Presentacion Auditor Interno de Calidad

CURSO AUDITOR INTERNO
DE CALIDAD ISO
9001:2008
MARCO
CONCEPTUAL
Contenido
El requisito de auditora en los referenciales
Qu se entiende por auditora?
Para qu hacer auditoras?
Las diferentes clases de auditora
La auditora interna a los sistemas de gestin
Quines intervienen en el desarrollo de la
auditora?
Marco Conceptual
El requisito de auditora
en los referenciales
Marco Conceptual
Qu se entiende por
auditora?
Proceso sistemtico, independiente y

documentado para obtener evidencias de
la auditora y evaluaras de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditora.
Lo que se va a
auditar
Referencia
C o m p a ra r
Situacin real
Criterio de
auditora
Establecer si hay concordancia

Informar resultado a quien solicita la auditora
Marco Conceptual
Para qu hacer
auditoras?
Para qu hacer auditoras?
Facilitar el control, por parte de la direccin,

de las prcticas que puedan tener efectos
sobre la satisfaccin del cliente
Evaluar la adecuacin de estas prcticas a
las polticas y objetivos establecidos
Marco Conceptual
Las diferentes clases

de auditora

Segn el enfoque
Auditora de
Auditora de
sistemas de
proceso
gestin
Auditora de
producto
Segn el enfoque
AUDITORIA DE SISTEMA:
Evala la capacidad del sistema para desarrollar las
polticas, lograr los objetivos y alcanzar el desempeo
esperado del sistema.
AUDITORIA DE PROCESO:
Evala la eficacia de las medidas de gestin sobre un
determinado proceso.
AUDITORIA PRODUCTO:
Evala la eficacia de las medidas de gestin sobre las
caractersticas de un determinado producto.
Auditoria combinada: cuando por ejemplo, se auditan
sistemas de gestin ambiental, de calidad y S&SO.

Segn quien solicite la
auditora
Segunda parte
Proveedor
Primera
parte
Organizacin
Cliente
Segunda parte
Organismo independiente
Tercera parte
Auditoria conjunta: cuando dos o ms organizaciones auditoras
cooperan para auditar a un nico auditado

auditora
La auditora EXTERNA es
una herramienta para:
Iniciar relaciones
comerciales /
tcnicas
Tomar decisiones
entre varias
alternativas
Certificar una
organizacin

auditora
La auditora INTERNA es una

herramienta para:
Verificar la
solidez del
sistema de
gestin
Identificar
oportunidades
de mejoramiento
Marco Conceptual
La auditora interna a
los sistemas de gestin
Qu se entiende por auditora

interna?
Aquella que es realizada

por la propia empresa, o
contratada por la misma,
con el propsito de
establecer la efectividad
del sistema de gestin
implementado
Qu se entiende por auditora

interna?
Autoevaluacin peridica
que permite obtener
informacin para orientar
el sistema de gestin y el
desempeo de la
organizacin
Cul es el propsito de la auditora

interna?
Ayudar a entender a los responsables de los

procesos auditados, dnde funciona el sistema
de gestin y dnde no, as como los riesgos
asociados.
Tambin es una fuente para identificar

oportunidades de mejora.
La auditoria interna
permite:
Evaluar si los procedimientos establecidos:
Desarrollan la poltica y los objetivos
Son suficientes (los que se requieren)
Son adecuados (llevan al logro de resultados)
Se aplican
Se mantienen (se adaptan frente a cambios)
Determinar si los resultados alcanzados

cumplen con los objetivos y el nivel de
desempeo definido
La auditoria interna
permite:
Determinar si el sistema implementado:
Tiene enfoque preventivo
Asegura la identificacin y control de:
Requisitos y necesidades de los Clientes
Requisitos legales y reglamentarios
Requisitos de la Organizacin
Lleva al mejoramiento del desempeo frente a la
satisfaccin del cliente
Asegura el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001
Identificar proceso y reas fuertes y dbiles
En la auditoria interna se verifica

efectividad
Eficacia
Los resultados
Comparar
Las prcticas
reales
Lo planeado
Eficiencia
Marco Conceptual
Quines intervienen en
el desarrollo de la
auditoria?
Quines intervienen en la auditoria

interna?
Cliente
Auditor
Organizacin
o persona
que solicita
una auditoria
Auditado
Persona con la
Organizacin
competencia
que es
para llevar a
auditada
cabo una
auditoria
El administrador del proceso de auditoria
(Gestin de la Calidad)
Quin es el cliente en la auditoria

interna?
La alta direccin
El representante de la direccin
El coordinador del sistema de gestin
El administrador del proceso de auditoria a
sistemas de gestin
Responsables de reas, procesos o
resultados relacionados con el sistema de
gestin
Responsabilidades del cliente
Definir los criterios de auditoria

