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Administracin de
Contratos
Julio, 2016
Polticas de seguridad
Poltica de seguridad
Poltica de seguridad
Principios:
La seguridad, salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son valores de la ms alta prioridad para
la produccin, el transporte, las ventas, la calidad y los costos.
Todos los incidentes y lesiones se pueden prevenir.
La seguridad, salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son responsabilidad de todos y condicin
de empleo.
En Petrleos Mexicanos, nos comprometemos a continuar con la
proteccin y el mejoramiento del medio ambiente en beneficio
de la comunidad.
Los trabajadores petroleros estamos convencidos de que la
seguridad salud en el trabajo, proteccin ambiental y
desarrollo sustentable son en beneficio propio y nos motivan a
participar en este esfuerzo.
4
Administracin de Contratos
Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Documentos de contratacin
8.
9.
Mejor prctica
4
Proceso de Contratacin
Estrategia de
Contratacin
Realizar estudio de
mercado para
identificar
contratistas
potenciales
Bases de
contratacin y
Modelo de
contrato
Elaborar paquete
tcnico y definir
reglas de
contratacin
Definir los
Establecer estrategia criterios tcnicos
de Contratacin
y econmicos de
Subasta Inversa
Evaluacin.
Licitacin
Definir garantas,
Invitacin
seguros
Asignacin
Revisar la
Establecer el modelo
consistencia del
de Contrato
contrato su
Precios Unitarios
clausulado y sus
Precio Alzado
anexos.
Mixto
Revisar las bases
Reembolsables
de contratacin.
Contar con los
fondos para llevar
a cabo el proceso
de contratacin.
Contratacin
Elaborar
programa de
eventos
Anlisis y
Evaluacin de
Ofertas
Fallo
Publicar la
convocatoria y
bases
Re||alizar apertura
econmica y anlisis
detallado de las
propuestas
Elaborar
programas de
visitas al sitio
Realizar la evaluacin
tcnica y revisar los
aspectos normativos
Llevar a cabo
sesiones para
contestar a las
preguntas de los
oferentes
Emitir dictamen
tcnico
Revisar el
Cumplimiento de las
bases
Efectuar
Emitir dictamen
modificaciones de
tcnico-econmico de
aspectos tcnicos,
las evaluaciones
contractuales
realizadas.
Recibir las ofertas
Anunciar el fallo.
de los contratistas
Comunicar el fallo al
acontratista al que se
le asignar el
contrato.
Recibir fianzas y
seguros
Formalizar el
contrato
Seccin 1
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
10
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Qu es contrato/contratacin?
El contrato
4 Acuerdo de voluntades entre partes
competentes
Administrativa ...
Responsabilidad de los
profesionales del proyecto
Legal ... Responsabilidad de
expertos funcionales, legal,
fiscal, administracin de
riesgos, etc.
4 Precaucin: Evitar compromisos
prematuros (revisar minuciosamente)
Contratacin
4 Proceso por el cual un dueo y un
contratista crean una relacin legal
para llevar a cabo un proyecto
El dueo solicita la propuesta
El contratista presenta la
propuesta
Dueo y Contratista llegan a un
acuerdo mutuo
Desarrollo del contrato
4 Crear la relacin (para la
adjudicacin del contrato)
Administracin del contrato
4 Administrar el contrato para lograr
el xito (despus de la
adjudicacin del contrato)
11
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Por qu contratos escritos?
Proporciona a los equipos del proyecto las bases para lograr los
resultados esperados
12
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Objetivos del proceso de contratacin
Del
dueo
Del
contrati
sta
De
ambos
13
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Fases del Desarrollo y Administracin de Contratos
Dueo
Puente
Contratista
Administracin de contratos
15
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de un contrato
4 Paso importante en el desarrollo de un proyecto... clave para el xito
4 Enlace entre la Fase del Propietario y la Fase del Contratista
16
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de un contrato
4 El contratista busca contratos/proyectos para:
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Desarrollo de contratos- Diagrama de flujo del proceso
Procedimiento
de revisin de
ofertas
Acuerdo de
confidencialidad
Plan de
contratacin
Investigacin
Invitacin
para ofertar
Lista de
oferentes
Emitir
invitacin
Revisin de
las ofertas
Recomendacin
Fallo
Propuesta del
contratista
Plan de
incentivos
18
Revisin/
Aprobacin de la
gestin
Asignacin
de Contrato
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Pasos secuenciales de contratacin
Secuencia de tiempos tpica- Semanas
Pasos de contratacin
Plan estratgico de contratacin del
proyecto
Investigacin, precalificacin de oferentes
Inicio y movilizacin
Inicio y movilizacin
NOTA:
Los perodos de tiempo (semanas) son de carcter general slo
para mostrar las diferencias entre precio alzado y costos
reembolsables; los tiempos reales pueden ser mayores o
menores, dependiendo de las caractersticas de los proyectos
19
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Administracin de Contratos
4 Todos los objetivos del contrato (calidad, costo, tiempo, seguridad,
oportuna y eficaz.
4 El esfuerzo requerido para administrar adecuadamente los contratos
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
21
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Responsabilidad nica a un solo contratista
Definicin
4 A un solo contratista se le otorga un contrato para desarrollar todo el
trabajo/servicios del proyecto, incluyendo ingeniera, procura y construccin.
