Auditoras

Internas de
Calidad
 CONTENIDO

1.NTCGP 1000:2009
Generalidades
Estructura de la Norma

2.MECI 2014
Generalidades
Estructura del Modelo
 NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES
Ley 872 de 2003 "Por la cual se crea el sistema de
gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios

Aplica a: Organismos y entidades del Sector Central y

del Sector Descentralizado por servicios de la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico del orden Nacional, y en la
gestin administrativa necesaria para el desarrollo de
las funciones propias de las dems ramas del Poder
Pblico en el orden nacional. As mismo en las
Corporaciones Autnomas Regionales, las entidades
que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral
de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de
modo general, en las empresas y entidades prestadoras
de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de
naturaleza pblica o las privadas concesionarios del
Estado.
 NTCGP 1000:2009
GENERALIDADES

Base de la NTCGP 1000:2009 ISO 9000:2005 y la

ISO 9001:2008

Enfoque Basado en Procesos

Aplicar metodologa P-H-V-A

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GENERALIDADES

PRINCIPIOS DE GESTION DE LA CALIDAD PARA LA

RAMA EJECUTIVA DEL PODER PUBLICO Y OTRAS
ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS:

Enfoque hacia el cliente

Liderazgo
Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares
que ejercen funciones pblicas
Enfoque basado en procesos
Enfoque del sistema para la gestin
Mejora continua
Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de
bienes o servicios
Coordinacin, cooperacin y articulacin
Transparencia
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ESTRUCTURA DE LA
NORMA
1. Introduccin

2. Objeto y Campo de Aplicacin

3. Trminos y Definiciones

4. Sistema de Gestin de la Calidad

5. Responsabilidad de la Direccin

6. Gestin de los Recursos

7. Realizacin del Producto o Prestacin del

Servicio

8. Medicin, Anlisis y Mejora

 NTCGP 1000:2009
3. ESTRUCTURA
Trminos yDEDefiniciones
LA
NORMA

57 Trminos y Definiciones
3.1 Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
3.2 Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s)
causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no
deseable.
3.9 Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes
cumple con los requisitos
3.12 Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o
servicio.
3.16 Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
3.21 Documento. Informacin y su medio de soporte.
3.22 Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los
resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
3.23 Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.
3.24 Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos
utilizados.
3.36 Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

PROCESOS Y SECUENCIA
(MAPA DE PROCESOS)

PROCESOS

DE
SATISFACCIN DE
ESTRATGICOS

SEGUIMIENTO YY
DE
NECEIDADES DE

DE

CLIENTES
PROCESOS DE

LOS CLIENTES
CLIENTES
LOS CLIENTES

SEGUIMIENTO

SATISFACCIN
NECEIDADES

MEJORA
MEJORA
PROCESOS
PROCESOS
MISIONALES

LOS
LOS

PROCESOS DE
APOYO
NTCGP 1000:2009
EJEMPLO MAPA DE
PROCESOS
 NTCGP 1000:2009
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En grupo de mximo cuatro

personas escoger una entidad y
realizar el mapa de procesos.
Incluir, por lo menos, un proceso
de cada nivel.

Tiempo 45 minutos
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.2 GESTION DOCUMENTAL

4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de Documentos
4.2.4 Control de Registros
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ESTRUCTURA DE LA
NORMA
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCION

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

5.3. POLTICA DE CALIDAD

5.4. PLANIFICACION
5.4.1. Objetivos de Calidad
5.4.2. Planificacin del Sistema de Gestin de
la Calidad
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ESTRUCTURA DE LA
NORMA
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y

COMUNICACION
5.5.1. Responsabilidad y Autoridad
5.5.2. Representante de la Direccin
5.5.3. Comunicacin Interna

5.6. REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1. Generalidades
5.6.2. Informacin de Entrada para la Revisin
5.6.3. Resultados de la Revisin
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

