El Proceso de Auditora de los

Sistemas de Gestin

Direccin General de Derechos

Fundamentales y Seguridad y Salud
en el Trabajo
 Secuencia de
Implementacin
Sistemas Integrados
Directrices Auditoras
ISO 19011
Definiciones de
Auditora de Sistemas
CONTENI Integrados
Tipos de Auditoras
DO Requisitos
Fundamentales para
una Auditora
Efectiva
Trminos y
Definiciones
Gestin de un
Programa de
Auditora
Actividades de
Auditora
Consejos para la
EL PROCESO DE AUDITORA
 SECUENCIA DE IMPLEMENTACION
SISTEMAS INTEGRADOS

DIAGNOSTICO
PLANIFICACION CONTROL
IMPLEMENTACION A. INTERNA

MEJORA CONTINUA MANTENIMIENTO AUDITORIA DE CERTIFICACION

 OSHAS 18001-
1999 Verificacin Acciones Revisin
Poltica Planificacin Implementacin y Operacin
Prev/Correct. Gerencial

Identificacin Estructura Responsabilidad

Evaluacin Control Medicin
Riesgos Monitoreo
Competencias Conciencia
Desempeo

Legislacin Otros Consulta

Accidentes
Requisitos Comunicaciones
Incidentes No
Documentacin Conf. Acciones
C/P
Control Docs. Datos
Objetivos
Registros
Control Operacional
Programas SSO
Auditoras
Preparacin Emergencias
OSHAS 18001-2007
 La auditora

La organizacin deber Deben considerar los resultados

establecer y mantener de:
programas de auditoras. La evaluacin de riesgos SSMA
Auditoras anteriores

Deben incluir:
El alcance
La organizacin deber La frecuencia
establecer y mantener La metodologa
procedimientos para llevar a Las competencias y
cabo auditoras peridicas. responsabilidades
Requisitos para su ejecucin
Informar los resultados
DIRECTRICES AUDITORIAS
ISO 19011
Certificad
o Iso
14001 y
OHSAS
18001
 AUDITORIA DE SISTEMAS
INTEGRADOS

Proceso sistemtico, independiente y documentado,

para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensin en
que se cumplen los criterios de auditoria
(3.1 ISO 19011)
 Tipos de Auditoras

Auditoras Internas de Primera Parte

Auditoras Externas de Segunda Parte

Auditoras Externas de Tercera Parte

 1.-Tipos de Auditoras de acuerdo con la Empresa
Auditada

PROVEEDOR AUDITORIA INTERNA (1a. Parte)

AUDITORIA AUDITORIA
EXTERNA FABRICANTE EXTERNA
(2a. Parte) O (3a. Parte)
EMPRESA DE SERVICIO

AUDITORIA EXTERNA
(2a. Parte) ORGANISMO
DE
CERTIFICACION
AGENTE LEGAL
(REGLAMENTAR) CLIENTE

AUDITORIA EXTERNA (3a. Parte)

 Por Qu Necesitamos Auditar?
Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo
del Sistema Integrado.

Una Auditora realizada efectivamente debe:

Proporcionar informacin real sobre la cual puedan

basarse las decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

Promover la comunicacin entre los diferentes niveles

dentro de la organizacin.
2.-Requisitos fundamentales para una Auditora
Efectiva:

Apoyo de la Direccin

Auditores entrenados

Independencia de los auditores

Acceso a documentos

Acceso a todos los niveles

gerenciales

Procedimiento de auditora definido

 3. Trminos y definiciones
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados
3.2 Criterios de auditora como referencia

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin

3.3 Evidencia de auditora que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables

Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria

3.4 Hallazgos de la auditora recopilada frente a los criterios de la auditoria

3.8 Auditor Persona con la competencia para llevar a cabouna auditoria

Uno a mas auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo
3.9 Equipo auditor de expertos tcnicos,si es necesario.

Persona que aporta conocimientos especficos o su experiencia

3.10 Experto tcnico al equipo auditor

Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un

3.11 Programa de auditora periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico

Descripcin de las actividades in situ y de los preparativos de

3.12 Plan de auditora una auditoria

3.13 Alcance de auditora Extensin y lmites de una auditora

 4. Auditoria De Calidad-principios

(4. ISO 19011:2002

Independencia
Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de
auditoria
Los auditores son independientes de la actividad
auditada
Los hallazgos estn basados solo en evidencia

Evidencia
Base racional para alcanzar conclusiones fiables
verificable
Es una muestra de la informacin disponible
5. Gestin de un Programa de Auditoria

Planifica
r Autoridad para el
Programa
(5.1)

Definir y Difundir Competencia de

Programa Auditores
(5.2, 5.3) (7.0)

Actuar Implementar el
Programa
(5.4,
Hacer
Acciones de 5.5)
Mejora
(5.6)
Seguir el
Programa y
Realizar Ajustes
(5.6)

Verificar
 5. Gestin de un Programa de Auditoria

Contenido del Plan de Auditora

Objetivo y alcance
Documentos de referencia
Equipo Auditor
Lugar y fecha
Programa de la Auditora
(Itinerario)
Programacin de la reunin de
apertura y cierre.
 5. Gestin de un Programa de Auditoria

CALIFICACION DEL AUDITOR

Adiestramiento:
Sistemas de Gestin
Tcnicas de Auditora
Participacin en Auditoras
Examen
Re-calificacin
Habilidades adicionales:
planeamiento
organizacin
comunicacin
coordinacin
 5. Gestin de un Programa de Auditoria

RESPONSABILIDADES
Cumplir DE
con el 100% de los requisitos de UN AUDITOR
auditora.

Tener habilidades de comunicacin y entendimiento de los

requisitos de la auditora.

Realizar efectivamente las actividades asignadas.

