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COMO FAZER UMA BOA

AUDITORIA
Auditoria

Definies
Processo sistemtico, documentado e independente
para obter evidncias de auditoria e avali-las
objetivamente para determinar a extenso na qual os
critrios de auditoria so atendidos.

Qualidade e Meio Ambiente


ISO 19011
Auditoria

Definies
BS 8800
Exame sistemtico e independente, sempre que possvel, para
determinar se as atividades e os resultados correlatos esto de
acordo com as disposies planejadas e se estas esto
efetivamente implementadas e so adequadas para atingir a poltica
e os objetivos da organizao.

OHSAS 18001
Exame sistemtico para determinar se as atividades e os resultados
correlatos esto de acordo com as disposies planejadas e se
estas esto efetivamente implementadas e so adequadas para
atingir a poltica e os objetivos da organizao
Auditorias em Sistemas
de Gesto
Atividades Sistemticas Atividades Independentes

Detectar vcios No pertencer rea auditada


Avaliar degradao Ter mente aberta
Critrios de auditorias adotados

Eficcia (O que fazer)


Eficincia (Como fazer)

As Auditorias . . .

Verificam Conformidade
Avaliam controles (diferentes de inspeo)
No possuem carter punitivo
Constituem processo amostral
IDIAS E CONCEITOS COMUNS PARA
AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
E BS 8800

Auditor - Pessoa com competncia para realizar uma auditoria.

Cliente da Auditoria - Organizao ou pessoa que solicita uma auditoria.

Auditado - Organizao que est sendo auditada.

Constatao de Auditoria - Resultados da avaliao de evidncias de


auditoria coletada e comparada com os critrios de auditoria.

Evidncia de Auditoria - Registros, apresentao de fatos ou outras


informaes pertinentes aos critrios de auditoria, e verificveis.

Critrio de auditoria - Conjunto de polticas, procedimentos ou


requisitos.
ATRIBUIES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA
ZELAR PELA QUALIFICAO DO GRUPO

DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO

PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA

CONDUZIR REUNIES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO


RESOLVER IMPASSES CRTICOS

FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO

ATENDER TODAS AS ATRIBUIES DO AUDITOR


AUDITOR
ZELAR PELA SUA QUALIFICAO

PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NO CONFORMIDADES

SER IMPARCIAL E OBJETIVO

ESCLARECER DVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS

MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A TICA


ATRIBUIES DAS PARTES
ENVOLVIDAS NA AUDITORIA

AUDITADO
COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA

COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR

DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAO

FACILITAR O ACESSO S FUNES, REAS E INFORMAES PERTINENTES

PROVIDENCIAR AS AES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABVEIS


CLIENTE DA AUDITORIA
DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA

DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITRIOS DE AUDITORIA

DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)

RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AES CABVEIS


Tipos de Auditoria

Finalidade
Auditoria de adequao ou conformidade

Interao entre as partes


Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes

Objeto de auditoria
Processo, produto ou sistema
Etapas das Auditorias

PLANEJAMENTO PREPARAO CONDUO RELATO

* ESCOPO * ESTUDO DOS DADOS * REUNIO DE ABERTURA * VERBAL


* OBJETO * LISTAS DE VERIFICAO * EXECUO * DOCUMENTADO
* OCASIO * NOTIFICAO * REUNIO DE ENCERRAMENTO
* CRITRIOS DE
AUDITORIA

AO PREVENTIVA / CORRETIVA AVALIAO DA EFETIVIDADE AVALIAO DAS AUDITORIAS

* REA AUDITADA * NOVA AUDITORIA * GRUPO AUDITOR


* CONSENSO * ENVIO DE DOCUMENTOS / * AUDITADO
REGISTROS

SISTEMTICO
PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

ESCOPO
Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor lder e
consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e
recursos

OBJETIVO
Pode ser conformidade da documentao (auditoria de adequao)
e/ou conformidade da implementao (auditoria de conformidade)

CRITRIOS DE AUDITORIA
Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado
PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS

GRUPO AUDITOR
Designado considerando-se

Critrios de auditoria
Tipo de organizao e processos
Capacidade de comunicao
Requisitos legais aplicveis

OCASIO
Definida considerando-se

Alteraes no sistema de gesto


Requisitos legais
Aes corretivas e preventivas
Preparao para a Auditoria
CONTATOS COM O AUDITADO
* SOLICITAO DE DOCUMENTOS
(CONFIDENCIALIDADE) VISITAS S INSTALAES
* CONFIRMAO DOS PARME- * SE NECESSRIO E VIVEL
TROS PLANEJADOS

