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Escuela de Proyectos

Administracin de
Contratos
Julio, 2016

Polticas de seguridad

Poltica de seguridad

Poltica: Petrleos Mexicanos es una empresa eficiente y


competitiva, que se distingue por el esfuerzo y el
compromiso de sus trabajadores con la Seguridad, la
Salud en el trabajo, la Proteccin Ambiental y el
Desarrollo Sustentable, mediante la Administracin de sus
Riesgos, el Cumplimiento Normativo con Disciplina
Operativa y la Mejora Continua.

Poltica de seguridad
Principios:
La seguridad, salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son valores de la ms alta prioridad para
la produccin, el transporte, las ventas, la calidad y los costos.
Todos los incidentes y lesiones se pueden prevenir.
La seguridad, salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son responsabilidad de todos y condicin
de empleo.
En Petrleos Mexicanos, nos comprometemos a continuar con la
proteccin y el mejoramiento del medio ambiente en beneficio
de la comunidad.
Los trabajadores petroleros estamos convencidos de que la
seguridad salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son en beneficio propio y nos motivan a
participar en este esfuerzo.
4

Objetivos del curso

Objetivos del curso


Al concluir el curso los participantes conocern:
4 Los principios y prcticas sobre la administracin de contratos
4 Las ventajas y desventajas de diversas opciones de contratacin
4 Cmo crear un ambiente de xito entre las partes contratantes
(ganar-ganar)
4 Una comprensin prctica del desarrollo y administracin del
contrato
4 La interfase entre la contratacin y la planeacin de la ejecucin
del proyecto
4 Una comprensin prctica de los documentos del contrato
4 La preseleccin de oferentes potenciales
4 El proceso de solicitud de ofertas
4 La revisin de las propuestas
4 La administracin del contrato
4 El manejo del cambio
6

Administracin de Contratos
Contenido
1.

Filosofa, principios y prcticas de aplicacin general

2.

Opciones de contratacin y formas de compensacin

3.

Opciones de contratacin; ventajas, desventajas y


requisitos

4.

Generando un ambiente ganar - ganar

5.

Proceso de desarrollo y administracin del contrato

6.

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin del


proyecto

7.

Documentos de contratacin

8.

Criterios/tcnicas de Investigacin y preseleccin

9.

Protocolos para solicitar ofertas

10. Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


11. Administracin de contratos
12. Administracin de cambios
7

Mejor prctica
4

Mtodo o tcnica que ha sido generalmente aceptado como mejor a


cualquier otra alternativa, ya que produce mejores resultados a los
obtenidos por otros medios, o porque se ha convertido en una forma
estndar de hacer las cosas.

Algunas empresas de consultora especializados en el rea de las mejores


prcticas y ofrecen plantillas '' pre-hechas para estandarizar la
documentacin de procesos de negocio. A veces una "mejor prctica" no
es aplicable o no es apropiado para las necesidades de una organizacin
en particular.

Un talento estratgico clave necesario para aplicar las mejores prcticas


en una organizacin es la capacidad de equilibrar las caractersticas
propias de cada organizacin con las prcticas que tiene en comn con
los dems.
8

Proceso de Contratacin
Estrategia de
Contratacin

Realizar estudio de
mercado para
identificar
contratistas
potenciales

Bases de
contratacin y
Modelo de
contrato

Elaborar paquete
tcnico y definir
reglas de
contratacin

Definir los
Establecer estrategia criterios tcnicos
de Contratacin
y econmicos de
Subasta Inversa
Evaluacin.
Licitacin
Definir garantas,
Invitacin
seguros
Asignacin
Revisar la
Establecer el modelo
consistencia del
de Contrato
contrato su
Precios Unitarios
clausulado y sus
Precio Alzado
anexos.
Mixto
Revisar las bases
Reembolsables
de contratacin.
Contar con los
fondos para llevar
a cabo el proceso
de contratacin.

Contratacin

Elaborar
programa de
eventos

Anlisis y
Evaluacin de
Ofertas

Fallo

Recibir las propuestas


y realizar la apertura

Publicar la
convocatoria y
bases

Re||alizar apertura
econmica y anlisis
detallado de las
propuestas

Elaborar
programas de
visitas al sitio

Realizar la evaluacin
tcnica y revisar los
aspectos normativos

Llevar a cabo
sesiones para
contestar a las
preguntas de los
oferentes

Emitir dictamen
tcnico
Revisar el
Cumplimiento de las
bases

Efectuar
Emitir dictamen
modificaciones de
tcnico-econmico de
aspectos tcnicos,
las evaluaciones
contractuales
realizadas.
Recibir las ofertas
Anunciar el fallo.
de los contratistas

Comunicar el fallo al
acontratista al que se
le asignar el
contrato.
Recibir fianzas y
seguros
Formalizar el
contrato

Seccin 1
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
10

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Qu es contrato/contratacin?
El contrato
4 Acuerdo de voluntades entre partes
competentes
Administrativa ...
Responsabilidad de los
profesionales del proyecto
Legal ... Responsabilidad de
expertos funcionales, legal,
fiscal, administracin de
riesgos, etc.
4 Precaucin: Evitar compromisos
prematuros (revisar minuciosamente)

Contratacin
4 Proceso por el cual un dueo y un
contratista crean una relacin legal
para llevar a cabo un proyecto
El dueo solicita la propuesta
El contratista presenta la
propuesta
Dueo y Contratista llegan a un
acuerdo mutuo
Desarrollo del contrato
4 Crear la relacin (para la
adjudicacin del contrato)
Administracin del contrato
4 Administrar el contrato para lograr
el xito (despus de la
adjudicacin del contrato)
11

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Por qu contratos escritos?

Especifica la intencin precisa de las partes

Establece trminos y condiciones mutuamente aceptables

Registra (recuerda) la intencin, sobrevive a cambios de personal y de


tiempo

Proporciona a los equipos del proyecto las bases para lograr los
resultados esperados

Minimiza las controversias/malos entendidos... ayuda a su resolucin

Provee bases slidas para solventar reclamos... indispensable en


negociaciones, arbitrajes o litigios.

12

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Objetivos del proceso de contratacin
Del
dueo

Del
contrati
sta

De
ambos

4 Cumplir con el plan para todas las actividades de


contratacin, incluyendo contratistas y subcontratistas, as
como rdenes de compra anticipadas
4 Solicitar o guiar la propuesta, adjudicacin y las actividades
administrativas
4 Preparar y presentas propuestas con el fin de mejorar los
objetivos corporativos y la rentabilidad requeridos por el
propietario
4 Lograr la "mejor oferta" para el propietario y el contratista bajo condiciones mutuamente acordadas
4 Mejorar la imagen corporativa del propietario y del
contratista... mantener la situacin, normas y prcticas del
negocio

13

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Fases del Desarrollo y Administracin de Contratos
Dueo

Puente

Contratista

Desarrollo del proyecto

Desarrollo del contrato

Actividades del propietario


Planeacin del proyecto
Estudio del mercado
Planeacin/Diseo bsico
Evaluacin econmica
Financiamiento

Actividades del propietario


Planeacin de la contratacin
Investigacin de contratistas
Seleccin de oferentes
Invitacin para presentar
ofertas
Revisin de ofertas
Seleccin del contratista
Asignacin del contrato

Actividades del propietario


Monitoreo y evaluacin
Cumplimiento contractual
Cumplimiento/Auditora del
costo
Control de cambios
Reclamos/Controversias
Facturacin/Pago
Aprobaciones/autorizaciones

Actividades del contratista


Investigacin del contratista
Preparacin de la propuesta
Revisin de la oferta
Asignacin del contrato

Actividades del Contratista


Ingeniera
Procura
Construccin
Cambios/reclamos/facturacin

Actividades del contratista


Asesora (Si se requiere)
Asociaciones

Administracin de contratos

15

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de un contrato
4 Paso importante en el desarrollo de un proyecto... clave para el xito
4 Enlace entre la Fase del Propietario y la Fase del Contratista

Qu tan bien contrata el dueo afectar . . . . .

La terminacin del proyecto


El costo del proyecto
La operacin de la planta
Los asuntos ambientales
La seguridad del proyecto/planta
Los objetivos de largo plazo... mercado/rentabilidad

16

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de un contrato
4 El contratista busca contratos/proyectos para:

Construir/mantener viable una organizacin


Desarrollar/expandir personal, capacidades, experiencia
Proporcionar beneficios a los accionistas

4 Es necesario que el contrato se asigne a:

El contratista que sea "mejor" para el proyecto en particular...


cuestiones tcnicas, de seguridad, costo, programa, calidad,
medio ambiente, etc.
Bajo los "mejores" trminos, mutuamente acordados... de
negocio, contractual, ejecucin, tcnicos.
17

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de contratos- Diagrama de flujo del proceso

Procedimiento
de revisin de
ofertas

Acuerdo de
confidencialidad

Plan de
contratacin

Investigacin

Invitacin
para ofertar

Lista de
oferentes

Emitir
invitacin

Revisin de
las ofertas

Recomendacin
Fallo

Propuesta del
contratista

Plan de
incentivos

18

Revisin/
Aprobacin de la
gestin

Asignacin
de Contrato

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Pasos secuenciales de contratacin
Secuencia de tiempos tpica- Semanas

Pasos de contratacin
Plan estratgico de contratacin del
proyecto
Investigacin, precalificacin de oferentes

Inicio y movilizacin

Plan estratgico de contratacin del


proyecto
Investigacin, precalificacin de oferentes

Inicio y movilizacin

NOTA:
Los perodos de tiempo (semanas) son de carcter general slo
para mostrar las diferencias entre precio alzado y costos
reembolsables; los tiempos reales pueden ser mayores o
menores, dependiendo de las caractersticas de los proyectos

19

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Administracin de Contratos
4 Todos los objetivos del contrato (calidad, costo, tiempo, seguridad,

etc.) se deben cumplir.


4 El contratista no presentar solicitudes de cambio por las partidas

que deba proveer por contrato.


4 Al contratista se le paga oportunamente por el trabajo y los

servicios desarrollados, de acuerdo con el contrato.


4 Entre el propietario y el contratista se mantiene una comunicacin

oportuna y eficaz.
4 El esfuerzo requerido para administrar adecuadamente los contratos

por costos reembolsables es normalmente mayor que el requerido


para los contratos a precio alzado.
20

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general

Filosofa y Principios de la Contratacin

4 Enfoque justo y tico

Invitar a participar slo a los contratistas que tengan una


oportunidad real de ganar, de otra forma reembolsarles su
esfuerzo y tiempo
Evitar presentaciones evasivas o confusas
Evitar la intimidacin
4 Contratacin competitiva
4 Responsabilidades definidas por parte del contratista
4 Revisin/aprobacin por la direccin
4 Retroalimentacin para los contratistas

21

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Responsabilidad nica a un solo contratista
Definicin
4 A un solo contratista se le otorga un contrato para desarrollar todo el
trabajo/servicios del proyecto, incluyendo ingeniera, procura y construccin.

