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I NACAP
Proceso Administrativo
I NACAP
Proceso Administrativo
Proceso
Administrativo
I NACAP
I NACAP
Proceso Administrativo
I NACAP
I NACAP
Planeacin
I NACAP
Qu se va a planear?
I NACAP
Planeacin
I NACAP
I NACAP
I NACAP
I NACAP
los
I NACAP
Qu se va a planear?
I NACAP
Planeacin
I NACAP
Planificacin y programacin de
proyectos
I NACAP
Elementos comunes de
los proyectos
Siempre hay en cada proyecto:
Una combinacin de actividades
Una relacin secuencial entre algunas actividades
Una preocupacin por los recursos:
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Planificacin y programacin de
proyectos
Desglosar el proyecto en actividades
Planificacin
del Proyecto
Programacin
del Proyecto
I NACAP
Elementos de la Planificacin
1. DIAGNSTICO
ORGANIZACIONAL
2. Polticas, PLANES,
programas Y PROYECTOS
3. NIVEL CORPORATIVO
MISIN
VISIN
OBJETIVOS ESTRATGICOS
presupuesto
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Elementos de la Planificacin
Objetivos
Proposiciones
Propsitos
Misin
Visin
Metas
Mtodos
Procedimientos
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Elementos de la Planificacin
Los objetivos
Son los resultados globales que una organizacin espera alcanzar en el desarrollo de su visin y misin. Involucran a toda
la organizacin y son definidos al ms alto nivel, sirven de marco para los objetivos funcionales.
Caractersticas de un buen objetivo
Es medible
Establece un plazo para alcanzarlo
Define al responsable del mismo
Visin:
Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organizacin.
La visin es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su anlisis muchas
de las aspiraciones de los agentes que componen la organizacin, tanto internos como externos.
La visin se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y ponindola por escrito, a fin de crear el sueo (compartido
por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se
aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar decisiones acorde con
sta.
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Elementos de la Planificacin
Misin:
Es la razn de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. As mismo es la determinacin de la/las funciones
bsicas que la empresa va a desempear en un entorno determinado para conseguir tal misin.
En la misin se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
Caractersticas de una misin
Las caractersticas que debe tener una misin son: que sea amplia, concreta, motivadora y posible.
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Elementos de la Planificacin
Polticas.
Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la accin de la
organizacin.
Todas estas delimitan un rea o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las
decisiones sean slidas y contribuyan al alcance los objetivos.
Exigen en el caso de los entes pblicos una sujecin a las necesidades del estado planteadas a
corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos y leyes.
Establecen las competencias del cada organismo dentro de la administracin pblica.
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Elementos de la Planificacin
Planes
El plan es un producto de la planificacin, es un resultado inmediato, es el evento intermedio
entre el proceso de planificacin y el proceso de implementacin del mismo.
El propsito de los planes se encuentra en: La previsin, la programacin y la coordinacin de
una secuencia lgica de eventos.
Los planes deben responder al qu (objeto), cmo (medios), cundo (secuencia), dnde (local)
y por quin (ejecutante o persona).
Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general,
especficos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos,
financieros), tiempo.
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Elementos de la Planificacin
Programas
conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una accin
especfica, la programacin puede variar ampliamente e ir desde programas de
pequeo tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar
actividades, hasta programas complejos o de gran tamao, en donde ya se requieren
tcnicas matemticas, bases de datos, etc.
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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACION
1. Carta Gantt:
El diagrama de Gantt es una til herramienta grfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicacin previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades.
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3. Causa y efecto:
Un diagrama de Causa y Efecto es la representacin de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un
problema (efecto). Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. Algunas veces es denominado
Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es una herramienta
efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recoleccin de datos.
Los Diagramas de Causa y Efecto tambin pueden ser utilizados para otros propsitos diferentes al anlisis de la causa
principal. El formato de la herramienta se presta para la planeacin. Por ejemplo, un grupo podra realizar una lluvia de ideas
de las causas de un evento exitoso, tal como un seminario, una conferencia o una boda. Como resultado, produciran una
lista detallada agrupada en una categora principal de cosas para hacer y para incluir.
