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TERMINOS
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida
en la cual se cumplen los criterios de auditora.
Auditora Interna: llamadas auditoras por primera parte, son realizadas por la
propia organizacin o en nombre de sta, para revisin por la direccin y otros
propsitos internos, y pueden formar la base de una auto declaracin de
conformidad por parte de la organizacin.
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Auditora Combinada: Cuando se realiza la auditora conjunta de los sistemas
de gestin de la calidad y gestin ambiental.
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Conclusiones de la Auditora: Resultado de una auditora que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos
de la auditora
Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el
apoyo de expertos tcnicos, si se requiere. Un auditor del equipo auditor se
nombra como el lder del equipo auditor. El equipo auditor puede incluir
auditores en formacin.
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Experto Tcnico: Persona que suministra un conocimiento especfico o
experiencia al equipo auditor. El conocimiento especfico o experiencia es
aquel relacionado con la organizacin, proceso o actividad que van a ser
auditados, con el idioma o la cultura. Un experto tcnico no acta como
auditor en el equipo auditor.
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ALCANCE
Esta norma suministra orientacin sobre los principios de
auditora, la gestin de los programas de auditora, la realizacin
de auditoras de sistemas de gestin de calidad y de gestin
ambiental, as como la competencia de los auditores de sistemas
de gestin de calidad y ambiental.
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QUE ES UNA AUDITORA
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CUANDO REALIZAR AUDITORAS?
Usualmente se hacen de acuerdo a un plan o programa.
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AUDITORAS AMBIENTALES
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Su objetivo principal
PROCESO
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AUDITORA EXTERNA
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PROCESOS DE LA AUDITORA EXTERNA
1.Planificacin.
2.Ejecucin.
3.Presentacin de Informes.
Reunin de Preauditora.
Criterios y alcance.
Identificacin de las principales reas de riesgo para la
organizacin.
Manejo de reas de confidencialidad o susceptibilidad.
El plan u horario de la auditora.
Una visita guiada para familiarizacin, si se requiere.
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El equipo auditor.
El lder del equipo, conforma un equipo auditor de acuerdo con el
tiempo estimado y la pericia requerida.
Si la auditoria es de conformidad, los auditores deben tener las
habilidades y experiencia apropiadas en los criterios de la auditora.
Revisin de la documentacin.
El equipo auditor revisa la documentacin del sistema de gestin de
la organizacin. Por ejemplo las polticas y procedimientos, para
verificar si se han cumplido los requisitos de la auditora.
Se presenta un reporte de revisin de la documentacin al cliente.
Resolucin de discrepancias antes de realizar la auditora.
Lista de chequeo.
Lista de requisitos o preguntas bsicas con referencia a los criterios
de la auditora o a la norma.
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Realizacin.
Reunin de Apertura. Con la Alta Direccin
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La Auditora
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Presentacin del Informe.
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Importante.
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El Informe de la Auditora.
La reunin de Cierre.
Auditoras Complementarias.
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ES UNA EVALUACIN PERIDICA PARA:
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Objetivos de la Auditoria Interna Ambiental
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PROPSITOS DE LA AUDITORIA INTERNA
AMBIENTAL
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ALCANCE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Auditoria Global:
Comprende la auditoria a toda la organizacin, sus procesos y
actividades. Esto implica aquellos procesos que durante un
periodo determinado hayan producido resultados evaluables.
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ENFOQUE DE LA AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL.
Ventaja
Control continuo que proporciona sobre los vnculos entre los
procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como
sobre su combinacin e interaccin.
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2. Enfoque basado en los aspectos: la auditoria se realiza con base
a los aspectos ambientales de la organizacin y al cumplimiento de
los requisitos legales que aplican a la organizacin y los dems
requisitos legales suscritos por la organizacin y la autoridad
ambiental.
Operaciones
Input y output
Aspectos e impactos
Controles
Interacciones del sistema.
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IMPORTANTE
Planificacin y preparacin.
Ejecucin.