Asignar recursos
Aprobar modificaciones al programa
Recibir resultados de la auditoria como
base para la revisin gerencial
Quin es el auditado en la auditoria

interna?
Organizacin
Procesos
Prcticas
Procedimientos
Productos
Resultados
NO SE AUDITAN
PERSONAS
Quin es el auditado en la auditora

interna?
La alta direccin
Responsables por los procesos
Personal con cargos relacionados con el
sistema de gestin:
Equipos de trabajo
Personal administrativo
Personal tcnico
Personal operativo
Responsabilidades del auditado

Informar al personal a cargo que va a participar en
la auditora
Proveer los recursos necesarios
Cooperar con los auditores y suministrar la
informacin requerida
Definir e implementar acciones correctivas y
preventivas
Asegurar la eficacia de las acciones tomadas
Quin es el auditor en la auditoria

interna?
Personal de la
Empresa
Personal
Contratado
Competente para llevar a cabo auditorias a

sistemas de gestin
Quin es el auditor en la auditora

interna?
EQUIPO AUDITOR
Grupo
Auditor
Auditor
Individual
Pueden estar acompaados por:
Experto tcnico / Auditor en formacin / Observador

Persona que aporta experiencia o conocimientos
especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar.
Quin es el auditor en la auditora

interna?
Al conformar un EQUIPO AUDITOR, se
acostumbra nombrar un:
Auditor Lder o Auditor Principal
Competente para dirigir y efectuar

auditoras
No es requisito
indispensable
Responsabilidades del auditor

interno
Preparar la auditora
Recolectar y evaluar evidencia
Elaborar informe de auditora
Hacer seguimiento a acciones correctivas,

cuando as se requiera
Seguir procedimiento definido y cumplir con el

programa de auditora
Realimentar el proceso de auditora
Etapas de la evaluacin de auditores

Desarrollo de la
Competencia
Inicio
Evaluacin
inicial
Criterios
cumplidos
Criterios cumplidos
Auditor
No
seleccionado
Seleccin del
equipo auditor
Auditoria
Criterios no cumplidos
Evaluacin
continua del
desempeo
Criterios no
cumplidos
Mantenimiento y
mejora de la
competencia
Fuente: ISO 19011:2002
Indicadores para la evaluacin de auditores

Aspecto
Educacin
Experiencia
Entrenamient
o
(Formacin)
Requisito
Tecnlogo
Mnimo 1 ciclo de
auditoras
Temas especficos
Modelo de gestin
(16 horas)
Tcnica auditora
(24 horas)
Procedimiento de
auditora (2 horas)
4 actividades de
auditora con
auditor competente
Habilidades (Atributos personales)
Ej
em
Mente abierta: no tiene dificultad para lo

considerar ideas alternativas o puntos de
vista
Diplomtico: tiene tacto para concertar con

las personas
Objetivo: basa sus conceptos en evidencias

reales
Habilidades (Atributos personales)
Ej
em
Verstil: tiene la capacidad de entender y

adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz: persistente, enfocado en el logro de

objetivos
Analtico: obtiene conclusiones oportunas

basado en razonamiento lgico y anlisis
Confianza en si mismo: se expresa y acta

con seguridad
lo
Mantenimiento y mejora de la
competencia
Prctica activa
Actualizacin
Desempeo
Eje
m
plo
Encuestas
Evaluacin de un auditor ms experimentado
Revisin de informes y cumplimiento
El administrador del proceso de

auditora
Un equipo administrador?
El representante de la direccin?
Control interno?
El coordinador del sistema?
Otro? Quin?
Responsabilidades del
administrador
Definir el procedimiento y mantenerlo
Elaborar el programa de auditora
Asignar el equipo auditor acorde con el
propsito de la auditora
Coordinar la ejecucin del programa de auditora
Hacer seguimiento al programa y asegurar que
se cierre el ciclo
Dirimir conflictos que se presenten en las
auditoras
administrador
Evaluar los resultados de cada ciclo de auditora
y preparar el informe para la revisin gerencial
Conservar registros de las auditoras
Seleccionar, entrenar y asegurar competencia
del equipo auditor
Monitorear y mejorar el proceso de auditora
Competencias del administrador