Ventajas
Desventajas
4 Requiere amplios
conocimientos/experiencia por parte
del contratista
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Responsabilidad compartida entre varios contratistas
Definicin
4 Los trabajos/servicios se dividen entre dos o ms contratistas con base en la
Ventajas
4 Se puede seleccionar al mejor"
contratista para cada componente de
la instalacin o del trabajo
4 Es ms factible utilizar a los
contratistas locales
4 Incrementa el nmero de oferentes
potenciales... posiblemente con
propuestas ms competitivas
Desventajas
4 Incrementa la administracin del
contrato... ms interfases
4 Se requieren ms recursos/personal
en administracin de proyectos por
parte del propietario
4 Maximiza las interfases. Menor
claridad en la definicin de la
responsabilidad
4 Reduce el enfoque del contratista
con relacin al proyecto en su
totalidad
23
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Alternativas de Contratacin/Ejecucin
Actividades
de la ejecucin
Llave
en mano
IPC
IPCA
IP
Diseo Bsico
Ingeniera
Procura
Administracin de la
construccin
Construccin
Comisionamiento
Nomenclatura
I=
Ingeniera
P=
Procura
C=
Construccin
CA=
Administracin de la Construccin
X=
Dentro del mbito del contratista... Las actividades restantes las realiza el
propietario/otros contratistas
24
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Consideraciones sobre la distribucin del riesgo
4 Los contratos son en esencia documentos de asignacin de riesgo,
25
Filosofa, principios
y prcticas de aplicacin general
Herramienta para asignacin de riesgos
CII IR 210-2, Herramienta para la asignacin equitativa del riesgo
(Equitable Risk Allocation Tool)
4 Lista de posibles riesgos del proyecto que pueden ser evaluados para
26
Seccin 2
Opciones de contratacin y
formas de compensacin
27
28
despus de la asignacin
4 Requiere de un enfoque ms disciplinado por parte del contratista para
optimizacin operativa
4 Retraso en la terminacin del proyecto?
4 Puede no ser factible/posible para proyectos pequeos o muy grandes
4 Relaciones potencialmente adversas entre propietario/contratista
4 Mayor probabilidad de reclamos.
30
contratistas.
4 Definicin completa y consistente de las instalaciones / factores del
lo menos ISBL)
4 Los riesgos financieros deben ser aceptables y manejables para el
contratista
4 Mercado estable y predecible... contratista/proveedor/
subcontratista
4 Oferentes dispuestos/capaces... el propietario precalifica y limita el
nmero de oferentes
4 Mantener la confidencialidad de la informacin tcnica y comercial
proyectos/trabajos/servicios
4 Intentar que la revisin de las ofertas a precio alzado se lleven a
32
cuantificables
4 El valor total est basado en precios unitarios y en cantidades
finales o medibles.
33
Sin embargo . . .
35
completar un proyecto
4 Propietario reembolsa al contratista el costo real ms una cuota
Caractersticas
4 Hay ms contratistas dispuestos a ofertar... mnimo esfuerzo/costo,
de ejecucin... ms optimizacin
4 Mayor potencial para utilizar la responsabilidad nica (un solo
actividades
4 Proyectos de ejecucin rpida Fast Track
4 Proyectos de mayor riesgo... Lugar/instalaciones/trabajo/mercado
4 Grandes proyectos... riesgo monetario demasiado grande para un
tecnologa/conocimiento/capacidad
4 Proyectos que contengan informacin confidencial/de patente
altamente delicada.
38
lmite
Caractersticas
4 A menudo se utiliza cuando los financieros tienen lmites fiscales
4 Normalmente se aplica al trabajo que est bien definido
4 Puede ser considerada como una forma de contratacin con
incentivos
4 Tiene muchas de las caractersticas de contratacin a precio alzado,
a pesar de que los costos son reembolsables/transparentes si no se
superan los lmites
4 Requiere menor supervisin por parte del propietario que el
contrato de costos reembolsables
4 Estimula y fomenta el poco control - existe un precio mximo que ya
no se puede superar
39
40
Precio Alzado
Costos reembolsables
El alcance
Bien definido
Menor definicin /
indefinible
Extensa/completa
Esbozada / general
Fijo a la adjudicacin
Abierto hasta la
terminacin
Ahorros potenciales
(suponiendo un concurso de
calidad)
> Promedio
Promedio
Principalmente del
contratista
Principalmente del
propietario
En riesgo - Mayor/menor
Negociacin con
una fuente nica
41
42
43
44
Costos
reembolsables
Precios
unitarios
Costos
reembolsables
y Precio fijo
(Libro abierto)
Descripcin
Uso
Observaciones
Pueden incluir
Precio fijo al inicio de
Incentivos y
los trabajos
penalizaciones
financieras
Se puede negociar una
segunda etapa a precio
Pagar al contratista
Alcance no definido,
alzado, cuando el
todos los costos reales, para las etapas
alcance est bien
ms su utilidad
previas al IPC
definido (ver libro
abierto)
Precio por unidad de
Conceptos definidos Se requiere supervisin
concepto construida
pero no el volumen
estricta al contratista
Proceso de
Primer contrato costos
administracin del
reembolsables y una vez
proyecto donde el
Alcance no definido, definido el alcance
cliente y el contratista
condiciones de sitio y detallado se puede
definen el alcance del
subsuelo complejas
cerrar el contrato y
