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COMPRAS
UTN
ADMINISTRACION DE COMPRAS
2 PARCIAL
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
- La estandarizacin de calidades
- Disminucin de costos fijos, internos, de la operacin (Hay
menos personal asignado, se evita duplicidad de funciones)
- Uniformidad de tipo de productos por adquirir.
- Obtener servicios uniformes para toda la organizacin.
- Simplificacin del trato con los proveedores.
Relacionado con las compras descentralizadas, tenemos como
ventajas:
- Hay una relacin directa con la actividad productiva o de
distribucin o de atencin al cliente.
- La relacin con los proveedores es ms directa, lo que permite
hacer una buena gestin.
- Hay una disminucin de costos porque pueden presentarse
mejores oportunidades al tratar directamente con los que pueden
proporcionar servicios, tales como transportes y otros.
- Mayor control para la eliminacin de problemas tcnicos.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
-Uniformar los criterios en cuanto al -En situaciones de emergencia se
abastecimiento de materias primas encontrarn obstculos para un pronto
facilitando el control de las existencias. suministro.
-Aprovechar la colocacin de pedidos -La fuga de personal tiene mayor
con un volumen mayor. repercusin en esta forma de trabajar.
-La estandarizacin de calidades -Prdida de imagen como un comprador
-Disminucin de costos fijos, internos, importante, en diversas regiones o lugares
de la operacin (Hay menos personal de operacin.
asignado, se evita duplicidad de
funciones, menos papeleo) -El personal de esta Depto. est lejos del
-Uniformidad de tipo de productos por lugar donde su utilizarn los productos y
adquirir. por tanto es ajeno de los problemas
-Obtener servicios uniformes para toda puntuales que se tienen.
la organizacin. -El personal tiene ms carga de trabajo
-Simplificacin del trato con los porque atiende a muchos demandantes de
proveedores. diferentes productos.
-Procedimientos uniformes y mejor
controlados
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
-Hay una relacin directa con la actividad -Muchas veces no se logra un buen
productiva o de distribucin o de atencin descuento por las cantidades requeridas.
al cliente. -Puede ser no se encuentren en la regin,
-La relacin con los proveedores es ms las calidades ptimas.
directa, lo que permite hacer una buena -Los costos fijos aumentan pues hay que
gestin.(Servicio, Reclamos, reposicin, tener mayor personal.
crditos, etc) -Al querer comprar a proveedores lejanos
-Hay una disminucin de costos porque puede que no conozcan al comprador y no
pueden presentarse mejores oportunidades lo atiendan como se debe.(Exigencia de
al tratar directamente con los que pueden pago inmediato, no hay crdito, uso de
proporcionar servicios, tales como bancos intermediarios, etc.)
transportes y otros.
-Mayor control para la eliminacin de
problemas tcnicos.
-La reaccin en situaciones emergentes es
ms rpida.
-Hay oportunidad de que el personal se
vuelva ms especializado y experimentado.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
EL MANUAL DE COMPRAS
En la empresa grande se acostumbra tener un Manual de
Compras que sirve de una herramienta auxiliar para la
gestin.
Ese manual proporciona una idea clara, lgica e integral de
cmo opera el rea de compras y precisa los pasos que se
deben seguir, sin variar, en cada una de las actividades que
se realizan.
Con este manual se da orientacin correcta al personal, sobre
todo al personal nuevo, con lo que se logra una buena
utilizacin de los recursos humanos del Depto. Es decir, ese
documento se ha elaborado de una manera ordenada y
lgica para la ejecucin de las actividades. O sea la forma
esperada de aplicacin.
Los procedimientos que se incluyen en este documento estn
orientados a que se logre la mayor eficiencia y eficacia de
las operaciones.
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para para
aumentar
aumentar lala cuota
cuota de
de cambiar
cambiar el
el precio
precio oo la
la imagen, el precio o la calidad. coste.
el coste
mercado. imagen
mercado. imagen de
de calidad.
calidad. Los costes competitivos son
Es
Es vital
vital planear
planear la
la II+D
+ D. Fortalecer ahora muy importantes.