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4. Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto, tambin llamado curva cerrada o Distribucin A-B-C, es una grfica para organizar datos de forma que
estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite asignar un orden de prioridades.
El diagrama permite mostrar grficamente el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos
problemas sin importancia frente a unos pocos muy importantes. Mediante la grfica colocamos los "pocos que son vitales" a
la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha.
El diagrama facilita el estudio de las fallas en las industrias o empresas comerciales, as como fenmenos sociales o naturales
psicosomticos, como se puede ver en el ejemplo de la grfica al principio del artculo.
Hay que tener en cuenta que tanto la distribucin de los efectos como sus posibles causas no es un proceso lineal sino que el
20% de las causas totales hace que sean originados el 80% de los efectos y rebotes internos del pronosticado.
El principal uso que tiene el elaborar este tipo de diagrama es para poder establecer un orden de prioridades en la toma de
decisiones dentro de una organizacin. Evaluar todas las fallas, saber si se pueden resolver o mejor definido. Para ese
momento, los miembros del equipo tendrn una idea acertada de qu factores se deben incluir en el Diagrama.
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Carta Gantt
Es una representacin grfica de actividades a travs del tiempo. Es muy fcil
de usar y flexible para la administracin de proyectos, sirviendo como
herramienta de planificacin y control.
En el lado izquierdo se encuentra la lista de las actividades del proyecto. El
tiempo se muestra horizontalmente, generalmente abajo de la carta. Entonces,
la duracin de cada actividad se da como una barra desde la fecha de inicio
hasta la fecha de trmino
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Carta Gantt
Ejemplo: Instalacin de un local comercial
1 : Negociacin de arriendo para un local comercial
2 : Contacto con proveedores (cotizaciones, servicio)
3 : Estudio de mercado (demanda de consumidores)
4 : Estudio tcnico (mobiliario, luces, estantes, bao)
5 : Estudio legal (inscripcin, patente, derechos)
6 : Firma del contrato de arriendo
7 : Inversiones tcnicas (compra muebles, arreglos)
8 : Inscripciones legales (timbrar boletas, permisos)
9 : Contratacin de personal
10: Operacin del negocio (ciclo compras - ventas)
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Carta Gantt
Actividades
La longitud de cada
barra de actividad
representa el 100%
de su realizacin
Tiempo
(semanas)
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Actividad
tiempo
(meses)
I NACAP
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Diagrama de barras
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Diagrama de barras
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Esto indica que, por ej, para cumplir las actividades la 3 semana, se
necesitan 3 personas y 2 mquinas
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Relacin entre
actividad y recurso
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Ruta Crtica
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Ruta 1 - 2 - 4 - 5: 21 (das)
Ruta 1 - 3 - 4 - 5: 19 (das)
Ruta 1 - 3 5 : 10 (das)
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2
3
4
4
5
5
Ruta Crtica: 1 - 2 - 4 - 5
3
4
8
5
6
10
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Carta Gantt
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Carta Gantt
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Carta Gantt
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Carta Gantt
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Malla Pert
I NACAP
Malla Pert
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Tipos de Planificaciones
Planificacin estratgica: bsicamente la planificacin estratgica dnde
una organizacin estar en uno o ms aos, cmo va a lograr llegar a esa
posicin y cmo podr saber si est en la posicin deseada. La planificacin
estratgica usualmente est orientada a toda la organizacin en s y no a un
proyecto o producto especfico.
Planificacin prospectiva: se refiere a la planificacin a corto plazo. Bajo
este tipo de planificacin los objetivos deben ser alcanzados en un futuro
cercano.
* Planificacin holstica: este tipo de planificacin promueve la necesidad
de converger hacia una visin integrada de todos los aspectos que
intervengan en el proceso de planificacin. La planificacin holstica es global
y permanente, es un proceso integrado bajo una compresin de tiempo
continuo, en donde la visin de futuro se fundamenta en una visin del
presente y a su vez tiene razn en el pasado.
I NACAP
I NACAP
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