INTEGRANTES:

COMPI SAAVEDRA MARA RUBI

BRICEO
ASPAJO
JESSENIA
IVETH
FUENTES HERRERA LUZ DEYSI
ANAYA GASPAR ELENA YANETH
TERRONES DELGADO
YASIR
MESAC

DOCUMENTOS

INTRODUCCION
Los documentos contables nos permiten
dejar
constancia
de
todo
proceso
realizado por las empresas. Estas llevan el
control de todo lo que sucede, es decir, si
se compra, si se vende, llevan las cuentas
de todo.

DOCUMENTOS
CONTABLES
son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de lasoperacionesque se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizados y las disposiciones de laley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiadocontrolde todas
lasaccionesque se realizan en una compaa oempresa.
Sufuncines importante ya que en ellos queda precisada la
relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la
realizacin de algunaaccincomercialy por ende son el
elemento fundamental para la contabilizacin de talesacciones.

COTIZACION
La cotizacin es darle valor a un
bien, de esta manera se cotizan
los valores que participan en el
mercado burstil. Tambin se
cotiza el trabajo.
Precio registrado en una Bolsa
cuando se realiza una negociacin
de valores, o tambin expresin
de uso burstil para sealar el
valor de acciones y otros
instrumentos que se venden a
travs de bolsas de valores.
La primera acepcin de este
trmino hace referencia al
precio de equilibrio para un ttulo
en funcin de la oferta y la
demanda. Por otra parte, tambin
se utiliza este nombre para el
precio al que se ha realizado la
compra o la venta de un valor o
de una divisa en la bolsa, o en los
mercados monetarios.

PEDIDO
Es el documento que utilizan las empresas
para que a travs de l, los clientes
soliciten los artculos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado,
segn las necesidades de la empresa, el
original queda para la empresa
proveedora y la copia se entrega al
cliente para que pueda controlar su
pedido.

Dicho documento es emitido por la

empresa proveedora, con fines de control
interno dentro de su negocio.
Se

extiende por duplicado o triplicado el

original queda para la empresa
proveedora y las copias se entrega al
cliente para que pueda controlar su
pedido.

En este documento se indica la

cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicitan las
mercaderas en calidad de venta.

REMISION
Es un documento que se emplea en el
comercio para enviar las mercaderas
solicitadas por el cliente segn su Nota
de Pedido y este se encuentra impreso y
membretado, segn necesidad de la
empresa sirve para que el comercio
tenga testimonio de los artculos que han
entregado en las condiciones solicitadas
y aprobado por el departamento de
venta.

 Este

documento se extiende por

duplicado o triplicado segn la necesidad
de la empresa, por lo general es prctico
que sea un talonario con 3 copias una
queda en el talonario para la empresa
que vende, la otra es entregada al cliente
junto con las mercaderas; y la tercera es
devuelta con la firma de conformidad del
cliente, en el que certifica haber recibido
conforme.

 El

que emite es el remitente ya sea

persona natural o jurdica, el que
enva el bien.
El documento se debe emitir un
original y 3 copias.
El transportista est en la obligacin
de conservar una copia para
mantener una copia en archivo

Nombre de la Empresa
Nit

REMISIN

Sucursal

Nm:

Ciudad

Fecha

Nit

Razn Social

Vence:

Direccin
Telfono

Ciudad
F.Ped::

Fax

Referencia

Producto

Cant.:

Peso

Total

ORDEN DE COMPRA
.

La orden de compra (llamada nota de pedido)

es un documento que emite el comprador para
pedir mercaderas al vendedor,
indicando cantidad, detalle, precio, condiciones
de pago y muchas cosas ms
Requisitos [editar]
Lugar y fecha de emisin.
Nombre y nmero de orden del comprobante.
Nombre y domicilio del comprador y del
vendedor.
Nmero de C.U.I.T.; para Argentina; ingresos
brutos; fecha de inicio de actividades y
condicin frente al I.V.A. del emisor.