Fortalecer el
el segmento
segmento
de mercado.
del mercado. Defender la posicin en el
la compaa
mercado. Faxes
Discos
CD-ROM Restaurantes para blandos 3
comer en el coche. 1/2
Ventas
de la
Estrategia de
Internet Furgoneta
cuestiones
Estrategia
Impresoras de
color
DVD
Fiabilidad del
del producto
producto yy Cambios
Less rapiddeproduct
producto menos differentiation
producto son vitales. Fiabilidad rpidos; menos cambios
Cambios frecuentes en proceso.
proceso. changes - more minor Minimizacin de costes.
planificacin del producto
Cambios frecuentes en y anuales
changes de modelo. Cost minimization
proceso.
planificacin del producto y Posibilidades yy mejoras
Posibilidades mejoras del
del Sobrecapacidad en la
producto
producto competitivas.
competitivas. Capacidad ptima.
Optimum capacity Overcapacity in the
proceso. industria.
Lotes de produccin Aumento dede lala capacidad.
capacidad.de Estabilidad crecienteofdel industry
pequeos. Aumento Increasing stability
Lotes de produccin pequeos. proceso Eliminacin de productos
produccin process produccin.
de
Prune line to eliminate
cuestiones
Tipos de Pronsticos
Pronsticos Econmicos
Abordan el ciclo del negocio, i.e., ndice de inflacin,
suministros de dinero etc.
Pronsticos Tecnolgicos
Se refieren a los ndices de progreso tecnolgico
Predicen la aceptacin de un nuevo producto
Pronsticos de la demanda
Predicen ventas de los productos existentes
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Enfoques de Pronsticos
Mtodos Cualitativos Mtodos Cuantitativos
Usados cuando la situacin Usados cuando la
es vaga y existen pocos situacin es estable y
datos existen datos histricos
Productos nuevos Productos existentes
Tecnologa nueva Tecnologa actual
Involucran tcnicas
Involucra intuicin, matemticas
experiencia i.e., pronosticar ventas
i.e., pronosticar ventas en de televisiones de
el Internet pantalla plasma
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Mtodo Delphi
EL METODO DELPHI
Este es un mtodo para predecir el futuro, utilizando expertos en el
rea a la cual pertence el problema. Tpicamente se conforma un
grupo de expertos en el campo especfico y ellos en forma
independiente predicen los eventos futuros. La preguntas de
seguimiento pueden inquirir sobre la posibilidad de que ocurra un
hecho, la conveniencia de ste y su importancia.
Se distribuye a cada miembro una serie de preguntas relacionadas
con su rea de especializacin.
La Tcnica Delphi es un recurso para la realizacin de pronsticos,
con base en el consenso de un grupo de expertos.
Implica varios pasos bsicos:
A - Entrega de un cuestionario a un grupo de expertos. Ninguno
de los expertos conoce la identidad de los dems. En el
cuestionario se piden estimaciones numricas de especificaciones
tecnolgicas o de posibilidades mercado o de cambios o de
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Tendencia Cclico
Estacional Aleatorio
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y ms difciles de identificar
Las variaciones aleatorias son aquellas que an existen
despus de haber tomado en cuenta los factores de
variaciones estacionarias, de tendencia y cclicas. Cuando
no sea aparente la razn para alguna variacin, el resultado
podr deberse al simple azar.
La auto-correlacin describe aquella caracterstica que seala
que cualquier variacin en consumo en un perodo
determinado se ve afectada por el consumo de los perodos
anteriores.
PLAN DE COMPRAS
Es el programa de compras a realizar en un perodo
determinado, ya sea de materias primas y materiales,
productos terminados y otros.
Todo esto se inicia estableciendo volmenes o cantidades de
productos a comprar, a los cuales se les aplica el precio
estimado que los proveedores van a cobrar.
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ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
Esta funcin es parte determinante de las cantidades a
comprar y mantenimiento en stock.