6. GESTION DE LOS RECURSOS

6.1. PROVISION DE RECURSOS

6.2. TALENTO HUMANO

6.2.1. Generalidades
6.2.2. Competencia, Formacin y Toma de
Conciencia

6.3. INFRAESTRUCTURA

6.4. AMBIENTE DE TRABAJO

 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION

DEL SERVICIO

7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL

PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO

7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1. Determinacin de los Requisitos
Relacionados con el Producto y/o Servicio
7.2.2. Revisin de los Requisitos Relacionados
con el Producto y/o Servicio
7.2.3. Comunicacin con el Cliente
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION

DEL SERVICIO

7.3. DISEO Y DESARROLLO

7.3.1. Planificacin del Diseo y Desarrollo
7.3.2. Elementos de Entrada para el Diseo y el
Desarrollo
7.3.3. Resultados del Diseo y el Desarrollo
7.3.4. Revisin del Diseo y el Desarrollo
7.3.5. Verificacin del Diseo y el Desarrollo
7.3.6. Validacin del Diseo y el Desarrollo
7.3.7. Control de los Cambios del Diseo y
Desarrollo
7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION
NTCGP 1000:2009
DEL SERVICIO
ESTRUCTURA DE LA
7.4. ADQUISICION
NORMA DE BIENES Y SERVICIOS
7.4.1. Proceso de Adquisicin de Bienes y
Servicios
7.4.2. Informacin para la Adquisicin de
Bienes y Servicios
7.4.3. Validacin de los Productos y/o Servicios
Adquiridos

7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO

7.5.1. Control de la Produccin y de la
Prestacin del Servicio
7.5.2. Validacin de los Procesos de la
Produccin y de la Prestacin del Servicio
7.5.3. Identificacin y Trazabilidad
7.5.4. Propiedad del Cliente
7.5.5. Preservacin del Producto y/o Servicio
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

8. MEDICION, ANLISIS Y MEJORA

8.1. GENERALIDADES

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.1. Satisfaccin del Cliente
8.2.2. Auditora Interna
8.2.3. Seguimiento y Medicin de los Procesos
8.2.4. Seguimiento y Medicin del Producto y/o
Servicio
 NTCGP 1000:2009
ESTRUCTURA DE LA
NORMA

8. MEDICION, ANLISIS Y MEJORA

8.3. CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO

CONFORME

8.4. ANLISIS DE DATOS

8.5. MEJORA
8.5.1. Mejora Continua
8.5.2. Accin Correctiva
8.5.3. Accin Preventiva
NTCGP 1000:2009
EJEMPLO
PROCEDIMIENTO
 NTCGP 1000:2009
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En los mismos grupos del primer

taller, caracterizar un proceso
misional del mapa de procesos
realizado previamente.

Tiempo 60 minutos
 MECI 2014
GENERALIDADES
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas
para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones

Decreto 1599 de 2005 "Por el cual se adopta el

Modelo Estndar de Control Interno para el Estado
Colombiano

Aplica a: todos los organismos y entidades de las

Ramas del Poder Pblico en sus diferentes rdenes y
niveles as como en la organizacin electoral, en los
organismos de control, en los establecimientos pblicos,
en las empresas industriales y comerciales del Estado
en las sociedades de economa mixta en las cuales el
Estado posea el 90% o ms de capital social, en el
Banco de la Repblica y en los fondos de origen
presupuestal.
 MECI 2014
GENERALIDADES

ASPECTOS FILOSOGICOS
ESENCIALES:

Autocontrol

Autogestin

Autorregulacin
 MECI 2014
GENERALIDADES

CAMBIOS CON RESPECTO AL MECI 1000:2005

MECI 1000:2005 MECI 2014

3 Subsistemas de 2 Mdulos de Control
Control
29 Elementos de 13 Elementos de
Control Control
Se incluyen productos
mnimos con los que
debe contar la entidad
Se incluyen Consejos
para la Prctica
 MECI 2014
GENERALIDADES
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE
CONTROL INTERNO
 MECI 2014
GENERALIDADES

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE

CONTROL INTERNO

Dos (2) mdulos:

Mdulo de Control de Planeacin y Gestin
Mdulo de Control de Evaluacin y Seguimiento

Seis (6) componentes:

Talento Humano
Direccionamiento Estratgico
Administracin del Riesgo
Autoevaluacin Institucional
Auditoria Interna
Planes de Mejoramiento
 MECI 2014
GENERALIDADES

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE

CONTROL INTERNO

Trece (13) elementos:

Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos
Desarrollo del Talento Humano
Planes, Programas y Proyectos
Modelo de Operacin por Procesos
Estructura Organizacional
Indicadores de Gestin
Polticas de Operacin
Polticas de Administracin del Riesgo
Identificacin del Riesgo
Anlisis y Valoracin del Riesgo
Autoevaluacin del Control y Gestin
Auditoria Interna
Plan de Mejoramiento

Un eje transversal enfocado a la informacin y comunicacin.

 MECI 2014
GENERALIDADES

INSTANCIAS DE PARTICIPACION DENTRO DEL MECI

COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION

EQUIPO MECI
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.1. Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
1. MODELO
MODULO DE
CONTROL DE
PLANEACION Y
GESTION
1.2. COMPONENTE DE
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.1. Planes,
Programas y
Proyectos
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
 MECI 2014
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En los mismos grupos de los dos

talleres anteriores escribir la
misin y la visin para la entidad
escogida.

Tiempo 20 minutos
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.2. COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.2. COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.3. Estructura Organizacional
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
1. MODELO DE
MODULO CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.2. COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.4. Indicadores de Gestin
 MECI 2014
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En los mismos grupos de los tres

talleres anteriores elaborar dos
indicadores para el proceso
misional caracterizado.

Tiempo 20 minutos
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
1. MODELO DE
MODULO CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.2. COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
1.2.5. Polticas de Operacin
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO
1.3.1. Polticas de Administracin del Riesgo
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
GESTION
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO
1.3.2. Identificacin del Riesgo
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y
MODELO
GESTION
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO
1.3.2. Identificacin del Riesgo

Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que

pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad
y afectar el logro de sus objetivos.

Causas (factores internos o externos): Son los medios, las

circunstancias y agentes generadores de riesgo, entendidos todos los
sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo.

Efectos: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo

sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las
personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias
importantes tales como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones,
prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de
credibilidad y de confianza, interrupcin del servicio y dao
ambiental, entre otros.
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO

1. MODULO DE
CONTROL DE
PLANEACION Y
GESTION
1.3.
COMPONENTE
ADMINISTRACIO
N DEL RIESGO
1.3.3. Anlisis y
Valoracin del
Riesgo
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
2. MODULO
MODELO
CONTROL DE
EVALUACION
Y
SEGUIMIENTO
2.1.
COMPONENTE
AUTOEVALUA
CION
INSTITUCION
AL
2.1.1.
Autoevaluaci
n del
Control y
Gestin
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
2. MODULO CONTROL DE EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
2.2. COMPONENTE DE AUDITORA INTERNA
2.2.1. Auditora Interna
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO
2. MODULO CONTROL DE EVALUACION Y
SEGUIMIENTO
2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1. Plan de Mejoramiento
 MECI 2014
ESTRUCTURA DE
MODELO

3. EJE
TRANSVERSAL
INFORMACION Y
COMUNICACION
 TEMAS

Trminos y Definiciones.
Principios de la Auditora.
Gestin de un programa de
Auditoras.
Actividades de Auditora.
Elaboracin de informes de
auditoria.
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

AUDITORA (3.1): Proceso sistemtico, independiente

y documentado para obtener evidencia de la auditora y
evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplan los criterios de auditora.
Criterios de auditora (3.2): Conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos usados como referencia a
la cual se compara la evidencia de la auditora.

Evidencia de la auditora (3.3): Registros,

declaraciones de hecho o cualquier otra informacin
que es pertinente para los criterios de auditora y que
es verificable.

Hallazgos de la auditora (3.4): Resultados de la

evaluacin de a evidencia de la auditora recopilada
frente a los criterios de auditora.
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

TRMINOS RELATIVOS A LA AUDITORA

3.4
3.3 EVIDENCIA HALLAZGOS
DE AUDITORA

3.5
CONCLUSIONES
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

TRMINOS RELATIVOS A LOS HALLAZGOS

CONFORMI NO
DAD CONFORMIDAD

ACCION CORRECCIO
PREVENTIVA N
ACCION
CORRECTIVA
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

ACTORES DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

CLIEN
TE

AUDITO AUDITAD
R O
Cliente (3.6): Organizacin o persona que solicita
una auditora.

