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Contrle de la dpense

Publique
Phase : Engagement
Le contrle porte sur 5 lments:
1- la disponibilit des crdits et des
^postes budgtaires;
2- Limputation budgtaire;
3- lexactitude des calculs du montant de
lengagement;
4- Le total de la dpense la quelle
ladministration concerne soblige pour
toute lanne dimputation;
5- la rpercussion ventuelle de
lengagement sur lemploi total des crdits
de lanne en cours et des annes
Comment sexerce le contrle des
engagements de la dpense?
Par 3 voies:
Visa donn sur proposition dEngagement
de la Dpense;
Une suspension du visa de la proposition
dE de la D avec envoi au sce ordonnateur
des dossiers non viss, aux fins de
rgularisation;
Un refus de visa motiv.
NB: 12 j ouvrables pour les MP;
5j ouvrable pour les autres natures de
dpense c de la date du dpt de la
proposition dengagement
Contrle : phase paiement
Le contrle de la validit porte sur:
Lexactitude des calculs de liquidation;
Lexistence du visa pralable
dengagement;
Caractre libratoire du rglement;
Le comptable public , est en outre charg
dassurer de:
La signature de lordonnateur qualifi ou de
son dlgu;
La disponibilit des crdits de paiement;
La production des pices justificatives
prvues par les nomenclatures tablies par
gestion des services
ordonnateurs
la capacit de gestion des services
ordonnateurs porte sur les quatre aspects
suivants :
- la capacit de gestion financire ;
- la capacit d'excution de la dpense ;
- la capacit de contrle interne ;
- la capacit de gestion de l'information.
Capacit de gestion financire

La capacit de gestion financire est


apprcie sous son double aspect :
budgtaire et comptable.
1.1. Capacit de gestion budgtaire
L'apprciation de la capacit de gestion
budgtaire porte sur l'examen du processus
budgtaire depuis l'expression des besoins
(personnel, matriel et dpenses diverses,
investissement) jusqu' l'tablissement du
compte administratif.
1.1.1 Organisation de la fonction budgtaire
L'valuation de l'organisation de la fonction
budgtaire devra s'appuyer sur les axes suivants :
- Missions et objectifs de l'entit ;
- Organigramme fonctionnel ;
- Attributions, responsabilits et rpartition des
tches ;
- Moyens humains et matriels :
* Moyens humains ;
* Formation continue ;
* Taux d'encadrement ;
* Moyens matriels et outils de travail.
1.1.2) Examen des processus budgtaires
Cet examen porte sur l'analyse des
processus relatifs la planification et
programmation budgtaire et la
gestion des crdits.
1.1.2.1 Le processus de planification et de
programmation budgtaire
L'valuation de ce processus doit porter sur les
volets ci- aprs :
- Politique de planification stratgique et
programmation budgtaire :
* Existence d'un plan d'action stratgique ;
* Articulation entre planification stratgique et
programmation budgtaire ;
* Prparation d'un cadre de dpenses moyen
terme : tat d'avancement, modles et scnarios
adopts ;
Existence d'un dispositif de contractualisation :
* Formalisation des contrats programmes (contrats objectifs
moyens) ;
* Pertinence des objectifs et des indicateurs associs ;
* Elaboration de projets annuels de performance.
- Processus de dfinition des besoins :
* Modalits et outils de dfinition des besoins :
* En termes de crdits budgtaires ;
* En termes de postes budgtaires.
* Formalisation des procdures de dfinition des besoins ;
* Pilotage du processus de dfinition des besoins au niveau
central :
* Coordination et centralisation entre les diffrentes structures
pour la prparation des projets de budget ;
* Normes d'allocation des crdits :
- Analyse des normes adoptes pour la
rpartition de l'enveloppe budgtaire entre
les diffrentes structures en
fonction des priorits arrtes par le
Dpartement ;
- Application de ces normes et leur
actualisation.
1.1.2.2. Le processus de gestion des crdits
et des emplois budgtaires
L'examen de ce processus porte sur :
- Apprciation du processus de mise en
place et de dlgation des crdits :
* Critres de dlgation des crdits ;
* Clrit dans le processus de dlgation
et de notification des crdits ;
* Part des crdits dlgus ;
* Motifs de retrait et de rduction des
crdits.
- Gestion des emplois budgtaires :
* Elaboration et prise en charge des
tableaux des effectifs ;
* Gestion des postes budgtaires vacants ;
* Transformations et des transferts des
postes budgtaires.
Virements des crdits :
* Pertinence et adquation des virements avec les
objectifs ;
* Volume des virements de crdits.
- Engagement des crdits :
* Part des crdits engags par rapport aux crdits ouverts
;
* Dlai moyen d'engagement des crdits.
- Emission des crdits :
* Part des crdits mis par rapport aux crdits engags ;
* Taux d'mission sur crdits neufs et sur crdits de
reports ;
* Dlai moyen d'mission des crdits.
- Reports des crdits et reliquats d'engagement :
* Dlai d'tablissement des tats de reports et de reliquats
d'engagement;
* Part des crdits reports par rapport aux crdits de paiement
ouverts ;
* Liquidation des oprations de report provisoire des crdits.
- Consolidation de crdits :
* Critres de consolidation totale ou partielle des crdits ;
* Dlai d'tablissement des tats de consolidation des crdits.
- Annulation des crdits :
* Pourcentage des crdits annuls par rapport aux crdits
ouverts ;
* Rubriques concernes par l'annulation des crdits.
1.1.2.3) Processus de la gestion de l'information
budgtaire :
- Organisation du processus de gestion de l'information
relative aux crdits et aux postes budgtaires :
* Existence d'une fonction de pilotage et d'aide la
dcision ;
* Disponibilit de l'information budgtaire et modalits
de sa circulation.
- Outils et supports mis en place pour la gestion des
donnes budgtaires aux stades suivants :
* Production des donnes ;
* Centralisation des donnes ;
* Traitement et exploitation.
- Elaboration de rapports annuels de performance.
1.2. Capacit de gestion comptable
1.2.1) Tenue de la comptabilit administrative
- Structure charge de la comptabilit :
* Moyens humains ;
* Organisation et rpartition des tches ;
* Relations hirarchiques et fonctionnelles.
- Existence de manuels de procdures ;
- Modalits de prise en charge comptable des
oprations de mouvement de crdits (mise en
place des crdits,
leur modification et leur consommation) ;
- Comptabilit des sous ordonnateurs :
* Situations mensuelles de l'utilisation des crdits ;
* Qualit de la tenue de la comptabilit des sous
ordonnateurs ;
* Dlai et priodicit de transmission des situations
comptables l'ordonnateur.
- Informatisation de la fonction comptable :
* Degr d'informatisation de la fonction comptable :
* Concordance entre la comptabilit informatise et
manuelle ;
* Scurisation des enregistrements comptables.
Tenue de la comptabilit des projets
bnficiant de financements extrieurs :
* Existence d'une comptabilit distincte ;
* Qualit des tats financiers des projets.
1.2.2 Comptabilit matire

