partir de lordre du jour de la runion. Cette
manire de faire permet chacun de connatre les points de
progrs et les axes de travail. Il est, bien sr, possible dvoquer
les positions ou les opinions des participants lorsque celles-ci
contribuent clairer le dbat, les actions et les dcisions prises.

Un compte rendu

Conseil :
Rdigez votre ordre du jour sous
forme
dun
sommaire
de
dcisions
ou
dactions

conduire.
La
runion
consiste
donc
simplement rpondre point
par point chaque affirmation.

Les outils danimation :


1.Double tour.
2.Brainstorming.
3.Le QQOQC.
4.Le vote pondr.
5.La matrice de dcision

1.Double tour

Outils danimation:
Le double tour ou comment trouver une
dfinition commune

Le double tour permet de senrichir des points de vue des


autres participants du groupe et de donner la parole chacun.
Il oblige chacun structurer sa pense.
Il implique une coute rciproque.

Outils danimation:
Le double tour ou comment trouver une
dfinition commune

Chacun prpare par crit une dfinition du


thme abord pendant quelques minutes, sa
vision, son point de vue.
Une fois que tout le monde est prt:
Chacun sexprime tour de rle et chacun
coute les autres.
Puis suit le deuxime tour ou chacun donne
un cho ce quil vient dentendre.
Il rpond une question du type :
Enrichi par les autres, quelle est ta
nouvelle dfinition ? .

2.Brainstorming

Outils danimation: le Brainstorming ou


comment chercher ensemble et profiter de la
dynamique crative du groupe

Cette technique permet de recueillir de faon spontane une


production quantitativement riche d'ides, de propositions.
Il est utilis pour recueillir des ides quand on se situe dans une
phase d'exploration :
recherche d'un sujet traiter
recherche des causes d'un problme
recherche d'une solution...

Outils danimation: le Brainstorming ou comment


chercher ensemble et profiter de la dynamique
crative du groupe

Lancer le brainstorming :
Cibler le sujet (limites, champ d'application...) poser la question et la reformuler, crire la
question. Clarifier l'objectif en moins de 8 mots.
Rappeler
les
rgles
du
brainstorming:
exprimer toutes les ides mmes farfelues,
s'inspirer des autres par association d'ides...
respecter tous les participants ne pas critiquer
dans la phase de production travailler dans la
bonne humeur.
Ecrire toutes les ides au tableau exploiter les
rsultats reformuler les ides mal comprises
liminer les ides hors sujet.

3.Le QQOQC

Outils de rsolution de problmes: Le QQOQC


pour dfinir un contexte

Le QQOQC permet de dfinir et danalyser prcisment les


diffrentes composantes dun sujet en prenant en compte tous
les lments qui ont une influence sur celui-ci.
Il est utilis pour dfinir :
-une situation
-un problme rsoudre
-un plan d'actions
-une procdure...

Outils de rsolution de problmes:Le QQOQC


pour dfinir un contexte

Rpondre
systmatiquement
questions suivantes :
de QUOI s'agit-il ?
QUI est concern ?
OU cela se passe-t-il ?
QUAND cela se passe-t-il ?
COMMENT cela arrive-t-il ?
et pour chaque question
mesure du possible,
COMBIEN
POURQUOI ?

dans

aux

la

4.Le vote pondr

Outils de rsolution de problmes:


Le vote pondr pour faire des choix accept par
tous

C'est un outil de prise de dcision en groupe. Il est utilis pour


slectionner des lments parmi une liste lorsqu'on ne peut pas
tablir de critres de choix objectifs et mesurables:
identification des causes principales d'un problme
choix d'un sujet...

Outils de rsolution de problmes:


Le vote pondr pour faire des choix
accept par tous

chaque participant dispose d'un capital de 6


points
il choisit parmi une liste les 3 lments les
plus importants
il classe ces 3 lments par ordre
d'importance
il affecte 3 points au 1er, 2 points au 2me
et 1 point au 3me il pose 3 pastilles de
couleur
sur
le
tableau
(respectivement rouge, bleu, vert)
les points sont additionns
Les lments les plus forts en points sont
retenus ou choisis en priorit.

5.La matrice de dcision

Outils de rsolution de problmes:


La matrice de dcision

C'est un outil de prise de dcision en groupe.


Il est utilis pour slectionner des lments parmi une liste sur
la base de critres objectifs.
Critres utiliser par exemple :
Facilit de mise en place
Efficacit de la dcision

Outils de rsolution de problmes:


La matrice de dcision

Cette mthode comporte six phases :


1.

dfinir les critres de slection

2.

affecter chaque critre un poids


(en option)

3.

constituer la matrice
en ligne, placer toutes
les solutions possibles,
en colonne, placer les
critres retenus

Outils de rsolution de problmes:


La matrice de dcision

4.

pour chaque solution et chaque


critre,
se
demander
par
comparaison
si c'est important, moyen, faible,
nul
(note
de
3

0)
(commencer
par
les
plus
importants et les plus faibles)

5.

calculer le
obtenus

produit

des

points

6.

les points sont additionns. Les


lments les plus forts en points
sont retenus ou choisis en
priorit.

Fin

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