 Nmero

de C.U.I.T.; para Argentina y

condicin frente al I.V.A. del destinatario.
Detalle de las mercaderas solicitadas.
Condicin de pago y entrega.
Firma del comprador o encargado de
compras.
Datos de la empresa que imprime el
documento, habilitacin municipal, fecha
de impresin y numeracin de los
documentos impresos.
Debe aclararse que es un documento no
vlido como factura y colocar la letra "X".

Importancia
Al

comprador le sirve como constancia de

las mercaderas que solicit.
Al vendedor le sirve para preparar el
pedido y dar curso a la facturacin en
caso de ser aceptado.

NOTA DE PEDIDO
Es el documento que utilizan las
empresas, para que a travs de l,
los clientes soliciten los artculos
deseados.
Dicho documento es emitido por la
empresa proveedora, con fines de
control interno dentro de su negocio.

USO

Se extienden por duplicado o

triplicado, segn las necesidades de
la empresa, el original queda para la
empresa proveedora y la copia se
entrega al cliente para que pueda
controlar su pedido.
En este documento se indica la
cantidad, calidad, precio unitario y
condiciones en que se solicitan las
mercaderas en calidad de venta.

NOTA DE ENTRADA
Es

el documento oficial que

acredita el ingreso material y
real de un bien o elemento al
Almacn o Bodega de la entidad,
constituyndose as en el soporte
para legalizar los registros en
Almacn y efectuar los asientos
en Contabilidad.

OBJETIVO:

DOCUMENTAR EL INGRESO DE UN BIEN O

INSUMO AL ALMACEN DE LA DEPENDENCIA.

1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
CORRESPONDIENTE.
2. NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR.
3. DOMICILIO DEL PROVEEDOR.
4. FECHA DE INGRESO DE LOS BIENES O
INSUMOS AL ALMACEN.
5. NUMERO CONSECUTIVO QUE SE MANEJE PARA
EL CONTROL DE ENTRADAS DE BIENES O
INSUMOS AL ALMACEN.

6. NUMERO DE PEDIDO CORRESPONDIENTE.

7. NUMERO DE MODIFICACION AL PEDIDO,
EN SU CASO.
8. NUMERO DE LA REQUISICION U ORDEN
DE COMPRA QUE DIO ORIGEN AL PEDIDO.
9. NUMERO DE LA FACTURA QUE AMPARA
LOS BIENES E INSUMOS RECIBIDOS EN EL
ALMACEN.
10. NUMERO DE LA REMISION QUE AMPARA
LOS BIENES E INSUMOS RECIBIDOS EN EL
ALMACEN.
11. NUMERO DE CODIFICACION ASIGNADO
POR LA DEPENDENCIA A UN BIEN O
INSUMO DEL ALMACEN.

 12.

NOMBRE Y LAS ESPECIFICACIONES

DEL BIEN O INSUMO.
13. NUMERO DE BIENES O INSUMOS QUE
INGRESARON AL ALMACEN.
14. UNIDAD DE MEDIDA DEL BIEN O
INSUMO.
15. PRECIO UNITARIO DEL BIEN O
INSUMO.
16. IMPORTE DE LOS BIENES O INSUMOS.
17. NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE LA
PERSONA QUE RECIBIO EN EL ALMACEN
LOS BIENES O INSUMOS.
18. IMPORTE TOTAL DE LOS BIENES O
INSUMOS RECIBIDOS.

DE ENTRADA AL ALMACEN

el ingreso de alimentos al almacn, por

distintos conceptos y se emiten en la
recepcin de productos y por:
a) Ajuste de sobrantes de Inventario.
b) Alta de Alimentos.
Y por cualquier otro concepto que signifique
ingreso fsico o documentario de alimentos.
Para la emisin de este documento es
necesario que previamente se obtengan y
verifiquen los documentos auxiliares
requeridos (Gua de Remisin, Boletn de
Control de Calidad, etc.).

se formular en original y tres copias,

distribuidas
de la siguiente forma:
q Original, para remitir a la Unidad de
Contabilidad y Tesorera de la
Oficina de Administracin de la Sede
Central.
16
q 1ra. Copia, para el Proveedor o
Transportista.
q 2da. Copia, para el archivo de
Administracin de la Gerencia Local.
q 3ra. Copia, para el archivo del Almacn
de la Gerencia Local.