proyecto hasta tener el
celebrar otro a precio
suficiente detalle para
alzado con el mismo
estimar un precio
contratista
firme para el proyecto
s
i
v
e
R
r
a
45
Riesgo
Contratista
Cliente
Cliente
Compartido
Definicin de
alcance
Tipo de contrato ms
recomendable
Estudio de preinversin
Bajo
Reembolsable
Tecnologa
Bajo
Reembolsable
Ingeniera conceptual
Bajo
Reembolsable
Ingeniera Bsica
Medio
Reembolsable o precio
unitario por entregable
Procuracin
Medio alto
Precio Alzado
Construccin
Medio
Precio unitario
Construccin
Alto
Precio alzado
Alto
Precio Alzado
46
Selection
PDCS es una herramienta de soporte para la toma de decisiones
para ayudar a los propietarios en la seleccin de una estrategia
integrada de ejecucin del proyecto y contrato
Aborda 12 estrategias alternativas basadas en los criterios que
mejor cumplirn con los objetivos del proyecto por parte del
propietario
48
Seccin 3
Opciones de contratacin,
ventajas, desventajas y
requisitos
49
Bajo
Asignacin del
contrato
Invitacin a
presentar ofertas
Medio
Investigacin
Tiempo empleado
50
Comparacin de Desempeo
Mejor
PA
RC
PA
PA
PA
PA
CR
CR
PA
CR
CR
CR
CR
PA
Peor
51
Fuente: Pathfinder
Porcentaje de variacin
40
30
30
25
20
10
10
0
-10
-20
15
Reembolsables
0
-10
-12.5
-10
Precio Alzado Competitivo
-22.5
-30
Muy pobre
Pobre
Normal
Bueno
Muy Bueno
empleados /retos
4 Profesionalismo
4 Exposicin de la empresa
53
Seccin 4
Generando un ambiente
de xito (ganar - ganar)
54
sus tendencias
4 Se analizan las alternativas viables para las estrategias de
55
56
ad
rc
Me
Serv
icio
s
req
uer
ido
Co
Alt. 1
Alt. 2
sto
s
(Ot
)
ros
Recopilacin
de
informacin y
datos
Organizacin
y anlisis
Identificar y
evaluar
alternativas de
contratacin
Seleccionar
la mejor
estrategia
Plan de
Contratacin
Alt. 4
Mejor
estrategia
de retiro
Programa
De
t
pr all
o y es
ec de
to l
Alt. 3
57
Revisin/
Aprobacin
directiva
58
existentes, etc.
4 Caractersticas de la ubicacin del proyecto
4 Requisitos/limitaciones de recursos... propietario/contratista...
alcance/capacidades
4 Nivel de inversin
4 Cronograma del proyecto... fechas clave, hitos, rutas crticas
4 Tecnologa: ... origen... familiaridad... confidencialidad...
4 Especificaciones/definicin del proyecto... tipo/plazo
4 Restricciones/limitaciones
59
operaciones
4 Requisitos asignacin/financiamiento... plazo, impacto a la
adjudicacin
4 Consideraciones especiales... relaciones pblicas, prcticas
60
trabajadores de la construccin
4 Recursos tcnicos del contratista para el proyecto ....
capacidad/disponibilidad
4 Experiencia de los contratistas... instalaciones y ubicacin
4 Caractersticas de la construccin... sindicato, asociacin,
61
anlisis
4 Revisar la coherencia y la completez... revisar tantas veces como sea
necesario
4 Hacer suposiciones para llenar los elementos desconocidos...
62
soluciones potenciales.
4 Identificar las caractersticas nicas del proyecto, los requisitos del
63
64
Ingeniera bsica/diseo
Estimados de costos y aprobaciones del proyecto
Actividades de contratacin hasta la adjudicacin del contrato
Actividades principales del contratista hasta la terminacin
mecnica
Rutas crticas... equipo/subcontratistas
Pruebas y arranque
4 Desarrollar y evaluar las diferencias en los econmicos de las
diferentes alternativas
4 Resumir ventajas/desventajas de cada alternativa
Precio Alzado
Costos
Reembolsables
Investigacin de
contratistas
1-2 Semanas
1-2 Semanas
Preparacin de la
licitacin
2-4 Meses
2-4 Semanas
4-8 Semanas
3-6 Semanas
Actividad
Revisin de la
licitacin
66
4
4
4
Contratista
4 Es recompensado
equitativamente por el
desempeo y riesgo asumido
4 Representa de forma realista su
experiencia y competencias
4 No emprende tareas que no
comprende bien
4 Monitorea las variaciones en el
filosofa de ganar-ganar
67
Seccin 5
Proceso de desarrollo y
administracin del contrato
68
Plan de
contratacin
Investigacin
Presentacin
ofertas
Evaluacin
ofertas y
recomendac.
ganador
Documentos de
investigacin
Documentos de
Invitacin de
ofertas
Finalizacin
y asignacin
contrato
Movilizacin
Reunin de
arranque
Cierre del
Terminacin trabajos contrato proyecto
69
Alt 1
Alt 2
sto
s
Organizacin
y anlisis
Identificar y
evaluar
alternativas
de
contratacin
Seleccionar
la mejor
estrategia
Plan de
Contratacin
Alt 3
Alt 4
Mejor
estrategia
de retiro
s)
De
t
pr all
oy es
ec de
to l
ro
(Ot
Recopilacin
informacin y
datos
Programa
Co
Serv
ic
o
ad
rc
Me
io s
req
uer
idos
70
Revisin/
aprobacin
directiva
Plan de
contratacin
Investigaci
n
Convenio de
confidencialidad
Procedimiento de
coordinacin
revisin ofertas
Invitacin
a presentar
ofertas
Propuestas de
los contratistas
Lista de
participantes
Emitir la
invitacin
Revisin de
ofertas
Recomendacin
de ganador
Revisin /
aprobacin
directiva
Plan de
incentivos
Asignacin del
contrato
71
Plan de
contratacin
Carta de
investigacin
Emisin carta
de
investigacin
Respuesta
de los
contratistas
Tabulacin
y
evaluacin
Revisin /
aprobacin
directiva
Recomendacin
oferentes
Emisin
invitacin a
presentar
ofertas
Criterios de
evaluacin
investigacin
Preparaci
n invitacin
a presentar
ofertas
Invitacin a
presentar
ofertas
72
Identificar
doctos
invitacin
Plan de
contratacin
Adaptar doctos.
