UF1423

RECURSOS DE LA
PROGRAMACION CULTURAL
MF1431_3 PROGRAMACIONES CULTURALES
SSCB0110. DINAMIZACIN, PROGRAMACIN Y DESARROLLO
DE ACCIONES CULTURALES
1.-RECURSOS ORGANIZATIVOS
 BASES CONCEPTUALES

QU ES UN EVENTO CULTURAL

ACTIVIDAD o conjunto de actividades que se propone realizar, siempre en

funcin de una necesidad detectada o con un objetivo claro, definido y posible
que trata de producir una obra, un bien, un servicio, un objeto capaz de
satisfacer esa necesidad, y todo ello llevndolo a cabo dentro de unos lmites:
presupuestario, tcnico, espacial y temporal
 BASES CONCEPTUALES

EL PROCESO DE DISEO Y ORGANIZACIN DE UN EVENTO RESPONDE A:

Un objetivo claro para marcar metas, establecer marcos de actuacin y servir

a la evaluacin
A travs del funcionamiento de un equipo de trabajo bien coordinado y
eficiente basado en la segmentacin de funciones, tareas y actividades
Con un uso eficaz y eficiente de los recursos
 7 PAUTAS PARA PONERLO EN MARCHA
1.- LOS OBJETIVOS
Consecuentes y establecidos en coherencia con el evento a organizar
Expresan una accin concreta: verbos de accin en infinitivo
Han de ser medible, congruentes, realistas y claros.

Son una gua para la accin y pueden ser

GENERALES: expresan propsito y no hacen referencia a resultados concretos
ESPECFICOS: concretan el general, haciendo concreto y medible. Marcan el camino
 2.- EL EQUIPO DE TRABAJO

Conjunto de personas que anan sus esfuerzos para lograr un objetivo comn.
Bien conformado, cohesionado, coordinado y concienciado
Con el nmero necesario de personas, con perfiles profesionales adecuados y
capacitado para acometer el trabajo
 3.- LA PLANIFICACIN

Acto de llevar adelante las acciones recogidas en el plan , en un tiempo

concreto, con unos recursos determinados y cumpliendo unos objetivos
generales y especficos

4.- EL REPARTO DE TRABAJO

Asignacin de funciones, actividades y tareas que dan coherencia interna al

proceso de organizacin del evento
 5.- CUANDO
Fundamental elegir bien la fecha cuadrando bien agendas de artistas, ponentes,
polticos.
Elegir fechas que no coincidan con otros eventos de igual o mayor magnitud

6.- ELABORAR EL PRESUPUESTO

7.- LA EVALUACIN
 INVERTIR TIEMPO = AHORRAR ESFUERZOS

Dedicar tanto tiempo contestando

Qu, para qu, para quin, cundo y cmo

Nos ayuda a situar las etapas

Identificar, planificar, organizar, disear, ejecutar y evaluar

Que nos darn la capacidad de articular una propuesta de accin

Que cubra un objetivo claro y concreto
 LOS EJES DE LA PLANIFICACIN

Diagnstico
Anlisis que se lleva a cabo para determinar una situacin. Elaborado sobre la base de datos y
hechos recopilados y ordenados que permite intervenir sobre la situacin estudiada.
Planificacin
Definir los resultados sobre la base de la organizacin y la divisin del trabajo, el reparto de
responsabilidades y la toma en consideracin de los objetivos propuestos, los recursos
materiales y humanos con los que se cuenta y las necesidades que han de cubrirse
Ejecucin
La puesta en prctica, mediante actividades y acciones concretas, de lo previsto en la
planificacin y cuyo fin ltimo es la consecucin de objetivos generales y especficos.
 GUIN PARA LA ELABORACIN DEL PROYECTO
1.- QU HACER? DELIMITAR Y FIJAR CONCEPTOS
Diagnstico
cul es el problema o la necesidad que ha de solventarse o cubrirse?
Justificacin
por qu es importante resolver ese problema o dar respuesta a esa necesidad?
Poblacin beneficiaria y localizacin
a quines beneficia? Dnde estn?
Objetivos
para qu organizar el evento? Qu valor aporta?
Metas:
qu lograremos con la organizacin del evento?
 GUIN PARA LA ELABORACIN DE LA
PLANIFICACIN
2.- DESCRIPCIN METODOLGICA CMO HACERLO?
Funciones, actividades y tareas
Distribucin de roles y funciones
Cronograma

3.- DETERMINACIN DE RECURSOS CON QU HACERLO?

