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ARCHIVO CENAE

GESTION DOCUMENTAL

RESERVADO Gestin documental Versin | Fecha |


INTEGRANTES
DIANA MILENA
POSADA
SANDRA LILIANA
PEREZ
JANE GUISELLE
NARVAEZ

RESERVADO Gestin documental Versin | Fecha |


|

INTRODUCCION
La necesidad de una gestin documental en
empresas suele surgir cuando se alcanza un
punto crtico en el almacenamiento y
produccin, y aparece la necesidad de
recuperar y reutilizar documentos. La
produccin y archivado incontrolado de
documentos obligar a grandes esfuerzos
futuros para localizar dicha documentacin. Si
un documento no es fcilmente localizable, es
como si no existiese. Lo que se traduce en una
potencial prdida de informacin y, sobre
todo, de productividad
RESERVADO Gestin documental
Pg. 3
GESTION DOCUMENTAL
Es el conjunto de tecnologas, normas y
tcnicas que permiten a la empresa
administrar su flujo de documentos a lo
largo del ciclo de vida del mismo, ya sea
mediante tcnicas manuales o aplicando
tecnologas que permiten alcanzar cotas
ms altas de rendimiento, funcionalidad
y eficiencia.

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| IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Garantizar la defensa jurdica de los miembros de la fuerza


publica, la institucin y del Estado; facilitando la consulta de los
documentos para ser aportados a los diferentes procesos
jurdicos, disciplinarios y/o administrativos.

Conservar y garantizar la memoria histrica del Ejrcito


Nacional.

Disponer de los acervos documentales bien organizados para


facilitar la toma de decisiones basadas en antecedentes.

Reflejar la transparencia administrativa y operacional de la


institucin.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 5
Vestimenta adecuada para un buen
almacenamiento de archivos

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OBJETIVO

El principal objetivo es apoyar la misin del


Ejrcito Nacional, sus Unidad y sus
Comandante, de salvaguarda los documentos
que en forma inmediata o a futuro se
constituyen en prueba de las correctas
actuaciones tanto de la Fuerza como de sus
integrantes, por lo tanto, buscamos que los
documentos necesarios se conserven por el
tiempo correcto y requerido.

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Pg. 7
| MARCO LEGAL

Conjunto de actividades administrativas y


tcnicas tendientes a la planificacin
manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por
las entidades desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN
Unificar criterios con el fin de
garantizar que la documentacin,
fuente de historia de nuestra
institucin se pueda conservar de
acuerdo a la normatividad
vigente.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 8
| Ley 594 de 2000 (Ley general de archivos)

Artculo 15.
Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores
pblicos en el manejo de la
documentacin.

Entregar los documentos y archivos


a su cargo debidamente
inventariados.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 9
| Ley 594 de 2000 (ley general de archivos)

Artculo 16. Obligaciones de los


funcionarios a cuyo cargo estn
los archivos de las Entidades
Pblicas, tendrn la obligacin
de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin.

Artculo 17. Responsabilidad


General de los funcionarios de
archivo

RESERVADO
Gestin documental
Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 10
LEY 87 DE 1993
.
El Proyecto de ley que hoy se somete a consideracin
del Congreso pretende modernizar la administracin
pblica acorde con el fin de lograr la calidad total de
las entidades y organismos que la conforman en
todos sus rdenes.
Entre los principios rectores que deben regir la
administracin pblica y que fueron estudiados por la
Comisin Quinta de la Asamblea Nacional
Constituyente se propuso la eliminacin del control
previo por parte de la Contra la Va General de la
Repblica y a su cambio, establecer un control
interno ejercido por las mismas entidades
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Pg. 11
POLITICAS DE OPERACION

Programa de Gestin Documental


Las Polticas de Operacin constituyen los marcos de
accin necesarios para hacer eficiente la operacin
de los componentes Direccionamiento Estratgico y
la Administracin del Riesgo. Un anlisis del contexto
en el que se desarrolla un proceso, de sus objetivos,
de las especificaciones de los productos o servicios
que genera, de los riesgos que pueden afectar el
cumplimiento de los objetivos del proceso, permitir
a la entidad fijar guas de accin orientadas a la
ejecucin eficaz y eficiente de las operaciones,
contribuyendo al logro de los objetivos trazados para
dicho proceso.
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Pg. 12
RADICACION DE DOCUMENTOS

Es el proceso por medio el cual las entidades asignan un numero


consecutivo a los documentos recibidos o productos, dejando
constancia de la fecha, hora de recibo o de envo, con el
propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la ley. Estos trminos empiezan a
contar a partir del da siguiente del radicado del nmero.