ATIVIDADES A
REALIZAR

GRUPO AUDITOR
* DISTRIBUIO DE TAREFAS PELO LDER DE EQUIPE
DA AUDITORIA
* CONFECO DA AGENDA DA AUDITORIA
* PREPARAO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO
EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAO

Lista de Verificao
rea: Produo (PD) Responsvel: Paulo Roberto Entrevistado: Pedro

Data: 20/09/05 Auditor: Joo Marcos Pg.: 01/06

Referncia Objeto de Auditoria Observaes


ISO 9001 / 6.3 e PRQ- Verificar a definio dos equipamentos A definio no considera as
09, rev. 01, item 5.3. crticos de processo para a qualidade e utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03
aprovao do plano de manuteno. de 10/06/05 no est aprovado.
ISO 14001 / 4.4.6 e Verificar a coerncia entre os impactos
PRA-06, rev. 03, item ambientais significativos e os equi-
3.2. pamentos que recebem manuteno OK
preventiva e a aprovao e distribuio do
plano de manuteno.
OHSAS 18001 / 4.4.6 e Verificar como est estabelecida a interface Plano em modificao, no estando
PRS-10, rev. 00, itens entre a anlise de risco e os controles disponvel a verso antiga (R-08 de
3.5 e 3.6. (medidas pr-ativas e rea-tivas) para a 05/07/05).
manuteno.
CONDUO DAS AUDITORIAS

ETAPAS NA CONDUO DE AUDITORIAS

Reunio de abertura
Visita s instalaes
Conduo da auditoria
Reunies parciais com o auditado
Reunio de encerramento
REUNIO DE ABERTURA

Apresentao dos auditores

Nas auditorias internas, muitas vezes dispensvel

Confirmao do panejamento

Escopo, objetivo e critrios de auditoria

Confirmao da agenda

Alteraes devem ser feitas, se necessrio

Confirmao dos arranjos administrativos

Transporte, almoo, sala de reunio e etc.


REUNIO DE ABERTURA

Confirmao dos contatos

Auditados e demais envolvidos


Guia de auditoria
Interferir, se necessrio
Conhecer objeto e critrios de auditoria
No auditado (a princpio)

Caractersticas principais

Coordenada pelo auditor lder


Rpida e objetiva
Confirmao de parmetros
Esclarecimento de dvidas
CONDUO DA AUDITORIA

Visitar as instalaes

Se necessrio, antes da conduo da auditoria


Apenas observar. Interferir em situaes de risco
Coletar evidncias por meio de

Entrevistas, documentos, registros e observaes de atividades


Realizar amostragem

Aleatria e em quantidade suficiente


Utilizar documentos de trabalho

Listas de verificao (diretriz)


Realizar anotaes necessrias e reportar eventuais no
conformidades na hora (verbalmente, pelo menos)
CONDUO DA AUDITORIA

Utilizar tcnicas de rastreamento

Direto (trace forward), inverso (trace back) e/ou aleatrio


(trace random)

Interferir o mnimo possvel

Solicitar permisso

Gerenciar o tempo da auditoria

Alterar agenda, se necessrio, em comum acordo com o


auditado
Reunies parciais com
o auditado
Objetivo: consolidar os resultados da auditoria
Envolver os auditados do dia (no mnimo)
Realiz-la ao trmino do dia ou no incio do dia seguinte
Reportar eventuais no conformidades ou observaes

> Facilita a reunio de encerramento


> Reunies semelhantes podem ser feitas apenas com auditores
REUNIO DE ENCERRAMENTO

Reapresentao dos auditores

Se necessrio, quando estiverem presentes pessoas que no


estavam na reunio de abertura
Agradecimentos ao auditado

Cooperao e tempo dedicado, por exemplo


Reconfirmao do planejamento

Escopo, objetivo e critrios de auditoria


Reconfirmao da agenda

Destacar eventuais alteraes


Apresentao dos pontos de maior preocupao e positivos

Resumidamente
REUNIO DE ENCERRAMENTO

Entrega dos relatrios individuais de no conformidade

Se previsto no procedimento de auditoria ou outro


procedimento. Caso contrrio, acordar prazo.

Esclarecimento de dvidas,

Se existirem

Caractersticas principais

Coordenada pelo auditor lder


Rpida e objetiva
Confirmao de parmetros
Esclarecimento de dvidas
RELATO DE AUDITORIA

* RELATO VERBAL
AO CONSTATAR UMA NO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUO
DA AUDITORIA
AO REALIZAR REUNIES PARCIAIS COM O AUDITADO
AO REALIZAR A REUNIO DE ENCERRAMENTO

* RELATO DOCUMENTADO
NO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS
CONCLUSO FINAL
RELATRIOS ENTREGUES AO AUDITADO
INDIVIDUAIS DE NO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS
GERENCIAL COM CONCLUSO FINAL