Las competencias del auditor interno y:
Conocimiento de la orientacin estratgica de la

organizacin
Conocimiento y habilidades para elaborar el

programa y definir el objetivo y alcance de la
auditora, basado en la situacin de la organizacin
Habilidad para conformar el equipo auditor,

motivarlo y evaluar su desempeo
Competencias del administrador
Habilidad para evaluar informacin e identificar

fortalezas y debilidades del sistema de gestin
Habilidad para resumir los resultados de auditora

para la revisin gerencial
Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al

programa de auditora
Conocimientos para elaborar el presupuesto

requerido para desarrollar el programa de
auditora
Habilidad para dirimir conflictos de auditora
GESTIN DEL
PROCESO DE
AUDITORA
INTERNA
Contenido
Las auditoras internas bajo la ptica de un

proceso
Objetivo del proceso

Descripcin del proceso (resultados)
El control del proceso
La asignacin de recursos
La definicin del programa
Gestin del proceso de auditora interna
Las auditoras bajo la

ptica de un proceso
El proceso de auditora
Calidad del Producto:
Evaluacin de la eficacia del sistema
Programa:
Objeto de la auditora
Identificadas debilidades y riesgos
Fechas de ejecucin
Identificadas fortalezas y
Auditores asignados
oportunidades
Eliminadas las causas de las no
Horas de auditora
conformidades
Proceso de
auditora
Recursos:
Presupuesto gastos
Presupuesto capacitacin
Horas auditores
Horas auditados
Horas administracin proceso
Cantidad:
Horas, cubrimiento
Oportunidad:
Fechas de ejecucin de la auditora
Entrega informes
Cierre de auditoras
Uso de recursos:
Presupuesto ejecutado
Administracin del proceso de auditora

Criterios de seleccin
Listado personal
Programa, material y
registros
Personal entrenado
Criterios para evaluar

competencia
Programa de auditora
Comunicacin a
auditores y auditados
1.Seleccionar el equipo
auditor
2.Entrenar al equipo
auditor
Listado personal
seleccionado
Necesidades de
entrenamiento
3.Evaluar competencia
del equipo auditor
Registros competencia
Auditores competentes
4.Elaborar y comunicar
el programa de
auditora
Informacin para
elaborar el programa

Programa de auditora
Documentacin
requerida
Hallazgos y evidencia
que los soporta
A
5.Preparar el
desarrollo de la
auditora
6.Desarrollar la
auditora
7.Elaborar el informe
de auditora
Informacin recibida
y comprendida
8.Comunicar resultado
de auditora
B
Plan de auditora
Hoja de verificacin
Documentos,
registros, personal
Informe de auditora
Solicitud de acciones
correctivas

B
Solicitud de acciones
correctivas
No conformidad
eliminada
Cierre auditora
Resultados auditora
Desempeo auditores
Informe auditora
revisin gerencial
9.Tomar acciones
correctivas
10.Verificar eficacia de
acciones correctivas
11.Evaluar proceso de
auditora
12.Preparar informe
revisin gerencial
Informe de acciones
correctivas
Revisin informe de
Seguimiento a
Necesidades
entrenamiento auditores
Acciones de mejora
proceso auditora
Informe de auditora
Qu significa un proceso de
auditora efectivo?
Procedimiento de auditora establecido y mantenido
Programa de auditoras operando, el cual tiene en
cuenta situaciones particulares de la organizacin
Auditores competentes y mantenida su competencia
Mejoramiento como resultado de la toma de acciones
correctivas y preventivas basados en el resultado de
las auditoras
La asignacin de recursos
La asignacin de recursos para la

auditora
Recursos requeridos
Administrador de las auditoras (Coordinador de
Calidad)
Auditores internos (competencias, tiempo del
personal y presupuesto para formacin)
Presupuesto para desplazamientos (cuando aplique)
Disponibilidad de auditados
Herramientas para administrar las auditoras
FASE 1
El programa de auditoras
Gestin Del Programa De

Auditoria
El programa de auditoria:
Puede incluir una o ms auditorias
Incluye todas las actividades necesarias para
planificar y organizar el tipo y nmero de auditorias
Considera la identificacin y asignacin de
recursos para realizarlas en forma efectiva dentro
de los plazos establecidos
Se puede establecer ms de un programa