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Pg. 13
| PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1. PLANEACIN
8. VALORACIN
2. PRODUCCIN

7. PRESERVACIN
3. GESTIN Y
TRAMITE

6. DISPOSICIN
DOCUMENTAL
5. TRANSFERENCIA 4. ORGANIZACIN
T.R.D.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 14
| CLASES DE ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTIN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTRICO


(OFICINAS) (CENAE) (CEDOC-CEAYG )

VALORES PRIMARIOS VALORES


Administrativo SECUNDARIOS
Legal Cultural
Fiscal Cientfico
Contable Histrico
Tcnico

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 15
|

QUE ES UNA TRANSFERENCIA PRIMARIA?


Son los traslados de documentacin del Archivo
de Gestin (o de oficina) al Central (o
intermedio) sin alteracin de su conservacin
precaucional y cuya frecuencia de uso ha
disminuido o culminado en el proceso de
atencin de trmites, estas transferencias
toman en cuenta exclusivamente las vigencias y
valores primarios de la documentacin y su
carcter es estrictamente institucional.

RESERVADO

Pg. 16
|

PARA ESTOS TRASLADOS SON NECESARIOS :


1.Las tablas de retencin documental, en la cual se han concentrado los
resultados de los procesos de valoracin y seleccin. El primero se refiere
al establecimiento de la edad y destino de los documentos dentro del ciclo
vital de los documentos de acuerdo con los valores primarios y secundarios
que le son atribuidos; el segundo consiste en la conservacin parcial o
total o su eliminacin. VALOR PRIMARIO. (administrativo, jurdico, legal,
fiscal y contable )Es el que tiene los documentos mientras sirven a la
institucin productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del
documento, es decir, a los involucrados en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. (histrico o relevancia para ciencia y tecnologa)
Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge
una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tiene
este valor se conserva permanentemente.

RESERVADO

Pg. 17
|

2.El inventario de las series documentales a transferir


(FUID).

En el cual se refleja la clasificacin, ordenacin y


descripcin de la documentacin de la unidad
administrativa.

RESERVADO

Pg. 18
unidad administrativa.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
(Del Archivo de Gestin al Archivo central)

RESERVADO

Pg. 19
|

VALOR PRIMARIO

(administrativo, jurdico, legal, fiscal y contable )

Es el que tiene los documentos mientras sirven a la institucin

productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento,

es decir, a los involucrados en el asunto.

VALOR SECUNDARIO
(histrico o relevancia para ciencia y tecnologa)
Es el que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tiene este valor se conserva
permanentemente.
RESERVADO

Pg. 20
|

QUE ES UNA TRANSFERENCIA SEGUNDARIA


Es el traslado de documentacin del Archivo de
Central (o intermedio) al Permanente (o
Histrico) Estas transferencias concluyen los
procesos de valoracin secundaria en las
instituciones y tienen como fin garantizar la
proteccin de los documentos con valor social
(Cultural e Histrico), ms all de las necesidad
institucionales de conservarlos.

RESERVADO

Pg. 21
|

PARA ESTA TRANSFERENCIA SE TIENE EN CUENTA

1.Las tablas de retencin documental, en la cual se


prev la disposicin final que han de tener los
documentos: Conservacin Total o parcial (si es parcial,
estar someta a Seleccin Representativa o aleatoria),
Microfilmacin o Eliminacin.

2.El inventario de las series documentales a transferir.

3.Autorizacin del Comit de Archivo de la entidad para


ejecutar la disposicin final.

