Auditorias y Registros de

Empresa

6.0 Conceptos previos.

6.1 Qu es una auditoria de calidad?
6.2 Tipos de Auditorias.
6.3 Objetivos de la Auditoria.
6.4 Cualificacin de los auditores.
6.5 Funciones, responsabilidades y
tareas de los auditores.
6.6 Cmo auditar?

Tema 6 - Control de Calidad 1

 6.0 - Conceptos Previos
Control de la Calidad: Tcnicas y
Evolucin de la Calidad

actividades de carcter operativo, utilizadas

para cumplir los requisitos para la calidad.
Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de
acciones implantadas dentro del SC, para
proporcionar la confianza ptima de que una
entidad cumplir requisitos para la calidad.
Gestin de la Calidad: Conjunto de
actividades que determina la poltica de la
calidad, responsabilidad de la direccin.
Calidad total: Forma de gestin de una
organizacin, basado en la coordinacin y
participacin de todos sus miembros para la
Calidad: Conjunto de calidad.
caractersticas de una entidad que Sistema de Calidad (SC): Estructura
le confieren la aptitud negativa o
organizativa, procedimientos, procesos y
positiva para satisfacer las
recursos necesarios para implantar la
necesidades establecidas y las
gestin de la calidad.
implcitas.

Tema 6 - Control de C 2
 6.1 - Qu es una Auditora de Control de
Calidad?
Definicin:
Evaluacin sistemtica y objetiva para comprobar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos
planes estn implantados de forma efectiva y adems son adecuadas
para alcanzar los objetivos de calidad.

AUDITOR Una persona calificada para

planear y conducir auditorias de acuerdo a
un estndar y este estndar puede ser
usado como referencia a una o ms
auditorias.
CLIENTE AUDITADO
La organizacin que La organizacin que es
requiere la auditoria, Quin est implicado? auditada; esta puede
para que esta se ser una organizacin
lleve a cabo y as completa o una parte
obtener seguridad en de la misma.
la calidad.
Tema 6 - Control de C 3
6.2 - Tipos de Auditoras
Internas
Auditorias
Externas - Realizadas por personal de
la organizacin pero que
de Clientes
no tiene relacin directa
de Certificacin con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organizacin.

- Satisface a clientes y a inversores.
- Se realizan generalmente para el control o restauracin
de la calidad, pero slo cuando los estados financieros
pueden verse afectados.

Tema 6 - Control de C 4
Tipos de Auditoras
Auditoria de
Auditoria Interna Auditoria de Cliente
Certificacin

Proporcionan confianza Mejora de los procesos

interna
Proporcionan confianza Mejora del Sistema de
externa Calidad

Las auditorias internas se programan en funcin de la

naturaleza e importancia de la actividad sometida a
auditoria. Adems sirve de apoyo a una auditoria
externa.

Tema 6 - Control de C 5
 6.3 - Objetivos de las Auditoras
Objetivos de las Auditorias
Determinar la conformidad o
no de los elementos del SC
con los requisitos observados.
Determinar la eficacia del SC
implantado para alcanzar los
objetivos.
Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su
SC.
Hacer que se cumplan los
requisitos reglamentarios.
Permitir la inscripcin del SC
del organismo auditado en un
registro.
Tema 6 - Control de C
Razones para realizar una Auditoria
Hacer la evaluacin inicial de un
suministrador antes de establecer
relaciones contractuales.
Verificar en el organismo, que su
SC cumple los requisitos
establecidos y que realmente esta
implantado.
Verificar que, en una relacin
contractual, el SC del
suministrador es eficiente.
Hacer la evaluacin, en el marco
del propio organismo, de su SC
con relacin a una norma de SC.
6
 6.4 - Cualificacin de los Auditores
Personas abiertas, maduras, con sentido comn,
tenacidad, realistas y con capacidad de anlisis.
Cualidades Personales
Aptitud para ver las situaciones complejas
desde un punto de vista general y con espritu
cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos
de las normas aplicables, tcnicas de
evaluacin de pruebas, apreciaciones y Formacin y experiencia
de informes. 4 aos de experiencia
practica (aseguramiento de la calidad).
Estar al da en el conocimiento de
las normas relativas a los SC y en
Mantenimiento de la aptitud los mtodos y procedimientos de
las auditorias.

Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento;

estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.

Tema 6 - Control de C 7
6.5 - Funciones responsabilidades y tareas
de los auditores
Responsabilidades Funciones

Del Auditor Jefe. Del Auditor Jefe.

Del equipo auditor o Del equipo auditor o
auditores. auditores.
Del auditado. El auditado es elemento
pasivo y no realiza ninguna
funcin.
Eleccin del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la
responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe
haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de
comunicacin y gestin del equipo.