Documentar el 100% de las observaciones.

Verificar la efectividad de las acciones

aplicadas como resultado de la auditora.
 5. Gestin de un Programa de Auditoria

RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LIDER

Responsabilidad final de auditora.

Participacin en la seleccin de los miembros del equipo.

Preparacin del plan de Auditora

Representacin del equipo auditor con la gerencia.

Preparacin y entrega del reporte de auditora

Direccin de las actividades de seguimiento

6. Actividades de Auditoria
In ic ia c i n d e la A u d it o r a
(6 .2 )

R e v i s i n d e l a D o c u m e n t a c i n
(6 .3 )

P r e p a r a c i n d e A c t iv id a d e s
d e A u d it o ra in s it u
(6 .4 )

A c t iv i d a d e s d e A u d it o r a In S i t u
(6 .5 )

In f o r m e d e A u d i t o r a
(6 .6 )

F in a li z a c i n d e l a A u d i t o r a
(6 .7 )

S e g u im i e n t o d e l a A u d i t o r a
(6 .8 )
 6. Actividades de Auditoria

Iniciacin de la Auditora (6.2)

Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios

de auditoria

a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestin del auditado

b) evaluar la capacidad del sistema del gestin para asegurar los requisitos
reglamentarios y contractuales
c) evaluar la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos
especificados
d) identificar reas de mejora potencial del sistema de gestin
 6. Actividades de Auditoria

Revisin de la Documentacin (6.3)

Documentacin Conformidad
del Sistema documentaria
del SGC
Conforme
Criterios de
Inadecuada auditoria

Comunicar Continuar con el proceso

No continuar hasta que se

resuelva el problema
 Preparacin de las Actividades de Auditora
In situ (6.4)

Listas de verificacin Soporte de la Auditoria

Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluacin
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditora
Administracin del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditora
 Preparacin de las Actividades de Auditora In situ (6.4)

Desarrollo de Preguntas
Concretas
De acuerdo con el propsito y alcance de la auditoria
Considerando las responsabilidades del auditado
Abiertas
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

REUNION DE APERTURA
Presentacin de los auditores
Metodologa de la Auditoria
Alcance y objetivos
Acordar el Itinerario
Confirmar los acompaantes de la auditoria
Disposiciones logsticas
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Comunicacin durante la
auditoria
Miembros del equipo auditor consultarse peridicamente para
intercambiar informacin

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al

auditado

Acciones para reconfirmacin del plan de auditoria

 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Tcnicas de Auditora:
Observacin
Entrevista
Documentacin
Verificacin Registros
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA

Palabras fundamentales
del Auditor: Cmo
Dnde
Cundo
Qu
Por qu
Quin
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas sin salida
Preguntas antagnicas
Entonacin adecuada
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Recopilacin y Verificacin
de la Informacin
Mtodos:
entrevistas
observacin de las actividades
revisin de documentos
Tres criterios de evaluacin:
la existencia
funciona correctamente
es efectivo
Consejos para la Conduccin de Auditoras

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Contacto cara a cara

Mostrarse interesado
Tomar notas en corto tiempo
Inclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente
Observar el lenguaje corporal
Verificar con evidencia
Preguntas silenciosas
Dar las gracias
 Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Prdida Tcticas
de tiempo del Auditado
Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del
auditor
Respuestas limitadas
Engaar al auditor
 Actitudes que deben ser evitadas
Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Ser controvertido
Ser negativo, indisciplinado
Ser crtico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcstico
Generacin de hallazgos de auditora
Realizacin de las Actividades de Auditora In situ
(6.5)

Evidencia de Criterios de
auditoria auditoria

Hallazgos de auditoria
 Realizacin de la reunin de cierre

Realizacin de las Actividades de Auditora In situ

(6.5)

Presentacin de los resultados

Explicar con exactitud las no Conformidades

Estar preparado para justificar las no conformidades

Dar oportunidad al auditado de explicar informacin discrepante

Informar que el proceso es por muestreo

Alcances sobre el seguimiento

 Informe de Auditora (6.6)

Estructura:

Alcance y objetivos de la auditora

Identificacin de los auditores
Personas contactadas
fecha de la auditora
Normas de referencia
Descripcin de las no conformidades encontradas
Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los requisitos
de la Norma y documentos
Adjuntar: SAC y Observaciones
Conclusiones
 Seguimiento de Auditora (6.8)

No
No
conformidad
conformidad

NO SI
ok FIN
Accin
Accin
inmediata
inmediata
Evaluacin
Evaluacindedela
la
efectividad
efectividadde
delas
las
Evaluacin
Evaluacinde
de acciones
accionestomadas
tomadas
causas
causas

Implementacin
Implementacin
de
deacciones
acciones
Acciones
Acciones correctivas
correctivas correctivas
correctivas
 Seguimiento de Auditora (6.8)

La accin correctiva siempre debe contemplar:

Implementar mecanismos temporales para minimizar los

efectos de la no conformidad (correccin)
Determinar la extensin del problema
Realizar una investigacin de causas acorde al problema
Eliminar las no conformidades (accin correctiva)
Acciones para evitar repeticin de la no conformidad
Definir el tiempo de implementacin y responsables
 7. Competencias de los auditores
Cualidades personales
Un auditor debe ser:

tico imparcial, sincero, honesto y discreto

De mentalidad abierta
Diplomtico-Amable
Con capacidad de comunicacin (oral y escrita)
Observador
Perceptivo
Preparado
Paciente
Interesado
Verstil capaz de adaptarse a diferentes situaciones
Tenaz persistente, orientado a la consecucin de los objetivos
Decidido
Seguro de si mismo acta y funciona en forma independiente a la
vez que se relaciona eficazmente con otros
Puntual
GRACIAS