Auditor (3.8): Persona que lleva a cabo una

auditora.

Auditado (3.7): Organizacin o persona que es

auditada.
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

TRMINOS RELATIVOS AL AUDITOR

Equipo Auditor
(3.9)

Experto Tcnico
(3.10)

Competencia
(3.17)
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

TRMINOS RELATIVOS A LA AUDITORA

Programa de
Auditora (3.13)

Alcance de la
Auditora (3.14)

Plan de Auditora
(3.15)
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

ELEMENTOS DE LA AUDITORA

CRITERIOS D2
- ESPECIFICACIONES
- PLIEGO DE CONFORMID REALIDAD
CONDICIONES
- REGLAMENTOS AD PROCESOS
- MANUAL
- NORMAS LO QUE SE HACE
- PROCEDIMIENTOS
- MODOS
LOQUE SE DEBE
OPERATIVOS

HACER OBJETIVO D3
- SATISFACCION DEL EFICACIA
CLIENTE
D1 - MEJORAMIENTO
- SELECCION DE UN
ADECUACION PROVEEDOR
LO QUE SE QUIERE
- CERTIFICACION
HACER
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

Cul es el Objetivo de una Auditora?

Confirmar que el Sistema de Gestin de Calidad

implementado cumple con los requisitos

Confirmar que la poltica de calidad y los objetivos de

la calidad se implementan de manera eficaz

Asegurar el mantenimiento, desarrollo y mejora del

Sistema de Gestin de Calidad.
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

TIPOS DE AUDITORA
INTERNA (o de primera
parte):
Revisin de los procesos
de una organizacin,
realizada por parte de
empleados de la
organizacin

De segunda parte:
Cuando la realiza un
EXTERNA:
cliente de la organizacin.
Revisin del sistema de
gestin de los negocios de
una organizacin,
realizada por personas De tercera parte:
externas a la organizacin. Cuando la realiza un
auditor externo a la
relacin cliente - proveedor
 TRMINOS Y
DEFINICIONES

CLASES DE AUDITORA

AUDITORA
SGC

DE ACUERDO CON EL
AUDITORA AUDITORA
ALCANCE
PROCESO PRODUCTO
 PRINCIPIOS DE LA
AUDITORA

PARA LOS AUDITORES

Integridad
Presentacin imparcial
Debido cuidado profesional
Confidencialidad

PARA LA AUDITORA

Independencia
Enfoque basado en la evidencia
 GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA
PROGRAMAS DE AUDITORA: La gestin de un
programa de auditoria incluye la planificacin, la
provisin de recursos y el establecimiento de
procedimientos apropiados para realizar las auditorias
dentro del programa. Autoridad para el programa de
auditoria (5.1)

Establecimiento del programa de

auditoria (5.2, 5.3)

- Objetivos/extensin PLANIFICAR
- Responsabilidades
- Recursos
- Procedimientos
Competencia y
Revisin y mejora Implementacin del programa de Evaluacin de los
ACTUAR auditoria (5.4) auditores (7)
del programa de
HACER
auditoria (5.6) - Evaluacin de auditores Actividades de
- Asignacin de los equipos auditores auditoria (6)
- Direccin de actividades de auditoria
- Registros

Seguimiento del programa de

auditoria
(5.5) VERIFICAR
- Identificacin de oportunidades de
mejora
 GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA

ESTRUCTURA PROGRAMA DE AUDITORA

Objetivos para el programa de auditora y para las
auditoras individuales
Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicaciones/calendari
o de las auditoras
Procedimientos del programa de auditora
Criterios de auditora
Mtodos de auditora
Seleccin de equipos auditores
Recursos necesarios, incluyendo viajes y alojamiento
Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad
de la informacin, la salud y la seguridad y otros
asuntos similares
GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA

EJEMPLOS PROGRAMA DE AUDITORA

GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA

EJEMPLOS PROGRAMA DE AUDITORA

 GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA

AUDITORIA: FECHA:
REUNION DE APERTURA: REUNION DE CIERRE:

Fecha: Hora: Fecha: Hora:

CARGOS A AUDITAR:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA CARGO EQUIPO AUDITOR

EJEMPLOS
PLAN DE
AUDITORA

Nota : El programa de entrevistas y la fecha de la reunin de apertura y cierre se acordarn con el auditor lder.
FECHA DE ENTREGA DEL INFORME AUDITORIA:
EL INFORME SERA ENTREGADO A: CARGO

FIRMA AUDITOR LIDER: APROBO:

GESTION DE UN
PROGRAMA DE
AUDITORA

EJEMPLOS
PLAN DE
AUDITORA
 AUDITORAS DE
CALIDAD
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En los mismos grupos del mdulo

pasado, realizar el programa de
auditora para la empresa
seleccionado y el plan de
auditora de un proceso misional.

Tiempo 60 minutos
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

ETAPAS DE LA AUDITORA

Preparacin In Situ Informe

ELABORAR Y
REUNION
INICIO ENTREGAR
DE APERTURA
INFORME

REVISION DE
TRABAJO DE
DOCUMENTO FINALIZACIO
CAMPO
S N

PLAN DE REUNION DE
AUDITORA CIERRE
seguimiento
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA

El responsable del programa de auditora deben

designar el auditor Lder

Menciona en particular:
La fecha y la duracin de la auditora

El tipo de auditora a realizar

El nombre de la persona a contactar

 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

Cada auditoriaINICIOdebe
DE LAestar basada en objetivos,
AUDITORA
alcance y criterios documentados, definidos
claramente con la meta final de proteger los recursos
de la compaa, el medio ambiente interno y externo,
satisfacer las necesidades de los clientes y lograr
ventajas competitivas.
Determinar el grado de conformidad del sistema
de gestin del auditado, o parte de l, con los
criterios de auditoria;
Evaluar la capacidad del sistemas de gestin para
asegurarse del cumplimiento con requerimientos
legales o contractuales;
Evaluar la eficacia del sistema de gestin para
lograr los objetivos especificados, o
Identificar reas potenciales de mejora del sistema
de gestin.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA

Los criterios de auditora y los documentos de

referencia pueden incluir:

Normas
Regulaciones
Requisitos
Legislacin
Procedimientos aplicables
Documentacin del sistema de gestin.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA

Para determinar la viabilidad de la auditora los

responsables del programa de auditora deben
considerar:

la disponibilidad de la suficiente y apropiada

informacin para planificar la auditora;
la cooperacin adecuada del auditado;
el tiempo y los recursos adecuados.

Si la auditora no es viable, se debe proponer alternativas al cliente

de la auditora.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA

Seleccin de equipo auditor:

La independencia del equipo auditor

La capacidad de los miembros del equipo auditor
para trabajar juntos, y lograr la combinacin de
conocimiento, capacidades y atributos personales
que se necesitan para desarrollar la auditoria.
El idioma de la auditoria y la comprensin de las
caractersticas particulares del auditado
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA
Contactos iniciales con el auditado: Establecida entre
los responsables del programa de auditoria o el
auditor jefe de manera informal o formal, con el
propsito de:

establecer la comunicacin con el auditado;

confirmar la aprobacin para la auditoria;
informacin la agenda propuesta y la composicin
del equipo auditor;
solicitar acceso a documentos
definir las reglas aplicables al lugar;
preparar la auditoria
acordar la necesidad de acompaantes
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

REVISION
Previo a DE LA
la preparacin DOCUMENTACION
del plan de auditoria.
Permite determinar la conformidad de la
documentacin del sistema, segn documentacin,
con los criterios de auditoria.
La documentacin incluye documentos y registros
relevantes del sistema de gestin e informes de
auditorias previas.