L'audit de cet aspect doit couvrir notamment les


lments ci- aprs :
- Existence de procdures de gestion des stocks ;
- Qualit de la tenue du registre d'inventaire ;
- Tenue des fiches de stock et leur mise jour ;
- Tenue de tableaux de bord pour suivre les
mouvements des articles en stock ;
- Ralisation d'inventaires physiques :
* Priodicit de ralisation des inventaires ;
* Modalits de traitement des carts.
- Procdures de mise la rforme ;
- Existence d'un inventaire du patrimoine.
2. Capacit d'excution de la dpense

L'audit de la capacit d'excution de la


dpense couvre aussi bien les actes du
personnel que les dpenses de
biens et services.
2.1. Excution des actes du Personnel

- Utilisation de logiciels de gestion des actes du personnel ;


- Dlai de sjour des actes du personnel avant leur envoi au
contrle d'engagement ;
- Dlai de rponse aux observations des services de contrle
;
- Taux de visa des actes du personnel ;
- Analyse des principaux motifs de rejets ;
- Part des actes collectifs par rapport aux actes individuels ;
- Moyens et outils de suivi d'engagement des actes du
personnel ;
- Clrit de la mise jour des dossiers administratifs du
personnel ;
- Modalits et conditions d'archivage des dossiers du
personnel.
2.2. Excution des dpenses de biens et services

L'valuation de cet aspect porte sur les


diffrentes phases d'excution des
dpenses de biens et services depuis
l'expression des besoins jusqu'au
mandatement notamment les dpenses
ralises par voie de marchs et de
bons de commande.
2.2.1) Elaboration du Programme
Prvisionnel (PP) :
- Elaboration du PP en tant qu'outil de
prvision ;
- Qualit de l'information contenue dans le
PP ;
- Publication du PP ;
- Rapprochement du PP avec les marchs
contracts.
2.2.2) Modalits de passation des
commandes publiques :

- Processus de passation des commandes publiques :


* Elaboration des rglements de consultation et des CPS ;
* Utilisation du portail des marchs de l'Etat ;
* Publicit ;
* Mode de passation ;
* Dsignation de la commission d'ouverture des plis ;
* Examen et valuation des offres ;
* Information des concurrents.
- Mise en place des moyens garantissant les meilleurs
rapports qualit/prix :
* Existence d'une base de donnes
fournisseurs ;
* Existence de rfrentiels de prix.
- Existence de normes pour la prparation
des CPS ;
- Existence de CPS type ;
- Apprciation de la programmation des
appels d'offres
2.2.3) Engagement des dpenses de
biens et services

- Dlais de sjour des dossiers


d'engagement chez le service ordonnateur
avant leur envoi au contrle
d'engagement ;
- Rgularit des marchs au niveau de la
phase engagement :
* Rgularit au regard des dispositions
lgislatives et rglementaires d'ordre
financier
Exactitude des calculs du montant de l'engagement ;
* Rpercussion de l'engagement sur l'emploi total des
crdits de l'anne en cours et des annes ultrieures ;
* Le total de la dpense laquelle l'administration
s'oblige pour toute l'anne d'imputation ;
* Exacte imputation de la dpense ;
* Exhaustivit du dossier d'engagement ;
* Disponibilit des crdits.
- Analyse de la typologie des rejets des services de
contrle ;
- Analyse des dlais de rponse aux observations de
contrle ;
- Apprciation des dlais d'approbation et de
notification de l'approbation aux attributaires.
Suivi de l'excution des prestations

