Logstica 1

Administracin del inventario

Lic. Adm. Erick Quispe Torres
pquispe46@gmail.com

CFP Villa El Salvador

Administracin Industrial

Administracin de inventarios

Podemos definir el inventario como un conjunto de artculos acumulados o

almacenados en espera de una posterior utilizacin, en definitiva, de una posterior
demanda. Su principal funcin es adecuar un flujo de produccin y un flujo de
demanda de diferente frecuencia temporal.

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Administracin de inventarios

Adicionalmente, el inventario es uno de los activos ms grandes existentes en una

empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de
resultados
Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y
productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o
en la prestacin de servicios

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Administracin de inventarios
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de
aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo
tanto fsico como contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente,
as como tambin conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la
situacin econmica de la empresa.

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Punto de
Reorden
Consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar pedidos,
indicando que la existencia de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe
hacerse un nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir produciendo
mientras llega el otro pedido.
Existen diversas tcnicas para sealar el punto de reorden desde papeles en los estantes
o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los pedidos automticamente
cuando se llega el nivel mnimo de inventarios.
Estos puntos de reordene deben ser aprobados y estudiados por los departamentos de
compras y produccin para su establecimiento y sern responsabilidad del departamento
de produccin junto con el almacn para su control y vigilancia. Debe haber
instrucciones claras y precisa de lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas.

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Inventario de Seguridad.

Esta clase de inventarios es la cantidad de inventarios que se deben tener en

existencia para absorber fluctuaciones al azar en la demanda o la utilizacin durante
el tiempo que transcurre entre la colocacin del pedido y su recepcin en bodegas
Denominado tambin "colchn de seguridad La determinacin del tamao ms
apropiado para el colchn de seguridad incluye un equilibrio entre el costo de quedar
probablemente sin existencias, y el costo de mantener un colchn de seguridad
suficiente, como para evitar esta probabilidad.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante
el ao y como consecuencia de esto tambin se aumenta el costo anual de
mantenimiento del inventario

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Clasificacin ABC
El sistema ABC es un mtodo de clasificacin de inventarios en funcin del valor
contable (de coste o adquisicin) de los materiales almacenados.
Tradicionalmente, miles de artculos son almacenados en las empresas,
especialmente en la industria manufacturera, pero slo un pequeo porcentaje
representa un valor contable lo suficientemente importante como para ejercer
sobre l un estricto control.
A

Alto Volumen Monetario 70 y el 80% del valor - 5 y el 15%

de los artculos

artculos

artculos

Volumen Monetario Medio 15% del valor - 30% de los

Bajo Volumen Monetario 5 10% del valor - 50 - 60% de los

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Clasificacin ABC
Un principio subyacente a la aplicacin del anlisis ABC es que cada tipo de artculos
requiere distintos niveles de control. As, a mayor valor de inventario, mayor control
sobre el mismo. La clase A deber ser controlada ms estrechamente, sin embargo,
las clases B y C requieren una atencin menos estricta.
El primer paso en la aplicacin del anlisis ABC es la clasificacin de todos los
artculos en cada una de las clases. Esto significa que a cada item en el almacn se
le asigna un valor contable (de coste o de adquisicin). Dicho valor se obtiene al
multiplicar el coste unitario por la demanda anual de cada artculo.
Posteriormente todos los artculos son ordenados en funcin de su valor. La
clasificacin resultante puede que no sea exacta, pero normalmente se aproxima
bastante a la realidad en gran parte de las empresas.
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Sistema de inventarios

Sistema de Inventario Peridico o Fsico.

La base del sistema de inventario peridico es el conteo fsico de las mercancas
disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamados toma de inventario
fsico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario fsico por lo general se
toma solo al final del ao.
De este modo, el sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de
estados financieros anuales, pero no a la preparacin de estados correspondientes a
periodos contables ms cortos, como meses o trimestres.
Para determinar el costo de las mercancas vendidas por el sistema de inventario
peridico, los registros contables deben mostrar el costo del inventario al comienzo y
al final del ao, y el costo de las mercancas compradas a lo largo del ao. A partir de
esta informacin, el costo de las mercancas vendidas durante el ao se puede
calcular
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Sistema de inventarios

Sistema de Inventario Permanente

Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario peridico.

