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PLANIFICACIN

Y CONTROL DE
PROYECTOS
PLANIFICACIN Y CONTROL DE
PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas,
parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un
resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo
para su finalizacin.

Planificacin y control de
proyectos

DIRECCIN DE PROYECTOS

Planificacin

Fases Programacin

Control
PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Determinacin Definicin del Determinar los Organizacin


de objetivos proyecto recursos necesarios del proyecto

Fases de un proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Secuencia de Programacin Asignacin de


actividades de recursos recursos

EJECUCIN DEL PROYECTO

CONTROL DEL PROYECTO

COSTES CALIDAD TIEMPO


Planificacin del Proyecto

Planificacin del proyecto

1.- Determinacin de objetivos


Resultado

Coste

Tiempo

2.- Definicin del proyecto


Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinacin de los recursos necesarios

4.- Organizacin del proyecto

Equipos de proyecto
ORGANIZACIN FUNCIONAL EQUIPO AUTNOMO Organizacin equipos de proyecto

DF DF DF DF DF DF
DF = Director funcional
DP = Director de proyecto
I+D FAB MAR I+D FAB MAR E = Enlace funcional
I+D = Dpto. I+D
FAB = Dpto. Fabricacin
MAR = Dpto. Marketing

DP
E E E

ORGANIZACIN MATRICIAL ORGANIZACIN MATRICIAL ORGANIZACIN MATRICIAL


EQUIPO INFLUYENTE EQUIPO POCO INFLUYENTE EQUILIBRADA

DF DF DF DF DF DF DF DF DF

I+D FAB MAR I+D FAB MAR I+D FAB MAR

DP E E E DP E E E DP E E E
Programacin y control del
proyecto Programacin y control del proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO


Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas
actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre
las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima

Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT

CONTROL DEL PROYECTO

Coste

Calidad

Tiempo
Planificacin, programacin y
control del proyecto

Planificacin del proyecto:


Estimaciones de tiempo y coste.
1. Establecer los objetivos.
Presupuestos.
2. Definir el proyecto.
Planos de ingeniera.
3. Establecer necesidades a las
Diagramas de los flujos de caja.
actividades del proyecto previstas.
Detalles de la disponibilidad de material.
4. Organizar el equipo.
Programacin del proyecto:
1. Asignar recursos a las CPM/PERT.
actividades especficas. Diagramas Gantt.
2. Relacionar actividades entre s. Diagramas Milestone.
3. Poner al da y revisar sobre una base regular. Programas de flujo de caja.

Control del proyecto:


Informes:
1. Vigilar los recursos, costes, calidad y
Presupuestos.
presupuestos.
Actividades retrasadas.
2. Revisar y cambiar los planes.
Actividades con margen.
3. Variar los recursos para responder a demandas.

Antes del proyecto Durante el proyecto


Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
Grficas Gantt A.- GRFICAS GANTT

Fecha actual
(15 de Julio)
INVESTIGACIN DE MERCADOS

DESARROLLO DEL CONCEPTO

TESTS DE VIABILIDAD

DISEO PRELIMINAR

DISEO DEL PROCESO

FABRICACIN DE PROTOTIPOS

PRUEBAS DE MERCADO

DISEO FINAL

LANZAMIENTO

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Tiempo (meses)
Tcnicas de planificacin y
control de proyectos
B.- MTODO DEL CAMINO CRTICO (CPM) Mtodo del camino crtico (CPM)

ETAPAS

1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas


actividades.
2.- Calcular los tiempos de cada actividad.
3.- Calcular la holgura de cada actividad.
4.- Determinar el camino o caminos crticos.
Tcnicas de planificacin y
control de proyectos Mtodo PERT

c.- MTODO pert

Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista

Tiempo normal o ms probable

Tiempo optimista

2
t0 4 tm t p t p to
te y t
2

6 6
Tcnicas de planificacin y
control de proyectos Mtodo PERT

c.- MTODO pert

Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista

Tiempo normal o ms probable

Tiempo optimista

2
t0 4 tm t p t p to
te y t
2

6 6
PERT y CPM

Tcnicas de red.
Ambas elaboradas en los aos cincuenta:
CPM por DuPont para plantas qumicas.