modelo
Revisin
Recopilar
informacin
invitacin
Especificaciones
Tcnicas e
Informacin
Investigacin
contratistas
Documentos
modificados/
completos
Agrupar paquete
invitacin a
presentar ofertas
Incluye personal:
Legal
Fiscal
Riesgos/Seguros
Finanzas
Administracin de proyecto
Emitir Invitacin
a presentar
a ofertar
Lista oferentes
recomendados
Actividades paralelas
73
Propuesta
tcnica inicial
Propuesta
tcnica
Propuesta inicial
de ejecucin del
proyecto
Propuesta de
ejecucin de
proyecto
Propuesta
comercial inicial
Visita de
intermedia
(Si es necesaria)
Recopilar /enviar
oferta
Propuesta
comercial
Emitir invitacin,
IPL
Revisin y
conciliacin
ofertas
Visita al sitio
Informacin
preliminar
Organizar Equipo
revisin ofertas
Procedimiento
revisin de
ofertas
Verificar
Estimado de
costos
Programa de
incentivos
Junta de inicio
Equipo revisin
Acotaciones:
Actividades de Contratista
Actividades Propietario
74
Equipo tcnico
Diseo externo
del proceso
Equipo de
ejecucin del
proyecto
Costo del proyecto
programa de
construccin
Equipo de
negocio
Consultores
Auditor
de contratos
Grupos
Funcionales
Impuestos
Seguros
Regulacin
75
Propietario
prepara
Recomendacin
Fallo
Aprobacin
/ revisin
directiva
Detalles finales
de la agenda
del propietario
Contratista
prepara
Se
renen
/resuelven
detalles
Propietario
prepara
contrato
76
Asignacin
/ firma
del contrato
Registro y
distribucin de
documentos del
contrato
Asignacin del
contrato
Desarrolla / finaliza
procedimientos del
proyecto del
contratista
Monitorea /
mantiene
obligaciones /
derechos
contractuales
Planea y lleva a
cabo la reunin de
inicio
Administra/cambia
ordenes de cambio
Monitorea el
avance
Cierre
del contrato
Administra el plan
de incentivos
Prepara evaluacin
de desempeo del
contratista
Aviso
comisionamiento
Coordina
auditoras /
revisiones
independientes
Notifica a oferentes
perdedores
Lleva a cabo
reunin informativa
Prepara
documentos de la
reunin
Archivos del
contrato
77
Administraci
n del contrato
Verificar
Terminacin
de Trabajos
Resolver los
asuntos
abiertos
Aviso de
terminacin
Cierre de
ordenes de
cambio
Liberar
gravmenes
Contratista
Verificar
resultados de
las pruebas
Liberar
garantas
Actualizar
base de datos
de contratistas
Aviso de
aceptacin de
trabajos
78
Fin
Seccin 6
Planeacin integrada del
contrato y de la ejecucin del
proyecto
79
80
81
ISBL
Unidad #1
ISBL
Unidad #2
-----------
ISBL
UnidadX
OSBL
Instalac
Propiedad
Administracin de proyectos
Soporte administrativo
Tecnologa
Definicin de bases de diseo
Ingeniera bsica extendida
Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de la construccin
Construccin
Validacin - pruebas
82
Misc.
Instalaciones
Servicios
Pozos
Instalaciones
boca de pozo y
servicios
Inyeccin de
diluyentes
Lneas de
interconexin
Administracin de proyectos
Soporte administrativo
Definicin de bases de diseo
Tecnologa
Ingeniera Bsica
Ingeniera de detalle
Procura
Precio
alzado, Costos reembolsables, precios unitarios,
Concurso abierto, invitacin restringida, asignacin directa, oferta negociada
Administracin de la
Construccin
Construccin
83
Planta central
de
Procesamiento
Servicios
Pozos
Instalaciones
boca de pozo y
servicios
Inyeccin de
diluyentes
Lneas de
interconexin
Planta central de
procesamiento
Administracin de Proyecto
Soporte Administrativo
Definicin de Bases de Diseo
Tecnologa
Ingeniera Bsica(BE)
Ingeniera de Detalle (E)
Procura (P)
Administracin de
Construccin (CM)
Construccin (C)
84
Estaciones
de Flujo
Instalaciones
Servicios
Pozos
Instalaciones boca
de pozo y
servicios
Inyeccin de
diluyentes
Lneas de
interconexin
Planta central
Procesamiento
Estaciones
de Flujo
Administracin de proyecto
Soporte administrativo
Tecnologa
Ingeniera bsica
Tarifa diaria
Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de
Construccin
Construccin
85
PARTE 2
Pozos
Instalaciones boca
de pozo y
servicios
Inyeccin de
diluyentes
Planta central
de
Procesamiento
Lneas de
interconexin
Estaciones
de Flujo
Administracin de Proyecto
Soporte administrativo
Tecnologa
Ingeniera bsica
Ingeniera de detalle
Procura
Administracin de la
construccin
Tarifa diaria
Construccin
Comisionamiento y arranque
PARTE 2
86
Seccin 7
Documentos de contratacin
87
Documentos de contratacin
Estructura del contrato
Formato combinado: Trminos contractuales y
especificaciones de trabajo
Contrato del proyecto
Especificaciones
Trminos y condiciones
legales
Responsabilidades y
obligaciones
Derechos y recursos
Referencias a las
especificaciones de
alcance, normas de
ejecucin y proyecto de
ejecucin
Bases de compensacin
y terminacin
Etc.
Los asuntos
contractuales se tratan
con la Alta Direccin y
el Jurdico
Definicin
alcance
definitivo
Normas tcnicas
de desempeo
Planes de
ejecucin del
proyecto
Procedimientos
de coordinacin
Etc.
