INSTRUMENTOS DE

ORGANIZACIN

Concepto:
Son aquellos medios que se
utilizan para lograr los fines
propuestos con el propsito de
ordenar un ente social. Los
instrumentos ms comunes son los
organigramas y los manuales

ORIGEN

Todo organigrama es el resultado, de un

levantamiento, o de un plan.
Proviene de un levantamiento si se
estudia un organismo existente. (Estudia
el presente)
Proviene de un plan cuando se usa para
completar un proyecto de organismo
administrativo. (Estudia el futuro)

ORGANIGRAMAS. Definicin
Expresin grfica de elementos funcionales, estructurales o
de cargos de una organizacin cualquiera Morales Bueno
Grfica que muestra la estructura interna de la organizacin
formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y
las principales funciones que se desarrollan en ella Gmez Ceja
Representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en
las que se muestran las relaciones que guardan entre s los
rganos que la componen Gmez Ceja

IMPORTANCIA
Porque proporcionan elementos tiles al organizador y
al gerente para el anlisis de la estructura general de
una empresa.
Por los beneficios que presentan al ser bien
estructurados:

Hace nfasis en el ordenamiento que debe

reinar dentro de la empresa reflejando los
niveles jerrquicos de mayor o menor grado de
la organizacin, lo cual implica de asignacin
de autoridad y responsabilidad delegada a cada
unidad organizativa.

Sealar anomalas que pueden suceder en

una organizacin.

Muestra de manera grafica y fcil de apreciar al

que lo consulta, la estructura general de la
empresa.
Son un medio de informacin y anlisis que
permite visualizar claramente la imagen de
la organizacin en un periodo determinado.
Es un instrumento para los directivos que
facilita el conocimiento de su campo de
accin y de los lineamientos, por medio de
los cales deben desarrollar sus relaciones
con el resto de las unidades que componen
su organizacin.

Es un medio para el funcionamiento que le

permite conocer en forma sencilla su posicin o
la de otros dentro de la estructura..
Para los expertos en organizacin y mtodos, es
el punto inicial para hacer una apreciacin real de
la entidad. Su anlisis permite detectar posibles
duplicaciones de dependencia, insuficiente
coordinacin y grado de supervisin inadecuada.
Para el pblico le es importante porque
permite obtener una visin general de toda
la organizacin.

COMPOSICIN ORGNICA DE LAS

EMPRESAS.

a. Los rganos administrativos se

clasifican en:

Unidades de direccin
Consejos
Asesora
Servicios Auxiliares
Unidades operacionales ( Departamentos)
Unidades regionales o descentralizados

Unidades de Direccin:
Toda la organizacin tiene directores que
pueden ser individuales y colectivos que
pueden presentarse de la siguiente manera:

Colectivo:
Cargos Directivos o

Individuales :

Presidencia
Directorios
Ejecucin
Consejos Fiscales
Direcciones Generales
Consejos Administrativos Ejecutivos
Consejos Publicitarios

Asesoras:
Organizacin
Organizacin y Mtodos
Jurdica
Personal
Planificacin o Auditora

Servicios:
Registro
Archivos
Despacho
Transporte
Relaciones Pblicas
Tecnolgico

Departamentos:
Produccin
Administracin
Financiero
Mercadeo
Tecnolgico
Relaciones Pblicas.

Regionales:
Representaciones
Delegaciones
Sucursales y Agencias.

b. Relaciones de autoridad
Es la relacin de
Relacin de Lnea:
personas y componentes
de la organizacin que
son responsables por los
La lnea reside en el
comando directivo que objetivos de la empresa
da rdenes y deben ser y a los que s ha
delegado autoridad para
cumplidas
que tomen decisiones
verticalmente.
con respecto a esos
objetivos.

Relacin de Staff o
Asesora:

Es la relacin de
personas o
componentes de la
organizacin que
suministran consejo,
asesora o servicios
para alcanzar los
objetivos.

Staff:
Son bsicamente
funciones de servicio.
Pueden estar bajo el
mando de lnea en
ciertos aspectos, ya
sea permanente o
transitoriamente.

Staff Especializado :
Son las posiciones o
componentes
organizativos primordiales
organizados para
suministrar en una funcin
especializada, consejo,
asesora y servicio a otras
unidades de la empresa,
para que todas puedan
alcanzar los objetivos
comunes.

Staff Personal:
(Asistentes)
Son personas o
posiciones que
proporciona consejo,
asesora o servicio a un
principal.

Asistente de lnea:
Es la persona o posicin
que proporciona consejo,
asesora o servicio a un
principal en todos los
aspectos de su
responsabilidad y asume
parte o toda la actividad del
principal en delegaciones
especficas.

Asistente de Staff:
Es el cargo o posicin
que sugiere,
recomienda, aconseja,
aun realiza trabajos de
investigacin en
relacin con los
aspectos de
responsabilidad de un
principal.

c. Representacin Grafica
De asesora:

1. Si la unidad asesora

est sujeta a la
Estos se representan
actividad de la unidad
por lneas y ngulos
a la que asesora, la
rectos que tocan el
lnea es llena,
rectngulo de la unidad 2. Si no est sujeta a
asesora y unas lneas
autoridad la lnea es
de autoridad, que
punteada.
pueden ser de dos
clases;

El 3 asesora e informa al 1, y el 1 ejerce autoridad sobre el 3.