PERT por la marina de Estados Unidos para los

misiles Polaris.
Consideran las relaciones de precedencia y las
interdependencias.
Cada una estimaciones diferentes respecto a la
duracin de cada actividad.
PERT y CPM

Estas dos tcnicas pueden responder a las


siguientes preguntas:
Est el proyecto dentro de lo programado, por delante de
lo programado o tiene un retraso considerable a lo
programado?
Se ha gastado ms o menos dinero de la cantidad
presupuestada?
Hay suficientes recursos disponibles para acabar el
proyecto a tiempo?
Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se
haba programado, cul es el mejor modo de conseguirlo
al mnimo coste?
PERT y CPM

Estas dos tcnicas siguen seis pasos bsicos:


Definir el proyecto y todas sus actividades o
tareas importantes.
Desarrollar las relaciones entre las actividades:
decidir qu actividades deben preceder y cules
deben seguir a las otras.
Dibujar la red que conecta todas las actividades.

Asignar las estimaciones de duracin y coste a


cada actividad.
Calcular el camino de mayor duracin de la red.
ste es el denominado camino crtico.
Utilizar la red para ayudar a planificar, programar,
seguir y controlar el proyecto.
RED

Proyecto: obtener una licenciatura en ciencias


Recibir ttulo
Matricularse
Asistir a clase,
estudiar, etc.
1 4 aos
2

Actividad
Suceso (Nodo) Suceso (Nodo)
(Flecha)
Relaciones entre las actividades

2
A
1
B
A y B pueden aparecer de
3
forma conjunta
Relaciones entre las
actividades

A debe haberse
realizado antes de que C
y D puedan comenzar 2 D

A
C
1 4
B
3
Relaciones entre las
actividades

2 D

A
C
1 4
E
B
3 B y C deben haberse
realizado antes de que E
pueda comenzar
Actividades ficticias

Las actividades se definen por los


sucesos iniciales y finales.
Ejemplo: Actividad 2-3.
Cada actividad debe tener un nico par
de sucesos iniciales y finales.
De otra forma, los programas de computador
tendran problemas.
Las actividades ficticias mantienen una
gran importancia.
No consumen tiempo, ni recursos.
Ejemplo de actividad ficticia

Incorrecta 2-3
1-2 3-4
1 2 3 4
2-3
Correcta
1-2 2-4 4-5
1 2 4 5
2-3
3 3-4: Actividad ficticia
Duracin de las actividades de
PERT
3 estimaciones de duracin:
Duracin optimista (a).
Duracin ms probable (m).

Duracin pesimista (b).


Siguen la distribucin de probabilidad
beta.
Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b - a)2/6
Anlisis del camino crtico

Ofrece informacin sobre la actividad:


Fecha ms temprana (ES) y ms tarda (LS) de

inicio.
Fecha ms temprana (EF) y ms tarda (LF) de

finalizacin.
Tiempo de holgura (S): retraso permitido.

Identifica el camino crtico.


Camino ms largo en la red.

Se puede finalizar el proyecto en el menor tiempo.

Cualquier retraso en las actividades del camino

crtico retrasara el proyecto.


Las actividades del camino crtico tienen un tiempo

de holgura igual a cero.


Pasos para calcular la fecha de comienzo
y finalizacin ms temprana

Comenzar por las actividades iniciales hasta las


actividades finales.
ES = 0 para las actividades que comienzan.
ES es la fecha comienzo ms temprana.

EF = ES + duracin de la actividad.
EF es la fecha de finalizacin ms temprana.