Las auditorias pueden tener diversos objetivos
y pueden incluir auditorias combinadas o
conjuntas
Objetivos del Programa de

Auditoria
Dirigen la planificacin y realizacin de las
auditorias
Se pueden definir considerando:
Prioridades de la direccin
Requisitos del sistema de gestin
Requisitos legales, reglamentarios y
contractuales
Requisitos del cliente
Necesidades de otras partes interesadas
Riesgos para la organizacin
Criterios Para Establecer El

Programa
Elementos del sistema de gestin con
mayor dificultad en su implementacin
Actividades de alta incidencia en
resultados, alto impacto y/o alto riesgo
Resultados no satisfactorios de auditorias
internas y externas (despus del primer
ciclo)
Indicadores de desempeo de los
procesos con resultados no satisfactorios

Programa
Con relacin a la organizacin:

Cambios en los procesos
Nuevos procesos / nuevos productos
Cambios relevantes en requisitos y normativa
legal aplicable
Retiro de personas claves
Fusin / creacin / eliminacin de cargos
Traslados frecuentes de personal (alta
rotacin)

Programa
Cronograma de actividades claves de la
organizacin (vacaciones, paradas de
planta, picos de produccin, proyectos
especiales, etc.)
Solicitudes de auditoria interna
Disponibilidad del equipo auditor
Presupuesto para realizar la auditora
Resultado de la evaluacin de la eficacia
del proceso de auditoria
Implementacin del
Programa de Auditorias
La implementacin considera:
Comunicar el programa a las partes pertinentes
Coordinar la ejecucin del programa
Asegurar la seleccin de los equipos auditores
Suministrar los recursos requeridos
Asegurar la realizacin de las auditorias de
acuerdo con el programa
Controlar los registros
Asegurar la revisin y aprobacin de los
informes, as como su distribucin
Con qu frecuencia hacer la auditora?
Un ciclo semestral
Un ciclo anual
Sistemas jvenes
Sistemas maduros
El programa de auditora
Eje
m
Ao:
plo
Objetivo General:
Mes
Proceso
rea
Alcance
Auditores
Referencial
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
EJECUCIN DE
LA AUDITORA
INTERNA
Ejecucin de la auditora interna
FASE 2.
Preparacin de la
auditora
Estudiar la informacin
pertinente
Analizar y entender el objetivo de la auditora
Identificar la relacin del objeto de auditora con
los objetivos de la organizacin
Conceptualizar el objeto a auditar dentro del
sistema de gestin
Estudiar la informacin
pertinente
Identificar indicadores, cargos, reas, normas ,
registros, procedimientos, especificaciones,
instrucciones y comunicaciones, entre otros
aspectos que se encuentren asociados al objeto
de auditora
Informes de auditoras anteriores y eventos que
puedan afectar el objeto de auditora
EL PLAN DE AUDITORIA
El Plan de auditora
Objetivo (para qu)
Responde a las preguntas Qu se espera lograr con esta
auditora? Cul es el resultado esperado?; Es la respuesta
que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones.
Lo define:
Segn sea el caso: Quin solicita la auditora, Quien
administra el proceso de auditora
Nota 1: Debe ser consistentes con el programa de auditora.
Nota 2: Puede complementarse con objetivos particulares
solicitudes realizadas por otros interesados.
de
El Plan de auditora
Alcance (a qu y hasta dnde)
Establece los lmites de la auditora en trminos de:
procesos, actividades, reas, documentos, numerales o
secciones de un documento, registros, cargos o roles,
periodos de tiempo o una combinacin de los anteriores.
Lo define:
Segn sea el caso: Quin solicita la auditora, Quien
administra el proceso de auditora El auditor asignado
Nota 1: Debe permitir que se obtenga la informacin y las
evidencias suficientes para dar respuesta al objetivo de la
auditora.
El Plan de auditora
Busca notificar al auditado:
El objetivo de la auditora
El alcance de la auditora
Las reas a evaluar
Personas (cargos) que atendern la auditora
Los auditores
Fecha, lugar y hora de la auditora
Duracin prevista para esta actividad
Personas (cargos) a quien entregar el informe
LA LISTA DE CHEQUEO O
VERIFICACIN
La hoja de verificacin es:

Un documento de trabajo
Una herramienta para estructurar la auditora a
realizar
Un soporte para realizar entrevistas
Una gua para determinar si las prcticas reales
concuerdan
con
los
procedimientos
establecidos y los requisitos
Un instrumento para registrar hallazgos
Una base para elaborar el informe de auditora
La hoja de verificacin
Al estudiar la documentacin
identificar:
Actividades relacionadas o de alto impacto
frente a los objetivos del sistema de gestin
o la legislacin aplicable
Interaccin con otras actividades
Cargos relacionados con el objetivo y
alcance
Afirmaciones en el documento
identificar:
Registros que se generan
Establecer el volumen de las salidas que se
generan en promedio por la actividad o
procesos a auditar
Elementos claves para el desarrollo de la
actividad
identificar:
Los resultados o salidas (productos, sub
productos) que debe generar la actividad o el
proceso a auditar, y sus requisitos
Los controles empleados en entradas,
proceso o actividad y salidas, para verificar
que las salidas generadas cumplen los
requisitos establecidos
identificar:
Cmo se tiene establecido el ajuste o
reproceso de las salidas generadas por la
actividad o proceso a auditar que
presentan desviaciones frente a los
requisitos establecidos
Informacin relacionada con objetivos e
indicadores
Tener en cuenta
(especialmente en primer
ciclo):
Disponibilidad
de
procedimientos
documentados
Evaluacin del grado de conocimiento
Consistencia de informacin en registros
Preguntas, actividades o registros,
independiente del orden a ser verificado en
campo
Eficacia del Sistema frente a

Objetivos Corporativos
Tema a verificar
El proceso ha identificado a cuales objetivos corporativos
pueden aportarle?
Se han divulgado en las reas los objetivos corporativos?
Se han formulado metas a los objetivos propuestos?
Se ha modelado el proceso?
Se han identificado las principales salidas, entradas, recursos
y actividades (las ms importantes por proceso)?
Se tienen los indicadores definidos?
Se estn desarrollando mediciones?
Se vienen desarrollando acciones para el logro de las metas?
A partir de las mediciones realizadas se hacen anlisis de los
datos y se proponen acciones de mejora?
Las personas entrevistadas se sienten con responsabilidad y
Evidenci
a
Notas
Conveniencia del Sistema

Frente A Clientes Y Otras
Partes Interesadas
Tema a verificar
La informacin de quejas y reclamos llega al proceso?
La informacin de las encuestas de satisfaccin del cliente es
desplegada en el proceso?
Se vienen emprendiendo las acciones correctivas y
preventivas con la informacin proveniente de quejas y
reclamos, encuestas, sugerencias?
Las acciones implementadas son eficaces?
Las personas son concientes de su incidencia en los
resultados, en la calidad de los productos y servicios?
Evidenci
a
Notas
Frente A Los Requisitos De

La Norma ISO
Tema a verificar
Estn definidos los requisitos aplicables al proceso?
En el proceso se planifica y se desarrollan las actividades
conforme a lo planificado, se verifican y estudian los
resultados y se proponen acciones correctivas, preventivas y
de mejora?
El proceso tiene documentado lo necesario para su
desempeo?
Los controles que se realizan sobre el proceso son suficientes
para evitar la desviacin sobre lo esperado?
Las personas auditadas son concientes de las consecuencias
de desviarse de las prcticas o procedimientos establecidos
para sus procesos?
Se conoce y se aplica el procedimiento de administracin de
proyectos y cambios?
Evidenci
a
Notas
Recoleccin de la
evidencia
Recoleccin de evidencia
Secuencia de actividades:
Reunin de apertura
Desarrollo de entrevistas
Tcnicas para la recoleccin de evidencia
Anlisis y calificacin de hallazgos
Reunin de cierre
Reunin de apertura
Con el responsable del tema a auditar y quienes
van a participar en la auditora
Confirmar objeto y alcance
Revisar actividades y duracin de la auditora y
confirmar el plan de auditora
Verificar asignacin de recursos
Clarificar inquietudes
Acordar la reunin de cierre
Tener en cuenta:
Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado
Formulacin de preguntas
Evitar dar sorpresas
No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar
Basarse en hechos y datos
Ser claro en las explicaciones
Motivar a la mejora frente a las NC
Respeto
Escucha activa
Cooperacin
Motivacin
Paciencia
Un auditor no es:
Un juez
Un verdugo
El que manda en la auditora
Un auditor es:
Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la
Empresa a mejorar su Sistema de Gestin
Lo equivocado
Detectiv
e
Usted tiene algo que esconder o