- Respect du dlai rglementaire pour la notification des


ordres de service ;
- Frquence et motifs des ordres d'arrt ;
- Respect des dlais contractuels et procdures de suivi ;
- Conformit des prestations aux spcifications techniques ;
* Dsignation de la commission d'examen de la conformit
technique ;
* Qualit des personnes charges du contrle de conformit.
- Rception et certification de la ralisation de la prestation :
* Qualit des personnes habilites ;
* Dlais de rception ;
* Procdures en cas de dfaillance dans
l'excution des prestations.
- Coordination entre les services techniques
et les services comptables :
* Dlais de communication des PV de
rception ;
* Etablissement des dcomptes.
- Modalits et conditions d'archivage des
dossiers de marchs et bons de
commande.
Ordonnancement de la dpense :
- Examen des contrles effectus ce stade :
* Disponibilit des crdits ;
* Rapprochement entre factures, bons de livraison
et march ou bon de commande ;
* Dispositif mis en place permettant d'viter la
double comptabilisation d'une dpense ;
* Suivi des pices de dpenses prsentant des
anomalies.
- Dlais d'ordonnancement ;
- Analyse de la typologie des rejets de paiement par
le comptable public.
Capacit de contrle
interne

L'valuation de cet aspect porte sur les


diffrentes composantes du contrle
interne savoir : l'environnement de
contrle, l'valuation des risques,
l'existence d'activits de contrle,
l'information et la communication et le
pilotage.
3. 1. Environnement de contrle

L'examen de ce volet consiste apprcier le degr


d'implication des gestionnaires dans la mise en place
et le suivi du systme de contrle interne. Cet
examen porte essentiellement sur les aspects
suivants :
- Structure organisationnelle :
* Attribution claire des tches et des responsabilits ;
* Organigramme fonctionnel ;
* Sparation des tches incompatibles ;
* Formalisation des procdures.
- Dlgation de pouvoirs et de signatures :
* Dlgations clairement dfinies ;
Adquation des dlgations avec
l'organisation et la rpartition des tches ;
* Clrit dans la mise jour des
dlgations suite aux changements
intervenus.
- Politique en matire de gestion des
ressources humaines :
* Existence d'un rfrentiel d'emplois et de
comptences ;
* Gestion prvisionnelle des effectifs, des
emplois et des comptences ;
* Modalits de recrutement ;
3.2. Evaluation des risques

L'apprciation de cette composante du


contrle interne doit porter notamment sur
les axes suivants :
* Identification des risques par le service
gestionnaire ;
* Mesure de leur impact ;
* Dispositif mis en place pour la matrise
des risques.
3.3. Activits de contrle

L'valuation de cet aspect du contrle interne porte


sur les lments ci-aprs :
- Existence de contrles hirarchique et mutuels ;
- Capitalisation des observations mises par les
entits de contrle
- Entit charge de l'audit interne :
* Degr d'indpendance ;
* Effectif et profils ;
* Programmes d'intervention et missions d'audit ;
* Rfrentiels et outils d'audit ;
* Suivi des recommandations ;
* Plan de formation.
3.4. Information et communication

L'valuation de cet aspect du contrle


interne porte sur les lments ci-aprs :
- Circulation interne et externe des
informations ;
- Communication interne et externe :
* Modes de communication des tches et
responsabilits en matire de contrle
attribues au personnel ;
* Moyens et outils de communication
interne et externe.
3.5. Pilotage

L'valuation de cet aspect du contrle


interne porte sur les lments ci-aprs :
- Evaluation ponctuelle du dispositif de
contrle interne par le gestionnaire ;
- Mise en place de correctifs pour le
renforcement du dispositif de contrle
interne.
4. Capacit de gestion de l'information

La dmarche adopte prend en considration


l'intgration du contrle interne dans le systme
d'information,
notamment les scurits ncessaires (rgles de gestion
et points de contrle).
L'valuation du systme d'information est effectue
travers l'apprciation des points cls suivants :
- Organisation et pilotage du systme d'information
(SI) ;
- Gestion des SI et mise en place de nouveaux projets ;
- Matrise de la production informatique ;
- Scurit informatique et continuit de l'exploitation
Organisation et pilotage du systme
d'information
L'valuation de ce volet couvre les lments
suivants :
- Existence d'un plan directeur informatique :
* Pilotage des Systmes d'information ;
* Politique d'achat informatique ;
- Existence de documents relatant l'tat de
l'organisation des SI ;
- Structure et organisation de la fonction SI :
* Organigramme, missions et effectifs ;
* Formation et centres de comptences ;
* Adquation du personnel en terme de comptences,
de polyvalence et de matrise de la tche.