Administracin

Una perspectiva
global
Harold Koontz
Heinz Weihrich
12a. Edicin
El proceso bsico de control
El proceso bsico de control implica tres
pasos:
Establecimiento de normas
Las normas son sencillamente criterios de desempeo
Medicin del desempeo
La medicin del desempeo con base en normas debe
realizarse idealmente con fundamento en la previsin
Correccin de desviaciones
Es el punto donde el control puede concebirse como
parte del sistema total de administracin y ponerse en
relacin con las dems funciones administrativas
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
comparativa
Tipos de normas de puntos crticos
Normas fsicas
(benchmarking
Normas de costos )
Normas de capital
Normas de ingresos
Normas de programas
Normas intangibles
Metas como normas
Planes estratgicos como puntos de control
para el control estratgico
Benchmarking
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
comparativa
Normas fsicas
Son medidas no
(benchmarking)
monetarias
comunes en el nivel
operativo, en el
cual se usan
materiales, se
emplea fuerza de
trabajo, se prestan
servicios y se
producen bienes
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
Normas decomparativa
costos
Son medidas
(benchmarking)
monetarias
comunes, como las
normas fsicas en el
nivel operativo
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
Normas de comparativa
capital
(benchmarking
Tienen )
que ver con el capital invertido
en la empresa ms que con los costos
de operacin
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
Normas de comparativa
ingresos
(benchmarking
Son resultado de la atribucin)de
valores monetarios a las ventas
Pueden incluir normas como ingresos,
ventas promedio
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
Normas decomparativa
programas
(benchmarking
A un administrador )
se le puede
encomendar la ejecucin de:
Un programa de presupuesto variable
Un programa para el seguimiento
formal del desarrollo de nuevos
productos
Un programa para la elevacin de la
calidad de la fuerza de ventas
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
comparativa
Normas intangibles
(benchmarking
Las normas ) medidas
no formuladas con
fsicas y monetarias son ms difciles de
establecer
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
Metas como comparativa
normas
Dada (labenchmarking )
actual tendencia de las
empresas mejor administradas a
establecer toda una red de metas
verificables cualitativas o cuantitativas
en todos los niveles de la
administracin, las normas intangibles
se hallan en disminucin
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
comparativa
Planes estratgicos como puntos de
control(para el control estratgico
benchmarking )
El control estratgico comprende la
vigilancia sistemtica de puntos de
control estratgicos, as como la
modificacin de la estrategia de una
organizacin con base en esta
evaluacin
 Puntos crticos de control,
normas y evaluacin
comparativa
Benchmarking
(benchmarking
El benchmarking ) para el
es un mtodo
establecimiento de metas y medidas de
productividad con base en las mejores
prcticas de la industria
Los tres tipos de benchmarking:
Estratgico
Operativo
Administrativo
El control como sistema de
retroalimentacin
El control administrativo suele ser
considerado como un sistema de
retroalimentacin similar al que opera en
el termostato domstico comn
Informacin en tiempo real
y control
La informacin en tiempo real consiste en lo
que ocurre en el momento mismo
En ciertas reas es posible recopilar
informacin en tiempo real que permite
medir el desempeo
 Control con correccin
anticipante
Lo que los administradores necesitan para
un control eficaz es un sistema que les
indique con tiempo emprender acciones
correctivas
El control anticipante en los sistemas humanos
Sistemas con control anticipante contra
sistemas de retroalimentacin
La correccin anticipante en la administracin
Requisitos del control con correccin
anticipante
 Control con correccin
anticipante
El control anticipante en los
sistemas humanos
Existen muchos ejemplos de control
anticipante en los sistemas humanos
Un automovilista
Un cazador
 Control con correccin
anticipante
Sistemas con control anticipante contra sistemas de
retroalimentacin
Los sistemas con correccin anticipante vigilan los insumos
de un proceso para comprobar si responden a lo planeado.
