Sarajevo, 30.06. 2017.

godine

Interna komunikacija
Voenje poslovnih sastanaka
Predava: Dr. sc. Adisa Deli, vanredni profesor
Ekonomski fakultet Univerziteta u Tuzli

1
 Poslovni sastanci danas
Svaki dan
83 miliona ljudi prisustvuje
11.5 miliona sastanaka
Procijenite tip poslovnih sastanaka
kojima vi prisustvujete?
Sastanci - Vjeba

Navedite koji su najei problemi

na sastancima koje vodite ili u
kojima uestvujete?

4
Karakterisitke loeg
sastanka
83% -- Skretanje sa teme (dnevnog
reda)
77% -- Slaba priprema
74% -- Upitna efektivnost
68% -- Nedovoljna empatija
(sluanje)
62% -- Opstrukcija od strane
uesnika
60% -- Duina
5
ta se oekuje od efektivnog
sastanka
88% -- puno uee participanata
66% -- jasno definirana svrha sastanka
62% -- elaboracija svake take dnevnog
reda
59% -- jasno definiranje follow-up-a akcija
koje proizilaze iz sastanka
47% -- snimanje diskusije (zvuk)
46% -- pozivanje samo bitnog osoblja
36% -- pisani dnevni red i odreenje
vremena trajanja sastanka

6
Vrste sastanaka:
Konsultacije utvruju se i rjeavaju
problemi
Timski dogovor (kolegij, konzilij)
sastanak strunjaka u kome su kratke
rasprave i daju se operativni zadaci
Sjednica temeljita priprema, vei broj
uesnika, analiziraju se problemi i iznose
miljenja, materijali se ranije dostavljaju
Konferencija, savjetovanje, simpozij,
kongres skup vee grupe ljudi u svrhu
rasprave o nekom problemu i donoenja
zakljuaka
Skuptina, konvencija prikaz aktuelnih
problema veem broju ljudi. 7
Vrste sastanaka prema nainu rada

formalni sastanci propisano je

ko prisustvuje, koliko lanova i
ostali bitni detalji
neformalni sastanci nemaju
strogo propisana pravila

8
Formalni sastanci karakteristike:

formalne procedure
strukturiran dnevni red
definisane uloge za tok sastanka
poslata pozivnica sa dnevnim
redom
sainjen zapisnik
9
Neformalni sastanci karakteristike:

Neformalni sastanci nisu dobri za svaku temu

i ne odgovaraju svakoj kulturi.
Potrebno je imati definisan sistem zapisivanja
zarad postignutih dogovora.
Zapisnici se alju kao podsjetnik na akciju i
odgovornosti.
Prostorija gdje se odrava sastanak ne smije
biti smetnja uspjenoj komunikaciji.

10
Neformalni sastanci vs. formalni

Haotiniji su
Energiniji
Kreativniji
Manje rutine
Manje reda
Ljudi se osjeaju kvalitetnije ukljueni, vie je
energije, manje dosade

11
Neformalni sastanci vs. formalni

Da li e sastanak biti formalan ili neformalan

zavisi od mnogih faktora:
kulture
preduzea/institucije/organizacije
zajednikih vrijednosti
naina poslovanja/postojeih pravilnika
teme za diskusiju
lokacije sastanka
hijerarhijske pozicije uesnika
12
Vrste sastanaka prema ciljevima
Informativni sastanci - I tip: informisanje
podreenih od strane rukovodstva

Informativni sastanci - II tip: prikupljanje

informacija od podreenih

Redovni - obavezni sastanci

Ukljuuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.

13
Poslovni sastanci

sastanci strunog tima (operativno

radni)
inicijativni sastanci na poetku izrade
projekta ili planova
redovni sastanci - tokom realizacije
projekta
periodini kontrolni sastanci
vanredni sastanci zbog nastale
situacije ili problema

14
Tok poslovnih sastanaka
I - priprema sastanka

II - voenje sastanka

III - analiza sastanka

15
Vano!!!
Uspjenost sastanka mjeri se
ciljevima postavljenima prije
sastanka, zato je vano imati jasno
odreene ciljeve i jasno odreene
uloge sudionika sastanka
Priprema poslovnih sastanaka:
Tehnika priprema
Vrijeme, Mjesto,
Prostorija, Sjedala,
Tehnika pomagala, Sadrajna priprema
Osvjeenje, Poziv, Cilj sastanka,
Materijali, Problem,
Zapisnik, Nain rada,
Obavjetavanje Mogua rjeenja,
Strune osobe,
Izvrioci i rokovi,
Kontrolni mehanizmi

17
Tok poslovnih sastanaka: Priprema
1. Precizno odredite vrijeme i mjesto
2. Na vrijeme obavijestite sve uesnike
3. Pripremite se za dnevni red i sva
oekivana pitanja
4. Napravite potrebne zabiljeke
5. Inicirajte aktivno uee svih prisutnih
6. Drite odgovarajuu dinamiku sastanka
7. Sumirajte diskusije i zakljuke na kraju
svake cjeline
8. Proslijedite zapisnik svim uesnicima
18
Tok poslovnih sastanaka: Priprema