RESERVADO

Pg. 22
disposicin final.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS AL ARCHIVO


(Del Archivo Central al Archivo Histrico) HISTORICO

TABLA DE RETENCION

_ACTA DE ELIMINACIN
_AUTORIZACION COMIT DE
ARCHIVO

INVENTARIO DE SERIES CRONOGRAMA DE


DOCUMENTALES A TRANSFERIR TRANSFERENCIAS

RESERVADO

Pg. 23
|

RESERVADO Gestin documental


Pg. 24
| PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHIVSTICA

Acuerdo 027 de 2006 AGN

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL


La disposicin fsica de los documentos debe respetar la
secuencia de los trmites que los produjo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Los documentos producidos por una institucin y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 25
| ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

Directiva Permanente 0102/2010 de Comando Ejrcito

1. Tabla de Retencin Documental TRD


2. Organizacin de los documentos en las carpetas
3. Identificar los documentos de apoyo
4. Foliacin
5. Identificacin de las cajas y carpetas
6. Inventario documental FUID
7. Transferencias primarias
8. Acceso y consulta

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 26
| Tabla de Retencin Documental TRD

SERIE SIMPLE
2. ACTAS
2.21 Acta de Entrega
2.35 Acta de Capacitacion

SERIE COMPLEJA
17 CONTRATOS
Subserie
17.1 Contrato Arrendamiento
17.2 Contrato de Bienes o Servicios

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 27
| IDENTIFICACIN DE LAS CARPETAS

Se coloca la aleta ms corta sobre la


que se pega la identificacin de la
unidad de conservacin (RTULO)
dejando un espacio de
aproximadamente de 1 cm del borde
lateral y 1 cm del ltimo pliegue
A lpiz 2016
Carpeta No. 1 de 3 Caja No. ____1_____ Carpeta No. 2 de 3 Caja No. ____1_____
CENTRO NACIONAL DE ENTRENAMIENTO-AYUDANTIA CENTRO NACIONAL DE ENTRENAMIENTO-AYUDANTIA
-- Completar Lnea mando Completar Lnea mando
23. DIRECTIVAS 23. DIRECTIVAS
23.2 Directiva Transitoria 23.2 Directiva Transitoria
FECHA EXTREMAS: 2000-01-25 A 2000-10-28 FECHA EXTREMAS: 2000-11-08 A 2000-11-30
Cantidad de Folios: 200 Cantidad de Folios: 200 ( 201 a 400 )

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 28
| UBICACIN FSICA DE LOS DOCUMENTOS

Debe realizarse por


carpetas, en forma de libro
primero el documento que
gener el trmite y al final de
la carpeta la ltima actuacin
del expediente, de forma tal
que se evidencie el
desarrollo de los trmites.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 29
| DOCUMENTOS DE APOYO Y/O FACILITATIVOS

Documentos generados por


la misma oficina o por otras
oficinas que no hacen parte
de las series documentales
pero es de utilidad de sus
funciones.

Documentos Facilitativos
producidos en cumplimiento de
funciones idnticas o comunes en
todas las entidades.

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 30
| DEPURACIN

Consiste en retirar de las carpetas,


todos aquellos documentos que no
son de archivo como por ejemplo:
documentos en blanco, fotocopias,
duplicados, tarjetas de invitacin o
felicitacin, entre otros.
La documentacin deber estar libre
de material metlico, como: ganchos
de cosedora, clips, entre otros.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 31
| FOLIACIN

Foliar de manera legible y sin


enmendaduras, todos los
documentos, con lpiz blando de
grafito.
Si existe informacin por las dos
caras, se debe foliar as:
57R/V
(R= Recto, y V= Vuelto)
Si no existe informacin por la cara
vuelta se deja simplemente el
nmero Ejemplo 57

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 32
| FOLIACIN

Hoja N 2 del Proceso N 2009-3275A 2

Bogot, enero 9 de 2010


LA FOLIACIN DEBE HACERSE Doctora:
EN EL NGULO SUPERIOR LUD MILA MALDONADO G.
Abogada
DERECHO Y FUERA DE OFICINA DE CONTROL
DISCIPLINARIO INTERNO

CUALQUIER INFORMACIN MINISTERIO DE DEFENSA


Ciudad

DEL DOCUMENTO. Apreciada Doctora:

Teniendo en cuenta que el 6 de octubre


del ao 2009, fui citado a rendir versin
libre dentro del proceso que esa Oficina
adelanta contra personas que son
objeto de investigacin, atentamente
me solicito:
1. Se certifique por escrito si asist a
dicha citacin,.
Incluir hora de entrada y de salida
Certificar si ambas partes asistieron
las partes citadas.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 33
| FOLIACIN

28

25
27
27
SI EXISTEN OTRAS FOLIACIONES,
ESTAS DEBERN BORRARSE O
EN SU DEFECTO ANULARSE
MEDIANTE UNA LNEA OBLICUA.