Bajo el sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene
continuamente actualizada; de all el nombre del sistema de inventario permanente.

Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de mayor para mostrar el costo
de la mercanca vendida durante el periodo. La cuenta Inventario se debita por
cualquier compra de mercanca. Cuando se vende mercanca, se hacen dos
asientos: El primero registra el ingreso por ventas. Y el segundo reduce el saldo de
la cuenta de inventario y registra el costo de la mercanca vendida
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Sistema de inventarios

Sistema de Inventario Permanente

El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente por empresas que
venden artculos de valor unitario alto, como automviles, computadoras o muebles, estas
empresas realizan relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el
registro del costo de cada venta es un asunto fcil.
En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo costo, el registro del
costo de cada transaccin de venta no es factible sin un sistema computarizado. Por tanto,
las empresas como almacenes de vveres, almacenes por departamentos y la mayora de
comerciantes pequeos han usado tradicionalmente el sistema de inventario peridico. Sin
embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de venta hacen posible
para la casi totalidad de negocios comerciales mantener un sistema de inventario
permanente.

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Valuacin de inventarios

Mtodo PEPS
Este mtodo se basa en la suposicin de que las primeras unidades en entrar al
almacn, sern las primeras en salir, razn por la cual, al finalizar el periodo contable
las existencias quedan valuadas a los ltimos costos de adquisicin y el inventario final
queda a costos actuales
Este mtodo se utiliza en las empresas, porque presenta los inventarios a precios ms
recientes. El costo de ventas quedar valuado a precios del inventario inicial y a los
costos de las primeras compras, por lo que su valor ser actualizado

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Valuacin de inventarios

Ventajas del mtodo PEPS:

Administrar flujo de almacn
Minimizar costo inventario
Minimizar prdidas por fecha de vencimiento

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Valuacin de inventarios
METODO UEPS:
Este mtodo se basa en la suposicin de las ultimas unidades en entrar
al almacn sern las primeras en salir, razn por la cual al finalizar el
ejercicio contable las existencias quedan valuadas al costo del
inventario inicial y a los precios de las primeras compras. El inventario
final queda valuado a costos antiguos o desactualizados.

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Practica

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2016 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de S/. 10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de S/. 12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de S/. 20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de S/. 15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de S/. 18.oo.
El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de S/. 22.oo

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Promedio mvil

Valor total existencias

No. unidades existentes

Este mtodo reconoce que los precios varan, segn se van comprando mercancas, durante el
ciclo econmico. Por lo tanto, las salidas de almacn sern valoradas al costo promedio de las
existencias disponibles.

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Equilibrio en la Gestin de Stock

La gestin de stocks tiene la difcil misin de encontrar un equilibrio entre los distintos
objetivos. Para ello tendr que determinar variables tales como:
El nivel de stock de cada artculo. (Unidades que se almacenarn de cada artculo.
Momento de emitir los pedidos. Es lo que se denomina el punto de pedido o nivel de stock a
partir del cual emitiremos un nuevo pedido.
Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido (Q). Cuanto ms grande sea el lote
menos pedidos haremos al ao, y viceversa.

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Gestin de Almacenes

La Gestin de Almacn se define como:

Proceso integrado a la funcin logstica que trata de la recepcin, almacenamiento y
movimientos dentro de un mismo recinto, de materiales, materias primas y productos
semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente externo o interno.
Comprende adems, la elaboracin y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.
La Gestin indica:

Dnde y cmo deben ser almacenados los productos.

Qu tcnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los procesos internos.

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Gestin de Almacenes

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Objetivos de la gestin de almacenes

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.

Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega.
Control eficiente y expedito del manejo de materiales.
Reduccin de costos de almacenamiento.

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Procesos en la gestin de almacenes

Planificacin y Organizacin.
Recepcin de materiales.
Almacenamiento.
Movimientos internos.
Despacho de materiales.