9. Sastanke uinite pametnim investicijama

10. Izraunajte prikrivene trokove svojih
sastanaka
11. Iznaite efikasne alternative odravanju
sastanaka
12. Sastancima odredite vremenska
ogranienja
13. Zaponite sastanke na vrijeme
14. Zavrite sastanke na vrijeme
15. Imajte na umu cilj sastanka

19
Priprema sastanka
Da bi sastanak bio uspjean, vano
ga je dobro pripremiti
1. Odreivanje cilja
2. Izbor sudionika
3. Dnevni red
4. Uloge sudionika
5. Prethodna obavijest sudionicima
Formiranje Dnevnog reda:
ta elite postii
Postavite ciljeve sastanka
Koji su sastavni dijelovi sastanka-take
dnevnog reda?
Kako su rasporeeni ti dijelovi da bismo
postigli uspjenost i efikasnost
Koje metode emo koristiti?

21
Tok poslovnih sastanaka: voenje
otvaranje sastanka (otvaranje,
utvrivanje kvoruma, dnevni red,
verifikacija zakljuaka i odluka s
prethodnog sastanka, kontrola izvrenja
zakljuaka i odluka s prethodnog
sastanka)
uvodna rije (kratka, jasna, zanimljiva)
iznoenje podataka potrebnih za
raspravu
ponuda ideja i prijedloga
rasprava argumentacija
sintetiziranje prijedloga
vrednovanje konanih prijedloga22
Tok poslovnih sastanaka: voenje
Klju uspjeha je pravilan izbor
uesnika
Ako moete birati neka to budu
odluni i problemski orijentisani
uesnici
Pokuajte grupu svesti na 10 15
uesnika
Provjerite da li su pozvani oni od kojih
oekujete da uestvuju u izlaganju
odreenih tema i problema
Svaije miljenje treba da se uje,
diskusija slobodno da tee i pravilno
23
usmjerava
 Dobri i loi sastanci
Lo tok sastanka
I______I_______________________I_________
Priprema Tok sastanka Kontrola
izvrenja
odluka
Dobar tok sastanka
I___________I___________I_________________
Priprema Tok sastanka Kontrola
izvrenja
odluka
24
 Kako biti uspjean u iznoenju svojih stavova
u raspravi?

Trebate znati ta elite rei!

Unaprijed se pripremite
Razmislite prije nego to ete govoriti
Budite svjesni poruke koju elite prenijeti
Brzo preite na poentu
Trebate znati kakav rezultat rasprave elite
Vjebajte uvjeravanje
Raspitajte se i saznajte neto o drugoj
strani

25
 Kako biti uspjean u iznoenju svojih stavova
u raspravi?

Budite uvjerljivi!
Govorite s uvjerenjem i entuzijazmom
Koristite podatke, injenice, argumente
Budite konkretni
Koristite primjere i humor
Izraavajte se tako da vas svi razumiju
(izbjegavanje argona, stranih rijei...)
Nauite ispravno i razgovjetno
izgovarati rijei
Prilagodite tempo i ton govora sadraju
26
 Kako biti uspjean u iznoenju svojih stavova
u raspravi?

Budite uvjerljivi!
Sagledajte uzroke neke pojave
Odgovorite na tue argumente
Uvaavajte duh vremena
Pratite poruku govorom tijela
Ponovite glavne take

27
 Kako biti uspjean u iznoenju svojih stavova u
raspravi?

Dozvolite i drugima da dou do rijei

Potujte tue stavove
Koristite otvorena pitanja kanaliite
tok

28
Rezime: Uesnici nain
ponaanja
Utvrdi stvarnu potrebu da prisustvuje
biti pripremljen
biti taan
razjasniti sve nejasnoe
kada daje informacije biti precizan
paljivo sluaj
podravaje druge uesnike sastanka
zalai se za jednak tretman svih
iskai neslaganje na principijelnoj osnovi
u prvom planu imaj grupu i njene interese
Uloga voe sastanka

Uspjeh sastanka najvie zavisi

o voi sastanka koji mora
znati pripremiti, voditi i
analizirati sastanak

Voenje sastanka odnosi se na:

voenje formalnog procesa
sastanka
voenje socijalno-komunikacijskih
30
Uloga voe sastanka: prilagodba uesnicima sastanka

kakvi su njihovi interesi i potrebe?

imaju li dovoljno strunog znanja?
kakvo im je iskustvo u sastancima?
ta misle o problemu/ je li drugaije od
voe?
kako ih navesti da se zainteresuju za
problem?
govore li u svoje ili u ime neke grupe?
kako podstai utljive na djelovanje?
kako e glasati utljiva veina?
kako izai na kraj s tekim
uesnicima? 31
 Uloga voe sastanka:
Stilovi voenja sastanaka