* CARACTERSTICAS PRINCIPAIS
CONFIDENCIALIDADE
PRAZO DE ENTREGA DO RELATRIO: O MAIS RPIDO POSSVEL
Relatrio Individual de NC
Data: / / Padro: Item / Procedimento: N:
Auditor/Emitente: Auditado:
1 Constatao:

Dimenso: Qualidade Meio Ambiente SSO


2 Pertinente? Sim Comentrios:
No

3
Anlise Severidade
Menor Maior
F Espordica Negligvel Marginal
r
e Sistemtica Importante Catastrfica
q
Disposio:
4 Causa Raiz: Responsvel: Data: / /

6 Ao Corretiva: Responsvel: Data: / /

7 Acompanhamento: Responsvel: Data: / /

8 Ao Corretiva Eficaz? Sim No Evidncias:

Responsvel: Data: / /
9 Procedimento modificado? Sim No Procedimento Alterado:
Modificaes:
Aes Corretivas e Preventivas nas Auditorias

NO CONFORMIDADES

REAIS POTENCIAIS

AO CORRETIVA AO PREVENTIVA

> Identificar a causa


> Propor soluo AUDITADO
> Implementar soluo

AUDITOR > Avaliar efetividade


Avaliao da efetividade das aes preventiva e corretiva

* RESPONSVEL
LDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO

* FORMA DE AVALIAO
NOVA AUDITORIA
ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LDER
ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LDER
PRXIMA AUDITORIA

* FORMA DE DOCUMENTAO
RELATRIO INDIVIDUAL DE NO CONFORMIDADE
RELATRIO GERENCIAL (CONCLUSES)
QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES
REQUISITOS BSICOS
Formao acadmica, superior ou tcnica, apropriada atividade, produto ou servio associado ao sistema de
gesto.

Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organizao ou entidade auditora (por exemplo,
CREA, CRA etc).

Formao especfica em tcnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificao como auditor por entidade
especfica ou conforme a necessidade.

Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados.

Conhecimento e aplicao de um cdigo de tica ou outras diretrizes especficas.

Conhecimento de disciplinas contbeis e sistemas de custeio

Conhecimento de tcnicas de planejamento e investigao e resoluo de problemas.

Experincia em todas as etapas do processo de auditoria.

Conhecimento de tcnicas estatsticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gesto.

Conhecimento da cultura da organizao, o que abrange as suas estratgias de negcios, seus hbitos,
comportamentos, atitudes e crenas, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a
melhoria contnua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria.

Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relao com o intercruzamento de fatores como custos,
comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingncias, paradigmas, poder, status, comunicao,
tempo e recursos.

Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistncia entre a poltica, os objetivos, as


metas e o contedo do programa documental que constitui os sistema.
QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE
- ISO 19011 e outras referncias -

Conhecimento das normas aplicveis ao sistema de gesto da qualidade (ISO 9001, por exemplo),
bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc).

Conhecimento de tcnicas especficas de custeio da qualidade.

Conhecimento de tcnicas estatsticas aplicveis a inspees por amostragem, projetos de


experimentos, confiabilidade, controle estatstico de processo e outros tpicos aplicveis da
estatstica descritiva e inferencial.

Certificaes de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade,


gestor da qualidade e outras que possam ser necessrias, dependendo da organizao ou
entidade auditora.

Conhecimento de tcnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e


ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo).

Conhecimento de legislao associada a requisitos especficos da qualidade e aplicveis


atividade, produto ou servio submetido auditoria.

Conhecimento de tcnicas modernas destinadas melhoria da produtividade, tais como Kan Ban,
JIST e TPM dentre outras.
QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTO AMBIENTAL
- ISO 19011 e outras referncias -
Conhecimento da cincia e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e
impactos ambientais e a respectiva consolidao dos mesmos em objetivos e metas;

Conhecimento de legislaes e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condies de licenas,


limites estatutrios, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanas potenciais na
legislao, compensaes, reclamaes e processos judiciais.

Conhecimento de sistemas de gesto ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem


ser realizadas, tais como ISO 14001; e

Conhecimento de como avaliar resultados de balanos de massa, de energia e de momento, o que


implica coerncia do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relao ao
mundo real.

Viso de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamaes,


pesquisas de mercado e de satisfao, meios de comunicao para reporte e auditorias
extrnsecas destas partes na organizao.

Anlises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e
avaliem a criticidade ou significncia destes efeitos em relao magnitude ou seriedade das
consequncias de ocorrncia e probabilidade de ocorrncia, ou de outro modo que classifiquem
tais efeitos em relao sua torelabilidade em relao a limites pr-estabelecidos.

