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Audit de la capacit de gestion

des services ordonnateurs

Rfrentiel daudit

Rabat, 21 dcembre 2009

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Audit de la capacit de gestion
des services ordonnateurs

La Capacit de Gestion des services


Ordonnateurs (CGO) est value dans le cadre
d'un audit effectu sur la base d'un rfrentiel
fix par arrt du ministre charg des finances.
(Article 27 du dcret n 2-07-1235 du 4 novembre 2008 relatif au contrle des dpenses de ltat )

Arrt du Ministre de lconomie et des


Finances n2292-08 du 19 dcembre 2008
fixant le rfrentiel daudit publi au Bulletin
officiel n5705 du 2 fvrier 2009.

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Objectif du rfrentiel

Garantir la qualit des travaux daudit de la CGO en


permettant aux auditeurs, outre le respect de la
lgislation et de la rglementation nationale en matire
de gestion et de contrle des dpenses publiques, de:

Se conformer aux normes internationales et aux bonnes


pratiques en matire daudit des organisations et des systmes
dinformation et de contrle interne;

Harmoniser et unifier les investigations entreprises et les


livrables de la mission daudit.

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Axes de la mission d'audit

Le rfrentiel sarticule autour de quatre


axes:

I. Capacit de gestion financire;

II. Capacit dexcution de la dpense;

III. Capacit de contrle interne;

IV. Capacit de gestion de linformation.


I. Capacit de gestion financire

I.1 Capacit de gestion budgtaire:


Examen du processus budgtaire de lexpression des
besoins ltablissement du compte administratif.

I.2 Capacit de gestion comptable:


Tenue des comptabilits administrative et matire.

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I. Capacit de gestion financire
I-1.Capacit de gestion budgtaire

1. Organisation de la fonction budgtaire ;

2. Processus budgtaires ;

3. Gestion de linformation budgtaire.


I-1.Capacit de gestion budgtaire
1) Organisation de la fonction budgtaire

Missions et objectifs de l'entit ;

Organigramme fonctionnel: attributions, responsabilits


et rpartition des tches ;

Moyens matriels et humains ddis la gestion


budgtaire:
Formation continue ;
Taux d'encadrement ;
Moyens matriels et outils de travail.

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I-1.Capacit de gestion budgtaire
2) Examen des processus budgtaires

2.1 Processus de planification et de programmation budgtaire:

Politique de planification stratgique et programmation budgtaire (CDMT,


contractualisation, PAP..);
Processus de dfinition des besoins.

2.2. Processus de gestion des crdits et des emplois budgtaires:

Mise en place et de dlgation des crdits ;


Gestion des emplois budgtaires ;
Virements des crdits ;
Engagement des crdits ;
mission des crdits ;
Reports des crdits et reliquats dengagement ;
Consolidation de crdits ;
Annulation des crdits.
I-1.Capacit de gestion budgtaire
3) Processus de la gestion de linformation budgtaire

Organisation du processus de gestion de linformation


relative aux crdits et aux postes budgtaires :

Existence dune fonction de pilotage et daide la dcision ;


Disponibilit de linformation budgtaire et modalits de sa
circulation.

Outils et supports mis en place pour la gestion des donnes


budgtaires aux stades de:

Production des donnes ;


Centralisation ;
Traitement et exploitation.

laboration de rapports annuels de performance.

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I-2. Capacit de gestion comptable
1) Tenue de la comptabilit administrative

Structure charge de la comptabilit ;

Existence de manuels de procdures ;

Modalits de prise en charge comptable des oprations


de mouvement de crdits;

Comptabilit de lordonnateur et des sous ordonnateurs ;

Informatisation de la fonction comptable ;

Tenue de la comptabilit des projets financs.

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I-2. Capacit de gestion comptable
2) Comptabilit matire

Procdures de gestion des stocks;

Tenue des fiches de stock et leur mise jour ;

Suivi des mouvements des stocks ;

Ralisation dinventaires physiques et recollement :

Procdures de mise la rforme ;

Qualit de la tenue du registre d'inventaire.

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II. Capacit dexcution de la dpense

II.1. Excution des actes du Personnel;

II.2. Excution des dpenses de biens et services.

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II. Capacit dexcution de la dpense
Engagement des dpenses de personnel
et des biens et services

Dlais de sjour des dossiers d'engagement chez le service


ordonnateur avant leur envoi au contrle dengagement ;

Rgularit des dpenses au niveau de la phase engagement;

Taux de visa et analyse de la typologie des rejets des entits de


contrle;

Analyse des dlais de rponse aux observations des entits de


contrle;

Supports et outils de suivi dengagement des dpenses.


