ADMINISTRACION

BASICA
La administracin es un proceso sistemtico que
consiste en el desarrollo de actividades de
PLANEACION, ORGANIZACIN, INTEGRACION,
DIRECCION y CONTROL efectuados para lograr los
objetivos de una organizacin a travs de un
adecuado manejo de los recuerdos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de

dar orden, direccin y control a las diversas
instituciones de la sociedad para lograr
determinados objetivos, incluyendo en esto el bien
comn
 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos,
polticas, diagnstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo?
Unidades de mando y procedimientos
3.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad,
mando, toma de decisiones, supervisin, delegacin,
instrucciones y comunicacin
4.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin,
comparacin, determinacin de las desviaciones,
correccin de fallas y retroalimentacin
 PLANEACION

Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin

de recursos materiales y humanos, la determinacin de
mtodos y las formas de organizacin , el establecimiento
de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localizacin
especial de las actividades y otras especificaciones
necesarias para encausar racionalmente la conducta de la
persona o grupo.
La planeacin es trazar un curso concreto de accin para
alcanzar un objetivo
Planear es disear un mtodo para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo,
cuando y quien deber llevarlo a cabo
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos
PREVISION: La planeacin es previsin del futuro
UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben
abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y
administrativo y prever las consecuencias que producir su
aplicacin
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible
CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un
proceso de duracin permanente
INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin
 ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y
que obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar
ya sea con la realizacin de una sola operacin de una
actividad concreta, de un procedimiento de una funcin
completa o de todo el funcionamiento de la institucin
POLITICAS: Son lneas generales de accin que guian a los
miembros de una empresa
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accin que se considera el mas recomendable para el logro de
un objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las
funciones de una organizacin tenga sus propios objetivos y de
igual forma sus planes
PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las
funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen
objetivos o metas cuantificables que se cumplieran a travs de
la integracin de un conjunto de esfuerzos, con recursos
humanos , materiales y financieros a el asignados, con un costo
global y unitario determinado y cuya ejecucin en principio
queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear
numricamente los resultados de una organizacin e incluye tres
elementos principales.
1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en
planeas concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn
relacionados con el costo
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares
contra los cuales se puede comparar
 ORGANIZACIN
Definiciones:
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias
para lograr un objetivo con indicacin de la
autoridad y la responsabilidad asignadas a los
puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de las
funciones respectivas
Organizacin es el orden que guardan las diferentes
rganos que constituyen un grupo humano en
cuanto a relaciones, de responsabilidad,
interdependencia jerarquica, comunicacin y
divisin del trabajo, necesarios
DIVISION DEL TRABAJO
Es el desglose del trabajo en bloques, partes o
unidades a fin de que pueda ser realizado por las
diversas personas que integran una unidad
administrativa, el trabajo se divide en:
- FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva,
apoyo, asesora, complementarios, primarias,
secundarias)
- ACTIVIDADES: (genricas, especficas)
- OPERACIONES; (fsicas, mentales)
 FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y

se apega a las normas materializadas en
organigramas, contratos colectivos o individuales,
reglamentos, manuales, polticas y procedimientos

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial,

representa lo que realmente est sucediendo, es la
resultante de las reacciones individuales y colectivas
entre la organizacin formal en busca de satisfaccin
a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la forma en que estn ordenadas las unidades

administrativas de un organismo y la relacin que
guardan entre si. Debido a la necesidad de la
divisin del trabajo y de los requerimientos de
especializacin, nace la divisin en donde
determinan la forma en que van a integrarse los
diversos rganos o dependencias de una institucin,
relaciones de mando, niveles jerrgicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de
administracin y mbito de aplicacin
 MANUALES
Son las herramientas administrativas para
transmitir conocimientos y experiencias para
documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones
sobre la organizacin, polticas y procedimientos de
una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecucin de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operacin
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos
 DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada
cualquier organizacin depender, en gran
medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definicin: Es el elemento mas dinmico del

proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir,
conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal
subordinado a la mejor realizacin de sus
funciones, con el mximo de eficiencia y
colaboracin.
 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento
mas importante y complejo de la administracin,
puesto que se ponen en juego aspectos
relacionados con el comportamiento individual y
de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la

autoridad, se toman decisiones, se coordinan y
supervisan las actividades y todo ello a travs de
un proceso de comunicacin que ya de por si es
complejo
 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