ORDEN DE PRODUCCION

La orden de produccin es el control

individualizado que se lleva a cada
pedido o trabajo que se esta elaborado,
es un sistema que puede utilizar las
empresas productoras de bienes o las
que se dedican a la prestacin de
servicios. Es un mtodo de acumulacin
de los costos que concentra los costos
de produccin en costos por trabajo.
Vamos a controlar masivamente por
procesos o de manera individualizada.

 Es

el procedimiento por rdenes de

Produccin es el conjunto de mtodos
empleados en el control de las operaciones
productivas, aplicable generalmente a
industrias que fabrican sus productos por
medio de ensamble, por lotes, donde es
posible separar los elementos del costo
directo (Material directo y Labor directa)con
produccin variada y con caractersticas de
los productos especificadas por el cliente,
costo tanto fluctuante, entre otras
caractersticas como: Puede reunir
separadamente cada uno de los elementos
del costo para cada orden de trabajo,
terminada o en proceso.

 Posibilita

lotificar y subdividir la
produccin por departamento de
planeacin de produccin y control
de inventarios. Proporciona mayor
exactitud en la determinacin de los
costos unitarios. El principal
inconveniente es el que resulta ms
oneroso, administrativamente, ya
que exige un gran trabajo para
obtener precisin en sus detalles.

 PEDIDO
Sirve

DE COMPROBANTE DE SALIDA

como documento fuente para

registrar las salidas de alimentos del
almacn, por distintos conceptos y se
emiten, adems por:
a) Ajuste de faltantes de Inventario.
b) Baja de Alimentos.
Y por cualquier otro concepto que
signifique salida fsica o documentaria de
Alimentos .

 Para

la emisin de este documento es necesario que

se obtengan y verifiquen los documentos auxiliares
requeridos (Orden de Despacho, Boletn de Control
de Calidad etc.) y se formular en original y cuatro
copias, distribuidas de la siguiente forma:

q Original, para remitir a la Unidad de Contabilidad y

Tesorera de la Oficina de Administracin de la Sede
Central.
q 1ra. Copia, para el beneficiario o Gerencia Local de
destino.
q 2da. Copia, para el archivo de Administracin de la
Gerencia Local.
q 3ra. Copia, para el archivo del Almacn de la
Gerencia Local.
q 4ta. Copia, para el rea de Proyectos de la Gerencia
Local (slo en el caso de distribucin secundaria)

Salida de Almacn.
El

concepto en la salida del

almacn, esto es que debes de
registrar toda salida que s haga
de t almacn ya que el
producto es tangible, algo que s
pude contar o contabilizar
econmicamente y es sujeto a
un inventario fsico.

 Ya

que el inventario o producto que

tengas tiene un valor para la empresa y
contra este fabricas o dejas de fabricar
por tener o no tener ese producto. Y esto
puede ser una inconformidad a los
clientes internos y/o finales.

Es

por eso que el concepto de Salida del

Almacn es muy importante registrarla,
as como la Entrada del Material al
Almacn.

 Es

el documento legal q identifica clara y

detalladamente la salida fsica y real de un
bien, cesando de esta manera y mediante
requisito probatorio, la responsabilidad por
la custodia, administracin, conservacin,
etc. Por parte del almacenista y quedando
en poder del funcionario.
Los comprobantes de salida deben tener la
sigte informacin bsica:
Logo y nombre de la entidad
Descripcin de la almacn
Nombre del comprobante y tipo de bien
Fecha y consecutivo

 Descripcin del movimiento

Responsable y numero de identificacin
Dependencia
Numero de solicitud
Observaciones
Categora contable

y fecha

a la que pertenece el

bien
Cdigo interno del inventario del almacn
del elemento a salir
Referencia interna del elemento
Nombre del bien