Presentacin de informes
Seguimiento y Revisin.
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ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA
Inicio de la Auditoria
1. PROGRAMACIN DE LA AUDITORA
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b. Objetivos del Programa de Auditora
Se basan En:
Propsitos comerciales
Riesgos de la organizacin
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e. Recursos del programa de Auditoria
Recursos financieros.
Procesos de mantenimiento de los auditores.
Disponibilidad de personal adecuado e idneo.
Amplitud del programa de auditoria.
Tiempo de viaje (multisitios).
Otras necesidades del auditor.
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f. Procedimientos del Programa de Auditoria
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i. Seguimiento y Revisin del Programa de Auditoria
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Conocimiento y habilidades genricos de los lderes del equipo
auditor
Los lderes de un equipo auditor deberan tener conocimiento
adicional y habilidades en cuanto a liderazgo en auditora, para
posibilitar que el equipo de auditora realice la auditora de una
manera eficiente y eficaz. El conocimiento y habilidades en esta rea
deberan incluir:
Planificacin de la auditora y uso efectivo de recursos durante la
auditora.
Representacin del equipo auditor en las comunicaciones con el
cliente y el auditado.
Organizacin y direccin de los miembros del equipo auditor.
Direccin del equipo auditor para obtener las conclusiones de la
auditora.
Prevencin y resolucin de conflictos.
Preparacin y terminacin del reporte de auditora. 60
b. Definicin de objetivos, alcance y criterios de la auditora
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Los criterios incluyen requisitos legales, y entre otros
aspectos, polticas institucionales, normas, guas de buenas
prcticas u oportunidades de Produccin ms Limpia,
requisitos organizacionales, especficos o reglamentarios.
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c. Seleccin del Equipo Auditor
Planificacin estratgica
Toma de decisiones y trabajo en equipo
Tcnicas de programacin de auditorias
Definicin y manejo de indicadores
Tcnicas de auditoria
Tcnicas de entrevista
Tcnicas para la elaboracin de encuestas
Elaboracin de informes
Elaboracin de planes de trabajo
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Caractersticas los integrantes del equipo auditor :
Ser profesional
Dominio de la metodologa a utilizar
Habilidad numrica.
Capacidad para captar la integralidad de los procesos.
Habilidad para detectar situaciones conflictivas.
Habilidad para la sntesis y anlisis.
Actitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre.
Abierto a la participacin y al trabajo en equipos
Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas
Capacidad para el manejo de dificultades.
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Comunicacin con los integrantes con el objetivo de
informar.
1.Propsitos de la auditoria.
2.Beneficios que se pueden obtener de los resultados de la
auditoria.
3.Composicin del equipo auditor.
4.El espacio fsico e infraestructura que el auditado pone a
disposicin del equipo auditor.
5.Las reas criticas entre ambas partes para fijar criterios
especficos.
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d. Reunin de Preauditora
Se debe llevar a cabo una reunin entre el lder y el gerente o
supervisor del rea auditada, al menos una semana antes de
planear la auditora, para acordar y organizar:
La fecha y hora
El proceso que se est revisando
El alcance de la auditora
El manejo de confidencialidad o de susceptibilidad
Los nombres de los auditados
Si no se est familiarizado con el proceso auditado, se pude
organizar una visita guiada por algunos empleados
Organizar una oficina para el equipo auditor
Acordar si el director o supervisor desea observar la auditora,
deber permanecer en silencio sin hacer comentarios ni preguntas
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Aspectos a tener en cuenta
El auditor lder deber preparar una agenda para la reunin para asegurar el
cubrir con todos los puntos claves.
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3. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
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Conclusiones de la revisin documental
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Informacin bsica a revisar:
a. Sobre la organizacin:
Organigrama
Asignacin de responsabilidad.
Delegacin de autoridad y funciones.
Manuales.
Cdigos e instructivos.
b. Productos y servicios:
Naturaleza y caractersticas.
Proveedores.
Destinatarios o clientes.
Insumos.