Las especificaciones de
trabajo se tratan con el
equipo de
administracin del
proyecto
88
Documentos de contratacin
Contenido tpico del contrato
Artculo del contrato
-- Las partes del contrato
1. Los documentos del contrato
2. El trabajo
3. El tiempo del contrato
4. Compensacin y liquidacin
5. Miscelneos
Anexos
1. Los cambios y ajustes
2. Costo (slo Costos Reembolsables)
3. Incentivos (slo Costos
Reembolsables)
4. Causa de fuerza mayor
5. Actividades a cargo del propietario
6. Actividades a cargo del contratista
7. Cumplimiento de la Ley
8. Inspeccin
9. Terminacin y aceptacin
10. Garantas y fianzas
11. Suspensin y terminacin
12. Responsabilidades, obligaciones y
seguros
13. Gravmenes
14. Impuestos y derechos
15. Subcontratos asignaciones
16. Patentes, informacin y documentos
89
Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
Partes del contrato
1. Documentos del
contrato
2. El Trabajo
3. El tiempo del
contrato
4. Compensacin y
Liquidacin
5. Miscelneos
Contenido
Nombres de las partes que tienen obligaciones contractuales
Fecha del contrato
Definicin de los trminos
Definicin general de los documentos que comprenden el contrato
Orden de precedencia de los documentos
Condiciones de modificacin del contrato
Descripcin general de los trabajos
Requisito para el inicio del trabajo por parte del contratista y su diligente
prosecucin
El tiempo es la esencia
Daos y perjuicios
Fecha de terminacin de los trabajos
Descripcin de la base de compensacin:
Costos reembolsables ... Referencia a las disposiciones generales
Precio alzado ... Precio global del contrato
Trminos de facturacin y pago... para los pagos a cuenta por avances y
pagos finales
Disposiciones de auditora
Interpretacin de los trminos del contrato
Leyes vigentes
Avisos
Publicidad / confidencialidad
90
Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
1. Cambios y ajustes
3. Incentivos (Slo
costos reembolsables)
4. Fuerza mayor
5. Actividades por
parte del propietario
Contenido
Derechos por parte del propietario para realizar cambios en el trabajo
Definicin, procedimientos y ajustes por cambios ... costo objetivo (costos
reembolsables), incentivo (costos reembolsables), precio alzado, objetivo
de finalizacin (costo objetivo / precio alzado)
Descripcin de costos reembolsables y precios unitarios fijos (Tiempo
definido)
Materiales
Equipo de construccin, herramientas, materiales
Subcontratistas/Consultores
Personal sueldos/salarios/gastos generales
Costos y gastos generales de oficina
Definicin
de incentivo (tiempo indefinido) y cantidad
91
Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
Contenido
6. Actividades por
parte del contratista
7. Cumplimiento de la
legislacin
92
Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
Contenido
8. Inspeccin
9. Terminacin y
aceptacin
11. Suspensin y
terminacin
93
Documentos de contratacin
Trminos y condiciones del contrato
Provisiones
Generales
12. Responsabilidad,
obligaciones, seguros
13. Gravmenes
14. Impuestos y
obligaciones
15. Subcontratistas Asignaciones
16. Patentes,
informacin y
documentos
Contenido
Descripcin de las responsabilidades y obligaciones del contratista y del
propietario, con relacin a:
Instalaciones / planta
Bienes existentes del propietario
Terceras partes
Descripcin de las coberturas que el contratista requiera tener tipos /
cantidades
Define la responsabilidad del contratista de mantener los bienes del
propietario libre de gravmenes
Provisiones, procedimientos para liberar gravmenes
Descripcin de la obligacin del contratista de pagar los impuestos
relativos a las obras
Responsabilidad del contratista por incumplimiento de pagos
Descripcin del derecho que tiene el propietario de aprobar los
procedimientos de subcontratacin / subcontratos / subcontratistas
Descripcin de responsabilidades que tiene el contratista por el trabajo
del subcontratista
Contratista definido como un contratista independiente
Provisin para que el contratista otorgue al propietario los derechos de
patente para todos los conceptos relativos a las obras
Descripcin de la indemnizacin por parte del contratista al propietario en
caso de violacin de patentes
Descripcin de la informacin confidencial del propietario
Planos, especificaciones y otros documentos que se vuelven del dominio
del propietario
94
Documentos de contratacin
Contenido de las especificaciones del trabajo
Mltiples elementos - Segundo documento precedente
Seccin 8
Criterios/tcnicas de
investigacin y preseleccin
96
Carta de
evaluacin
Emisin
de la
carta de
evaluaci
n
Respuesta
de los
contratistas
Tabulacin
y
evaluaci
n
Oferta
recomendad
a
Revisin /
aprobaci
n
Emisin de
la Invitacin
a presentar
a ofertar
criterio de
evaluacin
de
preseleccin
Preparaci
n de la
invitacin
Invitacin a
presentar
ofertas
97
concursantes potenciales
4 Se conforma para preestablecer criterios de evaluacin
4 Documento de dos partes
98
4 Caractersticas no comunes
/ nicas
4 Equipo / material especial
4 Procura anticipada
4 Confidencialidad
4 Fecha de respuesta de la
evaluacin
4 Otros conceptos
importantes
100
Consideraciones evaluadas
Dispuesto a concursar
Capacidad/disponibilidad de firmar
convenio de confidencialidad
Antecedentes satisfactorios en el
cumplimiento de seguridad
Competitividad y
Referencias
102
A
Criterios de Evaluacin
Peso
Valor
ResulResulResulResulResulResultado Valor. tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
Antecedentes satisfactorios en el
cumplimiento de seguridad
100
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
S/N
100
S/N
S
S
S/N
S
N
S/N
S
S
S/N
S
S
S/N
S
S
S/N
S
S
103
Peso
ResulResulResulResulResulResulValor tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado Valor tado
12
0.48
0.36
0.36
0.36
0.24
12
0.48
0.48
0.36
0.24
0.36
12
0.36
0.48
0.48
0.36
0.48
15
15
3
4
0.45
0.6
3
4
0.45
0.6
2
3
0.3
0.45
4
2
0.6
0.3
4
4
0.6
0.6
10
15
9
100
4
4
3
0.4
0.6
0.27
3.64
2
4
4
4
0.4
0.6
0.36
3.73
1
4
4
4
0.4
0.6
0.36
3.31
4
2
3
3
0.2
0.45
0.27
2.78
5
3
4
4
0.3
0.6
0.36
3.54
3
Seccin 9
Protocolos para solicitar ofertas
105
Invitacin a concursar
4 Mecanismo formal utilizado para solicitar la propuesta del contratista
4 Representa las lneas base del propietario
El propietario establece el punto de inicio tcnico, de
ejecucin, contractual
Las bases de licitacin deben estar cercanas a las lneas base
pero el propietario est dispuesto a considerar mejores ideas
Las lneas base puede cambiar durante el concurso/ la
revisin de las propuestas
4 Todas las propuestas se presentan sobre una base comn medidas
contra unas lneas base comunes.