no?
Arrogante
Yo puedo encontrar lo que est

mal sin su ayuda
Consulto
r
Por qu no lo hace de este modo?
Lo equivocado
Duro
Blando
Malicioso
No conformidades =
problemas, altos costos
serios
No conformidades = no es para
preocuparse, no son riesgosas
Te pesqu con las manos en la
masa
Lo acertado
Hacer buenas preguntas
Permitir al entrevistado responder y demostrar
cmo son manejados los asuntos
Dar tiempo al entrevistado para que revise los
hallazgos y para identificar los elementos del
sistema que tienen deficiencias
Cumplir con el propsito de la auditora
Estilo social del auditado

Propsito de la
auditora
Al seleccionar
las preguntas,
tener en
cuenta:
Caractersticas
y actitud del
entrevistado
Formulacin de
preguntas
... tipo de
preguntas ms
utilizado
cerradas
abiertas
Cerradas
suministran informacin
puntual : un responsable,
una fecha, un lugar
SI / NO
abiertas
permiten obtener
descripciones de
procesos o
actividades
En dnde registra la informacin?
Cerradas
Cul procedimiento?
Conoce la poltica?
Cumple la legislacin?
Cmo controla el proceso?
Abiertas
Por qu controla este residuo?

Qu es una no conformidad?
5W / 1H
(who, what, when, where, why, how)
(quin, qu, cundo, dnde, porqu, cmo, cuanto, cual)
generalizar situaciones
establecer similitudes
Tcnicas para la
recoleccin
Examinar en los procedimientos
aspectos de fondo:
Grado de cubrimiento del tema
Qu, quin, cmo, cundo, dnde
Coherencia, mantenimiento
Grado de difusin
Capacidad para alcanzar resultados
Tcnicas para la
recoleccin
Examinar en los
aspectos de forma:
documentos
Si la informacin es legible
Cumplimiento de criterios de edicin
Enmendaduras
Tcnicas para la
recoleccin
Tener en cuenta factores
inciden en:
El logro de objetivos y metas
La satisfaccin del cliente
El cumplimiento de la legislacin
La prevencin de riesgos mayores
que
Tcnicas para la
recoleccin
Es conveniente tomar nota

de:
Los hechos observados
Los documentos y registros evaluados

Los resultados de las entrevistas
No confe en la memoria: esta puede fallar
Tcnicas para la
recoleccin
Cuando hay alguna

desviacin, preguntar:
Qu pas?
Por qu se presenta la desviacin?
Qu problema (en el producto o para el SG)
se deriva de la desviacin?
Tcnicas para la recoleccin
Tener en cuenta:
Cuando observe alguna desviacin, asegrese que el
auditado sea conciente de ella en el menor tiempo posible.
Tratar de motivar al entrevistado, para trabajar en conjunto
para identificar las causas que motivan el hallazgo
Ser claro, preciso y conciso
Anlisis y calificacin de
hallazgos
hallazgos
Las desviaciones se pueden
presentar por:
Las disposiciones estn establecidas y no se
cumplen porque:
no se conocen
no se aplican
No existen disposiciones al respecto
Generando Hallazgos De
Auditoria
No sabe cmo
se hace
No conoce la
Importancia, ni
las implicaciones
No tiene los
conocimientos y
habilidades
No se sabe
cuando hay una
desviacin
No sabia
La informacin no
llega aqu
No se encuentra el
informe
Situacin
que presenta
desviacin
No se toman
acciones frente
a las desviaciones
La situacin no
haba sido
considerada
Faltan
Recursos fsicos
No es claro quien
hace las cosas
No saba que el
procedimiento
cambi
No se analiza la
informacin
hallazgos
Es una desviacin frente a un requisito de los
modelos de gestin? Cul?
Es desviacin frente a un requisito legal? Cul?
Es una desviacin frente a una disposicin del SG?
Cul?
Hay un problema en el SG causado por la
desviacin? Cul?
Hay un problema en el producto, el ambiente o en la
seguridad causado por la desviacin? Cul?
Al Preparar el Informe
Considerar
Calificacin del hallazgo: si es una no conformidad
(desviacin frente al criterio de auditoria) o una
observacin (oportunidad de mejora)
Descripcin de la no conformidad o de la
observacin identificada, precisando el criterio de
auditoria con el cual se relaciona (requisito del
referencial, norma legal, requisito interno, etc.)
La evidencia o hechos que llevaron al resultado
anterior
DESCRIPCIN DE UN
HALLAZGO
1
CMO?
Cmo se identific el
hallazgo?
Registros, evidencias objetivas
DNDE?
Dnde est
ocurriendo el efecto?
Identificar dnde se evidencio la