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c. Sistemas gerenciales de informacin:
Informes de seguimiento de la gestin.
Informes de auditorias anteriores.
d. Operaciones:
Operaciones y actividades criticas.
Manuales de procedimientos.
e. Informacin adicional:
Grado de aceptacin por parte de los usuarios.
Procedimientos adoptados para la medicin del desempeo.
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Documentos a Revisar
AUDITOR LIDER Luz Patricia Hernndez EQUIPO AUDITOR: Michelle Isaza Jenny Garca
Competencia
Independencia
Uso de los recursos
Responsabilidades
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c. Preparacin de documentos de trabajo
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TIPO DE PREGUNTAS.
Preguntas abiertas
Preguntas de sondeo
Preguntas cerradas
Preguntas Capciosas
Preguntas Agresivas
Preguntas Mltiples
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PREGUNTAS ABIERTAS
Ejemplos:
Dgame que procedimiento sigue usted
Mustreme cmo funciona esto
Cmo procesa los resultados del ensayo?
De donde viene este formato?
Qu hace cuando? 87
PREGUNTAS DE SONDEO
Ejemplos:
Por favor explique qu est ocurriendo aqu
Por qu estos recipientes no estn etiquetados?
Qu quiere decir?
Deme algunos ejemplos
Cmo funciona esto?
Me va a decir algo ms?
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PREGUNTAS CERRADAS
Ejemplos:
Ejemplos:
Ejemplos:
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LISTA DE CHEQUEO
PLAN N: 1 FECHA: 12/10/2010
COMENTARIOS/OBSERVACIO
PREGUNTAS DOCUMENTOS Y REGISTROS NES/CONCLUSIONES/HALLAS
ZOS
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EJECUCION DE LA AUDITORIA
1. Reunin de Apertura. Es conveniente reunirse con el gerente
o el jefe de cada proceso por auditar, antes de comenzar la
auditora. Su propsito es:
Presentar al equipo auditor a los jefes de reas
Revisar el alcance de la auditora
Revisar el plan de auditora y aclarar detalles
Verificar que los auditados estn disponibles
2. Ejecucin de la Auditora.
El criterio por el cual se evala la gestin del auditado, que debe partir
de la hiptesis del optimo desempeo esperado, y de los atributos
funcionales que debe tener ese desempeo, esto es, en trminos de
cumplimiento normativo, eficacia, economa e impacto dentro de los
cuales debe desenvolverse la gestin, es decir, el denominado debe ser.
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Evaluar las Prcticas de Operacin
Las buenas prcticas de operacin se constituyen en factores potenciales
de contaminacin.
Los cuatros factores que generalmente componen un proceso de
produccin son materiales, mquinas, mano de obra y mtodos de trabajo.
El control de la produccin consiste en llevar a cabo una adecuada
gestin de estos cuatro elementos, en el sentido de utilizarlos eficiente y
eficazmente para fabricar y ofrecer a los clientes los productos con la
calidad solicitada, y en los plazos acordados.
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Revisin de requisitos y documentacin
Revisin programada de los registros y documentos de la organizacin
relativos al tema ambiental que no hayan sido revisados
La revisin dependern de los objetivos, alcances y criterios de auditora
que se hayan definido.
Permisos, planes y resultados de monitoreos ambientales, hojas de
seguridad sustancias peligrosas, declaraciones de disposicin final de
desechos y permisos especiales.
La revisin de permisos debe considerar sus lmites y condiciones, fechas
de renovacin y cualquier tipo de monitoreo requerido por el permiso.
Los registros de recepcin y despacho de productos qumicos y desechos
Evaluacin de riesgos.
Evaluacin de riesgos impuestos por legislacin especfica (Legislacin
Industrial, Prevencin de riesgos laborales)
Evaluacin de riesgos para los que no existe legislacin (Exposicin a
campos electromagnticos.)
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La Entrevista de Auditora
Limites de funciones y preparacin del Ambiente
Llevarla a cabo en donde se realice la actividad
Tiempo apropiado
Sin interrupciones
Sin barreras fsicas
Sin intimidaciones
Demostraciones
Pasos de la entrevista
Paso 1.