Recursos humanos
Recursos materiales
 LA PUESTA EN MARCHA

La ejecucin secuencial e integrada de diversas actividades para alcanzar los

objetivos, lo que implica:
Tener diseadas de forma muy precisa y concreta, cules son las actividades a
ejecutar
Establecer el conjunto de responsabilidades y tareas que nos permitan ser eficaces
y eficientes.
Tener organizadas la funciones que hacen posible el desarrollo del evento cultural
Funciones de carcter estratgico: visin global del trabajo, la direccin del equipo de
trabajo
Funciones de carcter funcional: de carcter finalista, concretas y especficas, materiales
y tangibles, cuantificables, medibles y evaluables
 LAS FUNCIONES CONCEPTOS BSICOS

MBITO DE TRABAJO: estructura organizativa mnima que reconoce el equipo de

trabajo, claro y coherente para la asignacin de tareas y responsabilidades de
qu me encargo?

ESTABILIDAD: intencin de permanencia en el tiempo. Terminar lo que empiezo

CARCTER FORMAL-INFORMAL DE LA ESTRUCTURA: relaciones existentes entre

los miembros de la organizacin, las planificadas y coordinadas tienen carcter
formal, las espontaneas y no previstas informal
 RELACIN DE FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES NECESARIAS
Funcin Responsabilidades
Direccin Planificar, organizar, gestionar, controlar
Coordinacin Coordinar, supervisar, controlar, resolver incidencias
Gestin tcnica Conformacin del equipo de trabajo, organizacin tcnica
del evento
Comunicacin Elaborar plan de comunicacin, evaluar entorno para
aprovechar oportunidades y evitar riesgos, gestionar
relacin con medios de comunicacin, gestionar tic
Gestin Asignacin de recursos econmicos y humanos, control y
econmica y seguimiento
administrativa
Evaluacin Evaluar, justificar econmicamente y realizar memoria
 TCNICAS DE RECOGIDA DE INFORMACIN

Necesitamos informacin sobre el entorno, la organizacin, el desarrollo para

poder ir tomando decisiones que condicionar
El tipo y la estructura organizativa del evento
La planificacin de objetivos
Llegar al mximo nmero de beneficiarios
Ajustarnos a las necesidades
Construir un proyecto, desarrollar un evento y evaluarlo en condiciones de
profesionalidad, equilibrio, coherencia, orden y limpieza.
 MTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIN

Mtodos cualitativos:
Datos que no son medibles de forma objetiva o matemtica.
Opiniones, costumbres, hbitos de vida, de consumo

Clases de recogida de datos

Exploratoria: establecer una hiptesis y contrastar con la realidad
Orientativa: informar sobre un entorno
Clnica: elaboracin de una investigacin a largo plazo
 MTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIN
Mtodos cuantitativos
Recopila informacin medible.
Puede traducirse en estadstica y por tanto representan a toda la poblacin

Se realiza fundamentalmente a travs de encuestas

Personal
Postales
Telefnicas
Tradicionales
Por medio de ordenador
 LA PLANIFICACIN OPERATIVA
Documento que refleja de forma exhaustiva cuales van a ser las funciones a
desarrollar con el fin de que cada miembro del equipo pueda tener una idea
clara de su cometido.