Ventajas

Desventajas

4 Optimiza la ejecucin del proyecto


en general ... minimiza las interfases

4 Requiere amplios
conocimientos/experiencia por parte
del contratista

4 Define claramente la responsabilidad


4 Reduce al mnimo los requisitos de
recursos/personal del propietario

4 Para proyectos ms grandes o ms


complejos, reduce el nmero de
posibles oferentes

4 Facilita la administracin del


contrato... para el propietario y para
el contratista

4 Puede limitar el uso de contratistas


locales

4 Proporciona una mayor flexibilidad al


contratista durante la ejecucin
22

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Responsabilidad compartida entre varios contratistas
Definicin
4 Los trabajos/servicios se dividen entre dos o ms contratistas con base en la

capacidad y la experiencia... puede haber divisiones verticales u horizontales

Ventajas
4 Se puede seleccionar al mejor"
contratista para cada componente de
la instalacin o del trabajo
4 Es ms factible utilizar a los
contratistas locales
4 Incrementa el nmero de oferentes
potenciales... posiblemente con
propuestas ms competitivas

Desventajas
4 Incrementa la administracin del
contrato... ms interfases
4 Se requieren ms recursos/personal
en administracin de proyectos por
parte del propietario
4 Maximiza las interfases. Menor
claridad en la definicin de la
responsabilidad
4 Reduce el enfoque del contratista
con relacin al proyecto en su
totalidad

23

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Alternativas de Contratacin/Ejecucin
Actividades
de la ejecucin

Llave
en mano

IPC

IPCA

IP

Diseo Bsico

Ingeniera

Procura

Administracin de la
construccin

Construccin

Comisionamiento

Nomenclatura
I=
Ingeniera
P=
Procura
C=
Construccin
CA=
Administracin de la Construccin
X=
Dentro del mbito del contratista... Las actividades restantes las realiza el
propietario/otros contratistas

24

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Consideraciones sobre la distribucin del riesgo
4 Los contratos son en esencia documentos de asignacin de riesgo,

legalmente vinculantes que cubren responsabilidades/obligaciones y


derechos/reparaciones de las partes involucradas. Por tanto, cada
elemento de riesgo debe asignarse al propietario o al contratista, con
base en las siguientes consideraciones:
Quin est obligado a cubrir/absorber el riesgo segn la ley
vigente
Quin est mejor equipado para controlar el riesgo
Quin est mejor equipado para cubrir/absorber el riesgo
Plizas de seguro corporativas, de cobertura total, deducibles,
etc.
Condiciones de mercado de seguros y fianzas
Juego limpio y compromiso para el xito mutuo

25

Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Herramienta para asignacin de riesgos
CII IR 210-2, Herramienta para la asignacin equitativa del riesgo
(Equitable Risk Allocation Tool)
4 Lista de posibles riesgos del proyecto que pueden ser evaluados para

calcular la probabilidad de ocurrencia, el impacto potencial y


asignar al responsable
4 Diseada para uso del propietario y del contratista con el fin de

iniciar el dilogo y asignar la responsabilidad de los riesgos


4 Potencialmente requiere mucho tiempo

26

Seccin 2
Opciones de contratacin y
formas de compensacin

27

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Tipos de contrato- Bases de compensacin
4 Precio Alzado
4 Precios unitarios
4 Costos reembolsables
4 Precio mximo garantizado
4 Tiempo y materiales
4 Contratos Incentivados

Relativo al precio ... v.g., precio objetivo


Relativo al desempeo, v.g. calidad, seguridad, programa
Programa de incentivos avanzados
4 Paraguas/Abiertos
4 Consorcios/Alianzas

28

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Precio Alzado
Definicin
4 El contratista desarrolla un alcance predefinido del trabajo o proyecto,
por un precio fijo acordado (precio alzado).
Caractersticas
4 Costo establecido por concurso o negociacin, el costo es conocido/fijo
antes de realizar gastos mayores
4 La identificacin del contratista ms competitivo es ms fcil/segura,
pero no garantizada!
4 Normalmente reduce la inversin/costo/riesgo del propietario
4 Se utiliza cuando el proyecto ya tiene ingeniera de detalle casi
terminada
4 Proporciona al contratista la oportunidad de una utilidad adicional a
travs de un mejor desempeo... (a la inversa, el contratista acepta el
riesgo del sobrecosto)
4 El propietario est menos involucrado durante la ejecucin, requiere
menos personal, pero ms experimentado.
29

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Precio Alzado
Sin embargo . . .
4 Requiere mayor tiempo y esfuerzo en el proceso de contratacin
4 Reduce el nmero de los posibles oferentes... mayor esfuerzo/costo en

la preparacin de propuestas y mayor riesgo


4 Mayor exposicin de la informacin confidencial del propietario
4 El propietario tiene menos oportunidad de influenciar el trabajo

despus de la asignacin
4 Requiere de un enfoque ms disciplinado por parte del contratista para

alcanzar los objetivos tcnicos dentro del precio fijo


4 El contratista puede tender a minimizar los servicios... menor

optimizacin operativa
4 Retraso en la terminacin del proyecto?
4 Puede no ser factible/posible para proyectos pequeos o muy grandes
4 Relaciones potencialmente adversas entre propietario/contratista
4 Mayor probabilidad de reclamos.
30

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Requisitos para una contratacin a precio alzado competitiva y eficaz
4 Alcance adecuado para justificar el inters comercial de los

contratistas.
4 Definicin completa y consistente de las instalaciones / factores del

proyecto / condiciones del sitio/ alcance de los trabajos


4 La ingeniera de detalle del proyecto debe estar casi terminada (por

lo menos ISBL)
4 Los riesgos financieros deben ser aceptables y manejables para el

contratista
4 Mercado estable y predecible... contratista/proveedor/

subcontratista
4 Oferentes dispuestos/capaces... el propietario precalifica y limita el

nmero de oferentes
4 Mantener la confidencialidad de la informacin tcnica y comercial

del propietario y de las cotizaciones, conceptos y tecnologa del


contratista.
31

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Requisitos para una contratacin a precio alzado competitiva y eficaz
El propietario no deber
4 Utilizar este tipo de contrato con ingeniera poco desarrollada

(ingeniera bsica o conceptual)


4 Esperar que el contrato a precio alzado se adecue a todo tipo de

proyectos/trabajos/servicios
4 Intentar que la revisin de las ofertas a precio alzado se lleven a

cabo sin un buen estimado base de costo interno


4 Solicitar aprobaciones excesivas durante la ejecucin
4 Usar el precio alzado para servicios de ingeniera nicamente, a

menos que el trabajo sea finito, limitado.

32

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Precios unitarios
Definicin
4 El propietario contrata al contratista con base en un precio unitario

fijo para una cantidad de trabajo medible, con un total estimado de


unidades de trabajo
Caractersticas
4 Se usa cuando los elementos del trabajo estn definidos pero las

cantidades totales de ellos no se pueden fijar


4 Generalmente se utiliza para construccin y servicios
4 El trabajo se libera en paquetes o en documentos fcilmente

cuantificables
4 El valor total est basado en precios unitarios y en cantidades

finales o medibles.

33

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Caractersticas precios unitarios
4 El inicio de los trabajos implica la aceptacin del precio
4 Todos los costos indirectos, de financiamiento y utilidad del

contratista estn incluidos en cada precio


4 El proceso de estimacin-facturacin-pago es ms sencillo
4 Los paquetes tienen un precio pre-definido
4 Riesgo reducido de sobreprecio e ineficiencia
4 Distribucin del riesgo
Precios al contratista
Cantidades al propietario
4 Mejor utilizados cuando las cantidades de pago estn determinadas

por planos Aprobados para Construccin, antes de llevar a cabo


los trabajos
34

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Precios unitarios

Sin embargo . . .

4 El costo total definitivo puede no conocerse hasta que las

cantidades finales sean confirmadas

35

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Costos Reembolsables
Definicin
4 El contratista proporciona el trabajo o servicios necesarios para

completar un proyecto
4 Propietario reembolsa al contratista el costo real ms una cuota

Caractersticas
4 Hay ms contratistas dispuestos a ofertar... mnimo esfuerzo/costo,

en preparar ofertas y mnimo riesgo


4 Tiempo ms corto/menor esfuerzo en la contratacin
4 Terminacin ms temprana del proyecto?
4 Mayor oportunidad para el propietario de influir en las actividades

de ejecucin... ms optimizacin
4 Mayor potencial para utilizar la responsabilidad nica (un solo

contratista) en grandes proyectos


4 Menor exposicin de la informacin confidencial del propietario
36

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Costos Reembolsables
Sin embargo
4 El costo no se conoce sino hasta la terminacin, el propietario
asume mayor riesgo
4 El costo del proyecto puede ser mayor... menor disciplina del

proyecto por parte del propietario y del contratista


4 Crea una motivacin conflictiva en el negocio del contratista... La

base de la cuota vara: fija, por porcentaje de los servicios


proporcionados, con incentivo establecido, etc.
4 La identificacin del mejor" contratista es ms difcil
4 El propietario puede esperar ms actividades, estudios, etc., de lo

previsto por el contratista al establecer los gastos generales/cuotas


4 El contratista puede tender a prolongar/aumentar al mximo los

servicios... mantener a la gente ocupada y aumentar la utilidad (con


el porcentaje de gastos)
4 Esencialmente todo el riesgo es del propietario.
37

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Utilizacin del contrato de Costos Reembolsables
4 Alcance indefinido del proyecto/trabajo/instalaciones
4 Para la Ingeniera (nicamente)... se anticipa optimizacin de las

actividades
4 Proyectos de ejecucin rpida Fast Track
4 Proyectos de mayor riesgo... Lugar/instalaciones/trabajo/mercado
4 Grandes proyectos... riesgo monetario demasiado grande para un

contrato a precio alzado


4 Estimula a contratistas "mejores" a ofertar... La

tecnologa/conocimiento/capacidad
4 Proyectos que contengan informacin confidencial/de patente

altamente delicada.

38

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Contratacin con precio mximo garantizado
Definicin
4 Contrato de costos reembolsables con precio fijo que no excede un

lmite
Caractersticas
4 A menudo se utiliza cuando los financieros tienen lmites fiscales
4 Normalmente se aplica al trabajo que est bien definido
4 Puede ser considerada como una forma de contratacin con

incentivos
4 Tiene muchas de las caractersticas de contratacin a precio alzado,
a pesar de que los costos son reembolsables/transparentes si no se
superan los lmites
4 Requiere menor supervisin por parte del propietario que el
contrato de costos reembolsables
4 Estimula y fomenta el poco control - existe un precio mximo que ya
no se puede superar
39

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Contratacin con precio mximo garantizado (PMG)
Sin embargo
Promueve mayores contingencias, tanto en costo, como en tiempo
Por lo general se hace tardamente la conversin de contratos

reembolsables a PMG, despus de que los factores de alto riesgo se


han enfrentado.
No hay inters de los contratistas, a menos que el contrato incluya

estmulos (compartir los costos reales inferiores al estimado con


criterios aceptables de desempeo en calidad y programacin

40

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Comparativo
Precio Alzado Costos Reembolsables
Concepto

Precio Alzado

Costos reembolsables

El alcance

Bien definido

Menor definicin /
indefinible

Definicin del proyecto a la


invitacin

Extensa/completa

Esbozada / general

Precio del contrato

Fijo a la adjudicacin

Abierto hasta la
terminacin

Ahorros potenciales
(suponiendo un concurso de
calidad)

Ligeramente < Promedio

> Promedio

Promedio

Riesgo del costo

Principalmente del
contratista

Principalmente del
propietario

Utilidad del contratista

En riesgo - Mayor/menor

Asegurada - variable a fijo

Nivel del precio del


contrato
Oferta competitiva

Negociacin con
una fuente nica

41

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Contrato Incentivado Definicin y propsito
4 Un plan de incentivos es un mecanismo que puede ser utilizado para

alinear el desempeo del contratista con los objetivos del


propietario.
4 El plan ideal sera:

Motivar al contratista para tener un desempeo superior


Promover que el contratista tome la misma decisin que el
Propietario tomara en cualquier situacin dada

42

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Principios Bsicos/Tipos de Contrato Incentivado
4 Aplicable a tiempo, costo, seguridad, calidad (mano de obra y

operacin), y otras importantes categoras de desempeo intangible


4 Los niveles de bonos"/"penalizacin" se establecern y

relacionarn respecto a la prdida utilidad del propietario


4 Un bono" es mejor motivador que una penalizacin
4 Los objetivos de tiempo/costo/seguridad/calidad (operatividad)

deben ser alcanzables


4 Los incentivos no pueden reemplazar al equipo de administracin

del proyecto del propietario


4 Los incentivos pueden variar significativamente... el equilibrio entre

tiempo/costo/seguridad/calidad (operatividad) es vital

43

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Principios Bsicos/Tipos de Contrato Incentivado
4 Incentivos finales... son calculados y pagados al final del trabajo con

base en criterios definidos de desempeo al trmino de los trabajos


4 Incentivos progresivos... calculados y pagados durante la ejecucin

de los trabajos con base en evaluaciones peridicas de desempeo


del contratista (incluidos los criterios de terminacin del trabajo)
Documentos de referencia para incentivos
4 CII RS 114-1, Incentive Plans: Design and Application Considerations
4 CII RR 114-11, Innovative Strategies for Contractor Compensation

Provide case studies of several programs


4 CII RS 5-2, Incentive Plans: Design and Application Considerations

44

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Proveedores tpicos de servicios
Contrato
Precio alzado

Costos
reembolsables

Precios
unitarios

Costos
reembolsables
y Precio fijo
(Libro abierto)

Descripcin

Uso

Observaciones

Alcance bien definido


del producto o
servicio, a nivel de
entregable

Pueden incluir
Precio fijo al inicio de
Incentivos y
los trabajos
penalizaciones
financieras
Se puede negociar una
segunda etapa a precio
Pagar al contratista
Alcance no definido,
alzado, cuando el
todos los costos reales, para las etapas
alcance est bien
ms su utilidad
previas al IPC
definido (ver libro
abierto)
Precio por unidad de
Conceptos definidos Se requiere supervisin
concepto construida
pero no el volumen
estricta al contratista
Proceso de
Primer contrato costos
administracin del
reembolsables y una vez
proyecto donde el
Alcance no definido, definido el alcance
cliente y el contratista
condiciones de sitio y detallado se puede
definen el alcance del
subsuelo complejas
cerrar el contrato y
proyecto hasta tener el
celebrar otro a precio
suficiente detalle para
alzado con el mismo
estimar un precio
contratista
firme para el proyecto

s
i
v
e
R

r
a

45

Riesgo
Contratista

Cliente

Cliente

Compartido

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Tipo de contratos recomendados
Etapa del proyecto

Definicin de
alcance

Tipo de contrato ms
recomendable

Estudio de preinversin

Bajo

Reembolsable

Tecnologa

Bajo

Reembolsable

Ingeniera conceptual

Bajo

Reembolsable

Ingeniera Bsica

Medio

Reembolsable o precio
unitario por entregable

Procuracin

Medio alto

Precio Alzado

Construccin

Medio

Precio unitario

Construccin

Alto

Precio alzado

Proyecto IPC, PMC

Alto

Precio Alzado
46

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
6. Consorcios y Alianzas
Definicin
4

Compromiso a largo plazo entre dos o ms organizaciones

Alcanzar objetivos especficos de negocio, maximizando la efectividad


de los recursos de cada participante

Requiere cambiar las relaciones tradicionales a una cultura compartida


sin importar las fronteras organizacionales.

