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Intgration SharePoint

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Introduction
Lenvironnement Dynamics CRM est connect loutil SharePoint
Cet outil SharePoint sert dposer des documents (doc, pdf, Excel ) dans un espace de
stockage distinct du CRM. Le but tant de ne pas surcharger la base de donnes du CRM avec
les documents qui peuvent tre utiliss par les diffrents utilisateurs.
Le CRM a t configur afin que les entits CRM suivantes puissent avoir un espace de
stockage spcifique sans SharePoint :

Compte PAC
Campagne Opportunit
Contact Produit
DAS Article
Objectif Programme

Cette liste est modifiable tout moment par ladministrateur CRM (Menu Paramtres \Gestion des documents\Paramtres de gestion des documents)

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Cration du dossier de dpt (1/4)

Prenons lexemple dun compte (ALSETEX) sur lequel nous souhaitons dposer des documents :
1. Ouvrir la fiche CRM du compte ALSETEX

2. Au niveau du ruban principal de lapplication, slectionner la flche situe ct du nom du compte et puis cliquer sur le menu
Documents

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Cration du dossier de dpt (2/4)

3. A la premire cration dun dossier de dpt dans SharePoint, loutil va ouvrir la fentre suivante :

Cette fentre permet de prciser lutilisateur larborescence source du dossier qui sera cr au niveau de loutil SharePoint.
Deux possibilits soffrent lutilisateur :
-. Soit valider laide du bouton Ok afin que le systme puisse crer le dossier commenant par ALSTEX suivi de lidentifiant technique
de lenregistrement compte dans le CRM
-. Soit de cliquer sur le bouton annuler afin que lutilisateur mettre un nom de dossier sans lidentifiant technique

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Cration du dossier de dpt (3/4)

- Si vous cliquer sur le bouton OK , le rsultat obtenu sera similaire la copie dcran ci-dessous:

- Si vous cliquer sur le bouton annuler , le systme ouvrira la fentre suivante afin de renseigner le nom du dossier dans SharePoint

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Cration du dossier de dpt (4/4)

Aprs la validation du dossier, le rsultat obtenu est le suivant :

Remarques importantes :
- Chaque enregistrement CRM (compte, opportunit, produit , ) aura son propre dossier de stockage dans SharePoint
- Les tapes dcrites dans ce chapitre sont refaire pour chaque nouveau dossier dans SharePoint

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Dpt des fichiers (1/3)

Une fois que les dossiers SharePoint sont initialiss, vous pourrez commencer dposer des fichiers en suivant les tapes suivantes :
1. Ouvrir lenregistrement CRM puis se positionner au niveau dans le sous-menu document :

2. Cliquer sur le menu Nouveau ou Ajouter puis slectionner le fichier tlcharger laide du bouton Parcourir puis validez
laide du bouton Ok

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Dpt des fichiers (2/3)

Vous obtiendriez le rsultat suivant :

Si vous souhaitez crer des sous-dossiers au niveau dun enregistrement CRM. Vous pourrez cliquer sur le bouton Nouveau puis
Folder .
Exemple : Cration de larborescence suivante :

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Dpt des fichiers (3/3)

3. Depuis la racine, cliquez sur le bouton Nouveau puis Folder :

4. Puis saisissez le noms des dossiers comme indiquer ci-dessous (valider laide du bouton Save pour chaque dossier)

Rsultat obtenu :

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Dpt des fichiers (1/4)

4. Double cliquer sur le dossier brochure pour naviguer lintrieur de se dossier puis recrer les dossiers 2016 et 2017 de la mme
manire que ltape 3

Remarques:
-. Utiliser le bouton actualiser pour visualiser rapidement les dossiers

-. Utiliser le bouton Modifier pour modifier le nom des fichiers et dossier

-. Dautres options sont disponible au niveau du menu Actions

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Points dattention :
Les fichiers stocks dans les emails (Option des sur les emails) ne sont pas automatiquement stocks dans les dossiers SharePoint. Cette
action reste manuelle la main des utilisateur
Le nom des fichiers ne doit contenir les caractres suivants : \ / : * ? " < > | # { } % ~ &
Les fichiers dposs ne peuvent pas tre nuls
Le CRM ne peut pas crer automatiquement des sous-arborescences de dossier dans SharePoint
Toutes les entits ligibles lintgration avec SharePoint fonctionnent sur le mme principe que celui dcrit dans le prsent document.

Liens vers des vidos YouTube :

https://www.youtube.com/watch?v=CrRVuVwa6Pg
https://www.youtube.com/watch?v=3EqVRsUewkw

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