Funciones: tareas que corresponde realizar a una organizacin o a personas

concretas que pueden formar parte de un equipo

Actividades: conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir unos objetivos

Tareas: trabajo directo que debe realizarse en unas determinadas condiciones y en

un tiempo determinado
 E.D.T (ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DE TRABAJO)
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECFICOS
FUNCIN 1: GESTIN Y COORDINACIN
ACTIVIDAD: GESTIN DE RECURSOS
TAREAS: MAPEO, INVENTARIO, FICHAS TCNICAS
ACTIVIDAD: COORDINACIN DEL EQUIPO
TAREAS: REUNIONES, CALENDARIOS,
FUNCIN 2: MARKETING Y PUBLICIDAD
ACTIVIDAD: CAMPAA DE DIFUSIN
TAREAS: WEB, REDES SOCIALES,NOTAS DE PRENSA
FUNCIN 3: EJECUCIN Y CONTROL
ACTIVIDAD: MONTAJE Y DESMONTAJE
TAREAS: COMPROBAR EQUIPOS, TRANSLADOS
FUNCIN 4: GESTIN INTERNA Y EVALUACIN
 RECOGER LA INFORMACIN
Plantillas de trabajo y control
Responden a la necesidad de control para que las responsabilidades y funciones
adquiridas por cada persona se lleven a cabo en tiempo y forma
Se disean en funcin de los indicadores de realizacin:
Nmero de horas invertidas
Nmero de participantes
Nmero de notas de prensa realizadas
Nmero de entidades, organismos o instituciones contactados
Nmero de entradas en redes sociales
Nmero de informes intermedios entregados

 RECOGER LA INFORMACIN
POSIBLES PLANTILLAS
Cuaderno de ruta
Documento grfico que muestra el plan a grandes rasgos y la secuencia de pasos
Cronogramas (diagrama de gantt)
Cuadros de horas por tareas y personas
Hojas de gastos de desplazamiento
Hojas de firmas
Actas de reuniones
Inventarios
2. RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIEROS
LA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
 LA GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
Recursos humanos: conjunto de personas con las que una organizacin (con
o sin animo de lucro y de cualquier tipo de forma jurdica) cuenta para
desarrollar y ejecutar de manera correcta las acciones, actividades, labores y
tareas que deben realizarse para la consecucin de una determinada meta u
objetivo

Gestin de recursos humanos: planear, organizar y desarrollar todas

aquellas funciones y responsabilidades derivadas del desempeo de las tareas
que el personal al servicio de una entidad, empresa u organizacin debe llevar
a cabo de manera eficaz y eficiente-
No siempre habr un departamento de rr.hh, pero siempre existirn la
gestin de los mismos
 LA GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Funciones referidas al establecimiento, desarrollo y fin de una relacin laboral

Relacin laboral: aquella por la que los trabajadores prestan voluntariamente
sus servicios de forma retribuida por cuenta ajena y dentro del mbito de
organizacin y direccin de otra persona que recibe la denominacin de
empleador y a la que es aplicable la regulacin establecida en el estatuto de
los trabajadores.
Voluntariado: contrato de voluntario
Autnomos: contrato mercantil
Colaboradores: convenios de colaboracin
 TAREAS EN LA GESTIN DE RR.HH
Seleccionar: teniendo en cuenta el perfil demandado
Capacitar: formacin, entrenamiento
Evaluacin continua de las funciones encomendadas
Describir funciones, responsabilidades y tareas de un puesto de trabajo
Generar programas formativos
Promocionar el desarrollo grupal e individual
Resolucin de conflictos
Informacin de normas de funcionamiento
Supervisar, gestionar y velar por el correcto funcionamiento del equipo de trabajo
 DECLOGO DE LA GESTIN DE RR.HH
1. Administracin de personal: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin
2. Anlisis de puestos de trabajo. Descripcin detallada de funciones,
responsabilidades y tareas, perfil del trabajador, condiciones laborales
3. Aprendizaje organizacional: mejora continua, adquisicin de conocimientos, de
capacidades,
4. Actitudes y aptitudes:
Actitud: manera de ser y estar. Elementos cognitivos, conductuales y emocionales
Aptitud: saber hacer, capacidad y talento
 DECLOGO DE LA GESTIN DE RR.HH
5. Capital intelectual: aunar conocimientos, experiencias, capacidades y
habilidades presentes en un equipo de trabajo
6. Contratacin laboral
7. Seleccin de personal
8. Entrevista de seleccin
9. Gestin del conocimiento: saber trabajar con personas
10. Estructura organizativa
Funcional: relacionada con el desempeo del trabajo
De autoridad: relacionada con el poder para la toma de decisiones
De informacin: relacionada con los contenidos que hacen posible el
funcionamiento
 LA COLABORACIN CON ENTIDADES
PBLICAS Y/O PRIVADAS
De la capacidad para establecer, mantener y potenciar colaboraciones resulta
crucial para llegar a ms personas, hacer un trabajo ms profesional o poder
repetir un evento.
Las entidades pblicas son:
Ayuntamientos
Diputaciones
Gobiernos autonmicos
Gobierno estatal
Institutos (de la mujer, de la juventud, del voluntariado,.