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Planificacin y organizacin

Planificar: Se refiere a generar un curso de accin anticipado para la ejecucin de

actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar
los recursos anticipadamente.

Organizar: Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica

tambin definir responsabilidades.

En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepcin,

almacenamiento y despacho

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Herramientas de la planificacin
Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se
deben realizar, la planificacin cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.
- Carta Gantt: Grfico de actividades y tiempos que permite
programar y controlar la secuencia de acciones programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
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Uso del diagrama de Gantt

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Proceso de recepcin

Es el registro de mercancas que ingresan a Bodega procedente de zonas externas

(proveedores) como internas (empresa).

Es necesario:

- Recepcionar y verificar mercancas.

- Revisin tcnica con el solicitante de la compra.

- Generar los documentos pertinentes (guas internas).

- Generar nuevos cdigos cuando sea necesario.

- Rechazar inconsistencias.

- Informar del proceso.

- Ajustarse al calendario de recepciones.

La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de recepcin.
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Factores crticos de la recepcin

Tender hacia un proceso automatizado de recepcin a fin de evitar errores y

burocracia.
Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente necesarias. Las
inspecciones no aaden valor al producto.
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que indique adems tipo
de artculos y procedencia.
Distinguir entre mercancas internas y externas; las primeras deben contar con
un procedimiento ms sencillo.
Contar con la documentacin de respaldo que permita verificar tipo de
mercanca y cantidad a recepcionar.
Proceder al almacenamiento definitivo lo ms rpidamente posible, despus del
proceso de recepcin.
Registrar e informar del proceso.
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Casos

Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en cantidad y calidad, pero le

advierte que es muy similar casi igual al especificado en la O.C. y que si existe una
diferencia inmediatamente lo solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor
frecuente que no ha presentado problemas y por tanto, recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica 150 kg. El transportista
le dice es que Uds siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus registros. Para no
devolverse con el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la
siguiente orden, total Uds siempre piden 200 kg. Ud. deja constancia en la Gua de
Recepcin de la diferencia y procede a ingresar los 200 kg

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Casos
Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde hace tiempo y han establecido una
relacin de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el transportista le solicita que le guarde
unos pallets hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud. Los recepciona y los
deja en una zona al aire libre. Por la noche, los guardias estn autorizados a encender fogatas en
los tambores, usando las maderas existentes en los patios, por lo tanto, los pallets fueron
consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo ocurrido, solicit hablar con la Gerencia.
Esta le hizo ver que no exista documento alguno de recepcin y por lo tanto no poda
responsabilizarse de lo ocurrido y que lamentaba profundamente el hecho.

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Almacenamiento

Definicin: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservacin de los materiales

con los mnimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.

OJBETIVOS:

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.

Mayor rapidez de operacin.

Control ms eficiente y expedito en el manejo de materiales

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Tipos de almacenamiento

Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks.
Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.
Por Zonas: Agrupa productos de caractersticas comunes juntos, en lugares de fcil acceso.
Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.
Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamao de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las caractersticas de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la
bodega, pero no ayuda a la recogida.

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Tipos de almacenamiento

De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados

en reas de fcil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulacin.
Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, txicas, sustancias qumicas
peligrosas, etc, requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo
acceso restringido. Mucho control y supervisin.
De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los
operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulacin
puede ser tambin ms lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.

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Zonas de almacenamiento por rotacion

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Costos del almacenamiento

A pesar de ser una funcin importante, el almacenamiento no agrega
valor al producto, solo costos; stos son:
Depreciacin de equipos, instalaciones y edificios.
Supervisin, mano de obra, manejo interno de materiales.
Consumo de energa, combustible, calefaccin.
Seguros.
Deterioros, prdidas y obsolescencia.
Intereses sobre el valor de los materiales almacenados.

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Factores criticos del almacenamiento

Contar con referencias nicas entre productos y ubicaciones.
Contar con el Plano de Bodega actualizado.
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO LIFO).
Mantener los registros de existencias actualizados.
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo.
Vigilar la rotacin de productos.
Mantener en ptimas condiciones los implementos de seguridad.

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