Paso 3.
Paso 5.
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Tipos de Evidencia
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NO CONFORMIDAD
INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO
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La No Conformidad debe ser basada en:
Hechos y Datos
Precisa
Objetiva
Trazable
Concisa
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Preparacin de las conclusiones de la auditoria
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Reunin de Cierre de la Auditoria
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PRESENTACION DE INFORMES
PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORIA
Es el producto ltimo del auditor, por medio del cual expone sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito y que es
remitido a la direccin de la organizacin auditada.
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Objetividad y enfoque: Las observaciones deben
ser presentadas de manera clara y objetiva. La
informacin necesaria para lograr un enfoque
adecuado del informe formar parte de los papeles
de trabajo e incluir:
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Precisin y claridad: el informe debe ser tan corto
como sea posible, utilizando un estilo de redaccin
claro, preciso y simple. Un informe conciso y
completo merecer la atencin adecuada por parte del
auditado, cosa que no pasara si el texto es demasiado
extenso. Contribuye a claridad los siguientes
aspectos:
Resumen:
Contiene una declaracin de conformidad con los criterios de la
auditora, una corta sinopsis de los hallazgos de la auditora
Las observaciones detalladas y las referencias a la evidencia
objetiva observada se escriben en la lista de chequeo y se
anexan al informe.
Si la auditora era para evaluar la conformidad del sistema de la
organizacin, el informe debe incluir el grado de cumplimiento
de sus objetivos y metas.
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No Conformidades:
Habitualmente se presentan en detalle en un formato separado por
cada No Conformidad.
Se le puede dar nombre a cada No Conformidad para
referenciarla.
Si los elementos de la lista de chequeo han sido numerados, se
puede citar este numero sobre al No Conformidad.
Recomendaciones:
Son opcionales
No especifican como mejorar, sino solamente que mejorar.
Se relacionan con la eficiencia del proceso auditado y la
retroalimentacin sobre el resultado del proceso.
Se pueden hacer recomendaciones acerca e las polticas y
procedimientos escritos, particularmente si se pueden aclarar mas.
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COMPOSICIN DEL INFORME
El formato del informe de auditora
La lista de chequeo de auditora
Los formatos de reporte de no conformidades, RNC
Una copia del procedimiento auditado
Opcional, adjuntar al formato de reporte de no
conformidades, las fotocopias de las evidencias
objetivas encontradas durante la auditora
FINALIZACION DE LA AUDITORIA
La auditora finaliza cuando se hayan realizado todas las
actividades descritas en el Plan de Auditora y el
Informe de Auditora se haya distribuido. 123
Formato Lista de Chequeo
Auditora LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA Pagina
N N
Ref. Pregunta / Requisito Observaciones oX
Equipo Auditor
Personas Auditadas
RESULTADO DE LA AUDITORA Conforme No Conforme
(Vanse las NC abajo)
RESUMEN DE LA AUDITORIA
RECOMENDACIONES
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SEGUIMIENTO Y REVISION DE LA
AUDITORA
SEGUIMIENTO.
La organizacin auditora debe mantener un programa de
seguimiento y generar evidencia de ello. El mtodo para
monitorear el seguimiento debe ser contemplado en el programa
de auditora.
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SEGUIMIENTO.
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CIERRE.
Una vez que se verific que las acciones correctivas han sido
implantadas satisfactoriamente, el auditor lder debe emitir
una carta de cierre de acciones correctivas, dirigida a la
gerencia del rea auditada.
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COMPETENCIAS Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
ATRIBUTOS PERSONALES
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CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
EDUCACIN, EXPERIENCIA Y FORMACIN
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP
COMPETENCIAS SEGN NTC ISO 19011
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ETAPAS PARA LA EVALUACIN DE AUDITORES
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ENVIRONMENTAL CERTIFICATIONS SERVICES - UTP