II. Capacit dexcution de la dpense
II.1. Excution des actes du Personnel

Utilisation de logiciels de gestion des actes du


personnel ;

Part des actes collectifs par rapport aux actes


individuels ;

Clrit dans la mise jour des dossiers


administratifs du personnel ;

Modalits et conditions darchivage des dossiers du


personnel.

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II. Capacit dexcution de la dpense
II.2. Excution des dpenses de biens et services

Programme Prvisionnel dAchat (PPA):


Qualit de l'information contenue dans le PP ;
Publication du PP ;
- Rapprochement du PP avec les marchs contracts.

Modalits de passation des commandes


publiques:
- Processus de passation des commandes publiques;
- Mise en place des moyens garantissant les meilleurs
rapports qualit/prix ;
- Existence de normes pour la prparation des CPS ;
- Apprciation de la programmation des appels d'offres.

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II. Capacit dexcution de la dpense
II.2. Excution des dpenses de biens et services

- Apprciation des dlais dapprobation et de notification


de l'approbation aux attributaires;
- Suivi de lexcution des prestations :
Respect du dlai rglementaire pour la notification des ordres
de service ;
Frquence et motifs des ordres darrt ;
Respect des dlais contractuels et procdures de suivi ;
Conformit des prestations aux spcifications techniques;
Rception et certification du service fait :
Coordination entre les services techniques et les services
comptables;
Modalits et conditions darchivage des dossiers de marchs et
bons de commande.
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II. Capacit dexcution de la dpense
II.2. Excution des dpenses de biens et services

Ordonnancement de la dpense :

Examen des contrles effectus ce stade:


Disponibilit des crdits ;
Rapprochement entre factures, bons de livraison et
marchs;
Comptabilisation des dpenses;
Suivi des pices de dpenses prsentant des anomalies.

Dlais dordonnancement ;

Analyse de la typologie des rejets du comptable.

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III. Capacit de contrle interne

III.1 Environnement de contrle ;

III.2 valuation des risques ;

III.3 Existence dactivits de contrle ;

III.4 Information et la communication ;

III.5 Pilotage.

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III. Capacit de contrle interne
III.1.Environnement de contrle

Structure organisationnelle:
Attribution claire des tches et des responsabilits ;
Organigramme fonctionnel ;
Sparation des tches incompatibles ;
Formalisation des procdures.

Dlgations de pouvoirs et de signatures:


Dlgations clairement dfinies ;
Adquation des dlgations avec l'organisation et la rpartition des tches ;
Clrit dans la mise jour des dlgations suite aux changements
intervenus.

Politique en matire de gestion des ressources humaines:


Existence d'un rfrentiel d'emplois et de comptences ;
Gestion prvisionnelle des effectifs. des emplois et des comptences ;
Modalits de recrutement;
Plan de formation et dveloppement des comptences.
III. Capacit de contrle interne
III.2. valuation des risques

Identificationdes risques par le service


gestionnaire ;

Mesure de leur impact ;

Dispositif mis en place pour la matrise des


risques.
III. Capacit de contrle interne
III.3. Activits de contrle

Existence de contrles hirarchique et


mutuels ;

Capitalisationdes observations mises


par les entits de contrle ;

Structure charge de l'audit interne.


III. Capacit de contrle interne
III.4. Information et communication

Circulation
interne et externe des
informations ;

Communication interne et externe.


III. Capacit de contrle interne
III.5. Pilotage

valuation ponctuelle du dispositif de


contrle interne par le management ;

Mise en place de correctifs pour le


renforcement du dispositif de contrle
interne.
IV. Capacit de gestion de
linformation
IV.1 Organisation et pilotage du systme dinformation (SI):
Existence dun plan directeur informatique ;
Structure et organisation de la fonction SI.

IV.2 Gestion des SI et mise en place de nouveaux projets:


Organisation et suivi des projets ;
Matrise des modifications des applications.
IV.3 Matrise de la production informatique:
Caractre oprationnel des fonctionnalits des applications ;
Existence de procdures dexploitation et de supervision des
traitements informatiques ;
Qualit du service offert.

IV.4 Scurit informatique et continuit de lexploitation.


Procdures relatives la scurit physique et logique ;
Mise en place dun dispositif assurant la continuit dexploitation.
Conclusion

Le rfrentiel se veut un outil dtaill et prcis servant raliser,


dans le cadre dune dmarche daudit, la mission dvaluation de
la CGO rpondant des critres de qualit exigs par lexercice
du Contrle Modul des Dpenses de ltat.

Un guide daudit, conu sur la base du rfrentiel, est mis la


disposition de lauditeur pour mener bien cette mission.

Outil sur lequel doit sappuyer lauditeur en vue de parvenir une


conclusion quant au niveau de capacit de gestion des services
ordonnateurs audits.

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Merci pour votre attention