ES = EF mxima de todas las actividades


predecesoras que no han comenzado.
Pasos para calcular la fecha de comienzo y
finalizacin ms tarda

Comenzar por las ltimas actividades hacia las


iniciales.
LF = EF mxima para actividades que finalizan.
LF es la fecha de finalizacin ms tarda; EF es el

la fecha de finalizacin ms temprana.


LS = LF - Duracin de la actividad.
LS es la fecha de comienzo ms tarda.

LF = LS mnima de todas las actividades


sucesoras que no han finalizado.
Camino crtico en la red

Realizar diseo
Verter cemento e de interiores
instalar la estructura 2
3 sem.
6 sem. Tejado
1 2 sem. 4
3 sem.
Comprar 3 Ajardinamiento
arbustos, etc. 4 sem.

El camino crtico es el camino ms largo: 12 semanas.


Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y
finalizacin ms temprana

Proyecto de la construccin de una casa


1 1 1
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
1-2 Cimientos y estructura
1-3 Comprar arbustos
2-3 Tejado
2-4 Diseo de interiores
3-4 Ajardinamiento
Diagrama de Gantt: fecha de
comienzo y finalizacin ms tarda

Proyecto de la construccin de una casa


1 1 1
Actividad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
1-2 Cimientos y estructura
1-3 Comprar arbustos
2-3 Tejado
2-4 Diseo de interiores
3-4 Ajardinamiento
Duracin del proyecto

Utilizada para obtener la


Duracin del proyecto
probabilidad de la
estimada (T): finalizacin del proyecto
Suma de las actividades del
camino crtico, t
Varianza del proyecto (V):
Suma de las varianzas de
las actividades del camino
crtico, v
Ejemplo de probabilidad de
finalizacin de PERT
Supongamos que es un
diseador de proyectos de
General Dynamics. El
proyecto de un submarino
1995
tiene una duracin de Corel Corp.

finalizacin estimado de 40
semanas, con una desviacin
estndar de 5 semanas. Cul
es la probabilidad de finalizar
el submarino en 50 semanas
o menos?
Conversin a la variable
estndar

X - T 50 - 40
Z = = = 2 ,0
s 5
Distribucin normal Distribucin estndar normal

s =5 sZ = 1

T = 40 50 X mz = 0 2,0 Z
Obtencin de la probabilidad

Tabla de la probabilidad estndar


normal

Z 0,00 0,01 0,02

0,0 0,50000 0,50399 0,50798 sZ =1


: : : :
2,0 0,97725 0,97784 0,97831 0,97725
2,1 0,98214 0,98257 0,98300 mz = 0 2,0 Z
Probabilidades en conjunto
Figura 16.9

Actividad 5-6 Actividad 2-4


(t = 9) (t = 16)
Coste Coste
600$

3.000$
500$

400$ 2.000$

300$ 1.000$

Duracin Duracin
(semanas) (semanas)
Ventajas de PERT/CPM
Se utilizan en varias etapas de la direccin de proyectos.
No son complejos matemticamente.
Utilizan representaciones grficas.
Proporcionan un camino crtico y tiempo de holgura.
Proporcionan documentacin del proyecto.
Sirven para controlar los costes.
Las redes creadas proporcionan valiosa documentacin del
proyecto y sealan grficamente quin es el responsable de las
diferentes actividades.
Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias.
Se utilizan para controlar no slo programas, sino tambin
costes.
Limitaciones de PERT/CPM
Las actividades deben estar definidas de forma clara,
independientes y estables.
Se deben especificar las relaciones de precedencia.
Las duracin de las actividades (PERT) siguen la distribucin de
probabilidad beta.
Estimaciones de duracin subjetivas.
Demasiado nfasis en el camino crtico.
No es posible asumir independencia entre las actividades del
proyecto.
Su utilizacin de complica cuando se inician actividades antes de
concluir la actividad precedente.
Difcil definicin el comienzo y la finalizacin de un actividad.
Excesiva subjetividad en la estimacin de las duraciones de cada
actividad
Uso de la distribucin beta y las frmulas simplificadas utilizadas