La relacin se basa en la confianza

Dedicacin a objetivos comunes y a la comprensin de las expectativas


y los valores individuales de cada uno

Beneficios esperados incluyen una mejor eficiencia y rentabilidad,


mayor oportunidad para la innovacin y la mejora continua de
productos y servicios de calidad.
47

Opciones de contratacin y formas de


compensacin
Herramienta del CII: Project Delivery and Contract Strategy (PDCS)
CIIIR 165-2, Owner's Tool for Project Delivery and Contract Strategy

Selection
PDCS es una herramienta de soporte para la toma de decisiones
para ayudar a los propietarios en la seleccin de una estrategia
integrada de ejecucin del proyecto y contrato
Aborda 12 estrategias alternativas basadas en los criterios que
mejor cumplirn con los objetivos del proyecto por parte del
propietario

48

Seccin 3
Opciones de contratacin,
ventajas, desventajas y
requisitos

49

Opciones de contratacin, ventajas, desventajas


y requisitos

Contrato de Costos Reembolsables con


incentivo por desempeo intermedio y final
(en condiciones de mercado saturado)
Alto

Contrato a precio alzado


Contrato de Costos Reembolsables con
incentivo de desempeo intermedio y final
(en condiciones de mercado normales)

Bajo

Contrato de Costos Reembolsables con


incentivo fijo

Asignacin del
contrato

Contrato de Costos Reembolsables con


incentivo de desempeo final

Invitacin a
presentar ofertas

Medio

Investigacin

Nivel de atencin / inters del contratista

Nivel de atencin/inters del contratista vs periodo de tiempo del trabajo

Tiempo empleado

50

Opciones de contratacin, ventajas, desventajas


y requisitos
Costos Reembolsables (CR) vs. Precio Alzado (PA)
Desempeo de diversos factores

Comparacin de Desempeo

Mejor

PA

RC
PA
PA

PA

PA

CR

CR
PA

CR

CR
CR
CR
PA

Peor
51

Opciones de contratacin, ventajas, desventajas


y requisitos
Mtodos de contratacin IPC (EPC)

Fuente: Pathfinder

Porcentaje de variacin

40
30

30
25

20

Precio Alzado Negociado

10

10

0
-10
-20

15
Reembolsables

0
-10
-12.5

-10
Precio Alzado Competitivo

-22.5

-30
Muy pobre

Pobre

Normal

Bueno

Muy Bueno

Clima de negocios al momento de concursar para los contratistas IPC


52

Opciones de contratacin, ventajas, desventajas


y requisitos
Consideraciones de xito del contrato
4 Costo de los servicios
4 Costo de las instalaciones
4 Alcance de los trabajos
4 "Costo servicios de Ingeniera"

vs. "Costo del Proyecto"


- Horas-Hombre
Productividad
- Costo por mano de hombre
4 Transferencia/responsabilidad
del riesgo
4 Calidad de la Ingeniera
4 Calidad de la planta

4 Programa de los servicios


4 Calendario de la planta
4 Satisfaccin del cliente
4 Capacidad de respuesta
4 Cooperacin
4 Actitud
4 Objetivos mutuos
4 Rentabilidad
4 Satisfaccin de los

empleados /retos
4 Profesionalismo
4 Exposicin de la empresa

53

Seccin 4
Generando un ambiente
de xito (ganar - ganar)

54

Generando un ambiente de xito


Planificacin / Planes de contratacin
4 Objetivos... determinar la mejor estrategia de contratacin para

alcanzar los objetivos del negocio y del proyecto


4 El paso ms importante en la contratacin... establecer las bases para

todas las actividades posteriores


4 Se requiere conocimiento del estado del mercado de contratacin y de

sus tendencias
4 Se analizan las alternativas viables para las estrategias de

contratacin... se identifica y diferencia la "mejor" estrategia de otras


opciones
4 La actividad del propietario... La "subcontratacin" es responsabilidad

ltima del contratista

55

Generando un ambiente de xito


Contenido General del Plan de Contratacin
1. Resumen ejecutivo
2. Objetivos del plan de contratacin y poltica de contratacin
3. Antecedentes y objetivos del negocio y del proyecto
4. Enfoque y metodologa de evaluacin de la contratacin
5. Datos de la evaluacin anlisis y resultados
6. Conclusiones y recomendaciones
7. Ruta del plan de accin
8. Apndice de informacin relevante y/o documentos de anlisis
9. Revisiones/ evaluaciones/ aprobaciones

56

Generando un ambiente de xito

ad
rc
Me

Serv
icio
s

req
uer
ido

Planeacin de la contratacin Diagrama del proceso

Co

Alt. 1
Alt. 2

sto
s

(Ot

)
ros

Recopilacin
de
informacin y
datos

Organizacin
y anlisis

Identificar y
evaluar
alternativas de
contratacin

Seleccionar
la mejor
estrategia

Plan de
Contratacin

Alt. 4

Mejor
estrategia
de retiro

Programa

De
t
pr all
o y es
ec de
to l

Alt. 3

57

Revisin/
Aprobacin
directiva

Generando un ambiente de xito


Recopilacin de datos e informacin
4 Particularidades del proyecto
4 Conceptos/objetivos relativos al propietario
4 Contexto del proyecto y de la industria

58

Generando un ambiente de xito


Particularidades del proyecto
4 Naturaleza/alcance del proyecto/instalaciones
4 Alcance del trabajo... ingeniera, procura, construccin
4 Sitio de los trabajos... instalaciones nuevas, trabajo en instalaciones

existentes, etc.
4 Caractersticas de la ubicacin del proyecto
4 Requisitos/limitaciones de recursos... propietario/contratista...

alcance/capacidades
4 Nivel de inversin
4 Cronograma del proyecto... fechas clave, hitos, rutas crticas
4 Tecnologa: ... origen... familiaridad... confidencialidad...
4 Especificaciones/definicin del proyecto... tipo/plazo
4 Restricciones/limitaciones
59

Generando un ambiente de xito


Conceptos/objetivos relativos al propietario
4 Objetivos de negocio de la empresa... filosofa/objetivos del proyecto
4 Requisitos de terminacin... crditos/adeudos costo-tiempo
4 Interfases e interacciones... planta, instalaciones, otros proyectos,

operaciones
4 Requisitos asignacin/financiamiento... plazo, impacto a la

adjudicacin
4 Consideraciones especiales... relaciones pblicas, prcticas

comerciales, consorcios, permisos

60

Generando un ambiente de xito


Factores proyecto/industria
4 Actividad del mercado... contratista, subcontratista, proveedor,

trabajadores de la construccin
4 Recursos tcnicos del contratista para el proyecto ....

capacidad/disponibilidad
4 Experiencia de los contratistas... instalaciones y ubicacin
4 Caractersticas de la construccin... sindicato, asociacin,

contratacin directa, subcontratista


4 Influencias de terceros... socios, gobierno, clientes
4 Logstica y productividad
4 Impuestos y obligaciones
4 Otros factores relevantes "mejores prcticas

61

Generando un ambiente de xito


Organizacin y anlisis
Organizar
4 Organizar la informacin y datos en un formato adecuado para el

anlisis
4 Revisar la coherencia y la completez... revisar tantas veces como sea

necesario
4 Hacer suposiciones para llenar los elementos desconocidos...

documentar para futuras aclaraciones/verificar los supuestos

62

Generando un ambiente de xito


Organizacin y anlisis
Analizar
4 Determinar el impacto potencial de cada elemento en la

contratacin/ejecucin del proyecto


4 Identificar las restricciones/obstculos a retirar... desarrollar

soluciones potenciales.
4 Identificar las caractersticas nicas del proyecto, los requisitos del

usuario, o el entorno del negocio/proyecto


4 Buscar informacin adicional segn se requiera... interna, encuestas,

investigacin preliminar de los contratistas

63

Generando un ambiente de xito


Identificar alternativas viables de contratacin
4 Variables principales

Desglose de las instalaciones en componentes... instalaciones y


actividades
Tipo/nmero de contratos
Divisin del trabajo/servicios
4 Suponer recursos "ilimitados" del contratista y un mercado competitivo
4 Desarrollar una amplia gama de opciones
4 Aplicar las limitaciones/restricciones conocidas
4 Seleccionar un nmero razonable de alternativas viables para una

evaluacin adicional... mejor alternativa potencial para alcanzar los


objetivos de negocio

64

Generando un ambiente de xito


Evaluar/comparar alternativas de contratacin
4 Desarrollar programas para cada alternativa que incluyan:

Ingeniera bsica/diseo
Estimados de costos y aprobaciones del proyecto
Actividades de contratacin hasta la adjudicacin del contrato
Actividades principales del contratista hasta la terminacin
mecnica
Rutas crticas... equipo/subcontratistas
Pruebas y arranque
4 Desarrollar y evaluar las diferencias en los econmicos de las

diferentes alternativas
4 Resumir ventajas/desventajas de cada alternativa

Complejidad de la ejecucin/administracin del proyecto


Requerimientos de los recursos de la empresa
Riesgos y responsabilidades
4 Seleccionar la estrategia preferida y el retiro viable.
65

Generando un ambiente de xito


Tiempos tpicos de las actividades de contratacin
Proyectos $100 Millones de dlares

Precio Alzado

Costos
Reembolsables

Investigacin de
contratistas

1-2 Semanas

1-2 Semanas

Preparacin de la
licitacin

2-4 Meses

2-4 Semanas

4-8 Semanas

3-6 Semanas

Actividad

Revisin de la
licitacin

66

Creando un ambiente de xito


Cultura ganar-ganar
Propietario
4 Alcanza los objetivos de

4
4
4

negocio y del proyecto en el


tiempo y costo estimado
Establece expectativas
agresivas pero alcanzables
Revela todos los factores del
alcance y/o riesgo conocidos
No intenta contratar a precio
alzado alcances de trabajo no
definidos/no estables
Tramita y aprueba de manera
gil y justa las solicitudes de
rdenes de cambio
Juega limpio y respeta la
filosofa de ganar-ganar

Contratista
4 Es recompensado

equitativamente por el
desempeo y riesgo asumido
4 Representa de forma realista su

experiencia y competencias
4 No emprende tareas que no

comprende bien
4 Monitorea las variaciones en el

alcance y solicita una


compensacin justa y rpida de
las mismas.
4 Juega limpio y respeta la

filosofa de ganar-ganar

67

Seccin 5
Proceso de desarrollo y
administracin del contrato

68

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Vista integral del proceso general de contratacin

Plan de
contratacin

Investigacin

Presentacin
ofertas

Evaluacin
ofertas y
recomendac.
ganador

Documentos de
investigacin

Documentos de
Invitacin de
ofertas

Finalizacin
y asignacin
contrato

Movilizacin

Ejecucin e implementacin del contrato

Reunin de
arranque

Cierre del
Terminacin trabajos contrato proyecto

Administracin contrato y cambios

Fase Desarrollo del contrato

Fase administracin del contrato

69

Proceso de desarrollo y administracin del contrato

Alt 1
Alt 2

sto
s

Organizacin
y anlisis

Identificar y
evaluar
alternativas
de
contratacin

Seleccionar
la mejor
estrategia

Plan de
Contratacin

Alt 3
Alt 4

Mejor
estrategia
de retiro

s)