106
Carta
Invitacin
Informacin a
oferentes
Formato propuesto
Borrador
Contrato
Especificaciones de
Los trabajo
107
Identifica
doctos de la
invitacin
Plan de
contratacin
Rene
informacin
para la
invitacin
Asegurar
documentos
modelo
Especificacio
nes e
informacin
tcnicas
Investigaci
n de
contratista
s
Confecciona
r
documentos
modelo
Revisin
Modificar/
terminar
documentos
Reunir
invitacin a
presentar
ofertas
Personal
Legal
Impuestos
Riesgos/seguros
Financiera
Administracin del proyecto
Emitir
invitacin a
presentar
ofertas
Lista
participante
s
recomendad
os
Actividades paralelas
108
109
Proporcionar informacin
relevante sobre:
- Dueo
- Proyecto
- La contratacin/enfoque/
filosofa/ejecucin de parte
del propietario
4
110
Formato de la propuesta
4
111
112
113
Anlisis
invitacin
Propuesta
tcnica inicial
Propuesta
tcnica
Propuesta inicial
de ejecucin de
proyecto
Propuesta de
ejecucin del
proyecto
Propuesta
comercial inicial
Visita intermedia
(Si es necesaria)
Reunir /
presentar
oferta
Propuesta
comercial
Revisin y
adaptacin
de ofertas
Emisin
invitacin
Visita a sitio
Informacin
de avance
Organizar
Equipo
Revisor
Procedimient
o de revisin
de ofertas
Estimado
base
concurso
Junta de
inicio equipo
revisor
Programa de
incentivos
Acotaciones:
Actividades de Contratista
Actividades Propietario
118
Propuesta
Propuesta
comercial
comercial
Propuesta
Propuesta
ejecucin
ejecucin
proyecto
proyecto
Propuesta
Propuesta
tcnica
tcnica
119
120
121
II. Las
a)
b)
c)
d)
122
123
Seccin 10
Prcticas y procedimientos de
revisin de ofertas
124
Costos reembolsables
4 Seleccionar al contratista que:
Cumpla con los requisitos
de la invitacin
Ofrezca la mejor
combinacin de trminos
comerciales y capacidad
de ejecucin
(Para las propuestas de
servicios) ofrezca el mejor
proceso
125
Lder del
equipo
Equipo
tcnico
Proceso
Diseo fuera de
instalaciones
Equipo
ejecucin
proyecto
Costo
Programa
Construccin del
Proyecto
Equipo
comercial
Consultores
Contratos
Auditor
Grupos
funcionales
Ingenieros especialistas y otros asignados a estos
puestos de tiempo completo... y son miembros
del equipo que visita las oficinas del contratista
126
127
128
129
130
131
133
134
136
137
Evaluacin de la propuesta
Criterios objetivos
Comerciales
Precio
Horas estimadas
Costos del propietario
Programa
Cambios
Criterios subjetivos
Plan de ejecucin
Tcnicos
Precio Alzado
80-90%
Costos reembolsables
75-85%
10-20%
35-80%
20-65%
15-25%
35-80%
20-65%
138
Peso
Compaa 1
Calificacin Resultado
0.1
4.43
0.44
0.15
0.15
4.60
4.40
0.07
0.08
Compaa 2
Calificacin Resultado
Compaa 3
Calificacin Resultado
Compaa 4
Calificacin Resultado
2.86
0.29
5.14
0.51
3.20
3.40
0.48
0.51
5.10
5.30
0.77
0.80
0.30
0.31
3.62
3.63
0.25
0.29
4.54
4.63
0.32
0.37
4.44
4.25
4.25
0.22
0.21
0.21
3.78
3.63
3.38
0.19
0.18
0.17
5.22
4.50
4.00
0.26
0.23
0.20
0.12
0.07
0.20
0.23
4.00
3.54
4.00
4.64
0.12
0.07
0.20
0.23
3.63
3.15
4.57
3.64
0.11
0.06
0.23
0.18
4.38
4.77
5.29
4.91
0.13
0.10
0.26
0.25
0.06
0.07
0.07
0.07
0.16
0.12
3.17
3.63
3.33
3.56
4.00
4.00
0.06
0.07
0.07
0.07
0.16
0.12
3.67
3.50
3.33
3.11
2.89
3.33
0.07
0.07
0.07
0.06
0.12
0.10
4.50
4.88
4.67
5.22
5.11
5.17
0.09
0.10
0.09
0.10
0.20
0.16
0.69
0.66
4.43
4.60
4.40
0.44
0.69
0.66
4.31
3.88
0.30
0.31
4.31
3.88
0.05
0.05
0.05
4.44
4.25
4.25
0.22
0.21
0.21
0.03
0.02
0.05
0.05
4.00
3.54
4.00
4.64
0.02
0.02
0.02
0.02
0.04
0.03
3.17
3.63
3.33
3.56
4.00
4.00
Ingeniera (15)
Experiencia
Calidad
Procura (15)
Seleccin tecnlogo
Seleccin subcontratista
Calidad
Controles del proyecto (15)
Materiales
Costo
Cambios
Programa
Construccin (15)
Planeacin construccin
Direccin
