CONTROL ADMINISTRACIN PARA

INGENIEROS
CONCEPTO CONTROL

Ejemplo
El Es la ultima
control es estepa
una etapa del
AlgunosLa autores afirman
planeacin y el
proceso
No
primordial administrativo
podr
una VER cual
empresa que
que elcontrol
control es
estn parte
pero
tenga es
un en
la la vida
situacin
magnifico real
realno ,
planes
de larelacionados
administracin
sucede
de lo mismo
la organizacin
una estructura organizada y
una direccin eficaz
CONCEPTO CONTROL

Tradicionalmente
Los anteriores se
conceptos define
estn
control ya como
equivocar una Esserie
que control de
dinmicos
yprocedimientos complicados
promueve el potencial de los
que se utilizan
individuos. para medir
Nos facilita corregir la
temperatura
defectos odeldesviaciones
presente y futura
. Estede
los recursos de
mtodo la empresa
hace percibirsiendo
que el
principal propsito es de prevenir y
reprime y presiona a los
corregir errores
individuos
ELEMENTOS DE CONTROL
Relacin Con La Planeacin El control existe para
verificar el logro de los objetivos que se estable en
planeacin

Medicin para controlar es necesario medir y

cuantificar resultados

Detectar desviaciones es principal del control es

descubrir las diferencias entre ejecucin y planeacin

Establecer medidas correctivas el objetivo del

control es prevenir y corregir los errores
Importancia del control
Establecer medidas para corregir las actividades para
alcanzar la planes exitosos
Se aplica todo como las cosas, personas , y los actos

Determinar y analizar rpidamente las causas de las

desviaciones para no cometerlas en el futuro
Localiza a los sectores responsables de la
administracin, desde el momento en que se establece
medidas correctivas

Reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores

Su aplicacin incide directamente en el administrador
y con esto logramos productividad de los recursos de
la empresa
PRINCIPIOS DEL CONTROL

A cada grupo de delegacin conferido debe

proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la
autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, el delegar la autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada esta siendo
debidamente ejercida
OBJETIVOS DE CONTROL
Se refiere a que el control existe en la funcin
de los objetivos es decir , el control no es un
fin sino un medio para el alcance de los
objetivos preestablecidos. Ningn control
ser valido si no se fndame los objetivos y
si, a travs de l, no se evala el logro de
los mismos por lo tanto, es imprescindible
establecer medidas especificas propias .que
nos sirven de patrn para la evaluacin de la
exactitud misma que se determinan con base
en los objetivos. Es Estndares
LA OPORTUNIDAD DE CONTROL

EL control para que sea eficaz

necesito ser oportuno es decir debe
aplicarse antes de que se efectu el
error de tal manera que Sea posible
tomar medias correctivas
DESVIACIN DE CONTROL

Todas las variaciones o desviaciones que se

presentan en una relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de tal
manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, un fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el
futuro
COSTEABILIDAD

DeElnada servir establecer

establecimiento de unun sistemade
sistema
decontrol
control
Un control solosidebe
debe losimplantarse
justificar beneficios
el costo
si
financieros
su que ante
representativamente
costo justifica reditu resultan y
en resultados
los tiempo
menores
dinero, que
en el costo
relacin
que se esperan de el y el
con tiempo
las que
ventajas
implica su implantacin
reales que ste reporte
UNA EXCEPCIN

El control debe aplicarse en las

actividades representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitan do
adecuadamente cuales funciones
estratgicas requieren de control Este
principio se auxilia de mtodos
probabilsticos, estadsticos
LA FUNCIN CONTROLADORA

La funcin controladora por ningn

motivo debe comprender a la funcin
controlada, ya que pierde efectividad
el control. Este principio es bsico,
ya que seala que la persona o la
funcin que realiza el control no debe
estar involucrada con la actividad a
controlar
ETAPAS DE CONTROL
 ESTABLECIMIENTO DE
ESTNDARES
Un estndar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, gua o patrn con base
en el cual se efecta el control.

Rendimiento de beneficios
Posicin en el mercado
Productividad
Calidad del producto
Desarrollo del producto
Evaluacin de la actuacin
 TIPOS DE ESTNDARES

1. Estndares estadsticos: llamados tambin histricos,

se elaboran con base en el anlisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de
empresas competidoras.
2. Estndares fijados por apreciacin: son juicios de
valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador, en reas en donde la ejecucin personal
es de gran importancia
3. Estndares tcnicamente elaborados: son aquellos
que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo
de una situacin de trabajo especifica.
Clasificacin de los estndares mas usuales
 MEDICIN DE RESULTADOS

Los estndares sirven para establecer

unidades de medida definidas segn
el problema presente.
Es de utilidad en los sistemas de
informacin, pues la efectividad del
control depende de una buena parte
de la informacin recibida cuyas
caractersticas (confiable, fluida,
consistente, valida) deben ser
importantes.
Una vez efectuadas la medicin, se
comparan los resultados obtenidos
con los estndares preestablecidos,
determinndose as las desviaciones.
CORRECCIN

funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin

correctiva con base en el anlisis de las causas que
ocasionaron las desviaciones.