Conhecimento de fatores tecnolgicos, o que significa, dentre outros, nveis de pico, toxidade,
sensibilidade de receptores, taxa de degradao, solubilidade, volatilidade, poder de absoro,
hidrlise e fotlise, reaes secundrias, bioacumulao e microbiologia.
QUALIFICAO TCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTO BS 8800/OHSAS 18001

Conhecimento da cincia da ergonomia e da engenharia de fatores humanos,


particularmente da avaliao da habilidade de vigilncia humana em condies de
"stress" varivel, de cansao face a situaes de tarefas simplrias e repetitivas, bem
como dos efeitos das condies ambientais de rudo, vibrao, odor, poeira,
temperatura e outras.

Conhecimento e capacitao para interpretar anlises de risco e/ou de situaes de


perigo no campo da segurana e da sade ocupacional, com ou sem a incluso de
avaliao probabilstica e de criticidade formais

Conhecimento e capacitao para interpretar a legislao, os regulamentos, as normas


e/ou os acordos formais aos quais a organizao auditada se subscreve ou deve se
submeter no campo da segurana e da sade ocupacional.

Conhecimento para avaliar fatores econmicos que impactam recursos, ganhos e


perdas realizadas pelo sistema.

Conhecimento e capacitao para verificar os meios tecnolgicos e os resultados de


medio da sade e de proteo da integridade ser humano, do meio ambiente
prximo e das instalaes, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de nveis
operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposio, sobre a sade e sobre a
integridade fsica do ser humano e das instalaes.

Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nvel da


organizao caso detecte-se desobedincia legislao, regulamentos, normas ou
acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescries de
normas que regem o desempenho da auditoria em curso.
PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES
CARACTERSTICAS BSICAS - SISTEMA GENRICO

Boas maneiras para se dirigir s pessoas e expor suas idias, afinal o auditor est conduzindo a
auditoria na "casa do auditado".

Integridade, tratando as informaes com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e


habilidade para comunicao verbal, escrita e fsica, bem como para perceber e entender o contexto
dentro do qual a auditoria est sendo conduzida.

Habilidade para saber ouvir, com pacincia e real interesse, e para se expressar demostrando confiana,
segurana e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos tcnicos e
experincia no trato das pessoas.

Independncia de idias e de esprito, isento de paradigmas e pr-julgamentos que possam


comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre assero e avaliao.

Organizao na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado


e liderana, se auditor lder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe.

Persistente, curioso e determinado na investigao e julgamento justo, habilidades analticas e


tenacidade, para (i) perceber situaes de forma realista; (ii) entender operaes complexas a partir de
uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organizao

Capacidade de obter e avaliar evidncia objetiva com justia; de permanecer fiel ao propsito da
auditoria; de avaliar os efeitos das concluses da auditoria e das interaes pessoais

Dedicao e suporte ao processo de auditoria; reao efetiva em situaes de presso; concluses


geralmente aceitveis; e fidelidade a uma concluso
Desafios do Auditor
Primeiro desafio
Lidar com pessoas
Estabelecer confiana
Acrescida de respeito: harmonia, transparncia
e ganhos mtuos
Acrescida de credibilidade: reconhecimento da
Segundo desafio competncia (treinamento e experincia)

Distinguir entre avaliao e assero

Exige do auditor

Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo

Capacidade de distinguir julgamentos de fatos


O tempo est ruim O tempo est nublado
A comunicao na auditoria ....
Qualificao inicial do auditado:
Chame-o pelo nome
Quebre o gelo inicial

Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicao e


busque a empatia

Exemplo: O auditor apresentado ao auditado, gerente da rea. Depois


de apresentado, faz o seguinte questionamento:
- Qual a sua opinio sobre o processo de auditoria interna para preparar
o sistema da qualidade para a auditoria de certificao?
- Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de
conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras.
- E vocs j conseguiram muitas melhorias?
- Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da
qualidade...
A comunicao na auditoria ....
Oua o auditado:
Conduza o dilogo
No demonstre sinais de impacincia ou distrao
Faa perguntas do tipo aberta
O que, Quando, Como, Onde e Por que (observe a hierarquia)
Mostre-me
Faa perguntas do tipo fechadas
Obter respostas Sim ou No
Faa perguntas do tipo alternativas
Fornecer alternativas no questionamento
Considere a ansiedade do auditado

Lembrar que o auditor visita e que deve relaxar o auditado


Comunicao
Situaes tpicas de auditoria ....

O auditado ....
Fala demais, desviando o assunto
resistente
Discorda das eventuais no conformidades
Prepara balo fixo
Chega atrasado
Solicita sugestes

E durante a auditoria ....


O tempo planejado insuficiente
O fato gera dvida ao auditor quanto existncia de uma no conformidade
A independncia do auditor ameaada
Outras pessoas tentam ajudar o auditado