De
t
pr all
oy es
ec de
to l

ro
(Ot

Recopilacin
informacin y
datos

Programa

Co

Serv
ic

o
ad
rc
Me

io s

req
uer
idos

Diagrama de flujo del Proceso de Planificacin del contrato

70

Revisin/
aprobacin
directiva

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Diagrama de flujo del Proceso de desarrollo de los contratos

Plan de
contratacin

Investigaci
n

Convenio de
confidencialidad

Procedimiento de
coordinacin
revisin ofertas

Invitacin
a presentar
ofertas

Propuestas de
los contratistas

Lista de
participantes

Emitir la
invitacin

Revisin de
ofertas

Recomendacin
de ganador

Revisin /
aprobacin
directiva

Plan de
incentivos

Asignacin del
contrato

71

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Procedimiento investigacin de contratistas
Lista de
contratistas a
investigar

Plan de
contratacin

Carta de
investigacin

Emisin carta
de
investigacin

Respuesta
de los
contratistas

Tabulacin
y
evaluacin

Revisin /
aprobacin
directiva

Recomendacin
oferentes

Emisin
invitacin a
presentar
ofertas

Criterios de
evaluacin
investigacin

Preparaci
n invitacin
a presentar
ofertas

Invitacin a
presentar
ofertas

72

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Preparacin de la Invitacin para presentar ofertas
Asegurar doctos.
modelo

Identificar
doctos
invitacin

Plan de
contratacin

Adaptar doctos.
modelo
Revisin

Recopilar
informacin
invitacin
Especificaciones
Tcnicas e
Informacin

Investigacin
contratistas

Documentos
modificados/
completos

Agrupar paquete
invitacin a
presentar ofertas

Incluye personal:
Legal
Fiscal
Riesgos/Seguros
Finanzas
Administracin de proyecto

Emitir Invitacin
a presentar
a ofertar

Lista oferentes
recomendados

Actividades paralelas
73

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Proceso Preparacin de la Propuesta
Analizar
invitacin, IPL

Propuesta
tcnica inicial

Propuesta
tcnica

Propuesta inicial
de ejecucin del
proyecto

Propuesta de
ejecucin de
proyecto

Propuesta
comercial inicial

Visita de
intermedia
(Si es necesaria)

Recopilar /enviar
oferta

Propuesta
comercial

Emitir invitacin,
IPL

Revisin y
conciliacin
ofertas
Visita al sitio

Informacin
preliminar

Organizar Equipo
revisin ofertas

Procedimiento
revisin de
ofertas

Verificar
Estimado de
costos

Programa de
incentivos

Junta de inicio
Equipo revisin

Acotaciones:
Actividades de Contratista

IPL Invitacin para presentar ofertas

Actividades Propietario

ERL Equipo de Revisin ofertas

74

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Equipo de revisin de ofertas (ERL) del Propietario
Proyecto
Ejecutivo

Lder del equipo

Equipo tcnico

Diseo externo
del proceso

Equipo de
ejecucin del
proyecto
Costo del proyecto
programa de
construccin

Ingenieros especialistas y otros asignados a estos


puestos de tiempo completo y son miembros del
equipo de revisin de las instalaciones del
contratista

Equipo de
negocio

Consultores

Auditor
de contratos

Grupos
Funcionales
Impuestos
Seguros
Regulacin

75

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Actividades de Asignacin del Contrato

Propietario
prepara
Recomendacin
Fallo

Aprobacin
/ revisin
directiva

Detalles finales
de la agenda
del propietario
Contratista
prepara

Se
renen
/resuelven
detalles

Propietario
prepara
contrato

76

Asignacin
/ firma
del contrato

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Administracin de Contratos
Verifica facturas/
pagos
estimaciones
Proporciona
proyecciones de
flujo de efectivo

Registro y
distribucin de
documentos del
contrato

Asignacin del
contrato

Desarrolla / finaliza
procedimientos del
proyecto del
contratista

Monitorea /
mantiene
obligaciones /
derechos
contractuales

Planea y lleva a
cabo la reunin de
inicio

Administra/cambia
ordenes de cambio
Monitorea el
avance

Cierre
del contrato

Administra el plan
de incentivos
Prepara evaluacin
de desempeo del
contratista

Aviso
comisionamiento

Coordina
auditoras /
revisiones
independientes

Notifica a oferentes
perdedores

Lleva a cabo
reunin informativa

Prepara
documentos de la
reunin

Archivos del
contrato

77

Proceso de desarrollo y administracin del contrato


Cierre del proyecto

Administraci
n del contrato

Verificar
Terminacin
de Trabajos

Resolver los
asuntos
abiertos

Aviso de
terminacin

Cierre de
ordenes de
cambio

Liberar
gravmenes
Contratista

Verificar
resultados de
las pruebas

Liberar
garantas

Actualizar
base de datos
de contratistas

Aviso de
aceptacin de
trabajos

78

Fin

Seccin 6
Planeacin integrada del
contrato y de la ejecucin del
proyecto
79

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Qu incluye el plan de ejecucin de un proyecto
Plan de ejecucin de proyecto - Contenido
Parte I. Los antecedentes del proyecto
(Project Charter)
a) Definicin de objetivos
corporativos y de negocio que
Impactan al proyecto
b) Convertir los objetivos
corporativos y de negocio en los
objetivos del proyecto
c) Definir el alcance de trabajo
Parte II. Las bases de planificacin del
proyecto
d) Definir el plan de gestin de
riesgos
e) Definir el plan de Integracin
f) Preparar el programa general de
hitos
g) Definir el plan del contrato

Parte III. El plan para la produccin y control


a)
b)
c)

Planear el programa de Ingeniera


Planear el programa construibilidad
Definir el plan de administracin del trabajo de
diseo
d) Definir el plan de administracin de materiales
e) Definir el plan de administracin de la construccin
f) Definir el plan para asegurar un inicio exitoso
g) Definir la forma en que se manejar el Impacto
ambiental
h) Definir el plan de administracin de costos
i) Definir el plan de administracin del programa
j) Definir el plan de administracin de la calidad
k) Definir el plan de seguridad y proteccin
l) Definir el plan de administracin de la Informacin
m) Definir la forma en que se manejar la ubicacin y
los factores especiales

Westney Consultants International lnc.


"Strategic Projec/tPlanner"

80

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Cmo se relacionan la planeacin de la ejecucin del proyecto y la
planeacin del contrato?
"Discusin Interactiva"
4 La contratacin, es una opcin estratgica importante para el equipo

de proyecto o una formalidad de rutina?


4 La estrategia de contratacin tiene algn impacto significativo en

otras consideraciones de ejecucin del proyecto?


4 La estrategia de contratacin tiene alguna influencia significativa en

la motivacin y las relaciones de los participantes?


4 Los equipos de proyecto tienen la flexibilidad de recomendar o decidir

la estrategia de contratacin de los proyectos que les asignan?


4 La estrategia de contratacin que se pretende, influye el enfoque de

ejecucin usado antes de la adjudicacin del (los) contrato(s) IPC?

81

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Identificacin de los servicios e instalaciones principales
Servicios

ISBL
Unidad #1

ISBL
Unidad #2

-----------

ISBL
UnidadX

OSBL
Instalac

Propiedad
Administracin de proyectos
Soporte administrativo
Tecnologa
Definicin de bases de diseo
Ingeniera bsica extendida
Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de la construccin
Construccin
Validacin - pruebas

82

Misc.
Instalaciones

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Proyecto XYZ - Estrategias de contratacin de Instalaciones Upstream

Servicios

Pozos

Instalaciones
boca de pozo y
servicios

Inyeccin de
diluyentes

Lneas de
interconexin

Administracin de proyectos
Soporte administrativo
Definicin de bases de diseo
Tecnologa
Ingeniera Bsica
Ingeniera de detalle
Procura
Precio
alzado, Costos reembolsables, precios unitarios,
Concurso abierto, invitacin restringida, asignacin directa, oferta negociada
Administracin de la
Construccin
Construccin

83

Planta central
de
Procesamiento

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Proyecto XYZ - Estrategias de contratacin de Instalaciones Upstream

Servicios

Pozos

Instalaciones
boca de pozo y
servicios

Inyeccin de
diluyentes

Lneas de
interconexin

Planta central de
procesamiento

Administracin de Proyecto
Soporte Administrativo
Definicin de Bases de Diseo
Tecnologa
Ingeniera Bsica(BE)
Ingeniera de Detalle (E)
Procura (P)
Administracin de
Construccin (CM)
Construccin (C)

84

Estaciones
de Flujo

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Proyecto XYZ - Estrategias de contratacin de Instalaciones Upstream

Instalaciones
Servicios

Pozos

Instalaciones boca
de pozo y
servicios

Inyeccin de
diluyentes

Lneas de
interconexin

Planta central
Procesamiento

Estaciones
de Flujo

Administracin de proyecto
Soporte administrativo

Equipo de proyecto aguas


arriba del propietario

Definicin de bases de diseo

Equipo de proyecto del propietario

CONTRATISTA A (Costos reembolsables)

Tecnologa
Ingeniera bsica

Tarifa diaria

Contrato a precio alzado

Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de
Construccin
Construccin

85

PARTE 2

Planeacin integrada del contrato y de la ejecucin


del proyecto
Proyecto XYZ - Estrategias de contratacin de Instalaciones Upstream
Instalaciones
Servicios

Pozos

Instalaciones boca
de pozo y
servicios

Inyeccin de
diluyentes

Planta central
de
Procesamiento

Lneas de
interconexin

Estaciones
de Flujo

Administracin de Proyecto
Soporte administrativo

Equipo de proyecto aguas


arriba del propietario

Equipo de proyectos del propietario

Definicin de bases de diseo

Contratistas A (Costos reembolsables)

Tecnologa
Ingeniera bsica

Contrato precio alzado

Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de la
construccin

Tarifa diaria

Precios unitarios ajustados

Equipo de proyectos del propietario

Construccin
Comisionamiento y arranque

PARTE 2

86

Seccin 7
Documentos de contratacin
87

Documentos de contratacin
Estructura del contrato
Formato combinado: Trminos contractuales y
especificaciones de trabajo
Contrato del proyecto

Formato separado: Trminos contractuales y


especificaciones de trabajo
Contrato del proyecto
Trminos
Contractuales

Contenido de los trminos


contractuales y de las
especificaciones de trabajo

Los trminos contractuales y las


especificaciones del trabajo tienen
autorizacin y atencin similares

Especificaciones

Trminos y condiciones
legales
Responsabilidades y
obligaciones
Derechos y recursos
Referencias a las
especificaciones de
alcance, normas de
ejecucin y proyecto de
ejecucin
Bases de compensacin
y terminacin
Etc.

Los asuntos
contractuales se tratan
con la Alta Direccin y
el Jurdico

Definicin
alcance
definitivo
Normas tcnicas
de desempeo
Planes de
ejecucin del
proyecto
Procedimientos
de coordinacin
Etc.

