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Documentos de formalizacin

de la venta
Unidad 9

Documentos de formalizacin de la venta

Estudiars:
La confeccin, registro y archivo de
los documentos relacionados con la
venta, desde que se formaliza el
pedido hasta que se entrega el
objeto de la venta y se informa del
importe.
La documentacin comercial
generada en las ventas.
El albarn: tipos y cmo se
confecciona.
La factura: tipos y cmo se
confecciona.

09 Documentos de formalizacin de la venta

CONTENIDOS
1. Introduccin
2. Confeccin, registro y archivo de
documentacin
3. Documentacin comercial
generada en las ventas
4. Formalizacin del pedido en las
ventas a distancia
5. El albarn
2

6. La factura

09 Documentos de formalizacin de la venta

1. Introduccin
El proceso de ventas genera toda una serie de documentos que son la
prueba, y a la vez la memoria, de todos y cada uno de los compromisos
y acciones que tanto vendedor como comprador van asumiendo.
Es fundamental que la empresa articule toda una serie de documentos
y procedimientos que permitan la correcta custodia de esta informacin
y que, al a vez, faciliten un rpido acceso a la misma.
Con este objetivo, el personal administrativo desarrolla sus funciones
en los distintos departamentos de la empresa, y en el departamento de
ventas, muy frecuentemente, los representantes complementan a los
administrativos en la confeccin, registro y archivo de todos o d algunos
documentos.

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2. Confeccin, registro y archivo de documentos


2.1. Confeccin de documentos

Existen numerosos tipos de documentos, atendiendo a mltiples criterios. En el contexto de la


empresa, encontramos bsicamente dos tipos de documentos a tener en cuenta en el momento
de su cumplimentacin.
Documentos normalizados: estn emitidos en formato de impreso para cumplimentar los
espacios en blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.
A menudo estos documentos deben reflejar datos regulados por la ley, de tal manera que es el
emisor quien decide el diseo, pero contemplando como mnimo una serie de datos obligatorios.
Por ejemplo, una factura.
Algunos documentos normalizados estn emitidos por administraciones pblicas que disean y
emiten estos documentos. Por ejemplo, la letra de cambio.
Documentos no normalizados: se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura
reflejada en el documento. Por ejemplo, las cartas comerciales.

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2. Confeccin, registro y archivo de documentos


2.2. Registro de documentos
El concepto de registro tiene dos acepciones:
Lugar donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros soportes donde se deja constancia de la salida y/o llegada de documentos.
En las empresas, el concepto de registro que se aplica es el segundo, de tal manera que en los libros de
registro, sea cual sea su soporte, se anota la llegada y/o salida de documentos con el fin de dejar
constancia de que la empresa he emitido o recibido un documento. Por ejemplo, registro de facturas
emitidas y registro de facturas recibidas.

2.3. Archivo de documentos

Proceso de confeccin, registro y archivo de documentos en una empresa.

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3. Documentacin comercial generada en las ventas


3.1. Definicin y tipos de documentacin comercial

Diferencias entre documentos


comerciales y cartas
comerciales.

La documentacin comercial debe cumplir con las siguientes funciones:


Dejar constancia escrita de los derechos y obligaciones que vendedor y comprador asumen en una relacin
comercial.
Ser prueba de que se han llevado a cabo los actos comerciales acordados.
Constituirse como elementos bsicos para la contabilizacin de las operaciones comerciales.
Ser fuente de informacin interna para futuras consultas.

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3. Documentacin comercial generada en las ventas


3.2. Los documentos comerciales

Tipos de documentos comerciales * Documentos que siempre aparecen en una compraventa.

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3. Documentacin comercial generada en las ventas


3.3. Esquema secuencial de la documentacin comercial

Secuencia en la que se genera la documentacin comercial.

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4. Formalizacin del pedido en las ventas a distancia

Fases en la realizacin de una ventaa a distancia.

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5. El albarn

As, el albarn debe cumplir con las siguientes funciones:


Certificar la entrega: el comprador recibe el albarn como comprobante de que se ha
realizado la entrega. Esto no anula la posibilidad de posteriores reclamaciones por defectos
que se detecten despus de la entrega.
Comprobar la entrega: el comprador debe comparar su pedido con el albarn, para
asegurarse de que no hay ningn error en las mercaderas o en las unidades entregadas.
Informar al transportista: en el caso de que la operacin se realice con transportista ajeno a
las empresas compradora y vendedora, el albarn servir para realizar la carta de portes o
factura de transporte.