 Unidad de media
Cantidad
Valor de unidad
Valor total de unidad
Valor total de salida
Firma
Firma

del funcionario
del funcionario
que entrega

que recibe
del almacn

FACTURA
documentomercantil que refleja toda la
informacin de una operacin de compraventa. La
informacin fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de unproducto
o la provisin de unservicio, junto a la fecha de
devengo, adems de indicar la cantidad a pagar.
Adems, en la factura deben aparecer los datos
delexpedidory deldestinatario, el detalle de los
productos y servicios suministrados, los precios
unitarios, los precios totales, los descuentos y
losimpuestos.
Las facturas pueden ser de tres tipos:
Ordinarias: documentan la operacin comercial.
Rectificativas: documentan correcciones de una o
ms facturas anteriores, o bien devoluciones de
productos, envases y embalajes o comisiones por
volumen.
Recapitulativas: documentan agrupaciones de
facturas oalbaranes de entregade un perodo.
Para que esta factura tenga validez fiscal se han
de anular las anteriores.

FACTURA DE VENTA
Segn

el artculo 772 del Decreto 410 de

1971, Cdigo de Comercio Factura es un
ttulo valor que el vendedor o prestador del
servicio podr librar y entregar o remitir al
comprador o beneficiario del servicio.

Se

concepta como ventas, las operaciones

comerciales, mediante las cuales una empresa
transfiere a sus clientes, los bienes o servicios
que dispone para su comercializacin, se
considera que se ha realizado

una

venta, cuando se emite la

respectiva factura y el cliente
demuestra conformidad con el
negocio realizado y paga o se
compromete a pagar en un
determinado tiempo por este
concepto.

 La

IMPORTANCIA

factura de venta tiene importancia

como mecanismo de financiacin para el
micro, pequeo y mediano empresario.
Si el artculo que compramos se
encuentra defectuoso o el servicio que
nos brindaron no satisface nuestras
necesidades, con el comprobante de
pago se puede reclamar por ese mal
servicio que recibimos o que nos cambie
el artculo, es decir, con la facturas
puedes exigir que se respeten nuestros
derechos como consumidores.

REQUISITO DE VENTA DE
FACTURAS
a.

Estar denominada expresamente como factura de

venta.

b. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o

de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razn social y
adquirente de los bienes o servicios,
discriminacin del IVA pagado.

NIT del
junto con la

d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema

de numeracin consecutiva de facturas de venta.

 e.

Fecha de su expedicin.

f. Descripcin especfica o genrica de los

artculos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operacin.

h. El nombre o razn social y el NIT del

impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del

impuesto sobre las ventas.

 Pago

por cuotas de la factura. Contenido

Adicional. Cuando el pago haya de
hacerse por cuotas, las facturas
contendrn adems:

1.

Nmero de cuotas.

2. La fecha de vencimiento de las mismas.

3. La cantidad a pagar en cada una.

DOCUMENTOS EQUIVALESTES
A LA FACTURA DE VENTA
1.

Los tiquetes de mquina registradora.

2. Las boletas de ingreso a espectculos

pblicos
3. Los tiquetes de transporte.
4. Los recibos de pago de matriculas y
pensiones expedidos por establecimientos
de educacin reconocidos por el Gobierno.

5. Plizas de seguros, ttulos de

capitalizacin y los respectivos
comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades
fiduciarias, fondos de inversin,
fondos de inversin extranjera,
fondos mutuos de inversin, fondos
de valores, fondos de pensiones y de
cesantas.
7. Factura electrnica.

MAQUINA REGISTRADORA
a) Mquinas registradoras con sistema POS
Los documentos emitidos por esta clase de
mquinas deben cumplir los siguientes
requisitos mnimos:
1. Nombre o razn social y Nit del vendedor o
quien presta el servicio.
2. Nmero consecutivo de la transaccin.
3. Fecha de la operacin.