Las especificaciones de
trabajo se tratan con el
equipo de
administracin del
proyecto

88

Documentos de contratacin
Contenido tpico del contrato
Artculo del contrato
-- Las partes del contrato
1. Los documentos del contrato
2. El trabajo
3. El tiempo del contrato
4. Compensacin y liquidacin
5. Miscelneos

Anexos
1. Los cambios y ajustes
2. Costo (slo Costos Reembolsables)
3. Incentivos (slo Costos
Reembolsables)
4. Causa de fuerza mayor
5. Actividades a cargo del propietario
6. Actividades a cargo del contratista
7. Cumplimiento de la Ley
8. Inspeccin
9. Terminacin y aceptacin
10. Garantas y fianzas
11. Suspensin y terminacin
12. Responsabilidades, obligaciones y
seguros
13. Gravmenes
14. Impuestos y derechos
15. Subcontratos asignaciones
16. Patentes, informacin y documentos
89

Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
Partes del contrato
1. Documentos del
contrato
2. El Trabajo
3. El tiempo del
contrato

4. Compensacin y
Liquidacin

5. Miscelneos

Contenido
Nombres de las partes que tienen obligaciones contractuales
Fecha del contrato
Definicin de los trminos
Definicin general de los documentos que comprenden el contrato
Orden de precedencia de los documentos
Condiciones de modificacin del contrato
Descripcin general de los trabajos
Requisito para el inicio del trabajo por parte del contratista y su diligente
prosecucin
El tiempo es la esencia
Daos y perjuicios
Fecha de terminacin de los trabajos
Descripcin de la base de compensacin:
Costos reembolsables ... Referencia a las disposiciones generales
Precio alzado ... Precio global del contrato
Trminos de facturacin y pago... para los pagos a cuenta por avances y
pagos finales
Disposiciones de auditora
Interpretacin de los trminos del contrato
Leyes vigentes
Avisos
Publicidad / confidencialidad

90

Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato

Provisiones
Generales
1. Cambios y ajustes

2. Costo (Slo costos


reembolsables)

3. Incentivos (Slo
costos reembolsables)
4. Fuerza mayor

5. Actividades por
parte del propietario

Contenido
Derechos por parte del propietario para realizar cambios en el trabajo
Definicin, procedimientos y ajustes por cambios ... costo objetivo (costos
reembolsables), incentivo (costos reembolsables), precio alzado, objetivo
de finalizacin (costo objetivo / precio alzado)
Descripcin de costos reembolsables y precios unitarios fijos (Tiempo
definido)
Materiales
Equipo de construccin, herramientas, materiales
Subcontratistas/Consultores
Personal sueldos/salarios/gastos generales
Costos y gastos generales de oficina
Definicin
de incentivo (tiempo indefinido) y cantidad

Definicin de eventos de fuerza mayor


Provisiones para ajustes al costo objetivo (costos reembolsables), objetivo
de terminacin (c. reembolsables/p. alzado).. sin ajuste a incentivo
(costos reembolsables), precio alzado
Descripcin de las obligaciones del propietario
Entrega oportuna de documentos
Revisiones, convenios, aprobaciones, autorizaciones
Permisos, licencias, etc.
Nombre y derechos del representante del propietario

91

Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales

Contenido

6. Actividades por
parte del contratista

Garanta de conocimiento sobre el trabajo y de las condiciones que lo


afectan
Descripcin de las obligaciones del contratista:
Solicitud de documentos
Permisos, licencias, etc.
Importaciones, aduanas, etc.
Evitar conflictos de inters
Organizacin del proyecto y de su personal clave (nombrar encargados)
Nombre y responsabilidades del patrocinador del proyecto
Descripcin general de la ejecucin del contratista
Programacin / control del cronograma
Estimacin / control de costos
Ingeniera
Procura
Construccin
Seguridad, proteccin ambiental
Otros servicios

7. Cumplimiento de la
legislacin

Obligacin del contratista de cumplir con la legislacin revisiones,


reportes, acciones correctivas
Responsabilidades del contratista relativas al incumplimiento; incluye
indemnizaciones al propietario

92

Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato

Provisiones
Generales

Contenido

8. Inspeccin

Descripcin de las responsabilidades del contratista por


inspecciones/pruebas
Derecho del propietario de inspeccionar/probar o atestiguar

9. Terminacin y
aceptacin

Definicin de la terminacin mecnica


Avisos, revisiones, certificacin de la terminacin mecnica
Aceptacin del propietario del cuidado, custodia y control...
Responsabilidad del contratista de corregir / terminar
Definicin de la aceptacin final

10. Garantas y fianzas

Descripcin de las garantas y fianzas del contratista


Su mano de obra
Sus subcontratistas y proveedores
Periodo de las garantas y fianzas (1 ao a partir de la aceptacin final)
Notificacin y accin correctiva
Pago por la accin correctiva:
Costos reembolsables, a la cuenta del propietario
Precio alzado, a la cuenta del contratista

11. Suspensin y
terminacin

Derechos del propietario de suspender o terminar por causa fundada o


conveniencia
Pagos al contratista cuando ocurra la suspensin / terminacin, si fuera el
caso
Descripcin de avisos, procedimientos, derechos, obligaciones de las
partes

93

Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
12. Responsabilidad,
obligaciones, seguros

13. Gravmenes
14. Impuestos y
obligaciones
15. Subcontratistas Asignaciones

16. Patentes,
informacin y
documentos

Contenido
Descripcin de las responsabilidades y obligaciones del contratista y del
propietario, con relacin a:
Instalaciones / planta
Bienes existentes del propietario
Terceras partes
Descripcin de las coberturas que el contratista requiera tener tipos /
cantidades
Define la responsabilidad del contratista de mantener los bienes del
propietario libre de gravmenes
Provisiones, procedimientos para liberar gravmenes
Descripcin de la obligacin del contratista de pagar los impuestos
relativos a las obras
Responsabilidad del contratista por incumplimiento de pagos
Descripcin del derecho que tiene el propietario de aprobar los
procedimientos de subcontratacin / subcontratos / subcontratistas
Descripcin de responsabilidades que tiene el contratista por el trabajo
del subcontratista
Contratista definido como un contratista independiente
Provisin para que el contratista otorgue al propietario los derechos de
patente para todos los conceptos relativos a las obras
Descripcin de la indemnizacin por parte del contratista al propietario en
caso de violacin de patentes
Descripcin de la informacin confidencial del propietario
Planos, especificaciones y otros documentos que se vuelven del dominio
del propietario

94

Documentos de contratacin
Contenido de las especificaciones del trabajo
Mltiples elementos - Segundo documento precedente

Procedimientos de coordinacin - describe requisitos administrativos y de


procedimiento para ejecutar las obras
Normas y prcticas generales de ingeniera del propietario
Operacin, mantenimiento, seguridad, medio ambiente
Definicin de los trabajos / servicios a realizar
Paquetes de Ingeniera Bsica (FEED) Definicin
detallada de las instalaciones
Comunicaciones suplementarias, procedimientos de
coordinacin, informacin y datos

El propietario puede cambiar unilateralmente El contratista presenta una


solicitud de cambio
95

Seccin 8
Criterios/tcnicas de
investigacin y preseleccin
96

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Procedimiento de evaluacin del contratista
Lista de
contratistas
a
preseleccion
ar
Plan de
contratacin

Carta de
evaluacin

Emisin
de la
carta de
evaluaci
n

Respuesta
de los
contratistas

Tabulacin
y
evaluaci
n

Oferta
recomendad
a

Revisin /
aprobaci
n

Emisin de
la Invitacin
a presentar
a ofertar

criterio de
evaluacin
de
preseleccin

Preparaci
n de la
invitacin

Invitacin a
presentar
ofertas

97

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Carta de evaluacin
4 Diseada para obtener toda la informacin necesaria para evaluar a los

concursantes potenciales
4 Se conforma para preestablecer criterios de evaluacin
4 Documento de dos partes

Proporciona al contratista informacin general del proyecto /


contratacin
Solicita informacin relevante sobre experiencia / capacidad /
inters y carga de trabajo del contratista
4 Asegura que todos los contratistas obtengan la misma informacin

Las respuestas son consistentes / comparables

98

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Carta de evaluacin
Contenido / cobertura
4 Descripcin del proyecto
4 Lugar / sitio del proyecto
4 Alcance de los trabajos /
servicios
4 Tipo de contrato, nmero
de oferentes
4 Contenido de la invitacin
para presentar propuestas
4 Programa de contratacin

4 Caractersticas no comunes
/ nicas
4 Equipo / material especial
4 Procura anticipada
4 Confidencialidad
4 Fecha de respuesta de la
evaluacin
4 Otros conceptos
importantes

4 Programa preliminar del


proyecto
99

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Contenido/cobertura requerido en las respuestas de los contratistas
4 Inters en concursar
4 Comentarios sobre las bases /
programa
4 Otros conceptos
4 Propuesta y oficinas de ejecucin
4 Consorcios / subcontratistas
4 Personal tcnico y del proyecto
4 Capacidad de trabajo y cartera
pendiente
4 Experiencia relacionada
Registro de desempeo en
seguridad, salud, y proteccin
ambiental
Instalaciones y grado de
participacin
Tipos de contratos y experiencia
relacionada

4 Plan de ejecucin provisional a


nivel macro
4 Capacidad/disponibilidad para
firmar convenios de
confidencialidad
4 Contacto durante la evaluacin
4 Referencias

100

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


El inters del contratista en participar est influenciado por:
4 Imagen del cliente, credibilidad, programa de inversin, relacin a largo
plazo
4 Factor de apetito carga de trabajo actual, otras oportunidades
potenciales
4 Nmero y calidad de otros oferentes ventajas competitivas
4 Tipo de contrato claridad del enfoque de contratacin
4 Percepcin de los antecedentes de enfoque/intencin/desempeo del
propietario
Oferentes precalificados asignacin en oferta poco condicionada
Ideas brillantes del contratista del proyecto
Mantener el costo de la licitacin razonable
Igualdad durante la administracin del contrato
4 Alcance del trabajo/instalaciones
4 Factores especficos del proyecto ... Lugar, tecnologa, etc.
4 Poltica corporativa en concursos
101

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Criterio de seleccin del proceso del concurso
Consideraciones: califica/no califica

Consideraciones evaluadas

Dispuesto a concursar

Personal tcnico y del proyecto por


encima del mnimo/logstica

Capacidad/disponibilidad de firmar
convenio de confidencialidad

Experiencia pertinente arriba del


mnimo

Cumple con los requisitos mnimos


de personal tcnico y del proyecto

Plan de ejecucin del proyecto a


nivel macro, asociaciones y
preocupaciones/sugerencias

Satisface los requisitos mnimos de


capacidad de carga de trabajo
Cumple con los criterios mnimos de
experiencia

Capacidad de trabajo y cartera


pendiente
Personal clave

Antecedentes satisfactorios en el
cumplimiento de seguridad

Capacidades directivos corporativos


y del proyecto

Suficiencia financiera y apoyo


directivo

Competitividad y
Referencias

102

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Evaluacin investigacin del oferente potencial

A
Criterios de Evaluacin

Peso
Valor

ResulResulResulResulResulResultado Valor. tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado

Consideraciones: califica / no califica


Dispuesto a presentar oferta

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

Disponibilidad de firmar convenio de


confidencialidad

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

Cumple con los requisitos mnimos


de personal tcnico y de proyecto

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

Satisface los requisitos mnimos de


capacidad de carga trabajo

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

Cumple con los criterios mnimos de


experiencia

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

Antecedentes satisfactorios en el
cumplimiento de seguridad

100

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

S/N

100

S/N

S
S

S/N

S
N

S/N

S
S

S/N

S
S

S/N

S
S

S/N

S
S

Suficiencia financiera y apoyo


directivo
Resumen

103

Criterios/tcnicas de investigacin y preseleccin


Evaluacin investigacin del oferente potencial
A
Criterios de evaluacin
Consideraciones evaluadas
Personal tcnico y de proyecto mayor
al mnimo / Logstica
Experiencia pertinente, por encima
del mnimo
Plan de evaluacin del proyecto a
nivel macro, asociaciones y
preocupaciones/sugerencias
Capacidad de trabajo y cartera
pendiente
Personal clave
Capacidades directivos corporativos y
del proyecto
Competitividad
Referencias
Total consideraciones evaluadas
Calificacin final

Peso

ResulResulResulResulResulResulValor tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado

12

0.48

0.36

0.36

0.36

0.24

12

0.48

0.48

0.36

0.24

0.36

12

0.36

0.48

0.48

0.36

0.48

15
15

3
4

0.45
0.6

3
4

0.45
0.6

2
3

0.3
0.45

4
2

0.6
0.3

4
4

0.6
0.6

10
15
9
100

4
4
3

0.4
0.6
0.27
3.64
2

4
4
4

0.4
0.6
0.36
3.73
1

4
4
4

0.4
0.6
0.36
3.31
4

2
3
3

0.2
0.45
0.27
2.78
5

3
4
4

0.3
0.6
0.36
3.54
3

Clave de evaluacin: 1 = Malo; 2 = Dbil; 3 = Promedio; 4 = Muy bien; 5 = Excelente


104

Seccin 9
Protocolos para solicitar ofertas
105

Protocolos para solicitar ofertas

Invitacin a concursar
4 Mecanismo formal utilizado para solicitar la propuesta del contratista
4 Representa las lneas base del propietario
El propietario establece el punto de inicio tcnico, de
ejecucin, contractual
Las bases de licitacin deben estar cercanas a las lneas base
pero el propietario est dispuesto a considerar mejores ideas
Las lneas base puede cambiar durante el concurso/ la
revisin de las propuestas
4 Todas las propuestas se presentan sobre una base comn medidas
contra unas lneas base comunes.