Diktatorski stil

Voa se ne obazire na uesnike;

Voa je sugestivan;
Uesnici se radije ne javljaju jer vjeruju
da su rasprava i zakljuak formalna
stvar, unaprijed odreeni;
Moe biti prihvatljiv stil samo za
informativne sastanke;
Neproduktivan je ukoliko uesnici
trebaju sudjelovati u aktivnostima.32
 Uloga voe sastanka:
Stilovi voenja sastanaka
Konfuzni stil

Primjetan u neplaniranim sastancima,

njime se gubi vrijeme;
Svako govori ta eli;
Najglasniji imaju glavnu rije, ostali se
povlae;
Problemi se ne rjeavaju;
Rasprave su preduge;
Donekle primjenjiv stil u manjim
grupama ljudi priblino jednakih 33
sposobnosti i visokog stepena
 Uloga voe sastanka:
Stilovi voenja sastanaka

Demokratski stil

Radni materijal se blagovremeno

dostavlja
Tema se na sastanku ukratko
izloi, zatim se o temi demokratski
raspravlja,
Svako ima pravo rei svoje
miljenje;
Dominira snaga argumenata, voa
34
 Neproduktivni sastanci - Znakovi:

lanovi kasne na dogovore

sastanci predugo traju
sastanci su dosadni
prisutni ne doprinose mnogo raspravi
predugo se zadrava na jednoj taki
dnevnog reda, a ona se brza kroz sve
ostale
lanovi se osjeaju ljutito, frustrirano,
iscrpljeno, bez ideja i imaju osjeaj
gubljenja vremena 35
Neproduktivni sastanci Znakovi:
lanovi koji su trebali doi se ne
pojave (bez izvinjenja ili je jasno da
su ista izmiljena)
jedno ili dvoje ljudi dominira cijelim
sastankom
sastanci se koriste kao forum na
kojem se skupljaju lini bodovi
kod efa
odluke se ne donose ili su
nametnute od voe nakon to
rasprava nije urodila zakljukom
36
 Neproduktivni sastanci Uzroci:

Loa priprema sastanka

tehnika
struna
sadrajna
neblagovremeno upoznavanje
uesnika s temom sastanka
preopiran dnevni red
smanjena panja zbog okolnosti
37
 Neproduktivni sastanci Uzroci:

Slabo izlaganje cilja i teme sastanka

itanje teza
preopirne teze
itanje izlaganja
slabo izraavanje

38
 Neproduktivni sastanci Uzroci:

Loe voena diskusija

voa gubi konce, diskutanti ne diskutuju u
vidu rjeenja, niti argumentirano
ne razjanjavaju se alternativna rjeenja
udaljavanje od teme
ne vlada demokratska nego uvredljiva ili
autoritarna atmosfera

39
 Neproduktivni sastanci Uzroci:

nisu definisane odgovornosti

nisu precizirani izvrioci, tani zadaci,
rokovi
nisu odreeni kontrolni mehanizmi

40
Neproduktivni sastanci -
Kako ih popraviti?

prethodno se utvrdi i podijeli Dnevni red

sastanci poinju i zavravaju na vrijeme
voenje sastanka se dobro pripremi
formuliu se jasni zakljuci o akcijama i
kriterijima provjere njihovog ostvarivanja
na slijedeem sastanku
posljednjih 10 minuta se posveti
sumiranju sastanka i pojanjavanju
dogovora
41
 Neproduktivni sastanci -
Kako ih popraviti?

uvoenje procesa rjeavanja

problema kao sastavnog dijela
donoenja odluka
posvetiti vrijeme procesnim
pitanjima, tj. opaati kako
grupa radi, kako se lanovi
osjeaju u grupi, kakvi su njihovi
meusobni odnosi 42
 Neproduktivni sastanci -
Kako ih popraviti?

uvoenje procesa rjeavanja problema kao

sastavnog dijela donoenja odluka
posvetiti vrijeme procesnim pitanjima, tj.
opaati kako grupa radi, kako se lanovi
osjeaju u grupi, kakvi su njihovi meusobni
odnosi

43
Zlatna pravila voenja sastanaka-
10 zapovjedi
1. Uvijek znaj koliko je sati
2. Ne gubi iz vida glavne razloge
sastanka
3. Ne odravaj sastanke izvan radnog
vremena
4. Hvali javno, kritiziraj u 4 oka
5. Ne koristi pritisak grupe na brzo
donoenje odluka
Zlatna pravila voenja sastanaka-
10 zapovjedi
6. Ne koristi sastanke za unitavanje
tuih karijera
7. Privatno i poslovno moraju biti
odvojeni
8. Demokratija, a ne monarhija
9. Dnevni red prije sastanka podijeli
sudionicima
10. Prekini redovite sastanke, ako
nemaju svrhu