situacin
QU?
Cul es el efecto?
Qe es lo que est mal, qu es lo

adverso
CUNTO? Con qu frecuencia

se viene presentando
el efecto?
Estimar la frecuencia con que ha

aparecido el problema.
POR
QU?
Por qu es un
problema?
Qu se est incumpliendo?: Una

especificacin, un principio, una
directriz
RIESGO?
Qu riesgo est
generando?
Para la organizacin, el SG, el logro

de objetivos, el desempeo esperado
y/o la calidad en caso que no se
solucione la desviacin encontrada
hallazgos
QUE Y CUANTO Los hechos observados: describa lo que ha visto /

encontrado y las evidencias que lo soportan
PORQUE
El resultado: describa el incumplimiento

El elemento del SG de la empresa: cual elemento
ha presentado la no conformidad o la oportunidad
de mejoramiento
El requisito del referencial: el elemento de la
norma relacionado con el hallazgo
RIESGO
Los riesgos: Para la organizacin, el SG, el logro

de objetivos, el desempeo esperado y/o la calidad
en caso que no se solucione la desviacin
encontrada.
Ejemplo 1
Al solicitar los registros de la
revisin gerencial, se encontr que
no se ha realizado seguimiento al
estado de las acciones correctivas y
preventivas, incumpliendo el
requiisto 5.6.2 d), lo que genera
riesgo en el cumplimietnto, el
mejoramiento y la eficacia del SGC
Ejemplo 2
Al verificar el conocimiento de la
Poltica y los objetivos de calidad se
evidenci que el personal operativo no
entiende como se relaciona su
actividad diaria con estos conceptos,
generando incumplimiento de los
requisitos 5.3 d) y 6.2.2 d); lo anterior
genera dificultad en el logro de los
objetivos de calidad y en los resultados
frente a los clientes de la Organizacin
Reunin de cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo
auditor al auditado y a la gerencia de la cual depende
Durante los primeros ciclos de auditora se
recomienda efectuar una reunin previa del equipo
auditor para obtener consenso sobre no
conformidades y observaciones
En la reunin de cierre nicamente se presentan las
no conformidades y observaciones redactadas por
consenso del equipo auditor
Reunin de cierre
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria :
Actividad auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Conclusiones sobre aspectos desfavorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades
Elaboracin del informe

de auditora
Informe de auditora
Ir al grano
Pensar en quien la recibe
Si se hace a mano, letra legible
Una comunicacin escrita breve, clara y
precisa es bien recibida por quien la va a
leer
Informe de auditora
Al redactar el informe nos debemos
preguntar:
Si yo fuera el responsable del proceso

auditado, con el informe que estoy
leyendo puedo entender qu est
pasando, cules son los riesgos y tener
elementos para corregir la no
conformidad encontrada ?
Informe de auditora
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de
cierre
Recuerda el propsito y alcance de la auditoria
Indica la fecha de la auditoria
Relaciona el equipo auditor
Referencia documentos examinados y hechos
observados
Describe las no conformidades y las observaciones
Identifica puntos fuertes y dbiles de la actividad
auditada
Informe de auditora
Componentes bsicos
Objetivo y alcance de la auditoria
Fecha de ejecucin
Fortalezas del proceso
Debilidades del proceso
Relacin de Hallazgos (anexo)
Conclusiones con respecto al objetivo del
plan y del programa
Toma de acciones
correctivas
Toma de acciones correctivas

auditado
Proponer y desarrollar actividades para
implementar las acciones correctivas y
preventivas
Definir fechas limite para la implantacin de
estas acciones
Verificar la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas

HOJA 1 DE 2
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

AUDITOR PRINCIPAL
< AO >
CICLO DE
< FECHA >
AUDITADOS
AUDITORES
AUDITORIAS No ___
DESCRIPCIN
1
2
3
OBS
NC
CRITICIDAD
REFERENCIAL
responsabilidad del auditor
4
5
POSIBLES CAUSAS
1
2
3
responsabilidad del auditado
4
5
SE PRESENTA COMO EJEMPLO NICAMENTE