106

Protocolos para solicitar ofertas


Invitacin a concursar - Contenido tpico
Solicitud formal

Carta
Invitacin
Informacin a
oferentes

Proporciona lineamientos e instrucciones para


preparar / presentar la propuesta

Formato propuesto

Forma en la que el contratista cotiza los precios, valores,


documentos contractuales, etc. (propuesta sellada)....Coincide con
la forma del contrato

Borrador
Contrato

Documento borrador que contiene los trminos contractuales y


las condiciones que rigen los derechos, deberes, obligaciones,
responsabilidades de las partes.
Compilacin de documentos que cubren las bases
tcnicas y administrativas del proyecto

Especificaciones de
Los trabajo

Se convierte en el Contrato al momento de la


adjudicacin

107

Protocolos para solicitar ofertas


Preparando la invitacin a concursar

Identifica
doctos de la
invitacin

Plan de
contratacin

Rene
informacin
para la
invitacin

Asegurar
documentos
modelo

Especificacio
nes e
informacin
tcnicas

Investigaci
n de
contratista
s

Confecciona
r
documentos
modelo

Revisin

Modificar/
terminar
documentos

Reunir
invitacin a
presentar
ofertas

Personal
Legal
Impuestos
Riesgos/seguros
Financiera
Administracin del proyecto

Emitir
invitacin a
presentar
ofertas

Lista
participante
s
recomendad
os

Actividades paralelas
108

Protocolos para solicitar ofertas

Carta de invitacin a participar


4 Breve descripcin del proyecto/contrato
4 Documentos de la invitacin a concursar que se prestan al oferente
4 Especifica propsito de la invitacin
4 Identifica el contenido completo de la invitacin
Partes/documentos individuales
Copias extras... formato de la propuesta, etc.
Otros documentos
4 Proporciona las instrucciones generales para presentar la propuesta
4 Resalta los aspectos significativos y las consideraciones especiales
4 No es parte del contrato al momento de la adjudicacin

109

Protocolos para solicitar ofertas


Informacin a los participantes
4

Proporcionar informacin
relevante sobre:

Enfatizar los conceptos clave

Definir las particularidades


de la presentacin de las
propuestas:
- Fecha y hora
- Lugar
- Destinatario
- Nmero de copias

Lo que no es parte del


contrato al momento de la
adjudicacin.

- Dueo
- Proyecto
- La contratacin/enfoque/
filosofa/ejecucin de parte
del propietario
4

Definir el contenido que se


requiere en la propuesta del
contratista:
- Comercial
- Tcnico
- Ejecucin del proyecto

110

Protocolos para solicitar ofertas

Formato de la propuesta
4

Formato a usar por todos los oferentes al presentar sus propuestas


propuesta sellada

Contiene espacios en blanco y anexos para ser llenados/completados


por los oferentes

Adaptado y referenciado al contrato borrador

Asegura consistencia y compatibilidad de las propuestas

Formaliza excepciones a la lnea base adoptadas por los


contratistas

No es parte del contrato al momento de la adjudicacin

111

Protocolos para solicitar ofertas


Borrador contrato
4 Documento comercial/contractual de base preparado por el
propietario
4 Contiene trminos y condiciones que definen derechos, deberes,
obligaciones, recursos, responsabilidades y riesgos de las partes
contratantes
4 Manifiesta los trminos y condiciones preferidos por parte del
propietario sujeto a negociacin con base en las excepciones del
contratista que se resuelven antes de la adjudicacin
4 Se convierte en el principal documento precedente del contrato a la
adjudicacin
4 Requiere acuerdo bilateral para cambios despus de la adjudicacin

112

Protocolos para solicitar ofertas

Ventajas de usar documentos modelo


4 Consistentemente incorpora las polticas, filosofa y procedimientos
del propietario
4 Refleja una alineacin consistente sin sorpresas
4 La preparacin y revisin son ms eficaces se acepta en toda la
compaa
4 La respuesta del contratista es ms fcil, debido a la experiencia
previa
4 Si no se tiene ahora disponible, deber desarrollarse

113

Protocolos para solicitar ofertas


Asuntos de seguridad y medio ambiente
4 Principales preocupaciones de las partes
Propietario
Contratista
Empleados
Obreros
Comunidad
Gobierno
4 Los asuntos se abordan de forma continua:
Documentos de la invitacin a concursar
Propuesta del contratista
Durante la ejecucin del proyecto
4 El diseo, ingeniera, construccin deben ajustarse a las regulaciones
legales muchas compaas van ms all.
114

Protocolos para solicitar ofertas


Componentes de seguridad de la calidad del contrato.
En el contrato
4 El contratista garantiza experiencia, capacidad, personal
4 Organizacin del proyecto definida... seguridad de una adecuada
direccin, comunicaciones, controles, asignacin de habilidades
4 Personal asignado por nombre acuerdo de retenerlo en el proyecto
hasta su terminacin (conforme se necesite)
4 El derecho por parte del propietario de revisar las actividades/trabajo
del contratista y su cumplimiento
4 Nombre del personal asignado ... acuerdo para retenerlos en el
proyecto hasta su terminacin (si es necesario)
4 Garantas y fianzas riesgos compartidos por el contratista en costos
correctivos
4 Derecho del propietario de suspender o termina por causa fundada
(ltimo recurso)
115

Protocolos para solicitar ofertas


Componentes de seguridad de la calidad del contrato
En los procedimientos de coordinacin del propietario (especificaciones
del trabajo)
4 Definicin/asignacin de responsabilidades entre el propietario y el
contratista rendicin de cuentas
4 Requisitos especificados, detallados para las actividades
Distribucin de documentos acciones requeridas, etc.
Gestin de la calidad requisitos fundamentales de inspeccin
del propietario en oficinas, taller, campo
Procura... poltica, aprobacin de proveedores/subcontratistas,
compras, revisin documentos/concursos, subcontratacin,
expedicin, controles/reportes... seguridad, medio ambiente,
reportes/medicin de avance, terminacin, entrega
4 Revisin, convenios, aprobaciones, autorizacin, etc. por parte del
propietario
4 Actividades de la construccin
116

Protocolos para solicitar ofertas


Componentes de seguridad de la calidad del contrato
En las especificaciones de ingeniera bsica (especificaciones del trabajo)
4 Descripcin detallada de la instalacin/planta
En los procedimientos de trabajo del contratista
4 Procedimientos de coordinacin suplementarios del propietario
procedimientos e instrucciones de trabajo detallados, contiene:
Organizaciones del proyecto, asignaciones de personal,
actividades subcontratadas, etc.
Planos y lista de especificaciones horas, responsabilidades de
sincronizacin control planos de tecnlogo
Procura/subcontratacin... solicitudes, revisiones, seleccin,
asignacin, orden de compra, inspeccin, expedicin, etc. ms
procedimientos internos de control
Revisin de planos y especificaciones interna/propietario
Actividades de construccin
117

Protocolos para solicitar ofertas


Proceso para preparacin de propuesta

Anlisis
invitacin

Propuesta
tcnica inicial

Propuesta
tcnica

Propuesta inicial
de ejecucin de
proyecto

Propuesta de
ejecucin del
proyecto

Propuesta
comercial inicial

Visita intermedia
(Si es necesaria)

Reunir /
presentar
oferta

Propuesta
comercial
Revisin y
adaptacin
de ofertas

Emisin
invitacin
Visita a sitio

Informacin
de avance
Organizar
Equipo
Revisor

Procedimient
o de revisin
de ofertas

Estimado
base
concurso

Junta de
inicio equipo
revisor

Programa de
incentivos

Acotaciones:
Actividades de Contratista
Actividades Propietario

118

Protocolos para solicitar ofertas


Contenido tpico de la propuesta del contratista
Formato de la propuesta ms anexos
Trminos comerciales (precio alzado / costos
reembolsables / incentivos y porcentajes)
Modificaciones propuestas al borrador del contrato
Excepciones y alternativas a las especificaciones del trabajo
Otra informacin requerida

Propuesta
Propuesta
comercial
comercial

Propuesta
Propuesta
ejecucin
ejecucin
proyecto
proyecto
Propuesta
Propuesta
tcnica
tcnica

Incluye informacin que define:


Procedimientos / tcnicas del contratista para llevar a
cabo los trabajos
Plan de ejecucin del proyecto preliminar
Personal clave propuesto
Programa propuesto
Incluye informacin que define:
Tecnologa
Detalle tcnico del equipo y materiales
(Precio alzado)
Capacidad tcnica del contratista

119

Protocolos para solicitar ofertas

Lo que el propietario espera en la oferta del contratista


4 Propuesta completa, incluyendo todos los anexos solicitados y firmado
por el representante del contratista (propuesta comercial)
4 La propuesta cumple con todos los requisitos de la invitacin.
4 Precios de acuerdo con el mercado
4 Excepciones razonables al borrador del contrato y a las
especificaciones del trabajo
4 Plan preliminar de ejecucin del proyecto de alta calidad
4 Claridad y concisin
4 Sin informacin confidencial a menos que se haya acordado
especficamente y se haya cubierto mediante un convenio de
confidencialidad

120

Protocolos para solicitar ofertas

Plan preliminar de ejecucin del proyecto


4 Documento ordenado
4 Sigue la lnea que el propietario presenta en la invitacin para
concursar
4 Especfico para el proyecto; i.e., la forma en que el contratista planea
ejecutar este proyecto
4 Enfoque propuesto, incluyendo organizacin, planeacin,
administracin y ejecucin del proyecto

121

Protocolos para solicitar ofertas


Qu cubre/incluye el plan de ejecucin del proyecto por parte del
oferente?
Plan de ejecucin del Proyecto - ndice*
I.

El acta de inicio (project charter)


a) Define las metas corporativas y de negocio que impactan al
proyecto
b) Traduce las metas corporativas y de negocio a los objetivos del
proyecto
c) Define el alcance del proyecto

II. Las
a)
b)
c)
d)

bases para la planeacin del proyecto


Definen el plan de administracin de riesgos
Definen el plan de organizacin
Preparan el programa general de hitos
Definen el plan de contratacin

* Westney Consultants Interntional Inc.


Strategic Project Planner"

122

Protocolos para solicitar ofertas


Plan de ejecucin del Proyecto - ndice*
III. El plan para la construccin y el control
a) Planea el programa de ingeniera de valor
b) Planea el programa de construibilidad
c) Define el plan para administrar el trabajo de diseo
d) Define el plan para administrar los materiales
e) Define el plan para administrar la construccin
f) Define el plan para asegurar una puesta en operacin exitosa
g) Define cmo se gestionarn los impactos ambientales
h) Define el plan para administrar los costos
i) Define el plan para administrar el programa
j) Define el plan para administrar la calidad
k) Define el plan para cumplir con la seguridad y la proteccin
l) Define el plan de administracin de la informacin
m) Define cmo se manejarn el sitio y los factores especiales
* Westney Consultants Interntional Inc.
Strategic Project Planner"

123

Seccin 10
Prcticas y procedimientos de
revisin de ofertas
124

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Objetivos de la revisin
General
4 Seleccionar al equipo de revisin
calificado y proporcionar
capacitacin adicional oportuna
4 Seleccionar al mejor contratista
4 Llevar a cada propuesta de los
concursantes a su ms alto nivel
de competitividad
4 Logar la adjudicacin del contrato
en el menor tiempo
Precio alzado
4 Seleccionar al contratista que:
- Cumpla con los requisitos de
la invitacin
- Ofrezca el menor precio y un
programa realista
- (Para las propuestas de
servicios) ofrezca la mejor
economa de operacin

Costos reembolsables
4 Seleccionar al contratista que:
Cumpla con los requisitos
de la invitacin
Ofrezca la mejor
combinacin de trminos
comerciales y capacidad
de ejecucin
(Para las propuestas de
servicios) ofrezca el mejor
proceso

125

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Equipo de revisin del propietario
Director de
proyecto

Lder del
equipo

Equipo
tcnico
Proceso
Diseo fuera de
instalaciones

Equipo
ejecucin
proyecto
Costo
Programa
Construccin del
Proyecto

Equipo
comercial

Consultores

Contratos
Auditor

Grupos
funcionales
Ingenieros especialistas y otros asignados a estos
puestos de tiempo completo... y son miembros
del equipo que visita las oficinas del contratista

Materia de seguro y fiscal


Ley reguladora

126

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Equipo revisin propuesta/ventas del contratista


4 Representante de desarrollo del negocio
4 Director de proyecto designado y personal clave
4 Representante del departamento proponente
4 Especialistas de ingeniera/ejecucin
4 Asesor legal
4 Otros especialistas conforme se requieran