Si la documentacin es inadecuada
no se deben asignar nuevos
recursos hasta que estos
problemas se resuelvan.
ACTIVIDADES DE
AUDITORA

REVISION DE LA DOCUMENTACION

MANUAL DE
CALIDAD PRIMER NIVEL

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS SEGUNDO
NIVEL

INSTRUCTIVOS DE
TRABAJO TERCER NIVEL
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA
El plan de la auditoria es preparado por el auditor jefe y
PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORA
proporciona la informacin necesaria para el equipo de
auditoria, al auditado y al cliente de la auditoria.
Describe:
Objetivos, alcance de la auditoria, criterios y
documentos de referencia
Fechas y lugares, incluyendo agenda de la
auditoria en campo con actividades, hora y
duracin estimadas
Ubicacin, unidades organizacionales y
funcionales, actividades o procesos del sistema de
administracin a ser auditados para el logro de los
objetivos de auditoria
Las responsabilidades del equipo auditor y los
acompaantes.
La asignacin de los recursos necesarios a las
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Procedimientos de auditoria.
Listas de chequeo.
Planes de muestreo.
Formatos para registrar informacin.
Registros de reuniones.
Registros de hallazgos de auditoria.

El uso de documentos de trabajo, tales como

listas de chequeo y formatos, no debe restringir el
alcance de las actividades de auditoria.
ACTIVIDADES DE
AUDITORA

LISTA DE VERIFICACION

DEBE SER:

Elaborada de acuerdo con el proceso que se

auditar.
Dirigida a la preparacin de las entrevistas.
Una gua para determinar si las actividades
ejecutadas
corresponden a las disposiciones adoptadas.
Un instrumento para reportar resultados y obtener
conclusiones

NO DEBE SER: Un instrumento para un

interrogatorio

PERMITE: Estructurar la evaluacin que se

 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

EJEMPLOS LISTA DE VERIFICACION

Proceso y Area
Fecha de Auditora:
Auditada:

Auditor Principal: Auditores:

Item Numeral de Cumpl.

Criterio Aspectos a Verificar Comentarios
No. la Norma S/N

Aspectos adicionales a verificar:

ACTIVIDADES DE
AUDITORA

EJEMPLOS LISTA DE VERIFICACION

 AUDITORAS DE
CALIDAD
TALLER GRUPAL

TALLER GRUPAL

En los mismos grupos del taller

pasado, elaborar una lista de
verificacin para la auditora de
un proceso misional.

Tiempo 60 minutos
ACTIVIDADES DE
AUDITORA

DESARROLLO DE LA AUDITORA

PREPARACI ENTREVISTA
REUNION
ON APERTURA
ANLISIS
DOCUMENTOS
RECOLECCION
EJECUCION PRUEBAS
OBSERVACION
DE ACTITUDES
REUNION
INFORME Y
CIERRE
CONDICIONES
DE
LAS REAS DE
INTERS
ACTIVIDADES DE
AUDITORA

LA ENTREVISTA

CONCLUSIONES:
ETAPAS: Resultados
OBJETIVOS:
Preguntar Efectividad
Suministrar
Escuchar Eficacia Objetivos
Informacin
Reformular -
Escribir Requisitos
Agradecer Riesgos y
consecuencias
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

EL LENGUAJE FACTORES CLAVES DEL XITO

Claro
Sencillo LAS REFORMULACIONES
Concreto Reflejan lo que se
comprendi
LAS PREGUNTAS Reformulacin - eco
No se comienzan al Reformulacin sntesis
iniciar
Una a la vez LOS SILENCIOS
Son cortas Atento
No son de Interesado
cuestionario En actitud de escucha
No incluyen mentiras Tomando notas
No hablar al tiempo
LA ESCUCHA No cortar al auditado
Desear entender No soplar respuestas
Se captan inflexiones
Acentos
Listo para reformular
ACTIVIDADES DE
AUDITORA

OBSERVACION
La observacin, o el examen fsico,
es uno de los mtodos ms
confiables para conseguir
evidencias.

Se aplica a todo lo que sea

observable (supone la existencia
fsica del objeto de la observacin).