HOJA 2 DE 2
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

RESPONSABLE
ACCIN CORRECTIVA PROPUESTA
FECHA LIMITE
1
2
3
4
5
FIRMA(S) AUDITADO(S)
responsabilidad del
auditado
FIRMA(S) AUDITOR(ES)
SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS
FECHA
1
2
3
4
5
responsabilidad del auditor

administrador del proceso
A : ABIERTA / C : CERRADA
FIRMA(S) AUDITOR(ES)
SE PRESENTA COMO EJEMPLO NICAMENTE
Seguimiento y
verificacin de acciones
correctivas
Seguimiento a acciones
correctivas
Tener en cuenta
Verificacin de las acciones tomadas
Auditora de seguimiento
Programar una auditora posterior
No olvidar que...
El proceso de auditora no termina,
hasta tanto no se hayan corregido de
forma eficaz las no conformidades
identificadas
Resumen
Etapa
Iniciacin
Preparacin
Ejecucin
Documentos
Responsable
Acciones
Programa de
auditoria
Gerente de rea
Coordinador de
Auditorias Comit
Administrativo
Programa peridico
Plan de auditoria
Auditor principal
Hoja de verificacin
Auditor interno
Reporte de No
Conformidad y Acciones
Correctivas
Criterios para programacin

Formato estndar
Aprobado por el cliente
Informar a auditados objetivo y
alcance. Cmo elaborar el plan
Reunin de apertura
Equipo de auditoria
Evidencia objetiva
Reunin de cierre
Tcnica de indagacin
Documentacin
Informe de auditoria
Equipo de auditoria
Coordinador
Seguimiento
Programa de
seguimiento Reporte de
No Conformidades
Definir contenido
Utilizar formatos estndar
Comit Administrador
Seguimiento a no conformidad
y accin correctiva propuesta
Auditor interno
Evaluar efectividad

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CURSO AUDITOR INTERNO

Qu se entiende por auditora?

Proceso sistemtico, independiente y

Qu se entiende por auditora?

Establecer si hay concordancia

Para qu hacer auditoras?

Facilitar el control, por parte de la direccin,

Las diferentes clases

Las diferentes clases de auditora

Las diferentes clases de auditora

Segn quien solicite la

Segn quien solicite la

La auditora INTERNA es una

Qu se entiende por auditora

Aquella que es realizada

Qu se entiende por auditora

Cul es el propsito de la auditora

Ayudar a entender a los responsables de los

Tambin es una fuente para identificar

Determinar si los resultados alcanzados

Identificar proceso y reas fuertes y dbiles

En la auditoria interna se verifica

Quines intervienen en la auditoria

Quin es el cliente en la auditoria

Responsabilidades del cliente

Definir los criterios de auditoria

Quin es el auditado en la auditoria

Quin es el auditado en la auditora

Responsabilidades del auditado

Quin es el auditor en la auditoria

Competente para llevar a cabo auditorias a

Quin es el auditor en la auditora

Pueden estar acompaados por:

Experto tcnico / Auditor en formacin / Observador

Quin es el auditor en la auditora

Auditor Lder o Auditor Principal

Competente para dirigir y efectuar

Responsabilidades del auditor

Recolectar y evaluar evidencia

Elaborar informe de auditora

Hacer seguimiento a acciones correctivas,

Seguir procedimiento definido y cumplir con el

Realimentar el proceso de auditora

Etapas de la evaluacin de auditores

Indicadores para la evaluacin de auditores

Fuente: ISO 19011:2002

Habilidades (Atributos personales)

Mente abierta: no tiene dificultad para lo

Diplomtico: tiene tacto para concertar con

Objetivo: basa sus conceptos en evidencias

Habilidades (Atributos personales)

Verstil: tiene la capacidad de entender y

Tenaz: persistente, enfocado en el logro de

Analtico: obtiene conclusiones oportunas

Confianza en si mismo: se expresa y acta

Fuente: ISO 19011:2002

El administrador del proceso de

Competencias del administrador

Conocimiento de la orientacin estratgica de la

Conocimiento y habilidades para elaborar el

Habilidad para conformar el equipo auditor,

Competencias del administrador

Habilidad para evaluar informacin e identificar