Como un Lider

Administra
El Tiempo

El tiempo
Es el recurso natural ms precioso que Ud. tiene.
El tiempo es bien administrado si:
las cosas que deben hacerse suavemente, se hacen as
se logra terminar una tarea tal como se plane, por el uso racional del tiempo

El tiempo est bien llevado si el final de una tarea fue cuidadosamente

pensada en cuanto a finalidad, objetivos, y fines en un entorno que
cambia rpidamente.
Su sentido personal del tiempo debera incluir tener conciencia del valor
o la importancia del tiempo de otras personas.

La lista del da
Es esencial disciplinarse para organizar el programa del da.
El plan del da, puede tomar 15 minutos.
En recompensa por esta inversin de tiempo, Ud. ganar para s mismo una sensacin
de control, direccin y libertad que de otra manera sera imposible lograr.
Calcule lmites de tiempo para todas las tareas.
Luego establezca prioridades. Una prioridad est compuesta por 2 elementos
diferentes entre s: urgente e importante
Algunas personas encuentran til tener un sistema de letras, nmeros o estrellas para
resaltar las prioridades. Un sistema de letras para identificar en una lista de tareas con
A, B, C o D las urgencias y ms importantes, podra ser el siguiente:
a) Hacerlo ahora, hacerlo bien
b) Planificarlo, invertir tiempo de calidad
c) Hacerlo rpido, no requiere tiempo de calidad
d) Para ms tarde, o a veces delegarlo
Si Ud. ha trabajado de acuerdo a su sentido de prioridades, habr realizado seguramente las tareas ms importantes, y
esto es lo ms importante de la administracin del tiempo.

El plan del da
Hay que hacerlo al fin del da anterior. Esto permite ordenar lo que qued pendiente y
focalizarse en las prioridades de maana y permitir al inconsciente que vaya trabajando
sobre ellas.
O en forma alternativa, se pueden planificar al inicio del da, permitindole focalizarse en
la jornada que tiene por delante. Elija la mejor forma de planificar el da, y mantngala.
Decida en concreto cuando empieza y termina el da, tanto en el trabajo como en casa.
Cmo hacerlo
a)

Revise el plan del da de ayer, el que ya fue hecho, y transfiralo al plan de hoy

b)

Revise el plan semanal transfiera tems que hayan quedado por terminar en el plan de hoy

c)

Mire los compromisos de hoy y asigne tiempo a estos para terminarlos en forma eficiente

Priorice los componentes

Ponga la letra A, B o C a cada tem y D para los puntos que delegar. Unifique los tems que sean de
llamados telefnicos, correspondencia, etc.
Decida con firmeza cuando estarn cerrados o hechos, la o las dos tareas importantes del da. Asigne
tiempo para estas tareas, como reservara para una reunin.

Si no funciona
Si ve que su plan del da no est funcionando muy bien, pregntese Al menos
estoy alcanzando las prioridades ms importantes? Si la respuesta es No, o
duda, debera trabajar sobre la siguiente lista:

1. Trata de abarcar demasiado en un solo da?

2. Hay tareas que no se llegaron a realizar porque Ud. no estaba listo
cuando haba que hacerlas?
3. Estaba el tem o tarea claramente formulado?
4. Encuentra dificultades para tomar decisiones?
5. Tiene toda la informacin que necesita?
6. Se neg a planificar lo suficiente su da porque sinti que estaba presin?
7. Abandon la tarea que estaba realizando porque era muy difcil o muy
aburrida?
Una revisin de este tipo, puede establecer si el tiempo que Ud. ha asignado a la
realizacin de tareas era realista o no. Si lo era, el problema radica en su ejecucin. La
excusa ms comn que me dan los gerentes por fallar en alcanzar los objetivos se
resume en una palabra: interrupciones. Para afrontarlas, debe aprender a usar una de
las palabras ms cortas y ms salvadora de tiempo que es: NO.

Aprenda a decir NO
No es bueno hablar de planificar el da para alcanzar ciertos
objetivos, si su da est lleno de reuniones o actividades que
no tienen ninguna relacin con estos objetivos. Por qu
ocurre esto?
Haga un buen uso de su buen tiempo

Con slo unos minutos de reflexin se dar cuenta que la

calidad de su concentracin y atencin vara segn las
horas. Si est muy cansado, o sufre jet lag por ejemplo, la
calidad de sus decisiones tender a empeorar. Por otro lado,
notar que Ud., est en general ms alerta mentalmente, o
al menos ms creativo en ciertas horas del da.