Es un proceso de retroalimentacin
entre control y la planeacin
lo que permite aumentar
la calidad en la accin
correctiva
 RETROALIMENTACIN
Es importante en el proceso de control, ya que a travs
de la retroalimentacin, la informacin obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.
Para ello es necesario, que el sistema de informacin
sea funcional y eficiente, pues de esta manera se
retroalimenta mas rpidamente el proceso de control-
planeacin.
 IMPLANTACIN DE UN SISTEMA
DE CONTROL
1. Contar con objetivos y estndares
que sean estables
2. Que el personal clave comprenda y
este de acuerdo con los controles.
3. Que los resultados finales de cada
actividad se establezcan en
relacin con los objetivos.
4. Evaluar la efectividad de los
controles
Eliminando aquellos que no sirven
Simplificndolos
Combinndolos para perfeccionarlos
 CARACTERSTICAS
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos este
debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo.

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional: los sistemas de control

deben ajustarse a las necesidades de la empresa, cada empresa es distinta y los
controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.

Oportunidad: un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las

desviaciones, que debe ser descubiertas antes de que se produzcan

Accesibilidad: todo control debe tener medidas sencillas y fciles de interpretar.

Los datos deben ser accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos

Ubicacin estratgica: es necesario establecer los controles en ciertas reas de

acuerdo con criterios de valor estratgico.
FACTORES QUE COMPRENDEN
EL CONTROL
 EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse
como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la
empresa, pudiendo as clasificarse en:

A. Control preliminar: es aquel que se efecta antes

de realizar
las actividades.
B. Control recurrente: se ejerce de manera
simultanea a la realizacin de actividades,
como un proceso continuo.
C. Control posterior: se aplica despus de
haber realizado las actividades planeadas.
 Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa
que pueda originar un defecto en el producto . Se
refiere ala vigilancia que debe hacerse para
comprobar una calidad especifica
La funcin del control en esta rea busca el
incremento de la eficiencia la reduccin de costos y
uniformidad y mejora de la calidad del producto

CONTROL DE CALIDAD Y
PRODUCCION
 Su objetivo primordial es determinar el nivel mas econmico de
inventarios en cuanto a materiales , productos en proceso y productos
terminados
Disponer cantidades
Evitar perdidas
Reducir interrupciones
Reducir costos en : materiales ociosos, mantenimiento de inventarios,
retrasos en la produccin etc.

CONTROL DE INVENTARIOS
CLASES DE INVENTARIOS

1. Materias primas
2. Materiales en proceso
3. Productos terminados
4. Partes de la maquinaria y/o herramienta
CONTROL DE LA PRODUCCIN

El objetivo primordial es programar, coordinar e

implementar todas las medidas tendientes a lograr
un optimo rendimiento en las unidades producidas.
1. Disminucin de tiempos ociosos.
2. Reduccin de costos
3. Evita demoras en la produccin
4. El departamento de ventas cumplir con sus
compromisos con los clientes
 Relacionado con el control de inventarios
1. Seleccin de proveedores
2. Evaluacin de cantidades y calidad especificas por departamento
3. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del
material
4. Determinacin de punto de pedido y reorden.
5. Comprobacin de precios
y evita
6. Compras innecesarias, excesivas caras.
7. Adquirir materias de baja calidad
8. Retrasos en los programas de produccin y otras reas

CONTROL DE COMPRAS
CONTROL DE MERCADOTECNIA

Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las

funciones a travs de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor comprende reas como
ventas, desarrollo de productos , distribucin ,
publicidad y promocin
Se efecta a travs de informes y estadsticas en
donde se analiza si las metas mercadolgicas se han
cumplido
 Tambin cubre aspectos como la efectividad del grupo de ventas y de las
campaas publicitarias , por medio de encuestas esto proporciona
fundamentos para
Toma de decisiones de la organizacin en general al dar informacin
sobre el desenvolvimiento de la empresa en el mercado
Evaluacin de la efectividad de vendedores.
Controla funciones como
Planeacin de produccin
Inventarios
Compras
Investigacin y desarrollo
Trafico
Innovaciones de la planta y equipo
Finanzas : expansiones
Determinacin de necesidades
Necesidades de la planta
 Pronsticos y presupuestos son esenciales sirve fijar normas.
Medir la actuacin de la fuerzas de ventas con los pronsticos para
tomar las medidas adecuadas para
1. Mejorar servicio
2. Facilidades de crdito
3. Numero de visitas
4. Fortalecer campaas publicitarias
5. Revisar cuotas de los mismos
6. Aumentar reas de accin

CONTROL DE VENTAS
 Situacin financiera de la empresa y del
rendimiento en trminos monetarios de los recursos
departamentos y actividades que la integran
Establece lineamientos para evitar perdidas y
costos innecesarios y canalizar adecuadamente
recursos.
Optimizar el manejo de recursos.