COORDINACION: Lograr coordinar los intereses

individuales y grupales
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se
impersonalice la orden, ser mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al
transmitirse una orden deben asegurarse los
conductos previamente establecidos y jams
saltarlos sin razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse
que los conflictos se resuelvan lo mas pronto
posible de modo que, sin lesionar la disciplina,
puedan producir mayor tranquilidad a los
implicados en el.
 ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica

- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin
- Permite que las decisiones sean tomadas con
mayor base sobre la realidad
MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el
derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de
ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones
como sigue: Directiva la primera, propiamente
administrativa, la segunda y supervisora de
ejecucin la tercera
La toma de decisiones es un factor esencial de la
funcin directiva, ya que, con base en ellas se
marca el cambio a seguir de la organizacin.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema
- Definir el problema
- Definir las alternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada
PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de
responsabilidad mas amplio y complejo que el de la
administracin tradicional basada nicamente en la
autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que adems
ubica como fundamental la satisfaccin del usuario y el
desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la
organizacin
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones
cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y
aprendizaje
- Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural
- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
 CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin
se ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase
directiva, sin embargo, an en planeaciones cuidadosas,
surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o
modificaciones a lo programado.

Definicin:
Control es un conjunto de providencias incluidas en las
estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para
que en el desarrollo de las actividades se produzca una
comprobacin, previniendo errores y fallas, para proveer
informacin segura, proteger los bienes de la empresa y
promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las
polticas administrativas.
 TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de Define el estado de equilibrio o eficiencia que se

desea lograr
normas o estndares de
La administracin enfocada a procesos se basa en
ejecucin mejorar procesos mas que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estndares que
comprenden sistemas, procedimientos , mtodos
de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras
que deben formar parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad mexicanas estn
sustentadas en las normas ISO-9000

2.- Medicin de la ejecucin Requiere que la informacin sea procesada,

interpretada y comparada con los estndares de
real en relacin con los ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la
estndares establecidos ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin Requiere una tomas de decisiones sobre

modificaciones o ajustes a los recursos de la
correctiva empresa, para esto es necesario conocer las
causas de desviacin
CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control

- Recoleccin, concentracin y procesamiento de
datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados
- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas
correctivas
 EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

1. Evaluacin de resultados
2. Comparacin de los resultados con los planeado
3. Determinacin de las causas de desviacin
4. Retroalimentacin
 INDICADORES
Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la
tendencia y la desviacin de una actividad sujeta e
influencias internas y externas con respecto a una
unidad de medida convencional.
En la administracin y evaluacin por procesos, los
indicadores fortalecen la autonoma de gestin, en
virtud de que a travs de la medicin que realicen
los responsables en los niveles de operacin
conocern de manera inmediata la situacin en que
se desarrollan sus servicios y de tomar
oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y
resultados
Los indicadores deben contar con las tres
caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin

que la hace coincidir en su forma y tamao
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin
estadstica mediante la cual los datos se basan en
los mismos principios y reglas particulares de
cuantificacin
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin
que el usuario acepta y utiliza para tomar
decisiones basndose en ellas.
 TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente
el grado de cumpliiento de las metas en un perodo
determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos
Metas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos
y metas programados con los recursos disponibles
en un tiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los

insumos empleados en la consecucin de una meta
o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de
tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos
Insumos utilizados
La productividad puede medirse en funcin de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin
embargo, no es siempre necesario utilizr las tres
relaciones. El indicador se seleccionar en funcin
del insumo mas relevante a considerar en el
proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o

cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfaccin de las
expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios
internos y externos, tales como: tiempos de
espera, oportunidad, atencin y solucin a quejas,
satisfaccin por el otorgamiento del servicio,
tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad
cuando satisface plenamente al usuario