Aprenda a decir NO
Con todo esto quizs recuerde el Principio de
Pareto. Dice que los elementos ms relevantes de
un todo, constituyen una pequea parte del total.
Por ejemplo, el 20% de los edificios de Londres,
utilizan el 80% del total de la energa de la ciudad.
Trasladado a la administracin de nuestro tiempo,
entonces un pequeo porcentaje del mismo, es el
ms productivo del da. Por esto, sea lo que sea
que haga, asegrese de que administra muy bien
ese 20% de su tiempo.

Hace el mejor uso de su mejor tiempo?

1. Sabe con exactitud si usted es una persona diurna

o nocturna?
2. Programa regularmente su da, para que en su
mejor tiempo, estn las actividades ms importantes
como el pensamiento estratgico, por ejemplo?
3. Sabe que su destreza manual la rapidez y
coordinacin que necesita para desempear tareas
complicadas con las manos- alcanza su pico por la
tarde?
4. La mayora de nosotros alcanzamos nuestro pico de
atencin/vigilancia por la noche. Esto le ocurre a
Ud.?

Hace el mejor uso de su mejor tiempo?

5. Sabe Ud. que su memoria de corto plazo es
mejor por la maana? De hecho, se da un 15%
ms de eficiencia, que en otro momento del da.
6. Dado que uno tiende a realizar mejor las
tareas de tipo cognitivo aquellas que forman
juegos de palabras y figuras en nuestra mente
durante la maana, Presta especial atencin a
la planificacin de sus maanas?
7. Si pudiese elegir, cundo planificara una
reunin. Por la maana, por la tarde o depende
de que clase de reunin sea?

Cmo controlar las interrupciones

Una interrupcin es slo una interrupcin cuando frena

o dificulta una tarea, por romper cierta continuidad, por
ejemplo, la escritura de un informe o un proceso de
entrevista.
A pesar de que todos los libros de texto dicen que debe
rechazar ser interrumpido, (decir a la persona que
vuelva a llamar, por ejemplo) todos sabemos que en la
prctica se acepta una interrupcin. Lo que tiene que
hacer es controlarla, de otra manera hay que decir
adis a lo que tena que hacer en ese momento, segn
el plan de da.

Trabajo administrativo/papeleo

1. Limpia su escritorio de todos los papeles, excepto de

aquellos relacionados con el trabajo que est llevando a
cabo?
2. Es su espacio de trabajo tan organizado que las
cosas que necesita estn al alcance de su mano?
3. Realmente intenta manipular cada papel de a uno por
vez?
4. Clasifica el trabajo administrativo en categoras y por
orden de prioridades?
5. Ha eliminado usted el trabajo administrativo
innecesario, y ha simplificado el resto cuando es posible?

Trabajo administrativo/papeleo

6. Aprendi a seleccionar rpidamente los puntos

claves o temas crticos en cartas o en informes?
7. Es bueno para decidir que debe leer y qu dejar de
lado?
8. Ha desarrollado una clara y sucinta forma de
escribir, para no generar trabajo innecesario a otros?
9. Ha desarrollado tcnicas para manejar las
interrupciones, como asignarles una cantidad de
tiempo, etc.?
10. Utiliza a su asistente o secretaria para filtrar
potenciales interrupciones?

Reuniones

Ha notado que en algunas organizaciones los gerentes parecen gastar todo su

tiempo en reuniones? Nunca parecen estar disponibles para hablarle. Las
reuniones, tanto grupales como entre individuos, son esenciales. No se puede
gerenciar o liderar sin ellas. Pero pensando en administrar bien su tiempo, debe
preguntarse constantemente 3 preguntas fundamentales:

1. Es esta reunin realmente necesaria?

2. Si lo es, cuanto de mi tiempo vale?
3. Empezar a tiempo y terminar a tiempo?

Hay varias clases de reuniones reuniones informativas, de consulta, consejos,

comits, de negociacin-. Se pueden dividir en categoras, de acuerdo a cmo
se toman las decisiones. Es importante saber a qu clase de reunin se asistir
para organizarla de la manera ms eficiente y saber cuanto tiempo se le
destinara