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 34
| FOLIACIN

1
INFORME 22
ESTADSTICO

CUANDO LA ORIENTACIN

MINISTERIO DE DEFENSA
DISCIPLINARIO INTERNO
INFORME ESTADSTICO

OFICINA DE CONTROL
DEL DOCUMENTO ES
HORIZONTAL, DEBER
FOLIARSE EN EL NGULO

NACIONAL
SUPERIOR DERECHO CON
RESPECTO A LA DIRECCIN
DE LA INFORMACIN QUE
CONTIENE.

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 35
| UNIDADES DE CONSERVACIN

Unidades De
Archivo de Gestin Conservacin; Cajas
Ref. X-100
de archivo
Elaboradas en cartn
corrugado, recubierto Archivo Central e Histrico
para nminas Ref. X-300
en su cara interna por
una pelcula a base de
parafina y ceras
vegetales.
Archivo de Gestin
Ref. X-200
Adicionalmente, cada
caja tendr en su
interior dos fuelles
elaborados en el
mismo cartn.

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Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 36
| IDENTIFICACIN CAJAS X100

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA


EJRCITO NACIONAL EJRCITO NACIONAL

CENTRO NACIONAL DE ENTRENAMIENTO CENTRO NACIONAL DE ENTRENAMIENTO

ADMINISTRACION DE PERSONAL - ADMINISTRACION DE PERSONAL -


E E

CONTENIDO CONSULTA

2. ACTAS
2.21 Actas Entrega
* Acta Entrega de Cargo

2.25 Actas de Reuniones de Trabajo DOCUMENTOS DE APOYO


Comunicaciones Oficiales
2.81 Actas de eliminacin documental
* Acta eliminacin documentos de apoyo

CAJA No. CAJA No.

1 2

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 37
| IDENTIFICACIN CAJAS X200

Archivo central
Ref. X-200

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 38
| IDENTIFICACIN DE LIBROS

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 39
| ORGANIZACIN EN LAS CAJAS

1 2 3 4 5

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 40
| TRANSFERENCIAS

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y


clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin
(estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, segn calendario de transferencias
previamente programado.

CLASIFICACIN Y INVENTARIO UBICACIN FISICA


ORDENACIN POR TRANSFERENCIA EN EL ARCHIVO
SERIES SEGN TRD
DOCUMENTAL
CENTRAL

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 41
COLECCIN DOCUMENTAL

documentos reunidos segn criterios


subjetivos y que por lo tanto no tiene
una estructura orgnica ni responde a
los principios de respeto a la
procedencia y al orden original.
RESERVADO Gestin documental
Pg. 42
| RECOMENDACIONES

Velar por la continuidad del personal encargado


de administrar los archivos, garantizando la mejora
continua del proceso.

Evitar la multiplicidad de funciones a los


Administradores de archivo para no descuidar los
archivos.

Exigir en sus funcionarios la correcta


organizacin de los archivos de gestin, con el
fin de facilitar la labor de transferencias primarias.

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 43
| RECOMENDACIONES

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 44
| PARA TENER EN CUENTA

Si la persona encargada deja


el cargo por cualquier motivo,
nombre de inmediato su
reemplazo.

No elimine ningn documento


por insignificante que parezca su
informacin, (COMIT TCNICO
DE ARCHIVO).

RESERVADO Gestin documental


Fuente: Direccin de Estudios Estratgicos | Min Defensa Pg. 45
|

GLOSARIO

Normas y requisitos: ISO 216.


Ambigua: confuso.
Formato de papel: folios.
Manejo que se le da al archivo bajos unos
requisitos, procesos: Estandarizacin.
Tipo de papel: Bond
Tabla de retencin documental: TRD
Tipo de papel: Bond

RESERVADO Gestin documental


Pg. 46
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RESERVADO Gestin documental


Pg. 47