De no ser as, se operan cambios en los insumos, o quiz en
el proceso, para obtener los resultados deseados
 Control con correccin
anticipante
La correccin
anticipante en la
administracin
El sistema de
planeacin de
inventario puede dar
una idea de lo que
significa la
correccin
anticipante para el
control
administrativo
 Control con correccin
anticipante
Requisitos del control con correccin
anticipante
Realizacin de un exhaustivo y cuidadoso anlisis
del sistema de planeacin y control, e identificacin
de las variables de insumos ms importantes
Elaboracin de un modelo del sistema
Actualizacin permanente del modelo
Recoleccin regular de datos sobre las variables en
los datos de los insumos reales respecto de los
insumos planeados
Realizacin de acciones
 Control del desempeo
general
Muchos controles generales de la empresa
son financieros
Cada vez es ms comn que planeacin y
control sean tratados como sistemas
interrelacionados
Existen muchas razones para el control del
desempeo general
Las medidas financieras tambin condensan,
en calidad de comn denominador, la
operacin de muchos planes
 Control de prdidas y
ganancias
Naturaleza y propsito de los controles de
prdidas y ganancias
Debido a que el estado de prdidas y ganancias
es un registro de la totalidad de los ingresos y
egresos de un periodo determinado, se trata en
realidad de una sntesis de los resultados de las
operaciones de la empresa
Limitaciones del control y prdida de ganancias
Control por medio del rendimiento sobre la
inversin (ROI)
La tcnica de control que mide el xito tanto
absoluto como relativo de una compaa (o unidad
de sta) calcula la relacin entre las ganancias y la
inversin de capital
 Control burocrtico y de
clanes
El control burocrtico se caracteriza
por el uso generalizado de reglas,
regulaciones, polticas,
procedimientos y autoridad formal
El control de clanes se basa en
normas, valores compartidos,
conducta esperada y otras variables
culturales
 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste preciso de los controles a planes y puestos
Ajuste preciso de los controles a los
administradores en lo individual
Certeza de que los controles sealan excepciones
en puntos crticos
Bsqueda de objetividad en los controles
Garanta de flexibilidad de los controles
Ajuste del sistema de control a la cultura
organizacional
Economa de los controles
Establecimiento de controles que inducen
acciones correctivas
 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste preciso de los controles a
planes y puestos
Todas las tcnicas y sistemas de control
deben ser un reflejo de los planes para
cuyo seguimiento se les dise
Los controles tambin deben reflejar la
estructura de la organizacin, en la que
se seala quin es responsable de la
ejecucin de los planes y de las anomalas
en su realizacin
 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste preciso de los controles a los
administradores en lo individual
Los controles tambin deben ser
ajustados a cada administrador en lo
individual
Nadie confa en algo que no puede
comprender
 Requisitos para controles
eficaces
Certeza de que los controles sealan
excepciones en puntos crticos
El control eficaz requiere que los
administradores pongan especial
atencin en las cosas ms importantes
Uno de los medios ms importantes para
ajustar los controles a la medida de las
necesidades de eficiencia y eficacia es
cerciorarse de que se les ha diseado
para sealar excepciones
 Requisitos para controles
eficaces
Garanta de flexibilidad de los
controles
Para que los controles mantengan su
eficacia a pesar de fracasos o cambios
inesperados en los planes, deben ser
flexibles
Los controles deben seguir siendo
funcionales ante la posibilidad de
cambios en los planes, circunstancias
imprevistas o rotundos fracasos
 Requisitos para controles
eficaces
Ajuste del sistema de control a la
cultura organizacional
Para ser ptimamente eficaz, todo
sistema o tcnica de control debe
ajustarse a la cultura de la organizacin
 Requisitos para controles
eficaces
Economa de los controles
Los controles deben justificar su costo
Un sistema adecuado revelar dnde
estn ocurriendo fallas y quin es el
responsable de ellas, y garantizar la
aplicacin de acciones correctivas
 Requisitos para controles
eficaces
Establecimiento de controles que
inducen acciones correctivas
Un sistema adecuado revelar dnde estn
ocurriendo fallas y quin es el responsable
de ellas, y garantizar la aplicacin de
acciones correctivas
El control slo se justifica si las desviaciones
respecto de los planes se corrigen por medio
de una planeacin, organizacin, integracin
de personal y direccin adecuada