El control de materiales es un sistema que permite conocer
de manera exacta el lugar en donde se encuentran los
materiales y la cantidad que hay en existencia, para
determinar el punto en que se necesita comprar ms.(Anzola
Rojas Srvulo, Administracin de pequeas empresas, 1 Ed., Edit. Mc Graw Hill)
Una tcnica utilizada es el de clasificar los materiales a
considerar haciendo un anlisis ABC, que est basado en la
Curva de Pareto, llamada as en honor a su precursor
italiano Alfredo Pareto. El observ el fenmeno repetitivo
consistente en que un pequeo porcentaje de la poblacin
total controlaba la mayor parte de la riqueza,
independientemente del pas que se estudiara.
Este mismo principio se aplica en la Administracin de
Inventarios, para decidir acerca de las compras y
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Costos de arranque:
Estos costos se dan ms en las empresas manufactureras y que
para muchas es significativo.
Puede incluir el costo del aprendizaje de los trabajadores
cuando estn en la fase de induccin y capacitacin, donde
el desperdicio es alto en las primeras sesiones y el nivel de
produccin es bajo, hasta que se alcance un nivel aceptable.
Aqu hay prdidas de tiempos y partes de los equipos que
se pueden daar.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
CANTIDAD DE PEDIDO ECONOMICO
El modelo para calcular la CEP es el ms sencillo y fundamental
de todos los modelos de inventario. Describe el importante
compromiso entre los costos fijos y los costos de mantener el
inventario, y es la base para el anlisis de sistemas ms
complicados. Considera los siguientes supuestos:
- El nmero total de unidades requeridas (Demanda) para un
ao, se conoce con exactitud.
La demanda es constante, porque el perodo de consumo es
constante.
No hay demoras en el pedido.
Los costos incluyen:
- Costos de pedido por unidad solicitada
- Costos de mantener inventario en stock
- El precio de compra es constante.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Alrededor de 1915, F. Harris desarroll lo que ha llegado a
conocerse como la frmula Wilson (ste publicaba sus trabajos
con ms frecuencia que Harris). Esta frmula representa el punto
de partida tpico para el desarrollo de modelos de inventarios, y
es una leccin temprana acerca de que anunciarse paga
dividendos.
La figura que est ms adelante ilustra este modelo de inventario
sencillo y sumamente idealizado. Presuponga que al tiempo cero
hay exactamente Q unidades de material disponible, y que
conforme avanza el tiempo hay una demanda o emisin constante
del material en existencia. Esto hace disminuir la cantidad en
existencia en una forma lineal, como se indica en la figura
mencionada. Presuponga tambin que cuando las existencias
restantes alcanzan un nivel R en el tiempo t1, se hace un pedido de
Q unidades de material que se entregarn en la planta en L das.
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
L es el nmero de das que, sobre la base de la razn diaria de
reduccin, darn lugar a que las R unidades restantes de
inventario disminuyan al mismo tiempo que se reciban las Q
unidades de material. Suponga que hay un requerimiento anual
A; un costo unitario de material M; un costo de conservacin
(Mantener) en inventario por unidad al ao H; un costo de
preparacin de pedido P y un nivel de inventarios I.
Este modelo simple de inventario trata con tres costos: de
material, de conservacin y de preparacin de pedidos. Los
costos de conservacin se refieren a todos los costos asociados
con proporcionar instalaciones para inventario y el
mantenimiento de ste. Los costos de preparacin de pedidos
se suponen constantes y son los costos asociados con hacer y
recibir pedidos de materiales. Si los pedidos se hacen con mucha
frecuencia y el requerimiento anual es fijo, Q es pequea y por
tanto los costos de conservacin son pequeos; sin embargo, el
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
costo de hacer numerosos pedidos es alto. Si los pedidos se hacen
de modo infrecuente, los costos de hacer pedidos para el ao son
bajos, pero se debe pedir cada vez una cantidad ms grande de
material Q, lo cual da lugar a costos elevados de conservacin de
inventario. El modelo de Harris se puede utilizar para determinar
el tamao ptimo del lote Qo a comprar, con el propsito de
reducir al mnimo la suma de todos los costos asociados con la
preparacin de pedido y el almacenamiento de material para el
ao. Los costos totales anuales son:
CT: costo de material + costo de conservacin de inventarios
+ costo de preparacin del pedido.