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5. El albarn
5.1. Tipos de albarn
Existen dos tipos de albarn, atendiendo a si incluyen o no
informacin econmica de la operacin:
Albarn sin valorar: es el albarn ms utilizado, al que se
denomina simplemente albarn, en l no se hacen constar
los detalles econmicos de la operacin, es decir, no suelen
constar los precios totales ni descuentos y/o gastos, y nunca
constan los datos referidos al IVA (base, tipo y cuota) as
como tampoco se informa del precio final de la operacin.
Albarn valorado: este albarn sustituye a la factura y
cumple a la vez con las dos funciones, las del albarn y las
de la factura. Deben constar en l todos los detalles
econmicos de la operacin.
Albarn y albarn valorado

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5. El albarn
5.2. Confeccin del albarn y del albarn valorado

Informacin de lo que debe contener un albarn y un albarn valorado

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6. La factura

La factura debe ser emitida por el vendedor y sirve para la recaudacin por
parte de las empresas del IVA, que deben pagar los consumidores finales y
que ir a la Hacienda Pblica.
As la factura debe cumplir con las siguientes funciones:
Informar pormenorizadamente al comprador de todos los detalles de la
operacin.
Identificar los datos relativos al IVA: base imponible, tipo impositivo y cuota.
Acreditar la existencia de una operacin de compraventa y la obligacin de
pago por parte del comprador.

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6. La factura
6.1. Tipos de facturas
Encontramos los siguientes tipos de facturas, atendiendo a su contenido y su
funcin:
Facturas ordinarias: son las definidas en el epgrafe anterior, las facturas
que normalmente se realizan en una operacin de compraventa.
Facturas rectificativas: corrigen una factura ordinaria en la que se detect
un error o que debe ser modificada por algn problema en las mercaderas
detectado posteriormente a la emisin de la factura
Facturas recapitulativas: su objetivo es agilizar un proceso de facturacin.
Se incluyen en ellas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo,
siendo el mximo de un mes..

Relacin entre los tipos impositivos del


IVA y el recargo de equivalencia.

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6. La factura
6.2. Confeccin de la factura
A. Datos que debe contener
Ttulo del documento con su codificacin o
numeracin.
Lugar y fecha de emisin de la factura.
Datos identificativos y NIF (nmero de identificacin
fiscal) del vendedor.
Datos identificativos y NIF del comprador.
Cantidad, descripcin y precio unitario o por medida
de las mercaderas.
Descuentos y gastos aplicados.
Informacin referente al IVA (base, tipo y cuota).
Importe total de la operacin.

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6. La factura
6.2. Confeccin de la factura
B. Clculo del importe total
Para el clculo del importe tota de la factura se deben determinar los
siguientes conceptos:l
Desde el 1 de septiembre de 2012
los tipos impositivos del IVA son:
IVA general: 21%
IVA reducido: 10% aplicado a
algunos productos alimenticios y a
productos sanitarios, transporte de
viajeros, la mayora de servicios
de hostelera y la construccin de
viviendas nuevas.
IVA superreducido: 4% se aplica
a artculos de primera necesidad,
como la leche, el pan, la fruta, las
verduras; tambin a libros y
peridicos.

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6. La factura
6.2. Confeccin de la factura
C. Clculo del importe total en facturas con recargo de equivalencia
Los minoristas que cumplan los requisitos legales pueden acogerse al rgimen
de equivalencia (RE) en sus operaciones para evitar as soportar el proceso
administrativo de liquidacin de IVA que implica el rgimen general.

Relacin entre los tipos impositivos del IVA y el recargo de equivalencia.

Debes tener presente que el


recargo de equivalencia, RE,
no sustituye al clculo
convencional del IVA, sino
que lo complementa, es decir,
se calculan base, tipo y cuota
y adems el RE.

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6. La factura
6.2. Confeccin de la factura
D. Confeccin digital de la factura

Ejemplo de confeccin de una factura en una aplicacin informtica y su posterior impresin en papel.

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Crditos:
Derechos reservados 2014, respecto a la segunda edicin en espaol, por:
McGraw-Hill/Interamericana de Espaa, S.L.
Autores del libro del alumno
Ramn Colet Aren
Eduardo Polo Morn
Equipo editorial:M. Isabel Bermejo Bermejo, Elisabeth Snchez,
Silvia Garca Olaya, Roco Orovengua, Miguel Montany
Revuelto
Fotografas:123 RTF, Archivo de imgenes de McGraw-Hill
Ilustraciones:Jaime MartnezToms

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