REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACION UNIVERSITARIA, CIENCIA Y

TECNOLOGIA
INST. TEC. UNIVERSITARIO DR. DELFIN MENDOZA
ALDEA ROMULO BETANCOURT
P. N,F. A: ADMINISTRACION

DISEO DE PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR LA ORGANIZACIN DE

DOCUMENTOS DEL COMIT DE FINANZAS Y ADMINISTRACIN DEL
CONSEJO COMUNAL PODER DE DIOS DEL SECTOR
VILLA BOLVAR I

Ing. Michell Lugo Realizado Por:

Profesor De Proyecto Br. Odalis
Lcdo. David Martinez Br. Ada Sosa
Profesor Gua

Ciudad Bolvar; Abril de 2017.

 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A nivel mundial, las empresas han sufrido diversos cambios ya que las
mismas son un instrumento universalmente empleador, las organizaciones
han pasado de un escenario estable a uno de incertidumbre, esto debido al
entorno donde se encuentran, han desencadenado en las empresas un gran
nmero de cambios internos dentro de los sistemas o procedimientos
administrativos aplicados en las diferentes Direcciones, Gerencias o
Unidades que conforman una Organizacin.
Las Empresas deben tomar decisiones estratgicas adecuadas que
permitan alcanzar ventajas competitivas que conlleven a la efectividad,
eficacia y excelencia empresarial a travs de un proceso flexible de
mejora continua. El xito por lo tanto, exige una continua adaptacin de
las empresas a su entorno, de all depende que las mismas necesitan
elementos de control que le permitan medir su eficacia en sus operaciones
y las posibilidades de hacer los correctivos necesarios orientados al
cumplimiento de las metas establecidas a futuro.
 QUEMA
DE
DESECHOS
SLIDOS

ACUMULACIN FALTA DE RED

DE DE
DESECHOS CLOACAS
SLIDOS
 UBICACIN GEOGRFICA

Coordenadas UTM (438.310 439.028 Este) y (892.404 892.998 Norte),

cuenta con una superficie de aproximadamente 50.000 mts cuadrados.
 AREA
EN
ESTUDIO
OBJETIVOS:
Objetivo General

Proponer la elaboracin de Procedimientos para mejorar la

organizacin de documentos del comit de finanzas y
administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector
Villa Bolvar I Parroquia Agua Salada, Municipio Autnomo
Heres, Ciudad Bolvar Estado Bolvar.

Objetivos Especficos

-.Diagnosticar la Situacin Actual que se Presenta en la Aplicacin

de los Procedimientos administracin del consejo comunal Poder
de Dios del sector Villa Bolvar I.
-.Determinar los Elementos que estn incidiendo en los procesos
aplicados durante la ejecucin de las Actividades de archivar en el
consejo comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I.
.Proponer las Estrategias Necesarias para Mejorar la aplicacin de
los Procedimientos para archivar documentos del consejo comunal
Poder de Dios del sector Villa Bolvar I.
 METODOLOGA
El rea para la investigacin de este proyecto, en forma general se utiliz toda la
comunidad Villa Bolvar I para realizar el diagnostico, descripcin y todas las
necesidades problemtica de la comunidad. En forma especfica se utiliz el rea del
Consejo Comunal Poder de Dios correspondiente al Comit de Finanzas y
Administracin.

TIPOS DE INVESTIGACIN

El presente proyecto se caracteriza como una investigacin de tipo proyecto factible as

como un diseo de campo los cuales se explican a continuacin.

El proyecto factible se enmarca en esta categora porque se centra en proponer una

solucin a un problema real, la cual consiste en la administracin de archivos de
manera correcta para mejorar la organizacin de documentos del Comit de Finanzas y
Administracin del Consejo Comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I.
Sobre esto plantea Fideas (2006): Se trata de una propuesta de accin para resolver un
problema prctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se
acompae de una investigacin, que demuestre su factibilidad o posibilidad de
realizacin.
 CONCLUSIONES

Una vez realizada la propuesta de elaboracin de Procedimientos para mejorar

la organizacin de documentos del comit de finanzas y administracin del consejo
comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I, se lleg a las siguientes
conclusiones:
-. Se Diagnostic la Situacin actual de la aplicacin de los Procedimientos
administracin del consejo comunal Poder de Dios del sector Villa Bolvar I, y
se pudo verificar el desorden presente en los documentos recibidos, que solo
permanecen en carpetas sobre las mesas y escritorios.
-.Se determinaron los elementos que estn incidiendo en los procesos aplicados
durante la ejecucin de las Actividades de archivar en el consejo comunal Poder de
Dios del sector Villa Bolvar I, donde las personas se limitan solo a guardad
informacin y documentos al aire libre sin ninguna identificacin.
-.El mayor problema de conservacin no es la conservacin de los soportes, sino
la conservacin de los contenidos a medio y largo plazo, sin embargo, mostr
deficiencias en el control de la documentacin que se produce como resultado de las
reuniones de carcter tcnico sostenidas consejo comunal, permitiendo que mucha
informacin valiosa no fuera eficientemente archivada, llegando en algunos casos a
ser extraviada.
 Recomendaciones
1. Es importante que todas las personas que integran el Comit de Finanzas y Administracin
del Consejo Comunal Poder de Dios, pongan en prctica, el archivo de documentos, para
ello es importante que conozcan que:
2. Es recomendable que todas las empresas se diseen y apliquen un programa de archivo
Documental que les permita controlar y organizar todos los documentos que ingresan y salen
de dichas instituciones, ya que ello contribuye al logro de sus objetivos empresariales
3. Todo proceso de planificacin y desarrollo de un archivo Documental debe incorporar
trmites documentarios que permitan eliminar procedimientos innecesarios y orienten al
personal de la institucin sobre los procedimientos que deben cumplir.
4. Es importante que en las instituciones que se genera o adquiere documentos, est incorporada
fsicamente al Archivo para realizar el control directo de los documentos desde el primer
momento en que estos ingresan a la institucin. Asimismo, el personal del consejo comunal
debe poseer conocimientos bsicos de archivstica que le permitan participar eficientemente
en dicho control y realizar la seleccin y distribucin de los documentos tcnicos.
5. Para garantizar el xito en el proceso de archivo, este debe estar bajo la direccin de un
profesional en el rea de la Archivstica con experiencia en el manejo de archivos
empresariales; tambin es recomendable que este profesional cuente con un equipo de trabajo
que incluya a otros profesionales del mismo rubro y a personal auxiliar, con conocimientos
bsicos de archivstica, para la recepcin y seleccin de los documentos.
6. Se recomienda que se sigan realizando propuestas como estas que permitan organizar mejor
la parte administrativa de los Consejos Comunales.