4. Descripcin de los bienes o

servicios.
5. Valor total de la transaccin.
b) Mquinas registradoras por
artculo (PLU) con departamentos
y mquinas registradoras por
departamentos.

FACTURA
ELECTRONICA
Una factura electrnica, tambin llamada
comprobante fiscal digital, es un
documento electrnico que cumple con
los requisitos legal y reglamentariamente
exigibles a las facturas tradicionales
garantizando, entre otras cosas, la
autenticidad de su origen y la integridad
de su contenido.

 La

factura electrnica es, por tanto, la

versin electrnica de las facturas
tradicionales en soporte papel y debe ser
funcional y legalmente equivalente a
estas ltimas. Por su propia naturaleza,
las facturas electrnicas pueden
almacenarse, gestionarse e
intercambiarse por medios electrnicos o
digitales.

 La

factura electrnica es un tipo de factura

que se diferencia de la factura en papel
por la forma de gestin informtica y el
envo mediante un sistema de
comunicaciones que conjuntamente
permiten garantizar la autenticidad y la
integridad del documento electrnico.

Los

requisitos legales respecto al

contenido mercantil de las facturas
electrnicas son exactamente las mismas
que regulan las tradicionales facturas en
papel.

Principales elementos de la expresin

impresa de una factura

1.Folios: Estos se solicitan por medio del sistema

Integral de Comprobantes Fiscales
2. Nmero de serie del certificado de sello digital
3. Cadena original: Contiene un resumen de
todos los datos del comprobante fiscal digital y
se sella al final de cada factura con la llave
probada y el certificado del emisor

4. Sello digital autorizado: Este sello

garantiza la integridad de la informacin y
que el emisor es quien dice ser, no
pudiendo negar su autora
* Este sello es vlido ante las autoridades
fiscales
5. Leyenda: "este documento es una
impresin de un comprobante fiscal digital"

BENEFICIOS

Oportunidad en la informacin, tanto en la

recepcin como en el envo.

Ahorro en el gasto de papelera.

Facilidad en los procesos de auditora.

Mayor seguridad en el resguardo de los

documentos.

Menor probabilidad de falsificacin.

Agilidad en la localizacin de informacin.

 Eliminacin

de espacios para almacenar

documentos histricos.

Procesos

administrativos ms rpidos y
eficientes.

El

control tributario se incrementa con la

factura electrnica, ya que permite un
mayor control del cumplimiento tributario
y simplificacin de la fiscalizacin.

CHEQUE

Documento bancario en el
que una persona autorizada
para extraer dinero de una
cuenta (por ejemplo, el
titular), extiende a otra
persona una autorizacin
para retirar una determinada
cantidad de dinero de su
cuenta sin que sea necesaria
su presencia.
Es una orden de pago pura y
simple (sin condicin alguna)
librada contra el banco en el
cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en
cuenta corriente bancaria, o
est autorizado para girar en
descubierto

LETRA DE
CAMBIO

documento de crdito
que sirve para respaldar
las
operaciones
comerciales realizadas
a plazos, la letra de
cambio es una orden de
pago escrita, por la cual
una persona llamada
deudor o cargo debe
pagar a su vencimiento
al
tenedor
del
documento.

LOS
PAGARES

Es un ttulo- valor de
circulacin y aparece
como forma impropia
del
contrato
de
cambio que contena
intereses.
Es un documento de
crdito al igual que
la letra de cambio,
con la promesa pura
y simple de pagar
una suma de dinero,
en un determinado
tiempo.

CONCLUSION
Se puede concluir que, el hombre desde tiempos
memorables se ha empecinado en llevar un control
exhaustivo de todos los movimientos financieros que
se ejecutan en sus pequeas, medianas o grandes
empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas
formas para lograr su fin.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de
contar y registrar datos financieros se desarrolla de
una manera ms simple y sencilla con el apoyo del
contador, pero, es preciso aclarar que se siguen
rigiendo por los principios establecidos para ejecutar
la contabilidad empresarial.