El costo anual de conservacin de inventario es el producto del
inventario promedio en mano, Q/2, por el costo unitario de
conservacin anual H, debido a que se presupone que el
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
MODELO DE INVENTARIO DE HARRIS
Q =Unidades L = Das R = Unidades restantes de Inventaaio
N
I
V
E
L
I Q
N
V
E
N Q/2
T
A
R
R
I
O 0 L
t1 t2 t3
TIEMPO
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A: requerimiento anual
M: costo unitario de material
H; costo de conservacin (Mantener) en inventario por
unidad al ao
P: costo de preparacin de pedido
I: nivel de inventarios
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Mnimo
Costo variable anual total V
Costo variable
total por ao
Costo manejo de
inventarios
Costo preparacin
pedidos
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12 $ 36 $ 6.25 $ 42.25
6 18 12.50 30.50
4 12 18.75 30.75
3 9 25.00 34.00
2 6 37.50 43.50
1 3 75.00 78.00
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EL PUNTO DE RE-ORDEN
Este es el nivel del inventario a partir del cual se decide ordenar
el producto. Este punto que se establece para asegurar la
disponibilidad de los productos en los perodos de
reabastecimiento, designa una cantidad que est en funcin de la
tasa de la demanda durante el perodo de reabastecimiento y de la
demora de la entrega.
A continuacin un ejemplo:
Supongamos para un producto X, los siguientes consumos
mensuales y las demoras de entrega: (Ver cuadro en diapositiva
siguiente)
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MES CONSUMO DEMORA EN LA
MENSUAL ENTREGA
(Promedio) (Das)
Enero 90 3
Febrero 110 5
Marzo 120 6
Abril 80 4
Mayo 100 3
Junio 100 3
600 24
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Cantidades
Tasa de produccin constante (un prerrequisito deseable).
Entregas frecuentes en lotes pequeos.
Acuerdos contractuales a largo plazo.
Papeleo mnimo para lanzar los pedidos.
Las cantidades entregadas varan de una entrega a otra, pero
son fijas para el trmino total del contrato.
Poco o ningn permiso de rebasar o disminuir las cantidades
recibidas.
Proveedores motivados para empaquetar en cantidades
exactas.
Proveedores motivados para reducir sus tamaos de lotes de
produccin (o almacenar material no liberado)
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ADMINISTRACION DE COMPRAS
Calidad
Mnimas especificaciones del producto impuestas al
proveedor.
Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de
calidad.
Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la
calidad del comprador y del proveedor.
Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del
proceso en lugar de la inspeccin de lotes por muestreo.
Envos
Programacin de la carga de entrada.
Asegurar el control mediante la utilizacin de una compaa
de transportes propia o contratar transporte y
almacenamiento.
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Depto. de Transporte
En muchas empresas no existe este Depto. y por ello contratan
a terceros para que les de el servicio.
Algunos incluyen desde la contratacin del medio de
transporte, el seguimiento desde que lo entrega el
proveedor al barco, o al avin o al camin, hasta el
movimiento interno en el pas donde debe llegar.
Como sea, la actividad primordial de este servicio que le sirve
al Depto. de Compras, se relaciona con el traslado de los
productos comprados, desde, ya sea de la fabrica
proveedora hasta el puerto de llegada, y/o desde la aduana
hasta las instalaciones de la empresa.
Hay productos de mucho cuidado que se compran y por ello
se necesita una empresa de transporte confiable para evitar
daos en el manejo de los mismos.
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Inventory Management
Inventory Control
The basic building blocks for the Inventory Management
system and Inventory Control activities are:
Sales Forecasting or Demand Management
Sales and Operations Planning
Production Planning
Material Requirements Planning
Inventory Reduction
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