Tema 6 - Control de C 8
 Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores
Responsable final de todas las fases de la
auditora; debe preparar el plan y presentar
Responsabilidades el informe de la auditora .
Participar en la seleccin de los miembros
del equipo auditor y presentarlos ante el
auditado.

AUDITOR JEFE Definir los requisitos de cada trabajo de la

auditora. Revisar la documentacin del SC.
Dar instrucciones al equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado sobre los
Funciones resultados de la auditora, las no
conformidades crticas y los obstculo
importantes durante el curso de la auditora.
Tema 6 - Control de C 9
 Funciones, responsabilidades y tareas de
los auditores
Elaborar un informe sobre los resultados de
la auditoria y consignar las observaciones.
Responsabilidades Cooperar con el auditor jefe.
Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.

AUDITORES
Actuar con objetividad y limitarse al mbito de
la auditoria. Respetar la deontologa
profesional.
Funciones Recoger y analizar datos para obtener
conclusiones relativas al SC auditado.

Tema 6 - Control de C 10
 Funciones responsabilidades y tareas de
los auditores

Informar al personal afectado sobre el objeto

AUDITADO y finalidad de la auditora; designar a los
mandos de su personal para que acompaen
al equipo auditor.
Poner a disposicin del equipo auditor los
medios necesarios para asegurar el
Responsabilidades desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los
objetivos de la auditora.
Determinar e iniciar las acciones correctoras
atendiendo al informe de la auditora.

Tema 6 - Control de C 11
6.6 - Cmo auditar?
Documentos de trabajo
Revisin preliminar del SC
auditado - Listas de verificacin para cada
-Si el SC no es el adecuado elemento del SC.
conviene no continuar con - Formularios para recoger
la auditora. observaciones y formularios para
-Base para preparar la auditora y consignar evidencias.
juzgar el SC auditado. PREPARACIN
Tareas del equipo DE LA AUDITORIA Plan de la auditora
auditor
-Conviene asignar a cada auditor - Conocido con antelacin.
- Flexible para permitir cambios
la auditora de elementos
durante la auditora.
Especficos del SC. Esta
-Debe incluir: objetivos, identidades
asignacin ser hecha por el
del equipo auditor, fecha y lugar de
auditor jefe.
la auditora, reas a auditar...

Tema 6 - Control de C 12
Cmo auditar?
Reunin inicial Recogida de evidencias
- Presentacin del equipo auditor - A travs de entrevistas, examen
y de un resumen de mtodos y de documentos y observacin de
procedimientos a utilizar. las reas afectadas.
- Confirmar el horario de reuniones - Anotar los indicios de no
intermedias y final, y la disponibilidad
conformidad para su posterior
de medios e instalacio-
investigacin.
nes que se precisen. EJECUCIN
.
Observaciones de DE LA AUDITORIA Reunin final
la auditora con el auditado
- Documentar todas las observa- - Presentar: las observaciones de
ciones y determinar las que deben la auditora a la direccin del
considerarse no conformidades. auditado y asegurarse de su
- Las no conformidades deben comprensin; las conclusiones
referenciar los requisitos que se del equipo auditor relativas al SC.
Incumplen. -Levantar acta de esta reunin.

Tema 6 - Control de C 13
Cmo auditar?

Informe de la Auditora
Es responsabilidad del auditor jefe.
El informe tiene por objeto exponer los
hechos, no analizar las causas, ni
recomendar acciones correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin
auditada, no considerarla.
Debe contener: objetivo y alcance de la
auditora, observaciones de no
conformidad, capacidad del SC para
alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribucin del informe...

Tema 6 - Control de C 14
 Cmo auditar?
Comportamiento del auditor
Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser
simple, preciso y adaptado al interlocutor.
Generalmente el auditor debe escuchar y
mantener un tono de cooperacin.
Para estudiar una situacin, usar las
tradicionales: qu? cmo? dnde?...

Retener solo los hechos. No tener en cuenta

rumores o suposiciones.
Recomendaciones Tener en todo momento el control de la
practicas auditora. Preguntar y escuchar, no discutir.
Adaptarse a la situacin y al auditado.
Examinar en detalle la documentacin.

Tema 6 - Control de C 15
 Cmo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA

Tarea Examinada Conforme

NECESITA
INSTRUCCIONES SI
ESCRITAS? SI
EXISTEN? SI
SI ALCANZA
OBJETIVOS?
CONFORME
INSTRUCCIONES?
NO NO
NO
NO NO CONFORME
O
CONFORME NO CONFORME NO ADAPTADA

Tema 6 - Control de C 16