CONTROL DE FINANZAS
CONTROL PRESUPUESTAL

Control financiero permite comprar resultados reales con relacin a lo

presupuestado y proporciona las bases para aplicar las medidas correctivas
adecuadas .
Incluir reas de la empresa (ventas ,produccin , inventarios, compras )
Coordinar todas las partes
Detectar causas que hayan generados variaciones y tomar medidas
Servir de gua.
Medio para detectar las reas de dificultad.
Toma de medidas correspondientes.
Estar acorde con tiempos establecidos
Contribuye a lograr meta de la organizacin
 Informacin verdica y oportuna y fidedigna acerca de la
situacin del negocio y de resultados obtenidos en una
determinado periodo
1. Proporcionar informacin verdica
2. Detectar reas de dificultad
3. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin.
4. Evitar desfalcos
5. Detectar causas y origines

CONTROL CONTABLE
COSTOS Y AUDITORIA

Costo real de un producto con base en el calculo y

anlisis detallado de cada uno de los elementos que
intervienen en su fabricacin
La auditoria pretende dictaminar si la informacin es
presentada es fidedignamente la situacin de la
empresa se realiza en base ala revisin y examen
detallado de todos los registros contables .
Autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan
los estados financieros.
 Evaluacin de la efectividad de la implementacin y
ejecucin de todos y cada uno de los programas de persona.
Evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones
operativas del personal

CONTROL Y AUDITORIA DE
RECURSOS HUMANOS
 Mide la efectividad de los miembros de la organizacin,
con base en estndares de actuacin que evalan
resultados teniendo en cuenta factores tales como
Rotacin, ausentismo, perdidas de desprecio,quejas de
consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de
mano de obre , quejas de subordinados, compaeros y
supervisores informes de cumplimiento de objetivos y
otros mas.
Se determinan con base en registros estadsticos y se
comentan con los supervisores

EVALUACIN DE LA ACTUACIN
 Efectividad en procedimientos de seleccin, eficiencia del
personal.
Retiros y despidos

EVALUACIN DE RECLUTAMIENTO Y
DE SELECCION
 Productividad estudios de productividad
antes y despus del entrenamiento
Desarrollo del personal , carreras de ascensos
y contribucin del elemento humano en
aspectos de creatividad y productividad en
relacin con los cursos de capacitacin

EVALUACIN DE CAPACITACIN Y
DESARROLLO
 Encuestas de actitud
Estudios de ausentismo, retardos y rotacin
Frecuencia de conflictos
Buzn de quejas y sugerencias
productividad

EVALUACIN DE LA MOTIVACIN
EVALUACIN DE
RECLUTAMIENTO

Evala la efectividad de los programas y procedimientos

relativos a esta rea mediante el anlisis de aspectos
como
Efectividad en el procedimiento de seleccin
,eficiencia del personal y su integracin a los objetivos
de la empresa.
Evaluacin
Retiros de( las
y despidos capacitacin
causas que losyprovocan)
desarrollo
Es una de las reas cuya evaluacin es mas difcil , pero
tambin, mas necesaria . Dicha evaluacin puede
efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices :
Productividad: Estudios de productividad antes y
despus del entrenamiento
Desarrollo del personal : carrera de ascensos y
contribucin del elemento humano en aspectos de
creatividad y productividad , en relacin con los
cursos de capacitacin.
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad,
ya que su objetivo es medir la moral del personal se realizara a
travs de
Encuestas de actitud
Estudios de ausentismo, retardos y rotacin.
Frecuencias de conflictos
Buzn de quejas y sugerencias
Productividad

EVALUACIN DE LA MOTIVACIN
EVALUACIN DE SUELDOS Y
SALARIOS
Responde a la pregunta son los salarios de la
empresa equitativos y justos?: Algunas de las
medidas mas usualmente utilizadas para efectuar
este tipo de control son.
Estudios de salarios de la empresa en relacin con
encuestas regionales de salarios en empresas
similares.
Estudios de incentivos promedio en relacin con
la productividad
Conflictos salariales
Presupuestos de salarios
Evaluacin de puestos
La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a
travs de anlisis de registros y estadsticas relativos a :
ndices de accidentes
Participacin del personal en los programas de servicios y
prestaciones
Anlisis de ausentismo
Sugerencias y quejas
Estudios de fatiga

EVALUACIN SOBRE HIGIENE Y

SEGURIDAD , SERVICIOS Y PRESTACIONES
TECNICAS DE
CONTRO( CONTROLES)

Son las herramientas de las que se auxilia el

administrador para llevar a cabo el proceso de control .
 Son mltiples y variables , deben establecerse de acuerdo a las
particularidades de la empresa , comprenden tcnicas tales como ,
contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados,
sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes.