Dotacin mano de obra
Control subcontratista
Seguridad
Control calidad
Resumen evaluacin
1.00
4.93
Resumen
4 Trminos base del negocio
4 Impacto ejecucin del proyecto
4 Otras consideraciones
140
ac
i
n
Bajo
Re
co
da
ci
fa n
llo
As
ig
Co nac
nt in
ra
to
me
n
se Ofe
lec re
cio nt
na es
do
s
ca
nd Lis
ida ta
to
s
Pr
es
en
ta
of ci
er n
ta
s
In v
es
tig
Influencia de negociacin
141
Dueo
prepara
Recomendacin
fallo
Aprobacin
/revisin de
Administracin
Detalles finales
de la agenda del
propietario
Contratista
prepara
Junta y
resolucin
de
pendientes
Dueo prepara
contrato
142
Asignacin/
firma del
contrato
Documentos a la asignacin
Carta invitacin a
presentar ofertas
Informacin a
oferentes
Transferir precio
contrato, etc.
segn lo acordado
Formato
propuesta
Propuesta
comercial
Borrador contrato
Modificaciones
propuestas
Especificaciones
del trabajo
Excepciones
/alternativas
propuesta
Modificacin
acordada
Propuesta
ejecucin
proyecto
Modificacin
acordada
Propuesta
ejecucin
proyecto
Propuesta tcnica
Modificacin
acordada
Propuesta tcnica
1 precedencia
Modificacin
acordada
Trminos
contractuales
2 precedencia
Contrato
Especificaciones
trabajos
3 precedencia
143
Referenciados
en contrato
144
145
146
Seccin 11
Administracin del Contrato
147
Esto. o esto?
148
Registro y
distribucin de
documentos del
contrato
Asignacin del
contrato
Desarrolla / finaliza
procedimientos del
proyecto del
contratista
Monitorea /
mantiene
obligaciones /
derechos
contractuales
Planea y lleva a
cabo la reunin de
inicio
Administra/cambia
ordenes de cambio
Monitorea el
avance
Cierre
del contrato
Administra el plan
de incentivos
Prepara evaluacin
de desempeo del
contratista
Aviso
comisionamiento
Coordina
auditoras /
revisiones
independientes
Notifica a oferentes
perdedores
Lleva a cabo
reunin informativa
Prepara
documentos de la
reunin
Archivos del
contrato
149
Movilizacin
4 Tanto el propietario como el contratista necesitan movilizarse rpida/
efectivamente
4 Debe considerarse/planearse durante la asignacin y finalizacin del
contrato
4 Asuntos no planeados de movilizacin pueden resultar en el retraso
del proyecto desde el inicio -- lo que ocurre con frecuencia
4 Con los medios modernos de comunicacin, el equipo de proyecto
debe poder salvar tales retrasos mediante una planeacin y
coordinacin adecuadas.
150
153
154
155
vs
Ambas partes
157
158
Seccin 12
Administracin de cambios
en el contrato
159
Administracin de cambios
en el contrato
Evitar reclamaciones
4 El conocimiento es poder - conozca su contrato y adhirase a l
4 La documentacin es el rey
4 Comunicacin clara y concisa
Escrita
Verbal
Correo electrnico
Mensajes de texto
4 Administracin eficaz del cambio
4 Un cambio no resuelto normalmente resulta en una reclamacin
4 Establecer en el contrato el proceso de resolucin de controversias
(Documentos de referencia en CII)
4 Atender con rapidez los conflictos - entre mayor tiempo se lleven,
ms difcil es resolverlos.
160
Administracin de cambios
en el contrato
161
Administracin de cambios
en el contrato
Percepcin orden de cambio
162
Administracin de cambios
en el contrato
Cambios
4 El propietario tiene el derecho de
hacer cambios dentro del alcance
general del contrato, mediante una
orden de cambio escrita
4 La obligacin es del contratista de
llevarla a cabo
4 Todos los cambios estn cubiertos
con los trminos y condiciones
originales, pero pueden alterar el
tiempo y/o el costo
4 La notificacin oral puede
considerarse como un cambio si
se notific y produjo un cambio de
alcance
4 Las reclamaciones provienen de las
rdenes de cambio no aprobadas.