Sin embargo, la inspeccin

establece o confirma la existencia
fsica, pero no el funcionamiento
adecuado.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

EVIDENCIAS DE LA AUDITORA

Responsabilidades y autoridades
Competencia del personal
Suficiencia de los recursos y ambientes de trabajo
Adecuacin de la documentacin que describe los
mtodos operacionales
Aplicacin de acciones correctivas y preventivas
Evidencia del mejoramiento continuo
Disponibilidad de registros
Identificar oportunidades de mejoramiento y
fortalezas
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

METODOLOGA PARA RECOGER EVIDENCIAS

Dos metodologas para recogerlas

la auditora por actividad

investigacin a travs de uno de los elementos del
sistema.

la auditora por la trazabilidad

investigacin a travs de un caso formal, un
documento, un producto. .
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

HALLAZGOS

Si la situacin actual Hallazgo incumplimiento de

coincide con la situacin requisitos: si la situacin actual no
deseada: coincide con la situacin deseada:
el elemento se ajusta a una falla aislada en un requisito?
la exigencia? desviacin significativa en un
la implantacin requisito?
corresponde a la Un problema menor que requiere
intencin? atencin? ausencia o falla
la implantacin es completa de un requisito?
eficaz? solicitud de accin correctiva (SAC) =
se puede mejorar? NO CONFORMIDAD.
(accin preventiva)=
OBSERVACION u
oportunidad de mejora.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORA

Las No Conformidades deben

ser revisadas con un
Evaluar la evidencia recolectada
representante del auditado
contra los criterios de auditoria.
para obtener el
Generar los hallazgos: reconocimiento.
Conformidades y No Las No Conformidades deben
Conformidades. estar basadas en las
Las Conformidades deben ser evidencias de la auditoria.
resumidas de forma tal que se
indique cuando menos, las
ubicaciones, funciones o requisitos
auditados, cuando no se hayan
observado no conformidades.
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA

REVISION DE HALLAZGOS
1. Clasificar los hallazgos de cumplimiento e
incumplimiento de requisitos en observacin y no
conformidad.
2. Redactar los hallazgos de cumplimiento:
Observacin u oportunidad de mejora
Siempre se inicia con un verbo en infinitivo ejemplo:
Asegurar.....(Escriba la situacin de mejora)
Garantizar....(Escriba la situacin de mejora)
Fortalecer....(Escriba la situacin de mejora)
3. Redactar los hallazgos de incumplimiento:
No conformidad
Siempre lleva una negacin al inicio, intermedia o al
final:
No se evidenci...(Escriba la situacin actual)
No cumple (escriba la situacin deseada)
 ACTIVIDADES DE
AUDITORA
El propsito de la reunin es presentar las conclusiones
REUNION DE CIERRE
de la auditoria y acordar las las fechas para la
terminacin de las acciones correctivas y entrega del
informe. Durante la reunin se debe incluir:

Un breve resumen del alcance de la auditoria.

Presentar los hallazgos encontrados.
Discutir y resolver de ser posible cualquier
divergencia notable entre el equipo de auditoria y el
auditado.
Las solicitudes de accin correctiva.
Si es requerido por la auditoria, el auditor lder puede
presentar las recomendaciones del equipo para el
mejoramiento, enfatizando que las recomendaciones
no son obligatorias.
Se deben mantener registros de las reuniones de
 ELABORACION DE
INFORMES DE
AUDITORA
ETAPA DE INFORME
Contenido del informe:

Identificacin de la organizacin auditada y sus

representantes del auditado, cliente de la auditoria,
equipo de auditores, objetivos, alcance, y criterios de
la auditoria.
El plan acordado de auditoria, con las fechas y
lugares donde se realiz las actividades de auditoria
de campo;
La identificacin de las unidades organizacionales y
unidades funcionales o procesos auditados y el
perodo de tiempo cubierto;
Los hallazgos de la auditoria;
Las conclusiones de la auditoria.
ELABORACION DE
INFORMES DE
AUDITORA
EJEMPLOS DE INFORME DE AUDITORA
ELABORACION DE
INFORMES DE
AUDITORA

EJEMPLOS DE
INFORME DE
AUDITORA
MUCHAS