127

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Otras consideraciones en la revisin de ofertas
4 Costo del proceso de licitacin/revisin de ofertas
Precio alzado mayor que costos reembolsables
4 Duracin del proceso de licitacin/revisin de ofertas (emisin de la
invitacin hasta la adjudicacin)
Precio alzado ~4 a 6 meses
Costos Reembolsables ~ 2 a 2 meses
4 nfasis principal
Precio alzado - tcnico
Costos reembolsables - capacidad comercial y de ejecucin
4 Mantenga breve el tiempo de revisin de las ofertas
Es justo para los oferentes
Uso eficaz de los recursos
Minimiza el costo... No pida/espere ingeniera gratis

128

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Recepcin / apertura de ofertas


4 Los propuestas se reciben y registran de acuerdo con la poltica del
propietario se mantienen seguras hasta su apertura
4 La apertura de las ofertas se limita a personal clave
4 Todas las copias son registradas
Se distribuyen al equipo de revisin conforme se requieren
conocer
Declaracin firmada de no revelacin

129

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Recepcin / apertura de ofertas
4 Tabular datos brutos de la oferta en el formato de la propuesta y
dems informacin revisar:
Datos / informacin incompleta
Deficiencias principales
Respuesta global
Conceptos pasa / no pasa... (en este punto ya no debe haber
ningn concepto que no pase)
Competitividad
Consistencia entre las secciones/apartados de la propuesta
Comparacin con el estimado base de la licitacin
Otros
4 Carta a los oferentes confirmar recibo, solicitar los principales
conceptos que falten, proporcionar las instrucciones de comunicacin

130

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Secuencia tpica de revisin ofertas a precio alzado y costos
reembolsables
4 Recibir propuestas
4 Tabular contenido formato y dems informacin de las propuestas
4 Anlisis/evaluacin inicial:
Comparar costo de servicios/trminos de negocio
Analizar las excepciones al contrato
Evaluar la tecnologa
Revisar la propuesta tcnica
Revisar la propuesta de ejecucin del proyecto
4 Seleccionar a los oferentes lderes

131

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Secuencia tpica de revisin ofertas a precio alzado y costos
reembolsables
4 Revisin integral de las propuestas de los oferentes
Analizar trminos del negocio
Revisar/auditar/verificar precios cotizados
Evaluar/seleccionar las cualidades tcnicas
Evaluar/seleccionar las cualidades/planes de ejecucin del
proyecto
Evaluar/seleccionar al personal clave
Evaluar/resolver excepciones al contrato
4 Cuantificar los efectos del desempeo de los contratistas en el costo y
programa del proyecto
4 Resumir/comparar las propuestas seleccionadas
4 Seleccionar a la mejor propuesta/contratista
4 Recomendar el fallo del contrato
4 Asignar/firmar el contrato
132

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Bases iniciales en la invitacin a presentar ofertas


4 Tcnicas
Especificaciones tcnicas
4 Ejecucin del proyecto
Procedimientos de coordinacin
Detalles de la ejecucin en la informacin a los oferentes
4 Comercial
Borrador del contrato
Formato de la propuesta

133

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Desviaciones de las bases tcnicas
4 Excepciones:
Conceptos menores que tienen poco o ningn impacto en la
concordancia general con las especificaciones
4 Alternativas:
Conceptos principales, ms amplios que impactan la
concordancia con las especificaciones.
Solicitado por el propietario - en la invitacin o durante la
revisin de las ofertas
Propuesto por el contratista - en la propuesta
4 Aclaraciones:
Preguntas por parte del propietario sobre la intencin propuesta

134

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Desviaciones de las bases de ejecucin del Proyecto
4 Hacer evaluaciones para asegurar:
La capacidad del contratista de cumplir/exceder los requisitos
mnimos de ejecucin
Aceptacin del plan/programa de ejecucin del proyecto del
contratista
Aceptacin de la estructura de organizacin y contratacin del
personal del contratista
Aceptacin del personal clave del contratista
Procedencia de la tripulacin de personal y/o de las horas
estimadas por el contratista para cumplir con los requisitos de
ingeniera y construccin
Excepciones a las especificaciones del trabajo
135

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Desviaciones de las bases comerciales


4 No conformidad de los trminos de negocio citados o de otra
informacin con los requisitos del formato de la propuesta,
4 Excepciones al contrato

136

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Cuestiones que requieren solucin antes del fallo


4 Las que influencia sustancialmente la seleccin del contratista
4 Las que tienen impacto significativo de costo o programa
4 Las que ayudan a cumplir con el objetivo de firmar un contrato
definitivo una vez declarado el fallo

137

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Evaluacin de la propuesta
Criterios objetivos
Comerciales
Precio
Horas estimadas
Costos del propietario
Programa
Cambios
Criterios subjetivos
Plan de ejecucin
Tcnicos

Precio Alzado
80-90%

Costos reembolsables
75-85%

10-20%
35-80%
20-65%

15-25%
35-80%
20-65%

138

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Evaluacin Ejecucin
CONCURSANTES
Componentes de
desempeo
Administracin
corporativa(10)
Administracin proyecto (15)
Plan ejecucin proyecto (15)

Peso

Compaa 1
Calificacin Resultado

0.1

4.43

0.44

0.15
0.15

4.60
4.40

0.07
0.08

Compaa 2
Calificacin Resultado

Compaa 3
Calificacin Resultado

Compaa 4
Calificacin Resultado

2.86

0.29

5.14

0.51

3.20
3.40

0.48
0.51

5.10
5.30

0.77
0.80

0.30
0.31

3.62
3.63

0.25
0.29

4.54
4.63

0.32
0.37

4.44
4.25
4.25

0.22
0.21
0.21

3.78
3.63
3.38

0.19
0.18
0.17

5.22
4.50
4.00

0.26
0.23
0.20

0.12
0.07
0.20
0.23

4.00
3.54
4.00
4.64

0.12
0.07
0.20
0.23

3.63
3.15
4.57
3.64

0.11
0.06
0.23
0.18

4.38
4.77
5.29
4.91

0.13
0.10
0.26
0.25

0.06
0.07
0.07
0.07
0.16
0.12

3.17
3.63
3.33
3.56
4.00
4.00

0.06
0.07
0.07
0.07
0.16
0.12

3.67
3.50
3.33
3.11
2.89
3.33

0.07
0.07
0.07
0.06
0.12
0.10

4.50
4.88
4.67
5.22
5.11
5.17

0.09
0.10
0.09
0.10
0.20
0.16

0.69
0.66

4.43
4.60
4.40

0.44
0.69
0.66

4.31
3.88

0.30
0.31

4.31
3.88

0.05
0.05
0.05

4.44
4.25
4.25

0.22
0.21
0.21

0.03
0.02
0.05
0.05

4.00
3.54
4.00
4.64

0.02
0.02
0.02
0.02
0.04
0.03

3.17
3.63
3.33
3.56
4.00
4.00

Ingeniera (15)
Experiencia
Calidad
Procura (15)
Seleccin tecnlogo
Seleccin subcontratista
Calidad
Controles del proyecto (15)
Materiales
Costo
Cambios
Programa
Construccin (15)
Planeacin construccin
Direccin
Dotacin mano de obra
Control subcontratista
Seguridad
Control calidad

Resumen evaluacin

1.00

Cada contratista a ser evaluado, de acuerdo con la siguiente escala:


7 = sobresaliente; 6 = excelente; 5 = competente; 4 = adecuado;
139
3 = deficiente; 2 = inferior; 1 = inaceptable
4.23
3.43

4.93

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Resumen
4 Trminos base del negocio
4 Impacto ejecucin del proyecto
4 Otras consideraciones

140

ac
i
n

Bajo

Re
co

da
ci
fa n
llo
As
ig
Co nac
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ta
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es
tig

Influencia de negociacin

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Influencia de negociacin del propietario


Alto

141

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Actividades para la asignacin del contrato

Dueo
prepara
Recomendacin
fallo

Aprobacin
/revisin de
Administracin

Detalles finales
de la agenda del
propietario
Contratista
prepara

Junta y
resolucin
de
pendientes

Dueo prepara
contrato

142

Asignacin/
firma del
contrato

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas


Progresin documentos de contratacin
Invitacin

Propuesta del oferente

Documentos a la asignacin

Carta invitacin a
presentar ofertas
Informacin a
oferentes
Transferir precio
contrato, etc.
segn lo acordado

Formato
propuesta

Propuesta
comercial

Borrador contrato

Modificaciones
propuestas

Especificaciones
del trabajo

Excepciones
/alternativas
propuesta

Modificacin
acordada

Propuesta
ejecucin
proyecto

Modificacin
acordada

Propuesta
ejecucin
proyecto

Propuesta tcnica

Modificacin
acordada

Propuesta tcnica

1 precedencia
Modificacin
acordada

Trminos
contractuales
2 precedencia

Contrato

Especificaciones
trabajos
3 precedencia

143

Referenciados
en contrato

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Mecanismos posibles de asignacin


4 El primer enfoque es asignar los trabajos mediante la firma de un
contrato definitivo
Buena prctica de negocios
Establece las reglas del juego antes de iniciar los trabajos
Las partes se pueden enfocar en la ejecucin del proyecto sin
distracciones por negociaciones continuas o terminacin del
contrato

144

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Mecanismos posibles de asignacin


4 La carta contrato es un enfoque aceptable cuando:
Todas las clusulas estn establecidas pero el contrato definitivo
no puede ser firmado (convenios suplementarios, traduccin del
contrato, logstica, aprobaciones, etc.)
Se cuenta slo con acuerdos preliminares en algunos temas y se
requiere mayor informacin, discusin, redaccin

145

Prcticas y procedimientos de revisin de ofertas

Mecanismos posibles de asignacin


4 Carta de intencin
A menudo usada
No se recomienda
Algunas veces se justifica cuando el propietario no est en
posicin de hacer una asignacin oficial pero tiene que trabajar
en un programa de crisis
Conlleva riesgos para el propietario y el contratista
La obligacin contractual es cuestionable

146

Seccin 11
Administracin del Contrato
147

Administracin del Contrato


Actividad entre el propietario y el contratista, cada uno por su
parte
4 Para asegurar la implementacin/cumplimiento del contrato
4 Para identificar incumplimientos y adoptar la accin correctiva
adecuada

Esto. o esto?

148

Administracin del contrato


Administracin de Contratos
Verifica facturas/
pagos
estimaciones
Proporciona
proyecciones de
flujo de efectivo

Registro y
distribucin de
documentos del
contrato

Asignacin del
contrato

Desarrolla / finaliza
procedimientos del
proyecto del
contratista

Monitorea /
mantiene
obligaciones /
derechos
contractuales

Planea y lleva a
cabo la reunin de
inicio

Administra/cambia
ordenes de cambio
Monitorea el
avance

Cierre
del contrato

Administra el plan
de incentivos
Prepara evaluacin
de desempeo del
contratista

Aviso
comisionamiento

Coordina
auditoras /
revisiones
independientes

Notifica a oferentes
perdedores

Lleva a cabo
reunin informativa

Prepara
documentos de la
reunin

Archivos del
contrato

149

Administracin del Contrato

Movilizacin
4 Tanto el propietario como el contratista necesitan movilizarse rpida/
efectivamente
4 Debe considerarse/planearse durante la asignacin y finalizacin del
contrato
4 Asuntos no planeados de movilizacin pueden resultar en el retraso
del proyecto desde el inicio -- lo que ocurre con frecuencia
4 Con los medios modernos de comunicacin, el equipo de proyecto
debe poder salvar tales retrasos mediante una planeacin y
coordinacin adecuadas.