Las entidades privadas pueden ser:

Otras asociaciones
Fundaciones
Empresas
 ACUERDOS Y CONVENIOS DE
COLABORACIN
Son acuerdos escritos donde ser refleja los derechos y responsabilidades de
cada parte de la colaboracin y provee de soluciones para conflictos y
desacuerdos y lo limita en el tiempo
Funciona para proteger los intereses de cada miembro de la colaboracin,
incluyendo derechos de autor, de propiedad intelectual, distribucin de fondos
e intercambio de informacin
Abarca tambin, procedimientos de pago y responsabilidades administrativas,
civiles y/o penales
2. RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIEROS
LOS PRESUPUESTOS PBLICOS
 PRESUPUESTO

Plan de operaciones, ingresos, gastos y recursos de la entidad, organizacin

o institucin, que se disea, expresa y formula para lograr, a lo largo de un
periodo de tiempo determinado, los objetivos propuestos, y que se expresa
en trminos econmicos y monetarios.

No solo hablan de dinero, sino de cmo organizar los recursos disponibles

combinados con la variable tiempo.
 EL PRESUPUESTO

Est hecho para cumplirse (ingresos y gastos)

Debe ser manejable con informacin veraz, concreta, especfica y simple

Evaluable para saber si se estn cumpliendo las previsiones

Revisable, para poder hacer frente a imprevistos

 EL PRESUPUESTO PBLICO

Tiene unas normas muy determinadas de publicacin, seguimiento, control y

justificacin.
Es un instrumento de gestin de una administracin pblica de carcter
normativo en el que se expresa una voluntad poltica y econmica
Recoge la inversin de la administracin pblica a travs de la prestacin de
servicios.
Responde a los principios de
Exactitud
Claridad
 CONCEPTOS CLAVE EN LOS PRESUPUESTOS
Aplicacin
PBLICOS
Utilizar los fondos consignados en el documento de presupuesto en aquellas
partidas que efectivamente han sido consignados en l

Conocimientos
El carcter pblico del presupuesto. Todos tenemos derecho a saber en qu se
gasta y quin se lo gasta (subvenciones)

Bases de ejecucin
Conjunto normativo y legal de principios que regula el desarrollo presupuestario,
los requisitos de las entidades que optan a la obtencin de esa partida econmica
pblica, los tipos de gastos subvencionables, la agrupacin de partidas, etc.
 LA OPTIMIZACIN DE COSTE
Tener claro TODOS los recursos que vamos a necesitar
Saber cundo vamos a necesitar cada recurso (por si se puede compartir entre
actividades)
Saber cunto de ese recurso vamos a necesitar (para aprovechar si sobra o no
comprar lo que no necesitemos)
Los recursos tcnicos y humanos no se pueden quedar sin financiacin
Gastos fijos
Gastos variables