El 2 asesora a el 1 y el 1 no ejerce autoridad sobre el 2.
3 y 2 no deben estar en ningn caso en el nivel 1.

BASES PARA LA INTERPRETACIN DE ORGANOGRAMAS

Se basan en lo smbolos que representan unidades y relaciones la

forma de presentacin.
Cada unidad debe tener un solo superior jerrquico.
Es descendente la lectura.
Las posiciones son relativas a las funciones.
En oficinas pequeas, cada rectngulo representa una persona en
cuyo caso el cargo o puesto es lo importante.
La simbologa debe expresarse en la proyeccin de la grfica.
Su lectura debe ser fcil, comprensible, sencilla.

 En caso de
descentralizadas, o
su funcionamiento.

organizaciones
sea que gozan de

estatales existen
distintos grados de

Autonoma total

Semi autonoma

Autonoma Relativa

instituciones
autonoma en

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

1. Las unidades organizacionales se representan por medio de

rectngulos, los cuales tendrn ligeras variaciones en cuanto su dimensin,
dependiendo del nivel jerrquico en que se estn, por lo tanto, el rectngulo
de mayor dimensin ser que represente el mas alto nivel.

2. En el interior de los rectngulos se colocar nicamente el titulo del rgano

sin hacer referencia a la nomenclatura asignada al nivel jerrquico

3. La nomenclatura asignada a los rganos para identificar su nivel se

colocar en la parte lateral del organigrama ya sea al lado izquierdo o
derecho, para facilitar esta representacin es importante representar los
rganos del mismo nivel en sentido horizontal

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

4. Las Lneas que enlazan los rectngulos indicarn las relaciones bsicas de
comunicacin, jerrquica, autoridad. Por tanto estas debern diferenciarse de
la siguiente manera:

4.1. La Lnea fuertemente marcada (

) para representar la
autoridad lineal y estructura lineal dada por los rganos fines o sustantivos

4.2. La Lnea suavemente marcada (

) para representar la
autoridad de staff que poseern los rganos de staff especializados.

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

4.3. Lnea de puntos (.. ) para representar la autoridad fiscal que deben
poseer los rganos que la realizaran a previo o posterior.

4.4. La Lnea discontinua ( - - - - - - - ) para representar la autoridad

funcional que debern poseer los rganos de staff auxiliares bsicos.

5. Los rganos de staff especializado y los rganos de staff auxiliar bsico

se representarn entre el nivel ejecutivo mas alto de la organizacin y los
rganos sustantivos, desde luego diferenciados por lneas de autoridad
correspondientes. ( brindar asesoria)

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

6.Los rganos a ser descentralizados o desconcentrados regional o local se

representan de ltimo en el organigrama, separados por una lnea
discontinua con puntos intermedios( __ . ___ .___.)

7.La Lnea representativa de la autoridad lineal es mas fuertemente

marcada que las empleados para la construccin de rectngulos.

8. En el organigrama tipo vertical la lnea representativa de la autoridad lineal

debe originarse del centro del lado inferior del rectngulo representativo del
rgano, esta lnea se desplazar en sentido vertical y horizontal hasta
convocar en el centro del lado superior de los rectngulos del nivel inferior .

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

9.Los rectngulos sirven para representar unidades organizacionales

formales.

10.Los comits o comisiones que se representan en la estructura

Organizacional, sern aquellos de importancia relevante, y se har por el
rectngulo de lneas discontinuas unido a uno de los lados menores del
rectngulo representativo del rgano al cual asesoraran mediante una lnea
suavemente marcada.

Comit X

Presidente

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

11. Los rganos formales estructurados presupuestariamente y que

presenten asesora interna aun rgano determinado, se representan en
rectngulos pequeos al lado del rectngulo del rgano al cual prestaran la
asesora unidos por la lnea representada de la autoridad de staff.

Presidente

Asesora

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

12. Al disear organograma los rganos deben estar distribuidos y colocados

equilibradamente de tal manera que no se observan bruscamente espacios
en blanco por un lado y sobrecargado por el otro.

13. Todo organograma debe ser sujeto a actualizacin cada ao.

14. En la parte superior del organograma se indicara el nombre de la

organizacin. ORGANOGRAMA DE DELSUR.

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

15. Los organigramas representan la estructura del cuerpo administrativo.
Accionistas
Director o Gerente General
Jefes o supervisores

16. Los organogramas deben contener nombre de funciones y no de

personas.
Si desea que figuren los nombres de las personas estos deben estar en el
mismo cuadro, con una letra el nombre del puesto y con otra letra menor el
nombre de la persona que lo ocupa.

PRINCIPIOS A SEGUIR PARA ELABORAR ORGANOGRAMAS

17. Deben cumplir los requisitos de vigencia, actualizacin y realidad, debido

a los constantes cambios.

ELEMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA CONSTRUCCIN DE

ORGANOGRAMAS
Abstractos ( informacin)

Concretos

Partes diversas y estructuras en si, ninguna es igual a otra

Lneas: Llenas y continuas, verticales y horizontales,

punteadas y de dependencia de funciones.

Unidad funcional

Entegramas:
Grandes, iguales, menores( representan la unidad
administrativa) los rectngulos, crculos, cuadros.

El ordenamiento de niveles superiores e inferiores.

Ttulos: Nombre de la empresa, fecha de elaboracin,

funcionario que lo elaboro y autorizacin.

Delegacin de autoridad

Simbologa: Usada para indicar situaciones que necesitan

aclaracin. Explicacin de lneas.

Facultades trasladadas a otros.

Niveles: Directivo, ejecutivo y operativo

Obligaciones y responsabilidades

Autoridad lineal, funcional y Asesora.

Atribuciones asignadas.
Cargos: Puestos de trabajo de la organizacin.

ELEMENTOS QUE SE UTILIZAN EN LA CONSTRUCCIN DE

ORGANOGRAMAS
EN EL GOBIERNO

EN LA EMPRESA PRIVADA

Ministerios o Secretara
Unidad Primaria

Junta Directiva
Organismo deliberativo y planificador

Direccin
Unidades que conforman la secretara y
dirigen la organizacin.

Gerencia
Ejecutiva que dirige y ejecuta.

Departamentos
Divisiones que conforman la Direccin

Departamento
Unidad administrativa que abarca varias
secciones.

Seccin
Unidades que conforman el departamento.

Seccin
Unidad administrativa que forma parte de los
departamentos.

Sub seccin.
Parte de la seccin.

Unidad
Esla formada por una persona, varias
unidades forman una seccin.
Encargado
Que tiene funciones temporales.

CLASIFICACIN

Los organigramas pueden clasificarse segn cuatro grandes

criterios:

Por su naturaleza
Por su mbito
Por su contenido
Por su presentacin

CLASIFICACIN

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:

Microadministrativos
Macroadministrativos
Mesoadministrativos

Microadministrativos
Corresponde a una sola organizacin, y
pueden referirse a ella en forma general o
mencionar alguna de las reas que la
conforman.

Macroadministrativos
Contiene informacin de ms de una
organizacin.

Mesoadministrativos:
Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especfico.
Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo
corresponde a una convencin utilizada normalmente en
el sector pblico, aunque tambin puede empelarse en el
sector privado

CLASIFICACIN

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de

organigramas:
Generales
Especficos

Generales:
Contienen informacin representativa de una organizacin
hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y
caractersticas

General

En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su

equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina.

Especficos:
Muestran en forma particular la estructura de un rea de
la organizacin

Especfico

CLASIFICACIN

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:
Integrales
Funcionales
De puestos, plazas y unidades:

Integrales:
Son representaciones grficas de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de
jerarqua o dependencia.
Es conveniente anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes

Integrales

Funcionales:
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
adems de las unidades y sus interrelaciones.
Este tipo de organigrama es de gran utilidad para
capacitar al personal y presentar a la organizacin en
forma general

Funcionales

De puestos, plazas y unidades:

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero
de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada.
Tambin se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas

Puestos

DIRECCIN GENERAL

DIRECTOR

AUXILIAR

SECRETARIAS

E
DIRECCIN A

DIRECCIN B

DIRECTOR

DIRECTOR

ANALISTAS

ANALISTAS

SECRETARIAS

SECRETARIAS

E
E = EXISTENTES

DEPARTAMENTO

12

15

DEPARTAMENTO

11

11

R = REQUERIDOS

JEFE

JEFE

* = NOMBRE DE LA PERSONA

ANALISTAS

ANALISTAS

DIBUJANTES

DIBUJANTES

SECRETARIAS

SECRETARIAS

CLASIFICACIN

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este

grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Verticales
Horizontales
Mixtos
De bloque

Verticales:
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a
partir del titular, en la parte superior, y desagregan los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.
Son los de uso ms generalizado en la administracin, por
lo cual, se recomienda su empleo en los manuales de
organizacin.

Vertical

A
B
C
D
E
H

F
I

G
J

K
L

Horizontales:
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan
al titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas,
en tanto que las relaciones entre las unidades se
estructuran por lneas dispuestas horizontalmente

Horizontal

F
J

K
G
L

Mixtos:
Utilizan combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacin.
Se recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en
la base.

ORGANIGRAMA MIXTO
VERTICAL/HORIZONTAL
DIR. GENERAL

DIRECCIN A

DIRECCIN B

DIRECCIN C

DIRECCIN D

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. B

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. C

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. D

DEPTO. E

DIRECCIN E

De bloque:
Son una variante de los verticales, pero tienen la
particularidad de integrar un mayor nmero de unidades
en espacios ms reducidos.
Por su cobertura, en poco espacio permiten que
aparezcan unidades ubicadas en varios niveles
jerrquicos.

Circulares:
En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de
mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de
crculos concntricos, cada uno de los cuales representa
un nivel distinto de autoridad.

Circular

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