REPORTES E INFORMES
Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin de
que la gerencia pueda formular planes

SISTEMAS DE INFORMACIN
En trminos generales al disear , elaborar y
presentar un informe es conveniente tomar en
cuenta las siguientes consideraciones.
1. Unidad del tema: Cada informe debe referirse
a un solo tema a fin de evitar confusiones
2. Concentracin a las excepciones: Deben
revelar indicadores importantes , puntos
dbiles y fuertes mas que situaciones comunes
.
3. Claridad y concisin: Los informes muy largos,
detallados, genricos, originan confusin y
desatencin por parte de quien los recibe
INFORMES DE OPERACIN
INFORME DE CONTROL CORRIENTES: Para sealar las
desviaciones de la relacin planeada segn ocurra , de
manera que pueda actuarse con prontitud para detener las
perdidas

Resumen de informes de control: para resumir las

desviaciones de la realizacin planeada durante un
periodo( usualmente un mes ), como una comprobacin de
los informes de control corriente y como una indicacin de la
efectividad global de la realizacin de ejecutivos
responsables.

REPORTE DE INFORMACION: Utilizado para planeacin y

determinacin de normas .
 INFORMES DE TENDENCIAS: Basados en
comparaciones verticales de los resultados de la
misma actividad o grupo de actividades durante
un periodo de meses o de aos .

INFORMES ANALITICOS: Basado en

comparaciones horizontales o de seccin
trasversal de los resultados durante un periodo
dado de actividad diferentes o de actividades
similares , o en comparaciones de los resultados
reales con alguna norma formal o informal,
estndar u objetiva.
 Informes de actividad individual: Coincidiendo el
rengln y la responsabilidad

Informes de actividad conjunta: Renglones bajo

responsabilidad conjunta

Informes Estticos: Limitados a un anlisis de

INFORME SOBRE LAS APRECIACIONES
fortaleza financiera y la estructura con la fecha
dada.
DE RENGLONES
INFORMES DINMICOS
Informes de control financiero : Miden la
condicin financiera real contra la condicin
planeada ( presupuestada).
Mediciones de la efectividad del uso de fondos:
basada en la relacin entre las inversiones y
distintas clases de activo y el uso que se haga
de ellos.
Informes de cambios y de condicin financiera:
Resumen y analizan cambios en la condicin
financiera durante un periodo dado
4. Complementarse con representaciones graficas,
audiovisuales y verbales
5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad: la empresa
debe contar con una estructura fundamental de
informes , mismos que no deben cambiarse
constantemente , pero requieren de revisiones y ajustes
peridicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia.
6. Frecuencia en los reportes: El hecho de que para
controlar sea necesario contar con una informacin
oportuna y peridica , no implica que esta deba ser tan
frecuente que origine papeleo innecesario.
7. Evaluacin de la informacin: Es necesario evaluar
frecuentemente la utilidad que redita la informacin es
decir, examinar si realmente el sistema proporciona
informacin adecuada , completa y oportuna y se
justifica se costo.
 FORMAS
Las formas impresas son elementos indispensables para la
transmisin y registro de datos relativos a las actividades que
se desarrollan en cada departamento ; existen multitud de
formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta
de control de asistencia hasta una pliza de contabilidad.
a) Aprovechamiento adecuado de espacios
b) Claridad y concisin
c) Uniformidad de diseo
d) Disear un diagrama de control de formas
e) Disear un catalogo de formas
f) Disear solo las necesarias( Evita papeleo )
g) Asegurarse de que los asuntos y actividades importantes se
registren adecuadamente y mantener en lo mnimo las
formas innecesarias y rutinarias
h) Que el costo de su implementacin se justifique.
 CONTROL INTERNO

Se refiere a la aplicacin de los principios de

control a todo el funcionamiento de la
organizacin; sus propsitos bsicos son :
a) La obtencin de informacin correcta y segura
b) La proteccin de los activos de la empresa
c) La promocin de la eficiencia en la operacin.
BIBLIOGRAFIA