150

Administracin del Contrato


Reunin de inicio (kick-off)
4 Objetivo
Evitar cualquier interrupcin de inicio transicin de la revisin
de la oferta
Implementar el programa de inicio proporcionado por el
contratista
Introducir nuevos miembros al equipo del equipo de revisin de
la propuesta al equipo de direccin de proyecto
Proporcionar la ltima orientacin y actualizacin del proyecto
Establecer el modus operandi... Acciones/ revisiones/
aprobaciones/ reportes
Cubrir los asuntos administrativos que requieran una accin
temprana
Llevar el trabajo a un inicio rpido y efectivo
4 La reunin de inicio debe realizarse inmediatamente a la asignacin
del contrato
151

Administracin del Contrato


Actitudes/incentivos cambiantes
4 Despus de la asignacin del contrato
Las actitudes cambiarn la luna de miel ha (casi) terminado
Las motivaciones tienden a cambiar minimizar costo/
maximizar utilidad
4 El periodo inicial implica
Medirse cada parte
Establecer lmites/ precedentes/ credibilidad
Desarrollar relaciones de trabajo/ respeto mutuo
Establecer nivel de formalidad
4 El propietario y el contratista deben tener cuidado con la postura
percibida durante el periodo inicial la comunicacin abierta es una
necesidad
152

Administracin del Contrato


Principios bsicos de la administracin de contratos
4 Actividad absolutamente esencial/ crtica
4 Implementa los resultados alcanzados durante el desarrollo del
contrato
4 Conoce las reglas del juego, trminos y condiciones del contrato
4 Se debe jugar con reglas
Justas
Firmes
Razonables
Consistentes
Usar el poder discrecional con sentido comn y buen juicio
Actuar/ reaccionar como socios
4 Resolucin oportuna
4 El conocimiento es poder/ xito

153

Administracin del Contrato


Principios de la organizacin del proyecto
Dos principios bsicos absolutos prerrequisitos para una organizacin
exitosa/ eficaz
4 Las personas deben tener
Responsabilidades claras, bien definidas, coordinadas --un plan
La autoridad suficiente para llevarlas a cabo
La responsabilidad clara por los resultados
4 Las personas deben comunicarse de forma eficaz

154

Administracin del Contrato

Principios de la organizacin del proyecto


4 Procedimientos/ polticas para el proyecto que sean claros y
exhaustivos
4 Sistemas de control eficaces
4 Cadena de mando breve... Los mnimos niveles de directivos posibles
4 Flexibilidad
4 Administracin eficaz entre fases
4 Unificacin/ formacin de equipo
4 Personal competente

155

Administracin del Contrato


Actividades de administracin del contrato
Actividades del contratista

Aplicar/incorporar trminos del contrato


Llevar a cabo los trabajos del alcance
Desarrollar los procedimientos de
trabajo
Desarrollar los sistemas de control
Dirigir el desempeo
Estimar/ procesar las rdenes de cambio
Preparar/ presentar reclamos
Asignar/ retener al personal calificado

vs

Actividades del Propietario


Hacer cumplir los trminos del contrato
Interpretar/ explicar el contrato
Supervisar el cumplimiento con los
procedimientos de trabajo
Supervisar los sistemas de control
Evaluar el desempeo/ dar retroalimentacin
Manejar/ aprobar cambios/ rdenes de
cambio
Procesar reclamaciones
Facilitar el enlace con los grupos funcionales

Ambas partes

Administrar los objetivos


Tomar decisiones oportunas
Manejar la exposicin al riesgo
Mantener las disciplinas del proyecto
Mantener relaciones armoniosas
156

Administracin del Contrato

reas de problemas comunes / significativos


4 Cambios
4 Controversias/ reclamaciones
4 Interpretacin de documentos... contractuales, de ejecucin y
tcnicos
4 Comunicaciones imprecisas/ falta de documentacin
4 Contratacin y personal clave
4 Actitudes/ conflictos de personalidad
4 Evaluacin de riesgos y obligaciones

157

Administracin del Contrato

Revisin vs. aprobacin


4 Aprobar todos los documentos y cambios del proyecto
4 Revisar otros documentos/ conceptos, de forma selectiva
4 No interferir con la progresin ordenada del trabajo del contratista,
honre el estatus independiente del contratista
4 Sea rpido
4 Hacer revisiones peridicas internas e independientes

158

Seccin 12
Administracin de cambios
en el contrato
159

Administracin de cambios
en el contrato
Evitar reclamaciones
4 El conocimiento es poder - conozca su contrato y adhirase a l
4 La documentacin es el rey
4 Comunicacin clara y concisa
Escrita
Verbal
Correo electrnico
Mensajes de texto
4 Administracin eficaz del cambio
4 Un cambio no resuelto normalmente resulta en una reclamacin
4 Establecer en el contrato el proceso de resolucin de controversias
(Documentos de referencia en CII)
4 Atender con rapidez los conflictos - entre mayor tiempo se lleven,
ms difcil es resolverlos.
160

Administracin de cambios
en el contrato

El trmino cambios conlleva mltiples interpretaciones


4 Cambios al alcance del trabajo definido originalmente
4 Cambios a las condiciones de trabajo definidas originalmente
4 Ingeniera defectuosa o demoras
4 Desarrollo del diseo
4 Errores o demoras del proveedor del equipo/material
4 Retrabajos por mano de obra no capacitada
4 Planeacin y/o secuencia ineficaz de la construccin
4 Demandas excesivas por aseguramiento y control de la calidad
4 Desempeo de la mano de obra - por debajo de expectativas o no
disponible
4 Etc.

161

Administracin de cambios
en el contrato
Percepcin orden de cambio

Alcance del contrato original

Alcance del final

162

Administracin de cambios
en el contrato
Cambios
4 El propietario tiene el derecho de
hacer cambios dentro del alcance
general del contrato, mediante una
orden de cambio escrita
4 La obligacin es del contratista de
llevarla a cabo
4 Todos los cambios estn cubiertos
con los trminos y condiciones
originales, pero pueden alterar el
tiempo y/o el costo
4 La notificacin oral puede
considerarse como un cambio si
se notific y produjo un cambio de
alcance
4 Las reclamaciones provienen de las
rdenes de cambio no aprobadas.

4 Cambios en la construccin
Planos y especificaciones
defectuosas
Mtodo de desempeo
Interpretacin del ingeniero
Inspeccin no adecuada
4 Importe previo/posterior al
desempeo
4 Cambio cardinal -- fuera del
alcance general del contrato
Imposible/imprctico

163

Administracin de cambios
en el contrato
Cambio/ Gestin de la orden de cambio
Los trminos contractuales definen los cambios --La definicin es cerrada
Trminos
contractuales
Especificaciones de trabajo

Contrato

(Procedimientos de
coordinacin)

Procedimientos
de trabajo del
contratista

Los procedimientos de coordinacin


describen los requisitos
procedimentales del propietario

El trabajo/ procedimientos de trabajo del


contratista proporcionan los pasos detallados
de implementacin

164

Administracin de cambios
en el contrato
Cambio/ Secuencia de la orden de cambio

Propietario

Contratista

Propietario

Contratista

Solicitud de cambio... Define el cambio, solicita el


estimado de costo/ tiempo
Propuesta de cambio Estima el efecto del cambio en
costo/ tiempo, lo somete al
propietario
Orden de cambio Revisa estimado/ autoriza cambio
(o decide NO hacerlo--- El
propietario paga por el esfuerzo
realizado)
Implementa el cambio... Incorpora el cambio en la
ejecucin del proyecto

165

Administracin de cambios
en el contrato
Elementos clave en el manejo de las
rdenes de cambio
4 Procedimientos preestablecidos y
acordados deben abordar:
Periodo de tiempo (impacto
individual y acumulado)
Contenido /costo base
Distribucin
Autorizacin
Supervisin
Reportes

4 En el caso de controversias
(considerar la asesora legal)
Contratista obligado a
proceder
Opcin de costos
reembolsables
Revisin de terceros
(consultor)
Combinar cambios/
negociacin

4 Implementacin adecuada
4 Previa aprobacin
4 Buena documentacin

166

Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
Actividades del propietario
4 Orden cambios sin acuerdo en los ajustes a costo/tiempo
4 Impacto de las revisiones, aprobaciones, inspeccin, etc. del
propietario
4 Interpretacin por parte del propietario del contrato
4 Efecto combinado de numerosos cambios
Actividades del contratista
4 Demoras... desempeo, entrega equipo/materiales
4 Alcance del trabajo/ condiciones del sitio diferentes, reales o
supuestas
4 Errores/omisiones en la oferta del contratista
4 Facturas/pagos en disputa

167

Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
Influencias externas
4 Cambios significativos en el mercado/inflacin irregular
4 Productividad de la mano de obra/ huelgas/ acciones laborales
4 Circunstancias no previstas

168

Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
4 Costo del proyecto
4 Programa/ terminacin del
proyecto
4 Interpretacin del contrato
4 Administracin del personal
4 Mano de obra
4 Desempeo y avances
4 Seguridad en el trabajo y del sitio
4 Operaciones de la planta
4 Lo esperado vs. lo inesperado
4 Administracin de subcontratistas

4 Rentabilidad del propietario


4 Rentabilidad del contratista
4 Relacin propietario/
contratista
4 Comunicaciones
4 Conflicto de inters
4 Paquete bsico de ingeniera
4 Relaciones laborales
4 Confidencialidad
4 Etc.

169

Administracin de cambios
en el contrato
Roles e impactos

Propietario
Demora en el fallo
Acceso limitado
Interferencia
rdenes de cambio
Aprobaciones
Etc.

Ingeniero
Especif. / planos
defectuosos
Falta de aprobacin
Instrucciones ambiguas
Revisin inadecuada
Etc.

Constructor
Trabajo defectuoso
Ejecucin demorada
Programa inadecuado
Ineficiencia
Subordinados no
coordinados
Etc.

DAOS

Contratista
Utilidades
Actitud
Viabilidad

Reclamaciones

Propietario
Viabilidad del proyecto
Contingencia
Medidas de emergencia
Suspensin/ Terminacin
Reasignacin
Asignaciones adicionales

170

Administracin de cambios
en el contrato
Manejo de controversias y reclamos
4 Minimizar las controversia/reclamaciones
4 Documentos del contrato completos/adecuados
Administracin del contrato justa y oportuna
Mantener buenos registros
4 Anticipar controversias/reclamaciones
4 Identificar oportunamente las controversias potenciales, emprender
acciones correctivas, resolver antes de que se conviertan en
problemas mayores
4 Si surgen controversias/reclamaciones (considerar asesora legal)
Es esencial la documentacin por escrito
Dar atencin con celeridad
Tratar de negociar amigablemente no intimide/ sea
intimidado sea sensible a las implicaciones futuras
Organizar con el personal apropiado (legal, tcnico, de proyecto)
Si es adecuado, referirse a niveles directivos superiores
4 Considerar la contrademanda, en caso apropiado, u otro enfoque de
equilibrio
171

Administracin de cambios
en el contrato
Todas las reclamaciones deben ser evaluadas y resueltas
4 Estudie el contrato y la validez de los problemas involucrados
4 Examine el impacto de reclamar al contratista
Aliente al contratista a continuar realizando el trabajo
Desaliente escalar a un arbitraje/litigio
4 Evale el impacto en los contratistas en general
Resalte la reputacin justa/equitativa del propietario
Mantenga relaciones con la industria contratada
4 Analice los beneficios del propietario
Mejore la perspectiva con base en la fuerza de la reclamacin
Puede tener relacin con otras reclamaciones potenciales
(contratista o propietario)
Permita la consolidacin si fuera deseable
Si la reclamacin se encuentra sobre ciertos lmites, tendr que
informarse
172

Administracin de cambios
en el contrato

Informacin de referencia para reclamaciones del CII


4 CII RS 23-1 Dispute Prevention and Resolution Techniques in
the Construction Industry
4 CIIIR 23-2 Prevention and Resolution of Disputes using Disputes
Review Board

173

Administracin de cambios
en el contrato
Facturacin/Pago
Administracin
Consideraciones
4 El contrato define los requisitos
4 Bases alternativas de pago
bsicos
Paquetes de trabajo
O alguna
4 Las especificaciones del
Hitos
combinacin
trabajo/ procedimientos de
Avance del trabajo
coordinacin definen los
4 Cdigo de cuentas
requisitos procedimentales del
4 Tiempo
propietario y son la base para
Periodo cubierto
los pagos por los avances
4 El trabajo/ procedimientos de
Fecha presentacin factura
trabajo del contratista
Fecha de pago
proporcionan los pasos
4 Financiamiento/ flujo de efectivo
detallados de la implementacin
por adelantado
4 Financiamiento/ flujo de
efectivo por adelantado
4 Monedas/tipos de cambio
4 Monedas/tipos de cambio
mltiples
mltiples
174

Administracin de cambios
en el contrato

Los
subcontratistas son
tan importantes
como los
contratistas
principales y
requieren atencin
y disciplina en la
contratacin
similares

175

Administracin de cambios
en el contrato
Cierre del proyecto

Administraci
n de
Contratos

Verificar
Terminacin
de Trabajos

Resuelve los
asuntos
abiertos

Notificacin de
terminacin

Cierre de
ordenes de
cambio

Liberacin
de gravmene
s del
Contratista

Verificacin de
resultados de
las pruebas

Liberacin de
garantas

Actualizacin
de base de
datos de
contratistas

Notificacin de
aceptacin de
trabajos

176

Fin

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