4 Cambios en la construccin
Planos y especificaciones
defectuosas
Mtodo de desempeo
Interpretacin del ingeniero
Inspeccin no adecuada
4 Importe previo/posterior al
desempeo
4 Cambio cardinal -- fuera del
alcance general del contrato
Imposible/imprctico
163
Administracin de cambios
en el contrato
Cambio/ Gestin de la orden de cambio
Los trminos contractuales definen los cambios --La definicin es cerrada
Trminos
contractuales
Especificaciones de trabajo
Contrato
(Procedimientos de
coordinacin)
Procedimientos
de trabajo del
contratista
164
Administracin de cambios
en el contrato
Cambio/ Secuencia de la orden de cambio
Propietario
Contratista
Propietario
Contratista
165
Administracin de cambios
en el contrato
Elementos clave en el manejo de las
rdenes de cambio
4 Procedimientos preestablecidos y
acordados deben abordar:
Periodo de tiempo (impacto
individual y acumulado)
Contenido /costo base
Distribucin
Autorizacin
Supervisin
Reportes
4 En el caso de controversias
(considerar la asesora legal)
Contratista obligado a
proceder
Opcin de costos
reembolsables
Revisin de terceros
(consultor)
Combinar cambios/
negociacin
4 Implementacin adecuada
4 Previa aprobacin
4 Buena documentacin
166
Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
Actividades del propietario
4 Orden cambios sin acuerdo en los ajustes a costo/tiempo
4 Impacto de las revisiones, aprobaciones, inspeccin, etc. del
propietario
4 Interpretacin por parte del propietario del contrato
4 Efecto combinado de numerosos cambios
Actividades del contratista
4 Demoras... desempeo, entrega equipo/materiales
4 Alcance del trabajo/ condiciones del sitio diferentes, reales o
supuestas
4 Errores/omisiones en la oferta del contratista
4 Facturas/pagos en disputa
167
Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
Influencias externas
4 Cambios significativos en el mercado/inflacin irregular
4 Productividad de la mano de obra/ huelgas/ acciones laborales
4 Circunstancias no previstas
168
Administracin de cambios
en el contrato
Controversias y reclamaciones tpicas
4 Costo del proyecto
4 Programa/ terminacin del
proyecto
4 Interpretacin del contrato
4 Administracin del personal
4 Mano de obra
4 Desempeo y avances
4 Seguridad en el trabajo y del sitio
4 Operaciones de la planta
4 Lo esperado vs. lo inesperado
4 Administracin de subcontratistas
169
Administracin de cambios
en el contrato
Roles e impactos
Propietario
Demora en el fallo
Acceso limitado
Interferencia
rdenes de cambio
Aprobaciones
Etc.
Ingeniero
Especif. / planos
defectuosos
Falta de aprobacin
Instrucciones ambiguas
Revisin inadecuada
Etc.
Constructor
Trabajo defectuoso
Ejecucin demorada
Programa inadecuado
Ineficiencia
Subordinados no
coordinados
Etc.
DAOS
Contratista
Utilidades
Actitud
Viabilidad
Reclamaciones
Propietario
Viabilidad del proyecto
Contingencia
Medidas de emergencia
Suspensin/ Terminacin
Reasignacin
Asignaciones adicionales
170
Administracin de cambios
en el contrato
Manejo de controversias y reclamos
4 Minimizar las controversia/reclamaciones
4 Documentos del contrato completos/adecuados
Administracin del contrato justa y oportuna
Mantener buenos registros
4 Anticipar controversias/reclamaciones
4 Identificar oportunamente las controversias potenciales, emprender
acciones correctivas, resolver antes de que se conviertan en
problemas mayores
4 Si surgen controversias/reclamaciones (considerar asesora legal)
Es esencial la documentacin por escrito
Dar atencin con celeridad
Tratar de negociar amigablemente no intimide/ sea
intimidado sea sensible a las implicaciones futuras
Organizar con el personal apropiado (legal, tcnico, de proyecto)
Si es adecuado, referirse a niveles directivos superiores
4 Considerar la contrademanda, en caso apropiado, u otro enfoque de
equilibrio
171
Administracin de cambios
en el contrato
Todas las reclamaciones deben ser evaluadas y resueltas
4 Estudie el contrato y la validez de los problemas involucrados
4 Examine el impacto de reclamar al contratista
Aliente al contratista a continuar realizando el trabajo
Desaliente escalar a un arbitraje/litigio
4 Evale el impacto en los contratistas en general
Resalte la reputacin justa/equitativa del propietario
Mantenga relaciones con la industria contratada
4 Analice los beneficios del propietario
Mejore la perspectiva con base en la fuerza de la reclamacin
Puede tener relacin con otras reclamaciones potenciales
(contratista o propietario)
Permita la consolidacin si fuera deseable
Si la reclamacin se encuentra sobre ciertos lmites, tendr que
informarse
172
Administracin de cambios
en el contrato
173
Administracin de cambios
en el contrato
Facturacin/Pago
Administracin
Consideraciones
4 El contrato define los requisitos
4 Bases alternativas de pago
bsicos
Paquetes de trabajo
O alguna
4 Las especificaciones del
Hitos
combinacin
trabajo/ procedimientos de
Avance del trabajo
coordinacin definen los
4 Cdigo de cuentas
requisitos procedimentales del
4 Tiempo
propietario y son la base para
Periodo cubierto
los pagos por los avances
4 El trabajo/ procedimientos de
Fecha presentacin factura
trabajo del contratista
Fecha de pago
proporcionan los pasos
4 Financiamiento/ flujo de efectivo
detallados de la implementacin
por adelantado
4 Financiamiento/ flujo de
efectivo por adelantado
4 Monedas/tipos de cambio
4 Monedas/tipos de cambio
mltiples
mltiples
174
Administracin de cambios
en el contrato
Los
subcontratistas son
tan importantes
como los
contratistas
principales y
requieren atencin
y disciplina en la
contratacin
similares
175
Administracin de cambios
en el contrato
Cierre del proyecto
Administraci
n de
Contratos
Verificar
Terminacin
de Trabajos
Resuelve los
asuntos
abiertos
Notificacin de
terminacin
Cierre de
ordenes de
cambio
Liberacin
de gravmene
s del
Contratista
Verificacin de
resultados de
las pruebas
Liberacin de
garantas
Actualizacin
de base de
datos de
contratistas
Notificacin de
aceptacin de
trabajos
176
Fin